Thomas Moretti, axelity ag
Mitbegründer und Geschäftsführer von axelity ag | Produktstratege der Schweizer Signaturlösung actaSIGN®
Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Wann Sie sie wirklich brauchen
Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist die höchste Stufe der elektronischen Signatur — und die einzige, die der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt ist. Doch so wertvoll diese Gleichstellung ist: Für die Mehrheit der Geschäftsdokumente ist die QES gar nicht erforderlich. Wer jedes Dokument qualifiziert signiert, macht seine Prozesse unnötig aufwendig; wer die QES dort weglässt, wo das Gesetz sie verlangt, riskiert die Ungültigkeit des Vertrags. Dieser Artikel zeigt, wann Sie die QES wirklich brauchen — und wann nicht.
Was ist die QES?
Sowohl das Schweizer ZertES als auch die EU-Verordnung eIDAS definieren drei Signaturqualitäten: die einfache (EES), die fortgeschrittene (FES) und die qualifizierte elektronische Signatur (QES). Die QES unterscheidet sich von den beiden anderen Stufen in drei Punkten:
- Qualifiziertes Zertifikat: Die Signatur basiert auf einem Zertifikat, das ein anerkannter Trust Service Provider ausstellt — in der Schweiz beispielsweise Swisscom Trust Services, anerkannt durch das BAKOM.
- Einmalige persönliche Identifikation: Vor der ersten QES müssen Sie Ihre Identität nachweisen, etwa über die Mobile ID App.
- Starke Zwei-Faktor-Authentifizierung: Jede einzelne Signatur wird durch den Unterzeichner persönlich freigegeben.
Der Aufwand hat einen Zweck: Die QES bietet die höchste Beweiskraft. Im Streitfall liegt die Beweislast bei der Partei, die die Echtheit der Signatur bestreitet — nicht bei der Partei, die sich darauf beruft.
Gleichgestellt mit der Handunterschrift — die Rechtslage
Schweiz: Nach OR Art. 14 Abs. 2bis ist die qualifizierte elektronische Signatur — in Verbindung mit einem qualifizierten Zeitstempel — der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt. Das ZertES regelt, welche Anbieter qualifizierte Zertifikate ausstellen dürfen.
EU: Die eIDAS-Verordnung ordnet der QES dieselbe Rechtswirkung zu wie einer handschriftlichen Unterschrift. Zusätzlich gilt: Eine in einem EU-Mitgliedstaat erstellte QES muss in allen anderen Mitgliedstaaten anerkannt werden.
Zwischen der Schweiz und der EU besteht bislang keine automatische gegenseitige Anerkennung. In der Praxis lösen Unternehmen das über Trust Service Provider, die unter beiden Rechtsrahmen anerkannt sind — Swisscom Trust Services steht auf der EU Trust List und ist zugleich vom BAKOM anerkannt. Details zur Rechtslage in Ihrem Markt finden Sie auf unseren Länderseiten für die Schweiz und Deutschland.
Wann ist die QES gesetzlich erforderlich?
Die QES ist überall dort Pflicht, wo das Gesetz für ein Rechtsgeschäft die Schriftform verlangt und diese elektronisch erfüllt werden soll.
Typische Fälle in der Schweiz:
- Konsumkreditverträge (KKG Art. 9)
- Gesellschaftsrechtliche Beschlüsse und Vollmachten mit Schriftformerfordernis
- Revisionspflichtige Dokumente
- Behördliche Eingaben, sofern der elektronische Weg vorgesehen ist
Typische Fälle in Deutschland: Nach BGB §126a ersetzt die elektronische Form die gesetzliche Schriftform nur, wenn qualifiziert signiert wird. Vorsicht: Für einzelne Dokumente schliesst das Gesetz die elektronische Form ganz aus — etwa bei der Kündigung von Arbeitsverhältnissen (BGB §623). Welche HR-Dokumente welche Signaturqualität brauchen, zeigt unser Artikel HR-Dokumente in Deutschland.
Daneben gibt es gute Gründe, die QES freiwillig einzusetzen: bei Verträgen mit hohem Streitwert, in regulierten Branchen oder wenn die Gegenpartei maximale Beweiskraft erwartet.
Wann ist die QES überdimensioniert?
In der Schweiz gilt grundsätzlich Vertragsfreiheit: Die meisten Verträge sind formfrei gültig — sie könnten theoretisch auch mündlich geschlossen werden. Für diese Dokumente genügt eine EES oder FES:
- Offerten, Bestellungen und Auftragsbestätigungen
- NDAs, Liefer- und Rahmenverträge
- Die meisten Arbeitsverträge und HR-Dokumente
- Interne Freigaben und Protokolle
Die Faustregel: Je höher das wirtschaftliche Risiko und je strenger die Formvorschrift, desto höher die Signaturqualität. Einen detaillierten Vergleich der drei Stufen finden Sie im Artikel Unterschied EES, FES und QES.
Wo auch die QES nicht genügt
Die QES ersetzt die Schriftform — nicht aber strengere Formvorschriften:
- Bürgschaftserklärungen erfordern eine eigenhändige Unterschrift und die handschriftliche Angabe des Höchstbetrags (OR Art. 493).
- Grundstückkaufverträge erfordern eine notarielle Beurkundung (OR Art. 216).
- Eigenhändige Testamente müssen vollständig handschriftlich verfasst sein (ZGB Art. 505).
Wie Sie eine QES erstellen
Mit actaSIGN läuft der Weg zur QES in zwei Phasen:
- Einmalige Identifikation: Sie weisen Ihre Identität gegenüber Swisscom Trust Services nach — zum Beispiel über die Mobile ID App. Eine Anleitung finden Sie in unserem Hilfeartikel zur QES-Identifikation mit Mobile ID.
- Signieren im Browser: Danach signieren Sie jedes Dokument qualifiziert — Sie geben jede Signatur per Zwei-Faktor-Authentifizierung frei, ohne Installation, direkt im Browser. Wie das konkret aussieht, zeigt unsere Seite PDF signieren.
QES mit actaSIGN — ohne Aufpreis-Logik
actaSIGN unterstützt alle drei Signaturqualitäten auf einer Plattform: Sie wählen pro Dokument, ob EES, FES oder QES — und kombinieren bei Bedarf mehrere Qualitäten in einem Signaturprozess. Die Signaturen laufen über Swisscom Trust Services und sind damit sowohl nach ZertES als auch nach eIDAS erstellbar. Die Preise bleiben transparent: all-inclusive ab CHF 11 pro Monat.