Arbeitsverträge digital signieren — schnell, compliant, papierlos
actaSIGN beschleunigt Onboarding, Vertragsmanagement und HR-Administration. Neue Mitarbeitende unterschreiben vor dem ersten Arbeitstag — von überall, auf jedem Gerät.
70 %
Schnelleres Onboarding dank digitaler Signatur
0 Tage
Wartezeit auf Vertragsrücklauf
100 %
Compliant nach ZertES und eIDAS
Vom Papierstapel zum digitalen HR-Workflow
Arbeitsverträge per Post, fehlende Unterschriften und endlose Nachfassaktionen gehören der Vergangenheit an.
Onboarding-Verzögerungen
Neue Mitarbeitende warten tagelang auf den gedruckten Vertrag. Der erste Arbeitstag verzögert sich, weil Unterschriften fehlen.
Verträge vor dem ersten Arbeitstag signiert
Arbeitsvertrag hochladen, Empfänger einladen — die neue Fachkraft unterschreibt am selben Tag per Link im Browser.
Remote-Mitarbeitende ausgebremst
Wer nicht im Büro sitzt, kann nicht unterschreiben. Internationale Kandidaten erhalten Verträge per Post — mit Tagen Vorlaufzeit.
Remote-Onboarding ohne Hürden
Ob Homeoffice, anderer Standort oder Ausland — alle HR-Dokumente werden digital signiert, ohne Postweg und ohne Installation.
Dokumentenstau bei NDA und Reglementen
Geheimhaltungsvereinbarungen, Spesenreglemente und Personalhandbücher stapeln sich. Jedes Dokument erfordert einen eigenen Unterschriftsprozess.
NDA und Reglemente sofort erledigt
Vertraulichkeitsvereinbarungen und interne Dokumente werden zusammen mit dem Arbeitsvertrag verschickt und in einem Schritt signiert.
Compliance-Risiken bei internationalen Teams
Unterschiedliche Rechtsräume, Sprachen und Anforderungen machen grenzüberschreitendes Vertragsmanagement zur Herausforderung.
International compliant
actaSIGN nutzt Swisscom Trust Services. Alle Signaturen sind ZertES- und eIDAS-konform — gültig in der Schweiz und der gesamten EU.
Typische HR-Anwendungsfälle
Von der Stellenzusage bis zum Austritt — actaSIGN begleitet den gesamten Mitarbeiter-Lebenszyklus.
Arbeitsverträge und Änderungen
Neue Verträge, Lohnanpassungen, Funktionsänderungen und Verlängerungen — alles digital, mit der passenden Signaturqualität.
Onboarding-Dokumente
Personalfragebogen, Bankverbindung, IT-Nutzungsvereinbarung — neue Mitarbeitende erledigen alles vor dem ersten Tag.
NDA und Vertraulichkeit
Geheimhaltungsvereinbarungen, Wettbewerbsverbote und Datenschutz-Verpflichtungen — rechtsgültig und nachvollziehbar signiert.
Zeugnisse und Austrittsdokumente
Arbeitszeugnisse, Aufhebungsvereinbarungen und Schlussabrechnungen — auch beim Austritt bleibt der Prozess digital und effizient.
Was actaSIGN für HR besonders macht
Entwickelt für Personalabteilungen, die schnelle Prozesse und volle Compliance brauchen.
Browser-basiert, ohne Installation
Kein Download nötig — HR-Teams und Unterzeichner arbeiten direkt im Browser. Desktop, Tablet, Smartphone.
Externe Unterzeichner ohne Registrierung
Neue Mitarbeitende, Freelancer und externe Partner signieren über einen einfachen Link — ohne eigenes Konto.
Audit Trail und automatische Archivierung
Jede Signatur wird mit Zeitstempel und Identifikation protokolliert. Revisionssicher archiviert für Compliance-Prüfungen.
Alle Signaturqualitäten verfügbar
EES für interne Dokumente, FES für Standardverträge, QES für besonders sensible Vereinbarungen — Sie wählen die passende Stufe.
In vier Schritten zum unterschriebenen Vertrag
HR-Dokument hochladen
Laden Sie den Arbeitsvertrag oder ein anderes HR-Dokument als PDF in actaSIGN hoch.
Unterzeichner einladen
Fügen Sie die E-Mail-Adresse der neuen Fachkraft hinzu und wählen Sie die gewünschte Signaturqualität.
Digital signieren
Der Empfänger erhält einen Link und signiert direkt im Browser — auf jedem Gerät, von überall.
Fertig — revisionssicher archiviert
Das signierte Dokument wird automatisch archiviert. HR und Mitarbeitende erhalten je eine Kopie per E-Mail.
Häufige Fragen
Können Arbeitsverträge elektronisch signiert werden?
Wie schnell kann ein neuer Mitarbeitender starten?
Braucht der neue Mitarbeitende ein actaSIGN-Konto?
Welche HR-Dokumente kann ich mit actaSIGN signieren?
Ist actaSIGN DSGVO- und revDSG-konform?
Können Mitarbeitende in Deutschland oder Österreich mit actaSIGN signieren?
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