Thomas Moretti, axelity ag
Mitbegründer und Geschäftsführer von axelity ag | Produktstratege der Schweizer Signaturlösung actaSIGN®
Drei Signaturstufen. 90 % Verwirrung. 0 % Klarheit.
Vorsicht: leichter Geek-Alarm. Aber nur kurz.
Die Schweiz und die EU/EWR-Staaten kennen dieselben drei relevanten Signaturstufen: EES, FES und QES. In der Schweiz ist ZertES massgebend, in der EU und im EWR die eIDAS-Verordnung. In der Praxis wird daraus oft eine Grundsatzdiskussion, obwohl die Entscheidung meistens ziemlich nüchtern ist.
Die eigentliche Frage lautet nicht: „Was ist die sicherste Signatur?"
Sondern: Welche Signaturstufe passt zum Dokument, zum Risiko und zur gesetzlichen Formvorschrift?
Die kurze Antwort
Wenn das Gesetz keine besondere Form verlangt, brauchen Sie meistens keine QES. Dann geht es vor allem um Beweiskraft, Identifizierbarkeit und Prozesskosten.
Als Faustregel:
- Verlangt das Gesetz Schriftform?
Ja: QES prüfen. Nein: weiter. - Gibt es ein erhöhtes Haftungs- oder Beweisrisiko?
Ja: FES. Nein: EES reicht oft.
Das war's fast schon.
EES: die einfache elektronische Signatur
Die einfache elektronische Signatur (EES) ist die niedrigste Stufe nach ZertES und eIDAS. Sie braucht kein qualifiziertes Zertifikat und keine aufwändige Identitätsprüfung.
Typische Beispiele:
- Interne Freigaben
- Offerten
- Auftragsbestätigungen
- Bestellungen
- einfache Genehmigungen
- Dokumente ohne erhöhtes Streitpotenzial
Die EES ist nicht „wertlos". Sie ist einfach nur nicht für jedes Risiko gedacht. Für interne und einfache geschäftliche Abläufe ist genau das oft richtig: wenig Reibung, wenig Aufwand, schnelle Durchlaufzeit.
FES: die fortgeschrittene elektronische Signatur
Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) ist der pragmatische Mittelweg. Die Identität der unterzeichnenden Person ist besser prüfbar, Änderungen am Dokument sind nachvollziehbar, und die Beweiskraft ist deutlich stärker als bei einer einfachen Signatur. Das gilt sowohl im Schweizer ZertES-Kontext als auch im eIDAS-Raum.
Typische Beispiele:
- Kaufverträge
- Arbeitsverträge
- Miet- und Pachtverträge
- NDAs
- AGB-Zustimmungen
- B2B-Verträge mit moderatem Risiko
Gerade hier wird es spannend: Viele Verträge, die im Alltag reflexartig mit QES signiert werden, brauchen rechtlich gar keine QES. Eine FES kann völlig ausreichen, wenn keine gesetzliche Schriftform vorgeschrieben ist und es primär um eine solide Beweislage geht.
QES: die qualifizierte elektronische Signatur
Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist die höchste Stufe. In der Schweiz ist sie gemäss ZertES der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. In der EU und im EWR gilt nach eIDAS ebenfalls: Eine QES hat die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift.
Sie ist richtig, wenn das Gesetz Schriftform verlangt und Sie elektronisch statt auf Papier unterschreiben möchten.
Typische Beispiele:
- bestimmte Konsumkreditverträge, je nach anwendbarem nationalem Recht
- Dokumente mit gesetzlichem Schriftformerfordernis
- Fälle, in denen höchste Beweiskraft bewusst gewünscht ist
Aber: QES ist nicht einfach „FES plus etwas Sicherheit". QES bedeutet mehr Aufwand. Identitätsprüfung, qualifizierte Zertifikate, stärkere Authentifizierung und oft mehr Reibung für die unterzeichnende Person.
Wenn dieser Aufwand rechtlich oder risikoseitig nicht nötig ist, wird aus „sicher ist sicher" schnell: teuer, langsam und unnötig kompliziert.
Achtung: Papier bleibt manchmal Pflicht
Ein häufiger Denkfehler: Wenn QES der Handschrift gleichgestellt ist, müsste sie doch immer Papier oder jede besondere Form ersetzen können.
Leider nein.
Es gibt Rechtsgeschäfte, bei denen nicht nur eine Unterschrift verlangt wird, sondern eine besondere Form. Die Details unterscheiden sich je nach Land, aber die Logik ist in der Schweiz und im EU/EWR-Raum ähnlich. Beispiele:
- Eigenhändiges Testament: muss eigenhändig geschrieben und unterschrieben sein.
- Grundstückkaufvertrag: braucht in vielen Rechtsordnungen notarielle Beurkundung oder eine vergleichbare besondere Form.
- Bürgschaften: unterliegen besonderen Formvorschriften und können je nach Konstellation zusätzliche Anforderungen auslösen.
Die QES ist stark. Aber sie ersetzt weder Eigenhändigkeit noch notarielle Beurkundung oder andere besondere Formerfordernisse.
Beispiele aus dem Geschäftsalltag
Arbeitsverträge
Normale Arbeitsverträge sind in der Schweiz grundsätzlich formfrei nach OR Art. 320. Auch in vielen EU/EWR-Ländern können Standardarbeitsverträge elektronisch abgeschlossen werden, sofern keine nationale Sonderregel gilt. Aus Beweisgründen ist eine FES oft sinnvoll. Eine QES kann eingesetzt werden, ist aber in vielen Standardfällen nicht zwingend.
Kaufverträge und Bestellungen
Kaufverträge und Bestellungen sind in vielen Fällen formfrei. Je nach Land, Wert und Risiko reichen EES oder FES. Bei einfachen Bestellungen ist EES oft genug; bei höherem Vertragswert ist FES der vernünftige Standard.
Offerten und Auftragsbestätigungen
Auch hier gilt meistens: formfrei. Für viele Prozesse reicht eine EES. Wenn die Offerte rechtlich oder finanziell schwerer wiegt oder grenzüberschreitend relevant ist, kann eine FES sinnvoll sein.
Miet- und Pachtverträge
Miet- und Pachtverträge sind je nach Land und Vertragstyp unterschiedlich geregelt, im Alltag aber häufig ohne QES möglich. Wegen Beweislage, Laufzeit und möglichen Streitfragen ist eine FES empfehlenswert.
Interne Freigaben und Genehmigungen
Interne Freigaben brauchen selten QES. Meistens geht es um Nachvollziehbarkeit im Prozess. EES genügt in vielen Fällen.
Allgemeine Geschäftsbedingungen
AGB brauchen nicht automatisch QES. Entscheidend ist der Kontext: Wie wird zugestimmt, welches Recht gilt, welches Risiko besteht, und welche Beweislage brauchen Sie später? In vielen Fällen ist FES ein guter Standard; QES nur, wenn sie ausnahmsweise wirklich erforderlich ist.
Das eigentliche Problem: QES aus Reflex
Viele Unternehmen wählen reflexartig QES. Für alles.
Weil „sicher ist sicher".
Die Folge:
- Identitätsprüfung per Video oder App
- zusätzliche Schritte für externe Unterzeichner
- höhere Kosten pro Signatur
- mehr Supportfragen
- längere Durchlaufzeiten
Und das für Verträge, bei denen FES rechtlich und praktisch völlig ausreichen würde.
Das ist kein Sicherheitsgewinn. Das ist Prozessballast.
Meine Empfehlung
Starten Sie nicht mit der Signaturstufe. Starten Sie mit dem Dokument.
Fragen Sie:
- Gibt es eine gesetzliche Formvorschrift?
- Was passiert, wenn die Unterschrift später bestritten wird?
- Wie hoch ist das wirtschaftliche Risiko?
- Wie viel Reibung ist für die unterzeichnende Person zumutbar?
Dann wählen Sie die niedrigste Signaturstufe, die rechtlich und beweistechnisch sauber zum Fall passt.
Für viele Unternehmen heisst das:
- EES für einfache und interne Prozesse
- FES als Standard für relevante Geschäftsverträge
- QES gezielt dort, wo Gesetz oder Risiko sie wirklich rechtfertigen
Die beste Signaturstufe ist nicht die stärkste. Es ist die passende.
Häufig gestellte Fragen
Welche Signaturstufen gibt es in der Schweiz und EU/EWR?
In der Schweiz und im EU/EWR-Raum sind drei Signaturstufen relevant: die einfache elektronische Signatur (EES), die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) und die qualifizierte elektronische Signatur (QES). In der Schweiz ist ZertES massgebend, in der EU und im EWR eIDAS.
Wann reicht eine einfache elektronische Signatur?
Eine EES reicht häufig für interne Freigaben, Offerten, Auftragsbestätigungen, Bestellungen und andere Dokumente ohne gesetzliche Formvorschrift und ohne erhöhtes Haftungsrisiko.
Wann ist eine FES sinnvoll?
Eine FES ist sinnvoll bei Verträgen mit höherem Beweis- oder Haftungsrisiko, etwa Arbeitsverträgen, Kaufverträgen, Mietverträgen, NDAs oder AGB-Zustimmungen. Sie macht die Identität prüfbarer und stärkt die Beweislage.
Wann brauche ich eine QES?
Eine QES brauchen Sie insbesondere dann, wenn das Gesetz Schriftform verlangt und Sie elektronisch statt handschriftlich unterschreiben möchten. Beispiele sind bestimmte Konsumkreditverträge oder andere gesetzlich schriftformbedürftige Geschäfte.
Kann QES Papier immer ersetzen?
Nein. Bei gewissen Geschäften bleibt Papier beziehungsweise eine besondere Form Pflicht, etwa bei eigenhändigen Testamenten oder notariell zu beurkundenden Grundstückkaufverträgen. Die Details hängen vom anwendbaren nationalen Recht ab. Die QES ersetzt keine Eigenhändigkeit und keine notarielle Beurkundung.
Weiterführende Artikel
- Unterschied EES, FES und QES — Welche Signatur brauche ich?
- Elektronische Signatur — Rechtslage, Signaturqualitäten und Praxis
- Was kostet ein Papiervertrag wirklich?
- Signaturqualitäten im Vergleich
Hinweis: Dieser Artikel ist eine allgemeine Orientierung für Unternehmen in der Schweiz und im EU/EWR-Raum und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei formkritischen, grenzüberschreitenden oder besonders risikoreichen Geschäften sollte die konkrete Rechtslage im Einzelfall geprüft werden.