Thomas Moretti, axelity ag
Mitbegründer und Geschäftsführer von axelity ag | Produktstratege der Schweizer Signaturlösung actaSIGN®
Dokumente online unterschreiben: So geht es rechtsgültig
Ausdrucken, unterschreiben, einscannen, zurücksenden — dieser Umweg kostet bei jedem Vertrag Zeit und wirkt beim Gegenüber wenig digital. Dabei lassen sich Dokumente längst vollständig online unterschreiben: rechtsgültig, nachvollziehbar und in wenigen Minuten. Dieser Artikel zeigt, was rechtlich gilt, welche Signaturqualität Sie brauchen und wie das Online-Unterschreiben konkret abläuft.
Was bedeutet «online unterschreiben»?
Wer ein Dokument online unterschreibt, ersetzt die Unterschrift auf Papier durch eine elektronische Signatur. Die Begriffe «unterschreiben» und «signieren» meinen dabei dasselbe — ebenso wie «digitale Unterschrift» und «elektronische Signatur» im Alltag synonym verwendet werden. Rechtlich entscheidend ist nicht das Wort, sondern die Signaturqualität: ZertES (Schweiz) und eIDAS (EU) definieren drei Stufen mit unterschiedlicher Beweiskraft — EES, FES und QES.
Ist eine Online-Unterschrift rechtsgültig?
Ja — und zwar in allen DACH-Märkten:
- Schweiz: Das ZertES regelt die elektronische Signatur seit 2003. Die QES ist der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt (OR Art. 14 Abs. 2bis). Da die meisten Verträge formfrei sind, genügen für den Geschäftsalltag oft EES oder FES. Details: Elektronische Signatur Schweiz.
- Deutschland: Die eIDAS-Verordnung gilt unmittelbar; wo das Gesetz Schriftform verlangt, ersetzt die QES sie nach BGB §126a. Details: Elektronische Signatur Deutschland.
- Österreich: Auch hier gilt eIDAS, ergänzt durch das Signatur- und Vertrauensdienstegesetz (SVG). Details: Elektronische Signatur Österreich.
So unterschreiben Sie ein Dokument online
Mit einer Signaturplattform wie actaSIGN dauert der gesamte Prozess wenige Minuten — vollständig im Browser, ohne Installation:
- Dokument hochladen: Laden Sie Ihr Dokument als PDF hoch und platzieren Sie die Signaturfelder. Mehr dazu: PDF signieren.
- Unterzeichner einladen: Interne und externe Unterzeichner erhalten eine E-Mail-Einladung — externe brauchen weder Konto noch Registrierung.
- Online unterschreiben: Jede Person unterschreibt in der gewählten Signaturqualität. Das signierte Dokument wird automatisch revisionssicher abgelegt, inklusive Audit-Trail.
Welche Dokumente können Sie online unterschreiben?
Praktisch alle Dokumente des Geschäftsalltags:
- Offerten, Bestellungen, Auftragsbestätigungen
- Verträge aller Art: NDAs, Liefer-, Rahmen- und Dienstleistungsverträge
- HR-Dokumente: Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen, Zielvereinbarungen
- Protokolle, Freigaben, Vollmachten
Ausnahmen: Rechtsgeschäfte mit strengeren Formvorschriften bleiben der Papierwelt vorbehalten — etwa Bürgschaften (eigenhändige Unterschrift, OR Art. 493), Grundstückkaufverträge (notarielle Beurkundung, OR Art. 216) oder eigenhändige Testamente (ZGB Art. 505). In Deutschland schliesst das Gesetz die elektronische Form vereinzelt aus, zum Beispiel bei der Kündigung von Arbeitsverhältnissen (BGB §623).
Die richtige Signaturqualität wählen
Die Faustregel für den Alltag:
| Dokument | Empfohlene Qualität |
|---|---|
| Interne Freigaben, Protokolle | EES |
| Verträge, Offerten, HR-Dokumente (formfrei) | FES |
| Dokumente mit gesetzlicher Schriftform | QES |
Eine ausführliche Entscheidungshilfe bietet der Artikel Unterschied EES, FES und QES — und wann die höchste Stufe wirklich nötig ist, erklärt unser Beitrag zur qualifizierten elektronischen Signatur.
Warum die eingescannte Unterschrift keine Lösung ist
Ein verbreiteter Irrweg: die Unterschrift einscannen und als Bild ins PDF einfügen. Das sieht nach Unterschrift aus, leistet aber fast nichts — das Bild identifiziert den Unterzeichner nicht, lässt sich beliebig kopieren und schützt das Dokument nicht vor nachträglichen Änderungen. Im Streitfall ist die Beweiskraft minimal. Eine elektronische Signatur nach ZertES oder eIDAS stellt dagegen beides sicher: die Identität des Unterzeichners und die Unverändertheit des Dokuments seit der Signatur.
Online unterschreiben mit actaSIGN
actaSIGN ist die Schweizer all-inclusive Plattform für digitale und elektronische Signaturen: alle drei Signaturqualitäten, unbegrenzt Unterzeichner, Daten ausschliesslich in der Schweiz — und für externe Unterzeichner komplett ohne Registrierung. Was der Umstieg vom Papierprozess spart, rechnet unser Beitrag zu den wahren Kosten eines Papiervertrags vor.