Fachkräftemangel im Gesundheitswesen — und warum Papierprozesse ihn verschärfen
Wir reden über Fachkräftemangel. Über fehlende Ärzte, überlastete Pflegeteams und geschlossene Stationen. Gleichzeitig warten qualifizierte Fachkräfte auf Papier — auf Verträge, Stempel, Formulare und Unterschriften.
Ein Teil des Mangels entsteht nicht auf dem Arbeitsmarkt. Sondern in unseren Abläufen.
Die Zahlen sprechen eine deutliche Sprache
Schweiz
Die Schweiz steuert auf eine massive Versorgungslücke zu. Bis 2030 fehlen gemäss nationalem Versorgungsbericht bis zu 43'000 diplomierte Pflegefachpersonen. Schon heute sind 13'000 bis 15'000 Pflegestellen unbesetzt. Das Bundesamt für Gesundheit beziffert die aktuelle Lücke auf rund 65'000 fehlende Pflegekräfte. Besonders alarmierend: Fast jede fünfte diplomierte Pflegeperson denkt ans Aufhören.
Während sich der allgemeine Fachkräftemangel in der Schweiz leicht entspannt hat, bleibt das Gesundheitswesen die am stärksten betroffene Branche. Das Volumen der Stellenausschreibungen in der Personalvermittlung im Gesundheitsbereich stieg 2025 um 13 Prozent gegenüber dem Vorjahr.
Europa
Der Blick über die Landesgrenze zeigt ein ähnliches Bild. In Europa fehlen laut Schätzungen aktuell rund 1,6 Millionen Fachkräfte im Gesundheits- und Sozialwesen. Bis 2030 könnte sich diese Zahl auf 4 Millionen ausweiten — darunter 600'000 Ärzte, 2,3 Millionen Pflegekräfte und 1,1 Millionen Sozialbetreuende.
Verschärft wird die Situation durch eine alternde Belegschaft: Über ein Drittel aller Ärzte und ein Viertel aller Pflegekräfte in der EU sind über 55 Jahre alt. Der Nachwuchs kann die Abgänge nicht kompensieren.
Ein Beispiel aus dem Alltag
Ein Krankenhaus braucht dringend Ärztinnen und Ärzte. Die Kandidaten sind da. Die Verträge auch. Aber bevor jemand anfangen kann, fehlt eine Unterschrift.
Für den Arzt bedeutet das: Anfahrt zur Filiale. Warten. Unterschreiben. Zurückfahren. Eine Stunde — für eine einzige Unterschrift.
Für den Personaldienstleister bedeutet das: Dokument drucken. Einscannen. Texterkennung prüfen. Manuell korrigieren. Ablegen. 20 bis 30 Minuten pro Vertrag.
Bei 50 Ärzten im Monat summiert sich das auf über 20 Stunden interner Aufwand — und 50 Stunden verlorene Arztzeit. In einem Markt, in dem jede Fachkraft zählt.
Das unsichtbare Problem: Bürokratie als Bremse
Der Fachkräftemangel hat viele Ursachen — demografischer Wandel, schwierige Arbeitsbedingungen, unattraktive Vergütung, Burnout. Diese strukturellen Probleme lassen sich nicht über Nacht lösen. Aber es gibt Stellschrauben, die sofort wirken. Der administrative Onboarding-Prozess ist eine davon.
Jeder Tag, an dem ein Vertrag auf eine Unterschrift wartet, ist ein Tag, an dem eine Station unterbesetzt bleibt. Jede Stunde, die eine Fachkraft für eine Unterschrift pendelt, ist eine Stunde, die sie nicht am Patienten verbringt.
Berufsanerkennung ausländischer Fachkräfte
Ein besonders kritischer Engpass betrifft ausländische Fachkräfte. Hochqualifizierte Ärztinnen und Pflegekräfte aus dem Ausland durchlaufen oft langwierige Anerkennungsverfahren. In der Schweiz dauert die Vorprüfung allein bis zu vier Wochen — vorausgesetzt, alle Dokumente sind vollständig. Für Fachpersonen aus Nicht-EU-Staaten gelten strengere Regeln und zusätzliche Prüfungen.
Wenn der administrative Prozess rund um die Berufsanerkennung papierbasiert abläuft, verlängern sich die Wartezeiten zusätzlich. Jedes fehlende Dokument, jede unleserliche Kopie, jeder Postweg kostet Tage — manchmal Wochen.
Die eigentliche Herausforderung: Digitalisierung über Organisationsgrenzen
Die Digitalisierung im Gesundheitswesen scheitert oft nicht an der Technik. Die Werkzeuge sind vorhanden — elektronische Signaturen, digitale Siegel, Validierungsdienste, eID-Lösungen, KI-gestützte Verarbeitung. Das eigentliche Hindernis liegt in der organisationsübergreifenden Zusammenarbeit.
Ein Spital muss sich mit Behörden, Personaldienstleistern, Versicherungen und Bildungsinstitutionen austauschen. Jede dieser Organisationen hat eigene Strategien, Budgets und Prioritäten. Wer übernimmt die Initiative? Wer finanziert eine digitale Lösung, von der am Ende alle profitieren?
Mit Papier war das vermeintlich einfach: ausdrucken, unterschreiben, ins Couvert und ab die Post. Die Gegenseite musste sich um nichts kümmern. Digital funktioniert das nicht — die Gegenseite muss mitziehen. Beide Seiten müssen digitalisieren, damit ein durchgängiger Prozess entstehen kann.
Genau hier liegt der Hebel: Digitale End-to-End-Prozesse können nur entstehen, wenn die Hürde für alle Beteiligten niedrig genug ist. Eine Signaturlösung, die keine Installation erfordert und auf jedem Gerät funktioniert, senkt diese Hürde erheblich.
Wo die elektronische Signatur ansetzt
Die elektronische Signatur löst nicht den Fachkräftemangel. Aber sie beseitigt einen konkreten Flaschenhals im Prozess — und zwar sofort.
Schnelleres Onboarding
Arbeitsverträge, Geheimhaltungsvereinbarungen, Einverständniserklärungen — all das kann digital signiert werden. Statt Tage auf die Post zu warten, ist ein Vertrag innerhalb von Minuten unterzeichnet. Für beide Seiten.
Rechtssicherheit gewährleistet
In der Schweiz gilt: Arbeitsverträge sind grundsätzlich formfrei und können mit einer einfachen oder fortgeschrittenen elektronischen Signatur abgeschlossen werden. Für Vereinbarungen mit Schriftformerfordernis — etwa Konkurrenzverbote — ist eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) notwendig, die der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt ist.
Kein Systemwechsel nötig
Eine praktikable Lösung muss auch für die Gegenseite funktionieren. Wenn ein Arzt einen Vertrag per Link auf seinem Smartphone signieren kann, braucht er weder Software noch Schulung. Das macht die Zusammenarbeit über Organisationsgrenzen hinweg möglich — ohne dass jede beteiligte Partei ein eigenes Digitalisierungsprojekt starten muss.
Auch für internationale Fachkräfte
Gerade bei der Rekrutierung internationaler Fachkräfte spart die elektronische Signatur wertvolle Zeit. Dokumente können ortsunabhängig signiert werden — ob der Kandidat in Zürich, Berlin oder São Paulo sitzt.
Der Engpass sitzt oft nicht dort, wo wir ihn vermuten
Wir investieren in Recruiting-Kampagnen, verbessern Arbeitsbedingungen und diskutieren über Löhne. Das ist richtig und wichtig. Aber manchmal sitzt der Engpass nicht im Markt, sondern im Prozess.
Wenn qualifizierte Menschen knapp sind, sollten sie nicht für Papierprozesse pendeln. Und wenn Organisationen zusammenarbeiten müssen, brauchen sie Werkzeuge, die Grenzen überbrücken — nicht neue schaffen.
Die Frage ist nicht, ob das Gesundheitswesen digitaler wird. Die Frage ist, ob wir es dort zuerst tun, wo es am dringendsten ist: bei den Prozessen, die Fachkräfte vom Arbeiten abhalten.