Thomas Moretti, axelity ag
Mitbegründer und Geschäftsführer von axelity ag | Produktstratege der Schweizer Signaturlösung actaSIGN®
Digitale Unterschrift vs. elektronische Signatur — Was ist der Unterschied?
Wer heute einen Vertrag ohne Papier abschliessen will, stösst schnell auf zwei Begriffe: «digitale Unterschrift» und «elektronische Signatur». Im Alltag werden sie synonym verwendet — doch technisch und rechtlich gibt es einen Unterschied. Dieser Artikel erklärt, was hinter den Begriffen steckt, welche Rechtslage in der Schweiz gilt und wie Unternehmen den Wechsel zur papierlosen Unterschrift praktisch umsetzen.
Alltagssprache vs. Fachsprache
Im Geschäftsalltag sagen die meisten Menschen «digital unterschreiben» — und meinen damit: einen Vertrag am Bildschirm signieren, ohne ihn auszudrucken. Das ist völlig korrekt und verständlich. Juristisch und technisch unterscheiden Fachleute jedoch zwei Begriffe:
Digitale Signatur — die Technik
Die digitale Signatur ist ein kryptographisches Verfahren. Dabei wird aus dem Dokumentinhalt ein eindeutiger Hashwert berechnet und mit dem privaten Schlüssel des Unterzeichners verschlüsselt. Der Empfänger kann mit dem öffentlichen Schlüssel prüfen, ob das Dokument seit der Signatur verändert wurde und ob die Signatur tatsächlich von der angegebenen Person stammt. Die digitale Signatur ist also eine mathematische Methode zur Integritäts- und Authentizitätsprüfung.
Elektronische Signatur — der Rechtsbegriff
Die elektronische Signatur ist der rechtliche Oberbegriff. Er umfasst alle Formen elektronischer Zustimmungserklärungen — vom getippten Namen unter einer E-Mail bis zur qualifizierten elektronischen Signatur (QES) mit Zwei-Faktor-Authentifizierung. In der Schweiz definiert das ZertES drei Signaturqualitäten: EES (einfache), FES (fortgeschrittene) und QES (qualifizierte elektronische Signatur).
In der Praxis: dasselbe Ziel
Für den Unternehmensalltag ist die Unterscheidung akademisch. Ob jemand «digitale Unterschrift» oder «elektronische Signatur» sagt — gemeint ist dasselbe: eine rechtsgültige Unterschrift ohne Papier. Wichtig ist nicht der Begriff, sondern die Signaturqualität und die Rechtsgrundlage.
Rechtslage in der Schweiz
In der Schweiz regelt das ZertES (Bundesgesetz über Zertifizierungsdienste im Bereich der elektronischen Signatur) die Rechtsgültigkeit. Es gibt drei Stufen: EES (einfach), FES (fortgeschritten) und QES (qualifiziert). Die QES ist — zusammen mit einem qualifizierten Zeitstempel — der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt (OR Art. 14 Abs. 2bis). Welche Stufe Sie für welchen Zweck benötigen, erfahren Sie in unserem Artikel Unterschied EES, FES und QES — Welche Signatur brauche ich?.
Was kann man digital unterschreiben?
Die gute Nachricht: Die grosse Mehrheit aller Geschäftsdokumente kann rechtsgültig mit einer elektronischen Signatur abgeschlossen werden. Im Schweizer Recht gilt der Grundsatz der Formfreiheit — Verträge sind gültig, unabhängig von der Form, sofern das Gesetz nichts anderes vorschreibt (OR Art. 11).
Beispiele für digital signierbare Dokumente
- Arbeitsverträge: Formfrei nach OR Art. 320. Eine FES oder QES ist empfehlenswert.
- Kaufverträge und Bestellungen: In der Regel formfrei. EES oder FES genügen.
- Offerten und Auftragsbestätigungen: Formfrei. EES ist ausreichend.
- Miet- und Pachtverträge: Formfrei. FES empfohlen.
- Interne Freigaben und Genehmigungen: EES genügt.
- Allgemeine Geschäftsbedingungen: FES oder QES je nach Kontext.
Ausnahmen — hier braucht es Papier
Einige wenige Rechtsgeschäfte erfordern weiterhin die Papierform:
- Bürgschaften: Eigenhändige Unterschrift und handschriftliche Angabe des Höchstbetrags erforderlich (OR Art. 493).
- Grundstückkaufverträge: Notarielle Beurkundung vorgeschrieben (OR Art. 216).
- Eigenhändige Testamente: Müssen vollständig handschriftlich verfasst und unterschrieben sein (ZGB Art. 505).
Vorteile der digitalen Unterschrift für Unternehmen
Der Wechsel von Papier zu elektronischer Signatur bringt Unternehmen konkrete, messbare Vorteile:
Schnelligkeit: Verträge, die früher Tage per Post unterwegs waren, werden innerhalb von Minuten signiert und zurückgesendet. Das beschleunigt Vertragsabschlüsse erheblich — besonders bei Verträgen mit mehreren Parteien.
Kostenersparnis: Druck-, Papier-, Versand- und physische Archivierungskosten entfallen. Für ein KMU mit 50 Verträgen pro Monat summiert sich das schnell auf mehrere Tausend Franken pro Jahr.
Rechtssicherheit: Jeder Signaturvorgang wird lückenlos dokumentiert. Ein Audit Trail protokolliert, wer wann was signiert hat — inklusive IP-Adresse, Zeitstempel und Identifikationsnachweis. Das ist im Streitfall deutlich belastbarer als eine eingescannte Unterschrift.
Audit Trail: Das signierte Dokument enthält einen kryptographischen Nachweis, dass es seit der Signatur nicht verändert wurde. Jede nachträgliche Änderung wird sofort erkennbar.
Ortsunabhängigkeit: Verträge können von überall signiert werden — im Büro, zu Hause, unterwegs oder im Ausland. Alles, was der Unterzeichner braucht, ist ein Browser und eine Internetverbindung.
So funktioniert digitales Unterschreiben in der Praxis
Der Signaturprozess ist einfacher, als viele denken. In vier Schritten ist ein Dokument rechtsgültig signiert:
- Dokument hochladen: Der Absender lädt das Dokument (PDF, Word oder anderes Format) auf die Signaturplattform hoch.
- Unterzeichner einladen: Der Absender gibt die E-Mail-Adressen der Unterzeichner ein und legt die gewünschte Signaturqualität fest (EES, FES oder QES).
- Im Browser signieren: Die Unterzeichner erhalten eine E-Mail mit einem Link, öffnen das Dokument im Browser und signieren — je nach Qualität mit E-Mail-Bestätigung, SMS-Code oder Zwei-Faktor-Authentifizierung.
- Signiertes Dokument erhalten: Alle Parteien erhalten das signierte Dokument inklusive Audit Trail als Nachweis.
Der gesamte Vorgang dauert in der Regel wenige Minuten — unabhängig davon, wo sich die Unterzeichner befinden.
Erfahrungen aus der Praxis
Unternehmen, die bereits digital unterschreiben, berichten auf LinkedIn regelmässig von deutlich schnelleren Vertragsabschlüssen und weniger administrativem Aufwand. Die Erfahrungen zeigen: Der Wechsel von Papier zu digitaler Signatur lohnt sich gerade für KMU am schnellsten. Statt tagelang auf unterschriebene Verträge zu warten, sind Dokumente oft noch am selben Tag erledigt. Besonders HR-Abteilungen und Vertriebsteams profitieren von der Zeitersparnis — dort, wo Arbeitsverträge, Offerten und Bestellungen im Tagesgeschäft anfallen.
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