# actaSIGN Electronic Signature Platform - LLM Information ## About This Document This file provides structured information about the actaSIGN electronic signature platform for AI systems, search engines, and large language models. It contains company information, product details, pricing, technical specifications, and content summaries to improve understanding and indexing. --- ## Company Information **Company Name:** axelity ag **Location:** Rebbüelstrasse 13, 7320 Sargans, Switzerland **Commercial Register:** CHE-208.556.414 **VAT Number:** CHE-208.556.414 MWST **CEO:** Thomas Moretti **Email:** hello@axelity.com **Data Protection Email:** dataprotection@axelity.com **Website:** https://www.actasign.swiss **Legal Framework:** Subject to Swiss Data Protection Act (revDSG) --- ## Product Overview: actaSIGN actaSIGN is a Swiss electronic signature platform that enables businesses to sign documents digitally with full legal validity. All-inclusive platform with transparent pricing from CHF 11/user/month. The platform supports all three signature quality levels defined under Swiss law (ZertES) and EU law (eIDAS). ### Core Capabilities - Digital document signing with EES, FES, and QES signature types - ZertES-compliant signature workflows - eIDAS-compliant for EU document signing - Integration with Swisscom Trust Services - Mobile ID support for identity verification - Bulk document signing - Custom signature workflows - Audit trail and timestamp documentation - Document templates and reusable workflows --- ## Pricing actaSIGN offers transparent, published pricing. All prices are in CHF (excl. VAT), billed annually. Monthly prices shown for reference. Pro-rated when starting mid-year. ### Individual Licences (1–5 users) | Plan | Price/user/month | Included Signatures | |---|---|---| | Basic | CHF 11 | 120 EES | | Standard | CHF 19 | 60 EES + 60 FES | | Premium | CHF 27 | 60 EES + 30 FES + 30 QES | Additional signatures: EES CHF 0.95, FES CHF 1.10, QES CHF 1.80 ### Team Licences (6+ users) | Plan | Users | Monthly | Yearly | |---|---|---|---| | Team S | 6–10 | CHF 150 | CHF 1,800 | | Team M | 11–25 | CHF 249 | CHF 2,990 | | Team L | 26–50 | CHF 399 | CHF 4,490 | | Enterprise | 51+ | from CHF 599 | from CHF 6,990 | A "user" is a person who creates and manages signing requests. External signers invited to sign are free and unlimited. ### Billing Models **Per Signature:** Each individual signature is counted (EES CHF 0.95, FES CHF 1.10, QES CHF 1.80). Volume discounts up to ~14%. **Per Signing Process:** Flat rate per document, up to 6 signers included (EES CHF 3.50, FES CHF 4.50, QES CHF 6.50). Ideal for contracts with multiple parties. Volume discounts up to ~7%. ### Prepaid Packages Available for both billing models. Valid until year-end, pro-rated for mid-year starts. Start with a smaller package and top up based on actual usage. ### Currency Prices also available in EUR via currency toggle on the pricing page. ### Pricing Page URLs - German: /preise - English: /pricing --- ## Signature Types Supported ### EES - Einfache Elektronische Signatur (Simple Electronic Signature) - Lowest security level - Identification via email address only - Limited evidentiary value - Suitable for: Internal approvals, confirmations, non-critical documents ### FES - Fortgeschrittene Elektronische Signatur (Advanced Electronic Signature) - Medium security level - Identification via email + mobile phone number - Detects post-signature document modifications - Higher evidentiary value - Suitable for: Employment contracts, order confirmations, B2B contracts ### QES - Qualifizierte Elektronische Signatur (Qualified Electronic Signature) - Highest security level - Legal equivalence to handwritten signature - Strong two-factor authentication required - Qualified certificate from recognized Trust Service Provider - Suitable for: Documents with statutory written form requirement, high-value contracts, employment contracts with form requirements Note: Real estate purchase agreements (Grundstückkaufverträge) require notarisation (notarielle Beurkundung) and cannot be replaced by QES. Wills (Testamente) require handwritten drafting (handschriftliche Abfassung) and are not eligible for electronic signature. --- ## Legal Compliance ### Switzerland (ZertES) The Federal Act on Certification Services in the Area of Electronic Signatures (ZertES) governs electronic signatures in Switzerland. Key points: - QES is legally equivalent to handwritten signature under ZertES - Trust Service Providers must be recognized by the federal government - Signature creation and validation must follow specific technical standards ### European Union (eIDAS) The Electronic Identification, Authentication and Trust Services Regulation (eIDAS) applies across EU member states: - QES has automatic cross-border recognition within EU - Three signature levels mirror ZertES structure - eIDAS 2.0 brings EU Digital Identity Wallet by end of 2026 ### Cross-Border Recognition - No official mutual recognition between Switzerland and EU as of 2026 - Swiss companies with EU operations should use TSPs recognized under both frameworks - January 2025: Swiss Federal Council mandated negotiation of QES mutual recognition with EU ### Swiss E-ID - Approved in popular referendum on 28 September 2025 (50.39% Yes) - State-operated by the Federal Office of Police (fedpol) — not by private companies - Based on Self-Sovereign Identity (SSI), data stored exclusively on user's device - Free, voluntary, available via the swiyu wallet app (iOS/Android) - Planned launch: December 2026 (delayed from summer 2026 for additional security measures) - Legal basis: Federal Act on Electronic Identity Credentials (BGEID) - May simplify QES identification in the future but does not replace ZertES for electronic signatures --- ## Markets Served actaSIGN serves businesses across the DACH+LI region (Switzerland, Germany, Austria, Liechtenstein). ### Switzerland - Primary market, company headquarters in Sargans (Canton St. Gallen) - ZertES compliance (Federal Act on Certification Services) - All data hosted exclusively in Switzerland ### Germany - eIDAS Regulation applies directly (EU No. 910/2014) - QES fulfils electronic form requirement under BGB §126a - DMS integration partners active in the German market: Kendox AG, docuvita - Most B2B contracts are form-free; QES required only for statutory written form ### Austria - eIDAS Regulation applies directly - National framework: SVG (Signaturverordnung) and E-Government Act - RTR (Rundfunk und Telekom Regulierungs-GmbH) is the supervisory authority - DMS integration partners active in the Austrian market: Kendox AG, docuvita ### Liechtenstein - eIDAS applies via EEA membership - National framework: PGR (Personen- und Gesellschaftsrecht) - Close economic ties with Switzerland (customs union, shared economic area) - axelity ag is based in Sargans — just kilometres from the Liechtenstein border ### Cross-Border Signing - Swisscom Trust Services is on the EU Trust List and Adobe Approved Trust List - Qualified signatures via actaSIGN are recognised in all EU/EEA member states - No formal mutual recognition between ZertES and eIDAS yet (Swiss Federal Council mandated negotiations, January 2025) - Practical validity achieved through dual-listed Trust Service Provider ### Data Protection - GDPR/DSGVO compliant for EU/EEA customers - revDSG compliant (revised Swiss Data Protection Act, in force since September 2023) - Data exclusively in Switzerland — no AWS, Azure, or Google Cloud - ISO 27001 certified data centre ### Country-Specific Pages - /elektronische-signatur-deutschland — Germany landing page - /elektronische-signatur-oesterreich — Austria landing page - /elektronische-signatur-liechtenstein — Liechtenstein landing page - /produkt/compliance — Compliance overview (eIDAS, ZertES, GDPR) --- ## Target Industries and Use Cases ### Small and Medium Enterprises (SME/KMU) - Contract management and signing - Employee onboarding documentation - Vendor and supplier agreements - Quote and proposal signatures ### Human Resources (HR) - Employment contracts - Employee confirmations - Policy acknowledgments - Performance reviews - Termination agreements ### Legal - Service agreements - NDAs and confidentiality agreements - Corporate governance documents - Litigation-related documentation ### Real Estate - Rental agreements - Lease extensions - Facility management contracts ### Healthcare - Patient consent forms - Treatment agreements - Staff credentialing - Insurance documentation ### Financial Services - Loan applications - Account opening documentation - Investment agreements - Compliance documentation --- ## Technical Features ### Security - SSL/TLS encryption for all data transmission - Server log files with browser and device information - Cookie-based session management - reCAPTCHA protection against bots - Data retention follows statutory requirements ### Integrations - Swisscom Trust Services (Approved Partner) - Mobile ID for identity verification - API capabilities for system integration - Google Maps for location services (where applicable) ### Supported Languages - German (primary) - English - French (planned) - Italian (planned) --- ## Key Website Sections ### Product Pages - /produkt/funktionen - Features overview - /produkt/signaturqualitaeten - Signature qualities (EES, FES, QES) - /produkt/sicherheit - Security information - /produkt/integrationen - Integration options - /produkt/compliance - Compliance overview (eIDAS, ZertES, GDPR, cross-border) ### Solution Pages - /loesungen/kmu - SME solutions - /loesungen/hr - HR solutions - /loesungen/legal - Legal industry solutions - /loesungen/immobilien - Real estate solutions ### Pricing Pages - /preise - Pricing overview (German) - /pricing - Pricing overview (English) ### Company Pages - /ueber-uns - About the company - /kunden - Customer information - /kontakt - Contact form and information - /hilfe - Help center and guides ### Legal Pages - /legal/impressum - Company legal notice - /legal/datenschutz - Privacy policy - /legal/agb - Terms and conditions - /legal/nutzungsbestimmungen - Usage policy ### Country-Specific Landing Pages - /elektronische-signatur-schweiz - Electronic signature for Swiss businesses (ZertES, OR Art. 14) - /elektronische-signatur-deutschland - Electronic signature for German businesses (eIDAS, BGB §126a) - /elektronische-signatur-oesterreich - Electronic signature for Austrian businesses (eIDAS, SVG) - /elektronische-signatur-liechtenstein - Electronic signature for Liechtenstein businesses (eIDAS, PGR) ### Topic Landing Pages - /elektronische-signatur - Electronic signature overview hub: definition, the three signature levels, legal framework (ZertES, eIDAS), how signing works, country guides - /pdf-signieren - Sign PDF online: three-step guide, which signature level for which PDF, legal validity, browser-based signing without installation ### Blog Content Topics - Electronic signature fundamentals (ZertES, eIDAS) - EES vs FES vs QES differences - Digitalization and process optimization - Healthcare staffing and digitalization - Compliance and regulatory guidance - Electronic signature legal framework in Germany (BGB §126a, eIDAS) - eIDAS 2.0 changes for DACH businesses (EU Digital Identity Wallet, Swiss E-ID) - E-signature provider comparison for the German market (2026) - Cross-border signing in the DACH region (ZertES, eIDAS, PGR) - Qualified electronic signature (QES): when it is legally required and when AES/FES suffices - Signing documents online: legal validity in Switzerland, Germany and Austria, step-by-step practice - HR documents in Germany: which signature level (SES/AES/QES) or paper each document requires (BGB, BEG IV, NachwG) - HR documents in Switzerland: which signature level (SES/AES/QES) each HR document requires, statutory written form under OR, and the written-form-clause pitfall (Art. 16 OR) - Rental agreements in Switzerland: which signature level (SES/AES/QES) for lease, termination, payment reminder and tenant alterations; the canton official-form requirement for landlord terminations and rent increases; and the 1 October 2025 tenancy-law revision (facsimile signatures, stepped-rent without a form) - Contracts for work (Werkvertrag) in Switzerland: which signature level (SES/AES/QES) for the contract, variation orders, daywork sheets, acceptance protocols and notices of defects; the written-form clause trap for variations (Art. 16 OR); assignment of defect rights (Art. 165 OR) and guarantee vs. suretyship (Art. 111 / 493 OR); the authority question on site (Federal Supreme Court case law); the 1 January 2026 construction-defect reform (60-day notification period, mandatory free rectification); and the broad written-form reading for federal procurement contracts (VöB / BKB-KBOB) --- ## Competitive Positioning ### actaSIGN vs. Skribble Both are Swiss e-signature platforms using Swisscom Trust Services. Key differences: actaSIGN includes signatures in the base price (Skribble charges per signature separately), actaSIGN offers two billing models (per signature + per signing process), and actaSIGN provides personal support without a ticket system. actaSIGN hosts exclusively in Switzerland (no hyperscalers); Skribble offers a choice between Swiss and German hosting. actaSIGN starts at CHF 11/user/month; Skribble starts at CHF 9/month. ### actaSIGN vs. DeepSign DeepSign (by DeepCloud AG / Abacus Research AG) focuses on Abacus ERP integration. actaSIGN offers a broader, standalone platform with all features in every plan, multi-tenancy, and flexible billing models. actaSIGN is particularly suited for businesses outside the Abacus ecosystem. ### actaSIGN vs. DocuSign DocuSign is the global market leader but hosts data in the USA. actaSIGN offers Swiss-only hosting (no AWS/Azure/GCP), native ZertES compliance with QES, and significantly lower entry pricing. For Swiss businesses with data sovereignty requirements, actaSIGN is the safer choice. ### Key actaSIGN Differentiators - All features included in every plan (no feature-gating) - Signatures included in base price - Two billing models: per signature + per signing process - Mixed signature qualities in one document - Modify active signing requests - Multi-tenancy and multiple signing profiles - Swiss data centre without international cloud providers - Personal support (no ticket system) - Up to 100 MB per file - No blocking when signature quota is reached --- ## FAQ: Common Questions Answered **Is electronic signature valid in Switzerland?** Yes, electronic signatures are fully valid under ZertES. QES is legally equivalent to handwritten signature. **What is the difference between EES, FES, and QES?** EES is basic (email only), FES is advanced (email + mobile), QES is qualified (strong authentication, legally equivalent to handwritten). **When is QES required?** QES is required for documents with statutory written form requirements, such as high-value contracts and employment contracts with form requirements. Note: Real estate purchases require notarisation and wills require handwritten drafting — neither can be replaced by QES. **How much does actaSIGN cost?** actaSIGN offers transparent pricing starting at CHF 11/user/month (Basic plan with 120 EES included). The Standard plan at CHF 19/user/month includes EES and FES, while the Premium plan at CHF 27/user/month includes all three signature types (EES, FES, QES). Team licences for 6+ users start at CHF 150/month. All prices are billed annually, excl. VAT. See /preise (DE) or /pricing (EN) for full details. **Is actaSIGN compliant with EU eIDAS?** Yes, actaSIGN supports eIDAS-compliant signatures for EU document signing. **Can I use actaSIGN for cross-border signing?** Yes, though mutual recognition between Switzerland and EU is not yet official. Using a TSP recognized under both frameworks is recommended. **What identification methods are supported?** Mobile ID is supported for identity verification, enabling QES signature creation. **How long are signed documents retained?** Data retention follows statutory requirements. Generally, data is retained for the duration of the business relationship plus legal retention periods. --- ## Contact and Support **General Inquiries:** hello@axelity.com **Data Protection:** dataprotection@axelity.com **Demo Requests:** Available via /demo route **Help Center:** /hilfe with guides for actaSIGN usage **Cookie Settings:** Available via cookie consent preference modal --- ## Data Processing Information **Controller:** axelity ag, Rebbüelstrasse 13, 7320 Sargans, Switzerland **Data Protection Officer:** Thomas Moretti, CEO **Legal Basis:** Processing occurs for contract fulfillment and legal compliance **Data Recipients:** Service providers, business partners, public authorities as needed **International Transfers:** Data may be processed in EU countries and USA via standard contractual clauses **Retention Period:** Duration of business relationship plus statutory retention obligations --- ## Legacy URL Redirects The following old URLs are permanently redirected (301) to their new locations: - /impressum → /de/legal/impressum - /datenschutzerklaerung → /de/legal/datenschutz - /agb → /de/legal/agb - /nutzungsbestimmungen → /de/legal/nutzungsbestimmungen - /datenschutz → /de/legal/datenschutz - /preise → /de/preise - /produkt → /de/produkt - /kontakt → /de/kontakt - /demo → /de/demo - /partner → /de/partner - /blog → /de/blog - /hilfe → /de/hilfe - /post/anleitungen-actasign-r3 → /de/hilfe/anleitungen-actasign - /post/Informationen-zur-QES-Identifikation-und-Mobile-ID-App → /de/hilfe/qes-identifikation-mobile-id - /post/mobile-id-app-auf-neues-handy-uebertragen → /de/hilfe/mobile-id-app-neues-handy All paths without a locale prefix (/de/ or /en/) redirect to the German locale. --- ## Content Update Information **Last Updated:** July 2026 **Content Scope:** This file summarizes publicly available information from the actaSIGN website for AI indexing purposes. **Related Documents:** Privacy Policy (Datenschutzerklärung), Terms of Service (AGB), Impressum --- ## Keywords and Topics electronic signature, digitale Signatur, elektronische Signatur, EES, FES, QES, ZertES, eIDAS, eIDAS 2.0, Swiss signature, Switzerland signatur, qualified signature, advanced signature, simple signature, handwritten signature equivalence, Trust Service Provider, TSP, Swisscom Trust Services, Mobile ID, document signing, contract management, digitalization, compliance, Switzerland, Germany, Austria, Liechtenstein, DACH, DACHLI, Sargans, KMU, SME, HR, legal signature, real estate signature, healthcare signature, pricing, Preise, CHF, EUR, per signature, per signing process, prepaid, team licence, enterprise, BGB §126a, SVG, PGR, DSGVO, GDPR, revDSG, EU Trust List, cross-border signing, grenzüberschreitend signieren, elektronische Signatur Deutschland, elektronische Signatur Österreich, e-Signatur Anbieter Deutschland, PDF signieren, PDF unterschreiben, sign PDF online, online unterschreiben, Dokumente online unterschreiben, Unterschrift online, qualifizierte elektronische Signatur, qualified electronic signature, HR-Dokumente, HR documents, HR-Dokumente Schweiz, HR documents Switzerland, Arbeitsvertrag, employment contract, Kündigung elektronisch, Konkurrenzverbot, non-compete clause, Schriftform, written form, OR Art. 340, OR Art. 14 Abs. 2bis, OR Art. 16, Schriftformklausel, written-form clause, Personalverleih, Lehrvertrag, Gesamtarbeitsvertrag, GAV, Arbeitszeugnis, Aufhebungsvertrag, employment law Switzerland, Arbeitsrecht Schweiz, Mietvertrag elektronisch unterschreiben, Mietvertrag digital signieren, rental agreement electronic signature, lease electronic signature Switzerland, Mietrecht, tenancy law Switzerland, Kündigung Mietvertrag Schriftform, QES Mietvertrag, Mietaufhebungsvereinbarung, Mietzinserhöhung amtliches Formular, Staffelmiete, Anfangsmietzins Formularpflicht, Mietrechtsrevision 2025, Immobilienverwaltung digitale Signatur, property management e-signature, Werkvertrag elektronisch signieren, Werkvertrag digital unterschreiben, contract for work electronic signature, construction contract e-signature Switzerland, Bauvertrag, Bauwerkvertrag, Nachtrag Schriftform, variation order signature, Regierapport, daywork sheet, Abnahmeprotokoll, acceptance protocol, Mängelrüge, notice of defects, Baumängelrevision 2026, 60-Tage-Rügefrist, SIA-Norm 118, OR Art. 111, OR Art. 165, OR Art. 377, OR Art. 493, Bürgschaft, Erfüllungsgarantie, performance guarantee, Forderungsabtretung, assignment of claims, Bauleitung Vollmacht, VöB Schriftform, öffentliche Beschaffung elektronische Signatur, Handwerk digitale Signatur --- # Full Article Content The sections below contain the complete text of all blog and help articles published on actasign.swiss. German articles are the primary versions; English versions are translations. --- ## Werkvertrag digital unterschreiben: Wann braucht es EES, FES oder QES? - URL: https://www.actasign.swiss/de/blog/werkvertrag-elektronisch-signieren-schweiz - Language: German - Published: 2026-08-25 - Author: Thomas Moretti, axelity ag - Summary: Werkvertrag digital unterschreiben: Wann EES oder FES genügt, wann eine Schweizer QES nötig ist und was Nachträge, Regierapporte und die Baumängelrevision 2026 ändern. # Werkvertrag digital unterschreiben: Wann braucht es EES, FES oder QES? Der Umbau ist vergeben, die Handwerker sind auf der Baustelle, die Offerte wurde per Mail bestätigt. Dann kommt, was auf fast jeder Baustelle kommt: eine Planänderung, ein Materialwechsel, ein Nachtrag — besprochen zwischen Tür und Angel, bestätigt mit einem Regierapport. Monate später streiten die Parteien nicht über den ursprünglichen Vertrag, sondern über genau diese Änderungen. Die gute Nachricht vorweg: **Der Werkvertrag ist in der Schweiz formfrei** [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de) — rechtlich braucht es für seinen Abschluss meist gar keine Unterschrift, weder auf Papier noch elektronisch. Die Stolpersteine liegen woanders: bei Schriftformklauseln für Nachträge, bei der Frage, wer auf der Baustelle überhaupt verbindlich unterschreiben durfte, bei der Abtretung von Mängelrechten und bei den Sicherheiten. Dieser Beitrag zeigt, welche Signaturstufe wo genügt — inklusive der neuen Baumängelregeln, die seit dem 1. Januar 2026 gelten [[10]](https://www.hev-schweiz.ch/eigentum/baubereich/revision-bauvertragsrecht). > **Wichtig:** Stand: 25. August 2026. Dieser Artikel ist eine allgemeine Informationsübersicht und keine Rechtsberatung im Einzelfall. Die konkrete Beurteilung hängt vom Vertragswortlaut, den einbezogenen AGB oder SIA-Normen und allfälligen öffentlich-rechtlichen Vorgaben ab. ## Die Kurzregel Die entscheidende Frage lautet auch beim Werkvertrag nicht: «Sind elektronische Signaturen erlaubt?» Sondern: **«Welche Formvorschrift gilt für dieses eine Dokument?»** Daraus ergeben sich drei Fälle: 1. **Keine Formvorschrift (der Normalfall):** Der Werkvertrag nach Art. 363 ff. OR ist an keine Form gebunden (Art. 11 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de)). Rechtlich ist gar keine Signatur vorgeschrieben — auch eine mündliche Zusage oder eine E-Mail begründet einen gültigen Vertrag. Die Wahl der Signaturstufe ist hier eine reine Frage der Beweisbarkeit. 2. **Gesetzliche Schriftform:** Verlangt das Gesetz die zivilrechtliche Schriftform (Art. 13 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de)), erfüllt elektronisch nur die **qualifizierte elektronische Signatur (QES)** eines in der Schweiz anerkannten Anbieters diese Form (Art. 14 Abs. 2bis OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de)). Beim Werkvertrag selbst kommt das kaum vor — wohl aber bei Nebengeschäften wie der Forderungsabtretung. 3. **Vertraglich vereinbarte Schriftform:** Steht im Werkvertrag oder in den einbezogenen Vertragsbedingungen eine Klausel wie «Nachträge bedürfen der Schriftform», gilt für diese Dokumente im Zweifel dasselbe wie bei der gesetzlichen Schriftform — also QES (Art. 16 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de)). Das ist die grösste Formfalle im Bauwesen. Auf der Baustelle kommt allerdings eine vierte Frage hinzu, die keine Signaturstufe beantwortet: **Wer durfte verbindlich handeln — und was genau bedeutete seine Unterschrift?** Auch eine technisch einwandfreie QES beweist nur, welche natürliche Person signiert hat. Sie beweist nicht, dass diese Person den Nachtrag für die Bauherrschaft genehmigen durfte. Mehr dazu weiter unten — es ist der wichtigste Abschnitt dieses Beitrags. ## Die drei Signaturstufen in 60 Sekunden Im praktischen Alltag werden drei Stufen der elektronischen Signatur unterschieden (das ZertES kennt daneben weitere Instrumente wie geregelte elektronische Signaturen und Siegel [[2]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2016/752/de)): | Stufe | Rechtswirkung | Typischer Einsatz beim Werkvertrag | | --- | --- | --- | | **EES** (einfache elektronische Signatur) | Gültig überall dort, wo Formfreiheit gilt; tiefe Beweiskraft | Kleinaufträge, Empfangsbestätigungen, interne Freigaben | | **FES** (fortgeschrittene elektronische Signatur) | Gültig bei Formfreiheit; eindeutig der signierenden Person zugeordnet (Art. 2 ZertES [[2]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2016/752/de)) | Werkverträge, Nachträge, Abnahmeprotokolle, Mängelrügen | | **QES** (qualifizierte elektronische Signatur) | Der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt (Art. 14 Abs. 2bis OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de)) | Alles, was gesetzlich oder vertraglich Schriftform verlangt | Zur Einordnung der FES: Sie kann Identität, Dokumentintegrität und Nachvollziehbarkeit wesentlich besser absichern als eine einfache Signatur. Ihr konkreter Beweiswert hängt jedoch vom verwendeten Verfahren ab — Identifikationsmethode, Zertifikat, Audit-Trail und Schutz des Signaturschlüssels sind nicht bei jeder FES gleichwertig [[4]](https://www.bit.admin.ch/de/e-signatur-faq). Die Bezeichnung «FES» allein garantiert noch keinen bestimmten Beweiswert. Nur die QES erfüllt die gesetzliche **Schriftform** (Art. 13–15 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de)) — und zwar verbunden mit einem **qualifizierten Zeitstempel** [[4]](https://www.bit.admin.ch/de/e-signatur-faq). Sie muss auf einem qualifizierten Zertifikat einer nach **ZertES** [[2]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2016/752/de) anerkannten Anbieterin beruhen. Gemäss der Liste des BAKOM sind derzeit vier Anbieter anerkannt: DigiCert Switzerland, Swisscom, SwissSign sowie das Bundesamt für Informatik (nur für die Bundesverwaltung) [[3]](https://www.bakom.admin.ch/de/elektronische-signatur). Schweizer QES lassen sich kostenlos über den Validator des Bundes prüfen [[5]](https://validator.admin.ch). Wichtig für internationale Konstellationen — etwa bei Werkverträgen mit Generalunternehmern oder Lieferanten aus dem EU-Raum: Die Schweiz und die EU anerkennen ihre Signaturen bis heute nicht gegenseitig [[3]](https://www.bakom.admin.ch/de/elektronische-signatur). Eine eIDAS-QES erfüllt die Schweizer Schriftform nicht; bei formfreien Geschäften kann sie aber als elektronische bzw. fortgeschrittene Signatur verwendet werden. ## 1. Formfrei: Hier genügt EES oder FES Der Grundsatz der Formfreiheit (Art. 11 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de)) prägt das Werkvertragsrecht fast durchgehend. Diese Dokumente können mit **jeder Signaturstufe** rechtsgültig unterzeichnet werden — aus Beweisgründen empfiehlt sich mindestens die FES: **Vertragsabschluss** - **Offerten und Auftragsbestätigungen** — auch die Annahme per E-Mail oder Klick ist gültig - **Werkverträge jeder Art** — Bau-, Renovations-, Ausbau- und Sanierungsverträge, Handwerkeraufträge, individuell hergestellte Werke wie Software oder Sonderanfertigungen - **Vergleichs- und Erledigungsvereinbarungen** über strittige Werklohn- oder Mängelforderungen **Laufende Ausführung** - **Nachträge und Bestellungsänderungen** — sofern der Vertrag keine Schriftformklausel enthält (dazu gleich) - **Regierapporte** — regelmässig formfrei; entscheidend ist, was die Unterschrift bedeutet (siehe Stolperfalle unten) - **Baustellenanweisungen** und Vereinbarungen über Termine, Preise oder Ausführungsänderungen **Abnahme und Gewährleistung** - **Abnahme- und Übergabeprotokolle** — Mängel und Vorbehalte ausdrücklich aufführen - **Mängelrügen** — formfrei, aber inhaltlich anspruchsvoll und fristgebunden (seit 2026 gelten neue Fristen, siehe unten) - **Nachbesserungsvereinbarungen** - **Rücktritt des Bestellers nach Art. 377 OR** — formfrei; wegen der vollen Schadloshaltungspflicht das wirtschaftlich wohl heikelste formfreie Dokument dieser Liste. FES plus nachweisbare Zustellung sind hier keine Formalität, sondern Selbstschutz. Ein Hinweis für Handwerksbetriebe im Konsumentengeschäft: Wird ein Auftrag ausserhalb der Geschäftsräume angebahnt — an der Haustür oder am Telefon —, kann das Widerrufsrecht nach Art. 40a ff. OR greifen. Der Widerruf der Kundschaft ist an keine Form gebunden, muss aber nachweisbar erklärt werden [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de). Auch hier zählt am Ende der dokumentierte Zugang. **Achtung Schriftformklausel:** Enthält der Werkvertrag, die AVB oder ein einbezogenes Regelwerk die Klausel «Änderungen und Nachträge bedürfen der Schriftform», wird vermutet, dass die Parteien vor Erfüllung dieser Form nicht gebunden sein wollen (Art. 16 Abs. 1 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de)). Sagt die Klausel nichts Näheres, gelten die Anforderungen der **gesetzlichen** Schriftform (Art. 16 Abs. 2 OR) — Nachträge brauchen dann eine eigenhändige Unterschrift oder eine **QES**. Der Werkvertrag selbst kann also formfrei abgeschlossen worden sein, während jeder einzelne Nachtrag formbedürftig ist. Wer digital arbeiten will, formuliert die Klausel entsprechend: > *«Änderungen, Ergänzungen und Nachträge dieses Vertrags können, soweit keine zwingende gesetzliche Formvorschrift entgegensteht, auch mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur (FES) vereinbart werden.»* Der Vorbehalt ist wichtig: Wo das **Gesetz** die Schriftform verlangt, können die Parteien sie nicht durch eine Vertragsklausel absenken — dort gilt immer QES oder Handunterschrift. ## 2. Gesetzliche Schriftform: Hier braucht es QES oder Handunterschrift Beim Werkvertrag im engeren Sinn verlangt das Gesetz keine Schriftform. Formbedürftig sind aber typische **Nebengeschäfte**, die im Bauzusammenhang regelmässig vorkommen — und die nicht einfach deshalb formfrei sind, weil sie in einem Werkvertragsdossier stecken: | Dokument | Rechtsgrundlage | Elektronische Form | | --- | --- | --- | | **Abtretung von Forderungen oder Mängelrechten** — etwa die Abtretung der Mängelrechte gegen Subunternehmer an den Erwerber | Art. 165 Abs. 1 OR: Schriftform als Gültigkeitsvoraussetzung [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de) | QES | | **Nachträge unter einer nicht näher definierten Schriftformklausel** | Art. 16 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de) | QES — oder Klausel auf FES öffnen | | **Grundstückgeschäfte mit Bauverpflichtung** | Öffentliche Beurkundung | Die QES ersetzt die öffentliche Beurkundung nicht — notarielle Prüfung | Die Forderungsabtretung wird in der Praxis am häufigsten übersehen: Beim Verkauf einer neu erstellten Liegenschaft werden die Mängelrechte gegen die Unternehmer oft an die Käuferschaft abgetreten. Diese Abtretung ist ein eigenständiges, schriftformbedürftiges Rechtsgeschäft — elektronisch geht das nur mit QES. ## 3. Sicherheiten: Garantie ja, Bürgschaft nein Bei Bauprojekten gehören Sicherheiten zum Standard — Erfüllungsgarantien, Anzahlungsgarantien, Gewährleistungsgarantien. Hier lohnt sich eine Abgrenzung, die über die Signaturfrage entscheidet: - **Die Garantie nach Art. 111 OR ist formfrei** [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de). Bank- und Versicherungsgarantien im Bauwesen können damit vollständig digital ausgestellt und übermittelt werden — aus Beweisgründen mit FES oder QES. - **Die Bürgschaft unterliegt strengen Formvorschriften** (Art. 493 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de)). Bürgschaften natürlicher Personen verlangen ab CHF 2000 die öffentliche Beurkundung; darunter müssen Höchstbetrag und allfällige Solidarhaftung **eigenhändig von Hand** in die Urkunde gesetzt werden. Beides kann keine elektronische Signatur abbilden — Bürgschaften natürlicher Personen sind digital faktisch nicht abschliessbar. Bei Bürgschaften juristischer Personen und im Handelsregister eingetragener Firmen genügt die einfache Schriftform — elektronisch also die QES. Die praktische Konsequenz: Wer Sicherheiten digital abwickeln will, arbeitet mit Garantien statt mit Bürgschaften — was im professionellen Baugeschäft ohnehin dem Standard entspricht. ## Die grösste Stolperfalle auf der Baustelle: Nachträge, Regierapporte — und die Frage, wer unterschreiben durfte Streitigkeiten im Bau- und Handwerksbereich entstehen selten beim ursprünglichen Vertrag. Sie entstehen bei Zusatzleistungen, Planänderungen, Regiearbeiten und mündlichen Anweisungen auf der Baustelle. Und hier hilft die beste Signaturstufe nicht weiter, wenn zwei andere Fragen offen bleiben. **Erste Frage: Welche Form gilt für den Nachtrag?** Die Prüfreihenfolge: Enthält der Vertrag oder die AVB eine Schriftformklausel? Gilt sie nur für den Vertragsabschluss oder auch für Nachträge und Weisungen? Verlangt sie «Schriftform», «schriftliche Vereinbarung» oder ausdrücklich eine elektronisch signierte Erklärung? Nicht jede Erwähnung des Wortes «schriftlich» führt automatisch zur QES — entscheidend sind Wortlaut und Auslegung der Klausel. Im Zweifel gilt aber die Vermutung von Art. 16 OR: gesetzliche Schriftform, also QES. **Zweite Frage: Wer durfte den Nachtrag genehmigen?** Die Signaturstufe löst das Vollmachtsproblem nicht. Ein technisch einwandfrei signierter Nachtrag ist nicht verbindlich, wenn die signierende Person ihn nicht genehmigen durfte. Das Bundesgericht hat Werkvertragsfälle dazu bemerkenswert unterschiedlich beurteilt: - Vorbehaltlos unterzeichnete Regierapporte konnten unter den konkreten Umständen als nachträgliche Genehmigung und als konkludenter Verzicht auf den Schriftformvorbehalt gelten (BGer 4A_377/2021 [[6]](https://www.bger.ch/ext/eurospider/live/de/php/aza/http/index.php?highlight_docid=aza%3A%2F%2Faza%3A%2F%2F29-06-2022-4A_377-2021&lang=de&type=show_document&zoom=)). - In einem anderen Fall scheiterten behauptete Zusatzleistungen an der vereinbarten Schriftform und beidseitigen Unterzeichnung; das Gericht warnte davor, stillschweigende Vertragsänderungen zu leicht anzunehmen (BGer 4A_51/2023 [[7]](https://entscheidsuche.ch/docs/CH_BGer/CH_BGer_004_4A-51-2023_2023-05-23.html)). - Sieht der Vertrag vor, dass Zusatzarbeiten nur mit schriftlicher Zustimmung der Bauherrschaft ausgeführt werden dürfen, darf der Unternehmer die mit der Bauleitung ausgehandelten Nachtragspreise nicht als verbindlich betrachten — die blosse Einbeziehung der SIA-Norm 118 verschafft der Bauleitung keine unbeschränkte Vollmacht (BGer 4A_293/2025 [[8]](https://search.bger.ch/ext/eurospider/live/de/php/aza/http/index.php?highlight_docid=aza%3A%2F%2F29-09-2025-4A_293-2025&lang=de&type=show_document&zoom=)). - Und selbst wenn die Parteien einen Genehmigungsvorbehalt vereinzelt nicht eingehalten haben, darf daraus kein genereller Verzicht abgeleitet werden (BGer 4A_465/2017 [[9]](https://www.bratschi.ch/assets/content/files/publikationen/Die_Mehrforderung_-_Anlass_zu_steten_Auseinandersetzungen_im_Bauwerkvertragsrecht_-_Lukas_Wyss.pdf)). Die Botschaft dieser Rechtsprechung trifft beide Seiten: Der Unternehmer, der sich auf die gelebte Praxis verlässt, riskiert seinen Vergütungsanspruch. Der Besteller, der seine eigene Schriftformklausel im Alltag systematisch ignoriert, riskiert, dass ein Gericht einen konkludenten Verzicht annimmt. Auf richterliche Grosszügigkeit sollte sich niemand verlassen. Für die Vertragsgestaltung folgt daraus eine Regelung an **drei Orten** — nicht in einer einzigen überladenen Klausel: 1. **Die Formklausel im Vertrag** öffnet Nachträge für die FES (Formulierung siehe oben). 2. **Die Kompetenzregelung** — als eigene Vertretungsbestimmung — benennt abschliessend, welche Personen oder Rollen Nachträge genehmigen dürfen, mit welchen Betragslimiten, und stellt klar, dass die Bauleitung ohne ausdrückliche Vollmacht keine Nachtragspreise verbindlich vereinbart. 3. **Die Klarstellung auf dem Regierapport selbst:** *«Die Unterzeichnung dieses Rapports bestätigt Art, Umfang und Zeitpunkt der ausgewiesenen Leistungen. Sie gilt nicht als Genehmigung eines Nachtrags, sofern dies nicht ausdrücklich erklärt wird.»* Diese Klarstellung muss dort stehen, wo unterschrieben wird — im Vertrag versteckt nützt sie auf der Baustelle nichts. Digital lassen sich alle drei Ebenen sauber abbilden: Signaturstufe, Genehmigungsrolle und Betragslimite werden pro Dokumenttyp im Workflow hinterlegt und durchgesetzt, statt auf Disziplin auf der Baustelle zu hoffen. ## Neu seit 2026: Die Baumängelrevision erhöht den Einsatz Seit dem 1. Januar 2026 gelten revidierte Regeln für Baumängel [[10]](https://www.hev-schweiz.ch/eigentum/baubereich/revision-bauvertragsrecht). Die wichtigsten Punkte: - Für unbewegliche Werke gilt eine **Rügefrist von 60 Tagen** ab Abnahme bzw. ab Entdeckung des Mangels (Art. 367 Abs. 1bis, Art. 370 Abs. 4 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de)). Die Frist ist teilzwingend: Verkürzen ist ausgeschlossen, verlängern bleibt zulässig [[11]](https://www.m15.ch/de/blog/maengelruegefrist-das-aendert-sich-ab-dem-1-januar-2026). - Sie gilt auch für **bewegliche Werke, die bestimmungsgemäss in ein unbewegliches Werk integriert werden** (etwa Fenster oder Heizungen), sowie für **Architektur- und Ingenieurleistungen**, die als Grundlage eines Bauwerks dienen [[10]](https://www.hev-schweiz.ch/eigentum/baubereich/revision-bauvertragsrecht). - Das Recht auf **unentgeltliche Nachbesserung** bei Baumängeln kann nicht mehr im Voraus wegbedungen werden — auch nicht in der Subunternehmerkette [[10]](https://www.hev-schweiz.ch/eigentum/baubereich/revision-bauvertragsrecht). - Bei einbezogener SIA-Norm 118 bleibt die zweijährige Rügefrist für offene Mängel bestehen (sie ist länger als das gesetzliche Minimum); die Pflicht zur «sofortigen» Rüge später entdeckter Mängel wird dagegen von der 60-Tage-Frist übersteuert [[11]](https://www.m15.ch/de/blog/maengelruegefrist-das-aendert-sich-ab-dem-1-januar-2026). - **Übergangsrecht:** Die neuen Regeln gelten für Verträge, die ab dem 1. Januar 2026 abgeschlossen wurden. Für Altverträge gilt das bisherige Recht [[11]](https://www.m15.ch/de/blog/maengelruegefrist-das-aendert-sich-ab-dem-1-januar-2026) — pauschale Aussagen verbieten sich hier. An der Signaturstufe ändert die Revision nichts: Die Mängelrüge bleibt formfrei. Aber sie verschärft, worauf es bei der Rüge ankommt — **Frist, Inhalt und Zugang**. Eine Rüge, die zu spät kommt, die Mängel nicht substanziiert benennt oder deren Zustellung nicht bewiesen werden kann, lässt die Mängelrechte untergehen. Die FES sichert dabei, *wer wann was* erklärt hat; den **Zugang** bei der Gegenpartei beweist sie nicht automatisch. Ein digitaler Rügeprozess braucht deshalb beides: die Signatur und einen belastbaren, dokumentierten Zustellkanal. ## Sonderfall öffentliche Beschaffung: die Ausnahme von der Kurzregel Für Beschaffungsverträge der Bundesverwaltung gilt eine bemerkenswerte Ausnahme von der Regel «Schriftform = QES»: Die VöB verlangt zwar die Schriftform, doch BKB und KBOB legen diese **weit** aus — als schriftlich oder in einer anderen Form, die den Nachweis durch Text ermöglicht. Ausdrücklich eingeschlossen sind der Mailverkehr und der digitale Vertragsschluss mit elektronischen Signaturen aller Stufen; die Schriftform nach VöB ist gerade **nicht** gleichbedeutend mit der Schriftlichkeit nach OR [[12]](https://www.bkb.admin.ch/dam/de/sd-web/jXc6RsYu3yb7/D_Merkblatt_Digitale_Signatur_April_2026.pdf). Welche Stufe konkret zum Einsatz kommt, legen die Auftraggeberinnen im Rahmen einer Risiko-Nutzen-Abwägung fest und kommunizieren dies in der Ausschreibung oder den Ausschreibungsunterlagen. Für Unternehmer heisst das: Massgebend sind Ausschreibung, Vertragsunterlagen und die Vorgaben der Auftraggeberin — nicht die zivilrechtliche Kurzregel. Das Merkblatt richtet sich an die Bundesverwaltung; Kantone und Gemeinden können eigene Vorgaben haben, die separat zu prüfen sind. ## Rechtsgültig, beweisbar, verbindlich: drei Fragen, drei Antworten Beim Werkvertrag gehören drei Ebenen auseinandergehalten, die im Alltag ständig vermischt werden: - **Normlage:** Ist die Erklärung in dieser Form überhaupt gültig? Das beantwortet allein das Gesetz — oder die eigene Vertragsklausel. Ein formfreier Werkvertrag ist mit einer EES genauso *gültig* wie mit einer QES. - **Beweisbarkeit:** Kann ich im Streitfall belegen, *wer wann was* unterzeichnet hat — und dass die Erklärung *zugegangen* ist? Hier trennen sich die Stufen: Eine EES ist leicht bestreitbar; FES und QES ordnen die Signatur einer identifizierten Person zu und sichern die Dokumentintegrität (Art. 2 ZertES [[2]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2016/752/de)). - **Verbindlichkeit:** Durfte die signierende Person das Unternehmen oder die Bauherrschaft überhaupt binden? Diese Frage beantwortet keine Signaturstufe — sie gehört in Vollmachten, Kompetenzregelungen und den Genehmigungsworkflow. Was gesetzlich erforderlich ist, steht nicht zur Diskussion. Wo Formfreiheit gilt, ist die Stufenwahl eine **Risikoabwägung** — je höher Auftragswert, Streitwahrscheinlichkeit und Beweisbedarf, desto höher die Stufe. Die dritte Ebene aber entscheidet auf der Baustelle am häufigsten über Gewinn oder Verlust eines Prozesses. ## Übersicht: Welche Signatur für welches Dokument? **Legende:** ✅ = in dieser Form rechtsgültig · ❌ = erfüllt die erforderliche Form nicht · Grundlage: Obligationenrecht (OR) [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de), sofern nicht anders angegeben. | Dokument oder Vorgang | EES | FES | QES | Risiko bei tiefster zulässiger Stufe | | --- | --- | --- | --- | --- | | Offerte und Annahme | ✅ | ✅ empfohlen | ✅ | Mittel: Dokumentstand und Zuordnung schwer beweisbar | | Werkvertrag (Bau, Renovation, Ausbau, individuelles Werk) | ✅ | ✅ empfohlen | ✅ | Mittel: bei Streit zählen Identität und Integrität | | Nachtrag ohne Formklausel | ✅ | ✅ empfohlen | ✅ | Hoch: Vollmachtsfrage bleibt offen — Genehmigungsrollen regeln | | Nachtrag mit nicht näher definierter Schriftformklausel | ❌ | ❌ | ✅ | Tief (mit QES); besser: Klausel auf FES öffnen | | Nachtrag mit ausdrücklich zugelassener FES | ❌ | ✅ | ✅ | Tief | | Regierapport | ✅ | ✅ empfohlen | ✅ | Hoch: Bedeutung der Unterschrift auf dem Rapport klarstellen | | Abnahme- oder Übergabeprotokoll | ✅ | ✅ empfohlen | ✅ | Hoch: Mängel und Vorbehalte ausdrücklich aufführen | | Mängelrüge | ✅ | ✅ empfohlen | ✅ | Hoch: 60-Tage-Frist, Substanziierung und Zugangsnachweis | | Nachbesserungsvereinbarung | ✅ | ✅ empfohlen | ✅ | Mittel | | Rücktritt nach Art. 377 OR | ✅ | ✅ empfohlen | ✅ | Hoch: volle Schadloshaltung — Zugang zwingend beweisen | | Abtretung von Forderungen oder Mängelrechten (Art. 165 OR) | ❌ | ❌ | ✅ | Tief (mit QES); nicht als gewöhnlichen Nachtrag behandeln | | Erfüllungs-, Anzahlungs- oder Gewährleistungsgarantie (Art. 111 OR) | ✅ | ✅ empfohlen | ✅ | Mittel | | Bürgschaft natürlicher Personen | ❌ | ❌ | ❌ | Öffentliche Beurkundung bzw. eigenhändige Betragsangabe — digital nicht abschliessbar | | Bürgschaft juristischer Personen / im HR eingetragener Firmen | ❌ | ❌ | ✅ | Tief (mit QES); Formvorschriften von Art. 493 OR separat prüfen | | Grundstückgeschäft mit Bauverpflichtung | ❌ | ❌ | ❌ | Öffentliche Beurkundung — notarielle Prüfung | | Beschaffungsvertrag der Bundesverwaltung | ✅ | ✅ | ✅ | Vorgaben der Ausschreibung massgebend [[12]](https://www.bkb.admin.ch/dam/de/sd-web/jXc6RsYu3yb7/D_Merkblatt_Digitale_Signatur_April_2026.pdf) | Lesart der Tabelle: ✅/❌ bildet die **Normlage** ab (gültig oder nicht), die letzte Spalte das **praktische Restrisiko**, wenn die tiefste zulässige Stufe gewählt wird. ## Empfehlungen für die Praxis 1. **FES als Standard für das gesamte Werkvertragsdossier** *(Praxisempfehlung)*. Vom Vertrag über den Nachtrag bis zum Abnahmeprotokoll bietet die FES das beste Verhältnis aus Rechtssicherheit, Beweiskraft und Nutzerfreundlichkeit — ohne vorgängige Identifikation auf QES-Niveau. 2. **QES überall dort, wo Schriftform gilt** *(gesetzlich erforderlich)*. Beim Werkvertrag sind das vor allem Forderungsabtretungen nach Art. 165 OR und Nachträge unter unpräzisen Schriftformklauseln. Wer hier digital arbeiten will, kommt an der QES nicht vorbei. 3. **Schriftformklauseln modernisieren.** Die FES-Öffnungsklausel im Vertrag erspart den QES-Zwang bei jedem Nachtrag (Art. 14 Abs. 2bis OR lässt abweichende Vereinbarungen zu [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de)) — mit dem Vorbehalt zwingender gesetzlicher Formvorschriften. 4. **Genehmigungsrollen und Betragslimiten in den Workflow.** Die Kompetenzordnung gehört in den Vertrag, die Rapport-Klarstellung auf das Rapportformular — und beides in den digitalen Signaturprozess, der Stufe und Rolle pro Dokument erzwingt. 5. **Zustellung nicht vergessen.** Die Signatur ersetzt den Zugangsbeweis nicht. Für Mängelrügen, Rücktritte und andere fristgebundene Erklärungen braucht es einen beweisbaren Zustellkanal. 6. **Sicherheiten als Garantie strukturieren.** Garantien nach Art. 111 OR sind formfrei und vollständig digital abwickelbar; Bürgschaften natürlicher Personen sind es nicht. 7. **Elektronisch signiert bleibt elektronisch.** Das signierte Original-PDF wird elektronisch archiviert — idealerweise im Langzeitformat (PAdES-LTA) mit qualifiziertem Zeitstempel. Der Ausdruck ist nur eine Kopie ohne prüfbare Signatur. ## FAQ **Braucht ein Bauvertrag eine QES?** Nein. Der Werkvertrag ist formfrei und kann mit jeder Signaturstufe — theoretisch sogar mündlich — gültig abgeschlossen werden (Art. 11 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de)). Die QES braucht es erst, wenn Gesetz oder Vertrag Schriftform verlangen, etwa bei einer Forderungsabtretung oder unter einer Schriftformklausel. **Reicht die Unterschrift auf dem Tablet auf der Baustelle?** Als EES ist sie bei formfreien Dokumenten rechtsgültig. Ihr Beweiswert ist aber begrenzt: Wer hat unterschrieben, welcher Dokumentstand lag vor, und was bedeutete die Unterschrift? Für Regierapporte und Abnahmen ist die FES mit klarer Erklärung zur Bedeutung der Unterschrift der bessere Standard. **Was gilt für Nachträge?** Zuerst den Vertrag lesen: Ohne Formklausel ist der Nachtrag formfrei (FES empfohlen). Mit einer nicht näher definierten Schriftformklausel gilt im Zweifel QES. Und unabhängig von der Form: Nur die im Vertrag bezeichneten Personen können Nachträge verbindlich genehmigen — die Bauleitung hat ohne ausdrückliche Vollmacht keine unbeschränkte Kompetenz (BGer 4A_293/2025 [[8]](https://search.bger.ch/ext/eurospider/live/de/php/aza/http/index.php?highlight_docid=aza%3A%2F%2F29-09-2025-4A_293-2025&lang=de&type=show_document&zoom=)). **Verlangt die SIA-Norm 118 eine bestimmte Signaturstufe?** Nein. Die Einbeziehung der SIA-Norm 118 bestimmt keine Signaturstufe. Sie regelt aber Kompetenzen und Abläufe — und der konkrete Werkvertrag kann diese Kompetenzen zusätzlich begrenzen. Form- und Vollmachtsfragen sind immer im Einzelvertrag zu prüfen. **Was ändert sich mit den neuen Baumängelregeln seit 2026?** Für Verträge ab dem 1. Januar 2026 gilt eine zwingende Rügefrist von 60 Tagen für offene und verdeckte Mängel an Bauwerken, und das unentgeltliche Nachbesserungsrecht kann nicht mehr im Voraus ausgeschlossen werden [[10]](https://www.hev-schweiz.ch/eigentum/baubereich/revision-bauvertragsrecht). An der Signaturstufe ändert das nichts — an der Bedeutung eines sauberen, fristenfesten Rügeprozesses mit Zugangsnachweis umso mehr. **Kann ich eine Erfüllungsgarantie digital signieren?** Ja — die Garantie nach Art. 111 OR ist formfrei und kann mit FES oder QES vollständig digital ausgestellt werden. Die Bürgschaft natürlicher Personen dagegen nicht: Sie verlangt die öffentliche Beurkundung bzw. eigenhändige Betragsangaben, die keine elektronische Signatur ersetzt. **Ist eine Bestätigung per E-Mail ausreichend?** Bei formfreien Geschäften ja — der Vertrag kommt gültig zustande. Im Streitfall stellt sich aber die Frage, wer die Mail geschrieben hat und welcher Dokumentstand gemeint war. Für alles, was über Kleinaufträge hinausgeht, ist die FES die robustere Wahl. ## Fazit Das Schweizer Werkvertragsrecht ist digitalfreundlich: Der gesamte Lebenszyklus — Offerte, Vertrag, Nachtrag, Regierapport, Abnahme, Mängelrüge — funktioniert vollständig elektronisch, meist schon mit der FES. Die QES kommt gezielt dort zum Einsatz, wo Gesetz oder Vertrag Schriftform verlangen: bei Forderungsabtretungen und unter unpräzisen Schriftformklauseln. Die eigentlichen Risiken liegen aber nicht bei der Technik, sondern bei drei Fragen, die vor der ersten Signatur beantwortet sein müssen: Welche Form gilt für dieses Dokument? Wer darf es verbindlich unterzeichnen? Und was genau bedeutet die Unterschrift auf dem Rapport? Entscheidend ist, dass die Signaturlösung diese Antworten durchsetzt. Mit actaSIGN definieren Bauherren, Generalunternehmer und Handwerksbetriebe für jedes Dokument im Workflow die erforderliche Signaturstufe von der EES bis zur QES — inklusive der Genehmigungsrollen für Nachträge; die qualifizierten Signaturen werden dabei über die nach ZertES anerkannte Anbieterin Swisscom ausgestellt. ## Weiterführende Artikel - [EES, FES, QES: die drei Signaturstufen erklärt](/de/blog/unterschied-ees-fes-qes) - [Qualifizierte elektronische Signatur (QES): der Leitfaden](/de/blog/qualifizierte-elektronische-signatur-qes) - [HR-Dokumente in der Schweiz: welche Signatur braucht welches Dokument?](/de/blog/hr-dokumente-schweiz-signaturqualitaeten) - [Mietvertrag digital unterschreiben: Wann braucht es EES, FES oder QES?](/de/blog/mietvertrag-elektronisch-unterschreiben-schweiz) - [Elektronische Signatur Schweiz: Rechtslage und Praxis](/de/blog/elektronische-signatur-leitfaden) - [Signaturlösung für KMU](/de/loesungen/kmu) - [Demo anfragen](/de/demo) ## Quellen 1. [Obligationenrecht (OR, SR 220)](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de) — insb. Art. 11, 13–16, 40a ff., 111, 165, 363 ff., 367, 370, 377 und 492 ff. 2. [Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES, SR 943.03)](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2016/752/de) 3. [BAKOM — Elektronische Signatur, Liste der anerkannten Anbieterinnen](https://www.bakom.admin.ch/de/elektronische-signatur) 4. [Bundesamt für Informatik (BIT) — E-Signatur-FAQ](https://www.bit.admin.ch/de/e-signatur-faq) 5. [Signatur-Validator des Bundes](https://validator.admin.ch) 6. [BGer 4A_377/2021 vom 29. Juni 2022 — Regierapporte als nachträgliche Genehmigung](https://www.bger.ch/ext/eurospider/live/de/php/aza/http/index.php?highlight_docid=aza%3A%2F%2Faza%3A%2F%2F29-06-2022-4A_377-2021&lang=de&type=show_document&zoom=) 7. [BGer 4A_51/2023 vom 23. Mai 2023 — Schriftformvorbehalt bei Zusatzleistungen](https://entscheidsuche.ch/docs/CH_BGer/CH_BGer_004_4A-51-2023_2023-05-23.html) 8. [BGer 4A_293/2025 vom 29. September 2025 — Kompetenz der Bauleitung bei Nachtragspreisen](https://search.bger.ch/ext/eurospider/live/de/php/aza/http/index.php?highlight_docid=aza%3A%2F%2F29-09-2025-4A_293-2025&lang=de&type=show_document&zoom=) 9. [Wyss, Die Mehrforderung — Anlass zu steten Auseinandersetzungen im Bauwerkvertragsrecht (Bratschi), m.H.a. BGer 4A_465/2017](https://www.bratschi.ch/assets/content/files/publikationen/Die_Mehrforderung_-_Anlass_zu_steten_Auseinandersetzungen_im_Bauwerkvertragsrecht_-_Lukas_Wyss.pdf) 10. [HEV Schweiz — Revision Bauvertragsrecht per 1. Januar 2026](https://www.hev-schweiz.ch/eigentum/baubereich/revision-bauvertragsrecht) 11. [GGO — Mängelrügefrist: Das ändert sich ab dem 1. Januar 2026 (inkl. Verhältnis zur SIA-Norm 118 und Übergangsrecht)](https://www.m15.ch/de/blog/maengelruegefrist-das-aendert-sich-ab-dem-1-januar-2026) 12. [BKB/KBOB — Merkblatt: Einsatz von elektronischen Signaturen für den Abschluss von Beschaffungsverträgen (März 2023, aktualisiert April 2026)](https://www.bkb.admin.ch/dam/de/sd-web/jXc6RsYu3yb7/D_Merkblatt_Digitale_Signatur_April_2026.pdf) 13. [Birchmeier/Brunner, Haftung für Baumängel ab 1. Januar 2026, Jusletter 15. Dezember 2025](https://bhlaw.ch/wp-content/uploads/2026/01/Haftung-fuer-Baumaengel-ab-1.-Januar-2026.pdf) 14. [Gesetzestext der Baumängelrevision — BBl 2025 18](https://www.fedlex.admin.ch/eli/fga/2025/18/de) --- *Dieser Beitrag gibt den Rechtsstand vom August 2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall — gerade bei Schriftformklauseln, Vollmachtsfragen und Fristen entscheidet der konkrete Vertragswortlaut. Die Recherche erfolgte mit Unterstützung künstlicher Intelligenz; die genannten Rechtsgrundlagen wurden dabei anhand der Primärquellen (Fedlex, Bundesgericht, BKB/KBOB, BAKOM) überprüft. Der Artikel wurde vor der Veröffentlichung durch eine natürliche Person geprüft und redigiert.* --- ## Mietvertrag digital unterschreiben: Wann braucht es EES, FES oder QES? - URL: https://www.actasign.swiss/de/blog/mietvertrag-elektronisch-unterschreiben-schweiz - Language: German - Published: 2026-08-03 - Author: Thomas Moretti, axelity ag - Summary: Mietvertrag digital unterschreiben: Wann EES oder FES genügt, wann eine Schweizer QES nötig ist und welche amtlichen Formulare bleiben – Stand 2026. # Mietvertrag digital unterschreiben: Wann braucht es EES, FES oder QES? Wohnungsübergabe am Monatsende, der neue Mieter sitzt noch im Ausland, die Verwaltung will den Vertrag vor der Schlüsselübergabe unter Dach und Fach haben: Kaum ein Vertragstyp profitiert so stark von der elektronischen Signatur wie der Mietvertrag. Die gute Nachricht vorweg: **Der Mietvertrag selbst ist in der Schweiz formfrei** [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de) – er kann mit jeder elektronischen Signatur rechtsgültig abgeschlossen werden, sofern die Parteien keine besondere Form vereinbart haben und das Gesetz für die konkrete Erklärung nichts anderes verlangt. Die Stolpersteine liegen woanders: bei Kündigungen, Mahnungen, der Zustimmung zu Mieterausbauten und den amtlichen Formularen. Dieser Beitrag zeigt, welche Signaturstufe wo genügt – inklusive der neuen Formvorschriften aus der Mietrechtsrevision vom 1. Oktober 2025 [[5]](https://www.admin.ch/gov/de/start/dokumentation/medienmitteilungen.msg-id-104590.html). ## Die drei Signaturstufen in 60 Sekunden Im praktischen Alltag werden drei Stufen der elektronischen Signatur unterschieden (das ZertES kennt daneben weitere Instrumente wie geregelte elektronische Signaturen und Siegel [[3]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2016/752/de)): | Stufe | Rechtswirkung | Typischer Einsatz | |---|---|---| | **EES** (einfache elektronische Signatur) | Gültig überall dort, wo Formfreiheit gilt; tiefe Beweiskraft | Interne Freigaben, Protokolle | | **FES** (fortgeschrittene elektronische Signatur) | Gültig bei Formfreiheit; eindeutig der signierenden Person zugeordnet (Art. 2 ZertES [[3]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2016/752/de)) | Verträge ohne gesetzliche Formvorschrift | | **QES** (qualifizierte elektronische Signatur) | Der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt (Art. 14 Abs. 2bis OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de)) | Alles, was gesetzlich oder vertraglich Schriftform verlangt | Zur Einordnung der FES: Sie kann Identität, Dokumentintegrität und Nachvollziehbarkeit wesentlich besser absichern als eine einfache Signatur. Ihr konkreter Beweiswert hängt jedoch vom verwendeten Verfahren ab – Identifikationsmethode, Zertifikat, Audit-Trail und Schutz des Signaturschlüssels sind nicht bei jeder FES gleichwertig [[7]](https://www.bit.admin.ch/de/e-signatur-faq). Nur die QES erfüllt die gesetzliche **Schriftform** (Art. 13–15 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de)) – und zwar verbunden mit einem **qualifizierten Zeitstempel** [[7]](https://www.bit.admin.ch/de/e-signatur-faq). Sie muss auf einem qualifizierten Zertifikat einer nach **ZertES** [[3]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2016/752/de) anerkannten Anbieterin beruhen. Gemäss der Liste des BAKOM sind derzeit vier Anbieter anerkannt: DigiCert Switzerland, Swisscom, SwissSign sowie das Bundesamt für Informatik (nur für die Bundesverwaltung) [[6]](https://www.bakom.admin.ch/de/elektronische-signatur). Schweizer QES und geregelte elektronische Siegel lassen sich kostenlos über den Validator des Bundes prüfen; EES, gewöhnliche FES anderer Anbieter und ausländische Signaturen kann der Validator dagegen nicht generell validieren [[8]](https://validator.admin.ch). Wichtig für internationale Konstellationen: Die Schweiz und die EU anerkennen ihre Signaturen bis heute nicht gegenseitig [[6]](https://www.bakom.admin.ch/de/elektronische-signatur). Eine eIDAS-QES ist in der Schweiz daher keiner Schweizer QES gleichgestellt – sie kann aber bei formfreien Geschäften als elektronische bzw. fortgeschrittene Signatur verwendet werden. Ob für einen Vertrag zusätzlich eine eIDAS-QES nötig ist, hängt vom anwendbaren Recht ab, nicht allein vom Wohnsitz der Gegenpartei. ## 1. Formfrei: Hier genügt EES oder FES Der Grundsatz der Formfreiheit (Art. 11 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de)) gilt im Mietrecht weitgehend [[15]](https://www.kmu-magazin.ch/wissen/recht/elektronische-signaturen-und-digitale-vertraege). Diese Dokumente können mit **jeder Signaturstufe** rechtsgültig unterzeichnet werden – aus Beweisgründen empfiehlt sich mindestens die FES: **Vertragsabschluss und Nachträge** - **Mietvertrag für Wohnräume** – unbefristet und befristet (anders als in Deutschland gibt es keine Schriftformpflicht für befristete Wohnraummietverträge) - **Mietvertrag für Geschäftsräume** – ebenfalls formfrei, unabhängig von der Laufzeit - **Untermietverträge** zwischen Mieter und Untermieter - **Mietverträge für Parkplätze, Bastelräume, Lagerflächen** - **Vertragsnachträge und einvernehmliche Änderungen** – sofern der Vertrag keine Schriftformklausel enthält (dazu unten) - **Mietaufhebungsvereinbarungen** – die einvernehmliche Auflösung ist formfrei und der sichere digitale Weg, ein Mietverhältnis vorzeitig zu beenden (Vorsicht bei der Familienwohnung: Zustimmung beider Ehegatten einholen und dokumentieren) **Laufendes Mietverhältnis** - **Übergabe- und Rücknahmeprotokolle** - **Kautionsvereinbarungen** (Art. 257e OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de)) - **Zustimmung zu Haustieren und zur Untervermietung** (Achtung: Erneuerungen und bauliche Änderungen durch den Mieter brauchen dagegen die *schriftliche* Zustimmung – siehe Abschnitt 2) - **Mängelanzeigen des Mieters** – formfrei, aus Beweisgründen schriftlich oder signiert empfohlen - **Freiwillige Mietzinssenkungen** des Vermieters – einseitige Änderungen ausschliesslich zugunsten des Mieters brauchen kein amtliches Formular. Zwei Abgrenzungen: Das *gesetzliche Herabsetzungsbegehren des Mieters* muss schriftlich gestellt werden (Art. 270a Abs. 2 OR – siehe Abschnitt 2), und wird eine Senkung mit einer Änderung zulasten des Mieters kombiniert (z.B. neue Nebenkostenpositionen), gilt für das Gesamtpaket wieder die Formularpflicht nach Art. 269d OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de) - **Nebenkostenabrechnungen und Zahlungsvereinbarungen** - **Verwaltungsvollmachten und Hausordnungen** **Achtung Schriftformklausel:** Enthält der Mietvertrag die Klausel «Änderungen bedürfen der Schriftform», wird vermutet, dass die Parteien vor Erfüllung der Form nicht gebunden sein wollen (Art. 16 Abs. 1 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de)). Sagt die Klausel nichts Näheres, gelten die Anforderungen der **gesetzlichen** Schriftform (Art. 16 Abs. 2 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de)) – Nachträge brauchen dann eine eigenhändige Unterschrift oder eine **QES** [[15]](https://www.kmu-magazin.ch/wissen/recht/elektronische-signaturen-und-digitale-vertraege). Wer digital arbeiten will, formuliert die Klausel entsprechend, etwa so: > *«Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrags können, soweit keine zwingende gesetzliche Formvorschrift entgegensteht, auch mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur (FES) vereinbart werden.»* Der Vorbehalt ist wichtig: Wo das **Gesetz** die Schriftform verlangt, können die Parteien sie nicht durch eine Vertragsklausel absenken – dort gilt immer QES oder Handunterschrift. ## 2. Gesetzliche Schriftform: Hier braucht es QES oder Handunterschrift Massgebend ist nicht, ob eine Erklärung einseitig oder zweiseitig ist, sondern allein, ob Gesetz oder Vertrag für sie die Schriftform verlangen. Im Mietrecht sind das insbesondere: | Dokument | Rechtsgrundlage | |---|---| | **Kündigung durch den Mieter** (Wohn- und Geschäftsräume) | Art. 266l Abs. 1 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de) | | **Kündigung der Familienwohnung durch den Mieter** – zusätzlich zur Schriftform braucht es die *ausdrückliche* Zustimmung des Ehegatten bzw. eingetragenen Partners; die Zustimmung selbst ist gesetzlich formfrei, sollte aber aus Beweisgründen schriftlich oder mitsigniert erfolgen | Art. 266l Abs. 1 i.V.m. Art. 266m OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de) | | **Zahlungsmahnung mit Kündigungsandrohung** bei Zahlungsverzug | Art. 257d OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de) | | **Schriftliche Abmahnung** wegen Verletzung der Sorgfalts- und Rücksichtnahmepflicht | Art. 257f Abs. 3 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de) | | **Fristansetzung mit Androhung der Mietzinshinterlegung** durch den Mieter | Art. 259g OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de) | | **Zustimmung des Vermieters zu Erneuerungen und Änderungen an der Mietsache** durch den Mieter (Mieterausbauten) – ohne schriftliche Zustimmung riskiert der Mieter Rückbau und Schadenersatz | Art. 260a Abs. 1 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de) | | **Vereinbarung über die Wiederherstellung des früheren Zustands** bei Mieterausbauten | Art. 260a Abs. 2 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de) | | **Zustimmung des Vermieters zur Übertragung der Geschäftsmiete** auf einen Dritten | Art. 263 Abs. 1 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de) | | **Herabsetzungsbegehren des Mieters** während der Mietdauer | Art. 270a Abs. 2 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de) | | **Mitteilung gestaffelter Mietzinserhöhungen** (Staffelmiete) | Art. 269d Abs. 5 OR (neu seit 1.10.2025) [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de) [[5]](https://www.admin.ch/gov/de/start/dokumentation/medienmitteilungen.msg-id-104590.html) | Eine per E-Mail oder mit blosser FES ausgesprochene Mieterkündigung ist **nichtig** [[15]](https://www.kmu-magazin.ch/wissen/recht/elektronische-signaturen-und-digitale-vertraege) – ein Klassiker unter den teuren Formfehlern, denn das Mietverhältnis läuft dann einfach weiter. Mit einer QES ist die digitale Mieterkündigung dagegen rechtsgültig. **Abgrenzung vorzeitige Rückgabe:** Die Ankündigung der vorzeitigen Rückgabe nach Art. 264 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de) und die Präsentation eines zumutbaren Ersatzmieters sind grundsätzlich formfrei, sollten aber aus Beweisgründen dokumentiert werden [[11]](https://www.gerichte-zh.ch/de/themen/miete/kuendigung-rueckgabe/vorzeitige-rueckgabe-der-mietsache). Wird daneben ordentlich gekündigt, gilt dafür die Schriftform von Art. 266l OR. Drei Praxishinweise zu Kündigungen und formbedürftigen Erklärungen: - **Zustellung:** Rechtsgültig signieren ist die eine Hälfte – den **Zugang beweisen** die andere. Wer elektronisch kündigt, braucht das Einverständnis der Gegenseite zur elektronischen Zustellung und einen belastbaren Zustellnachweis; im Zweifel bleibt das Einschreiben der sicherste Kanal [[14]](https://www.zeitschrift-wohnen.ch/heft/beitrag/recht/verwendungsmoeglichkeiten-der-elektronischen-signatur.html). - **Mehrere Mieter:** Bei gemeinsamer Miete sollte die Kündigung von allen Mietern unterzeichnet werden oder auf einer nachweisbaren Vollmacht beruhen – elektronisch heisst das: QES aller Beteiligten oder eine formgültig erteilte Vollmacht. - **Vertretungsbefugnis:** Eine QES beweist, *welche natürliche Person* signiert hat – nicht automatisch, dass diese Person für die Verwaltung oder Eigentümerschaft zeichnungsberechtigt war. Zeichnungsberechtigungen gehören deshalb sauber dokumentiert (Handelsregister, Vollmacht). ## 3. Amtliches Formular: physische Zustellung als rechtssicherer Standard Für bestimmte Erklärungen des Vermieters verlangt das Gesetz die **qualifizierte Schriftlichkeit** in Form eines vom Kanton genehmigten amtlichen Formulars [[9]](https://www.zh.ch/de/direktion-der-justiz-und-des-innern/generalsekretariat/formulare-mietwesen.html): - **Kündigung durch den Vermieter** (Wohn- und Geschäftsräume): amtliches Formular zwingend (Art. 266l Abs. 2 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de)), sonst nichtig. Bei der Familienwohnung ist die Kündigung dem Mieter und dem Ehegatten **separat** zuzustellen (Art. 266n OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de)). - **Mietzinserhöhungen und andere einseitige Vertragsänderungen**: amtliches Formular mit Begründung, mindestens 10 Tage vor Beginn der Kündigungsfrist (Art. 269d OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de)). Ohne Formular: nichtig [[10]](https://www.gerichte-zh.ch/de/themen/miete/mietzinsgestaltung/mietzinserhoehung). - **Mitteilung des Anfangsmietzinses**: Gemäss dem jährlich aktualisierten Verzeichnis des Bundesamts für Wohnungswesen gilt 2026 eine Formularpflicht in den Kantonen BS, BE, FR, GE, LU, ZG und ZH sowie teilweise in NE und VD [[4]](https://www.bwo.admin.ch/de/formularpflicht). Die Pflicht ist an die Leerwohnungsziffer gekoppelt und kann sich jährlich ändern – massgebend ist das aktuelle BWO-Verzeichnis. Seit dem 1. Oktober 2025 muss das Formular zusätzlich den Referenzzinssatz und den Landesindex der Konsumentenpreise ausweisen, auf denen der bisherige Mietzins basierte (Art. 19 VMWG [[2]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/1990/835_835_835/de)). Bei diesen Formularmitteilungen bleibt die physische Zustellung derzeit der rechtssicherste Standard. Bundesrechtlich ist die elektronische Form nicht grundsätzlich ausgeschlossen – ob ein vollständig elektronischer Prozess möglich ist, hängt vom kantonal genehmigten Formular, der zulässigen Signatur und einem belastbaren Zustellnachweis ab. Zwei Erleichterungen aus der Revision vom 1. Oktober 2025 [[12]](https://haeusermann.ch/de/aenderungen-im-mietrecht-achtung-neue-formvorschriften/) [[13]](https://www.legalis.ch/de/legalis-brief/mietrecht/die-auf-den-1-oktober-2025-in-kraft-tretenden-aenderungen-im-mietrecht/): 1. **Faksimile-Unterschrift genügt auf dem Formular:** Für Mietzinserhöhungen und andere einseitige Vertragsänderungen reicht neu eine auf mechanischem Weg nachgebildete Unterschrift auf dem vorgeschriebenen Formular (Art. 269d Abs. 4 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de)). Das entlastet Verwaltungen bei Massenversänden erheblich – gilt aber **nicht** für Kündigungen [[12]](https://haeusermann.ch/de/aenderungen-im-mietrecht-achtung-neue-formvorschriften/). 2. **Staffelmiete ohne Formular:** Die einzelnen Mietzinsstaffeln müssen nicht mehr per amtlichem Formular, sondern nur noch **schriftlich** mitgeteilt werden (Art. 269d Abs. 5 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de)) – frühestens vier Monate vor Eintritt der Erhöhung (Art. 19a VMWG [[2]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/1990/835_835_835/de)) [[5]](https://www.admin.ch/gov/de/start/dokumentation/medienmitteilungen.msg-id-104590.html). Schriftform heisst: eigenhändige Unterschrift oder QES. Damit ist die Staffelmitteilung neu vollständig digital möglich. ## Rechtsgültig ist nicht gleich beweisbar Zwei Fragen werden im Alltag oft vermischt, gehören aber getrennt: - **Wirksamkeit (Normlage):** Ist die Erklärung in dieser Form überhaupt gültig? Das beantwortet allein das Gesetz – formfrei, Schriftform oder amtliches Formular. Ein formfreier Mietvertrag ist mit einer EES genauso *gültig* wie mit einer QES. - **Beweisbarkeit (Praxis):** Kann ich im Streitfall belegen, *wer wann was* unterzeichnet hat – und dass die Erklärung *zugegangen* ist? Hier trennen sich die Stufen: Eine EES ist leicht bestreitbar. FES und QES ordnen die Signatur einer identifizierten Person zu und sichern die Dokumentintegrität (Art. 2 ZertES [[3]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2016/752/de)); die QES bietet die stärkste Stellung, weil sie der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt ist. Was **gesetzlich erforderlich** ist, steht nicht zur Diskussion. Wo Formfreiheit gilt, ist die Stufenwahl eine **Risikoabwägung** – je höher Streitwahrscheinlichkeit und Streitwert (Kündigungsschutz, Kaution, Mängel), desto höher sollte die Stufe sein. ## Übersicht: Welche Signatur für welches Dokument? **Legende:** ✅ = in dieser Form rechtsgültig · ❌ = erfüllt die erforderliche Form nicht · (❌) = elektronisch derzeit nicht der rechtssichere Weg (amtliches Formular bzw. physische Zustellung massgebend) · – = nicht einschlägig | Dokument | EES | FES | QES | Papier/Formular | Risiko bei tiefster zulässiger Stufe | |---|---|---|---|---|---| | Mietvertrag (Wohnen/Gewerbe) | ✅ | ✅ empfohlen | ✅ | – | Mittel: EES gültig, aber Identität/Integrität schwer beweisbar | | Übergabeprotokoll, Kaution, Nachträge* | ✅ | ✅ empfohlen | ✅ | – | Mittel: bei Streit um Mängel/Kaution zählt Beweiskraft | | Mietaufhebungsvereinbarung | ✅ | ✅ empfohlen | ✅ | – | Hoch: beendet Kündigungsschutz – mindestens FES; bei Familienwohnung Zustimmung beider Ehegatten dokumentieren | | Kündigung durch Mieter | ❌ | ❌ | ✅ | ✅ | Tief (mit QES): Restrisiko liegt beim Zugangsnachweis | | Mahnung mit Kündigungsandrohung (Art. 257d OR) | ❌ | ❌ | ✅ | ✅ | Hoch: Formfehler macht spätere ausserordentliche Kündigung angreifbar | | Zustimmung zu Mieterausbauten (Art. 260a OR) | ❌ | ❌ | ✅ | ✅ | Hoch: ohne gültige Form drohen Rückbau- und Schadenersatzstreitigkeiten | | Zustimmung Übertragung Geschäftsmiete | ❌ | ❌ | ✅ | ✅ | Tief (mit QES) | | Staffelmiete-Mitteilung (neu) | ❌ | ❌ | ✅ | ✅ | Tief (mit QES): Frist von Art. 19a VMWG [[2]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/1990/835_835_835/de) beachten | | Kündigung durch Vermieter | ❌ | ❌ | (❌) | ✅ amtliches Formular | – (physische Zustellung derzeit rechtssicherster Standard) | | Mietzinserhöhung | ❌ | ❌ | (❌) | ✅ amtliches Formular (Faksimile ok) | – (Nichtigkeit ohne Formular [[10]](https://www.gerichte-zh.ch/de/themen/miete/mietzinsgestaltung/mietzinserhoehung)) | *ohne Schriftformklausel im Vertrag Lesart der Tabelle: ✅/❌ bildet die **Normlage** ab (gültig oder nicht), die letzte Spalte das **praktische Restrisiko**, wenn die tiefste zulässige Stufe gewählt wird. ## Empfehlungen für die Praxis 1. **FES als Standard für den Vertragsabschluss** *(Praxisempfehlung)*. Für Mietverträge, Protokolle und Nachträge bietet die FES das beste Verhältnis aus Rechtssicherheit, Beweiskraft und Nutzerfreundlichkeit – der Mieter braucht keine vorgängige Identifikation auf QES-Niveau. 2. **QES überall dort, wo gesetzliche oder vertragliche Schriftform gilt** *(gesetzlich erforderlich)*. Im Mietrecht sind das insbesondere Mieterkündigungen, Mahnungen nach Art. 257d OR, die Zustimmung zu Mieterausbauten nach Art. 260a OR und Staffelmitteilungen. Wer hier digital arbeiten will, kommt an der QES nicht vorbei. 3. **Signaturniveau pro Dokument steuern.** Ein Mietdossier besteht selten aus einem einzigen Dokument: Vertrag (FES), Übergabeprotokoll (EES/FES), später vielleicht eine Mahnung (QES). Eine Signaturplattform sollte das erforderliche Niveau **pro Dokument im Workflow erzwingen**, statt pauschal eine Stufe für alles zu verwenden. 4. **Elektronisch signiert bleibt elektronisch.** Ein digital signierter Mietvertrag wird elektronisch archiviert – der Ausdruck ist nur eine Kopie ohne prüfbare Signatur. Umgekehrt gilt bei handschriftlich unterzeichneten Verträgen: Der Scan ersetzt das Original beweisrechtlich nicht – das Papieroriginal sollte deshalb aufbewahrt werden. 5. **Schriftformklauseln bewusst formulieren.** Wer in seinen Mietvertragsvorlagen festhält, dass – soweit keine zwingende gesetzliche Formvorschrift entgegensteht – für Änderungen auch die FES genügt, erspart sich später den QES-Zwang bei jedem Nachtrag (Art. 14 Abs. 2bis OR lässt abweichende Vereinbarungen zu [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de)). 6. **Zustellung nicht vergessen.** Die Signatur ersetzt den Zugangsbeweis nicht. Für Kündigungen und Formularmitteilungen gilt: Einschreiben oder ein gleichwertiger, beweisbarer Zustellkanal [[10]](https://www.gerichte-zh.ch/de/themen/miete/mietzinsgestaltung/mietzinserhoehung) [[14]](https://www.zeitschrift-wohnen.ch/heft/beitrag/recht/verwendungsmoeglichkeiten-der-elektronischen-signatur.html). ## FAQ **Kann ich einen Mietvertrag in der Schweiz per E-Mail oder mit einfacher E-Signatur abschliessen?** Ja. Der Mietvertrag ist formfrei und wäre theoretisch sogar mündlich gültig (Art. 11 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de)). Aus Beweisgründen empfiehlt sich mindestens eine FES. **Gilt das auch für befristete Mietverträge?** Ja. Anders als etwa in Deutschland kennt das Schweizer Recht keine Schriftformpflicht für befristete Miet- oder Gewerbemietverträge. **Kann der Mieter seine Wohnung digital kündigen?** Ja – aber nur mit einer QES. EES und FES erfüllen die Schriftform von Art. 266l Abs. 1 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de) nicht; die Kündigung wäre nichtig. Zusätzlich muss der Zugang beim Vermieter beweisbar sein, und bei mehreren Mietern sollten alle unterzeichnen oder eine Vollmacht vorliegen. **Kann der Vermieter digital kündigen?** Die Vermieterkündigung verlangt das amtliche, vom Kanton genehmigte Formular (Art. 266l Abs. 2 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de)) und bei Familienwohnungen die separate Zustellung an beide Ehegatten (Art. 266n OR). Die physische Zustellung per Einschreiben ist hier derzeit der rechtssicherste Standard. **Was hat sich am 1. Oktober 2025 geändert?** Drei Dinge [[5]](https://www.admin.ch/gov/de/start/dokumentation/medienmitteilungen.msg-id-104590.html) [[12]](https://haeusermann.ch/de/aenderungen-im-mietrecht-achtung-neue-formvorschriften/): Faksimile-Unterschriften genügen auf dem Formular für Mietzinserhöhungen (Art. 269d Abs. 4 OR), Staffelmiete-Erhöhungen brauchen nur noch die schriftliche Form statt des Formulars (Art. 269d Abs. 5 OR, frühestens 4 Monate im Voraus gemäss Art. 19a VMWG), und das Anfangsmietzins-Formular muss Referenzzinssatz und LIK des Vormietzinses ausweisen (Art. 19 VMWG [[2]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/1990/835_835_835/de)). **Was gilt bei einer Schriftformklausel im Mietvertrag?** Dann brauchen Änderungen und Kündigungen die vereinbarte Form (Art. 16 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de)) – im Zweifel eigenhändige Unterschrift oder QES. Die Klausel kann aber so formuliert werden, dass FES genügt, soweit keine zwingende gesetzliche Formvorschrift entgegensteht. **Ist eine ausländische E-Signatur (z.B. eine eIDAS-QES) in der Schweiz einer Schweizer QES gleichgestellt?** Nein. Mangels gegenseitiger Anerkennung zwischen der Schweiz und der EU erfüllt eine eIDAS-QES die Schweizer Schriftform nicht [[6]](https://www.bakom.admin.ch/de/elektronische-signatur); dafür braucht es die QES einer nach ZertES [[3]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2016/752/de) anerkannten Anbieterin. Bei formfreien Geschäften kann eine eIDAS-QES aber als elektronische bzw. fortgeschrittene Signatur verwendet werden. Ob ein Vertrag zusätzlich eine eIDAS-QES braucht, hängt vom anwendbaren Recht ab. **Wie bewahre ich digital signierte Mietverträge auf?** Im signierten Original-PDF, elektronisch. Nur so bleibt die Signatur langfristig validierbar – idealerweise mit Langzeitformat (PAdES-LTA) und qualifiziertem Zeitstempel. Schweizer QES lassen sich über den Validator des Bundes prüfen [[8]](https://validator.admin.ch). ## Fazit Das Schweizer Mietrecht ist digitalfreundlicher, als viele denken: Der gesamte Vertragsabschluss – vom Mietvertrag über das Übergabeprotokoll bis zur Aufhebungsvereinbarung – funktioniert vollständig elektronisch mit EES oder FES. Die QES kommt überall dort ins Spiel, wo Gesetz oder Vertrag Schriftform verlangen: bei der Mieterkündigung, bei Mahnungen, bei der Zustimmung zu Mieterausbauten und neu bei Staffelmitteilungen. Bei den formularpflichtigen Vermieter-Erklärungen bleibt die physische Zustellung derzeit der rechtssicherste Standard. Entscheidend ist, dass die Signaturlösung das richtige Niveau pro Dokument durchsetzt. Mit actaSIGN definieren Immobilienverwaltungen und Vermieter für jedes Dokument im Workflow die erforderliche Signaturstufe von der EES bis zur QES; die qualifizierten Signaturen werden dabei über die nach ZertES anerkannte Anbieterin Swisscom ausgestellt. ## Weiterführende Artikel - [EES, FES, QES: die drei Signaturstufen erklärt](/de/blog/unterschied-ees-fes-qes) - [Qualifizierte elektronische Signatur (QES): der Leitfaden](/de/blog/qualifizierte-elektronische-signatur-qes) - [HR-Dokumente in der Schweiz: welche Signatur braucht welches Dokument?](/de/blog/hr-dokumente-schweiz-signaturqualitaeten) - [Elektronische Signatur Schweiz: Rechtslage und Praxis](/de/blog/elektronische-signatur-leitfaden) - [Signaturlösung für Immobilienverwaltungen](/de/loesungen/immobilien) - [Demo anfragen](/de/demo) ## Quellen 1. [Obligationenrecht (OR, SR 220)](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de) — insb. Art. 11, 13–16, 253 ff., 257d, 257e, 257f, 259g, 260a, 263, 264, 266l–266n, 269d und 270a 2. [Verordnung über die Miete und Pacht von Wohn- und Geschäftsräumen (VMWG, SR 221.213.11)](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/1990/835_835_835/de) — insb. Art. 19 und 19a 3. [Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES, SR 943.03)](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2016/752/de) 4. [Bundesamt für Wohnungswesen (BWO) — Verzeichnis 2026: Formularpflicht für die Mitteilung des Anfangsmietzinses](https://www.bwo.admin.ch/de/formularpflicht) 5. [Medienmitteilung des Bundesrats vom 21. März 2025 zur Inkraftsetzung der Mietrechtsänderungen per 1. Oktober 2025](https://www.admin.ch/gov/de/start/dokumentation/medienmitteilungen.msg-id-104590.html) 6. [BAKOM — Elektronische Signatur, Liste der anerkannten Anbieterinnen](https://www.bakom.admin.ch/de/elektronische-signatur) 7. [Bundesamt für Informatik (BIT) — E-Signatur-FAQ](https://www.bit.admin.ch/de/e-signatur-faq) 8. [Signatur-Validator des Bundes](https://validator.admin.ch) — Funktionsumfang gemäss [BIT](https://www.bit.admin.ch/de/der-validator) 9. [Kanton Zürich — Formulare im Mietwesen (amtliche Formulare für Kündigung, Mietzinserhöhung, Anfangsmietzins)](https://www.zh.ch/de/direktion-der-justiz-und-des-innern/generalsekretariat/formulare-mietwesen.html) 10. [Gerichte des Kantons Zürich — Mietzinserhöhung: Formular, Fristen, Nichtigkeit](https://www.gerichte-zh.ch/de/themen/miete/mietzinsgestaltung/mietzinserhoehung) 11. [Gerichte des Kantons Zürich — Vorzeitige Rückgabe der Mietsache (Art. 264 OR)](https://www.gerichte-zh.ch/de/themen/miete/kuendigung-rueckgabe/vorzeitige-rueckgabe-der-mietsache) 12. [Häusermann + Partner — Änderungen im Mietrecht: Achtung, neue Formvorschriften! (2025)](https://haeusermann.ch/de/aenderungen-im-mietrecht-achtung-neue-formvorschriften/) 13. [legalis — Die auf den 1. Oktober 2025 in Kraft tretenden Änderungen im Mietrecht](https://www.legalis.ch/de/legalis-brief/mietrecht/die-auf-den-1-oktober-2025-in-kraft-tretenden-aenderungen-im-mietrecht/) 14. [Zeitschrift Wohnen — Verwendungsmöglichkeiten der elektronischen Signatur im Mietrecht](https://www.zeitschrift-wohnen.ch/heft/beitrag/recht/verwendungsmoeglichkeiten-der-elektronischen-signatur.html) 15. [KMU-Magazin — Elektronische Signaturen und digitale Verträge (2026)](https://www.kmu-magazin.ch/wissen/recht/elektronische-signaturen-und-digitale-vertraege) --- *Dieser Beitrag gibt den Rechtsstand vom August 2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall — gerade im Mietrecht führen Formfehler bei Kündigungen, Mahnungen und Formularmitteilungen zur Nichtigkeit der Erklärung. Die Recherche erfolgte mit Unterstützung künstlicher Intelligenz; die genannten Rechtsgrundlagen wurden dabei anhand der Primärquellen (Fedlex, BWO, BAKOM, kantonale Formularstellen) überprüft. Der Artikel wurde vor der Veröffentlichung durch eine natürliche Person geprüft und redigiert.* --- ## HR-Dokumente in der Schweiz: Welche elektronische Signatur brauchen Sie wirklich? - URL: https://www.actasign.swiss/de/blog/hr-dokumente-schweiz-signaturqualitaeten - Language: German - Published: 2026-07-22 - Author: Thomas Moretti, axelity ag - Summary: Welche HR-Dokumente in der Schweiz mit EES, FES oder QES signiert werden dürfen, wo die gesetzliche Schriftform gilt und wie die Schriftformklausel wirkt. # HR-Dokumente in der Schweiz: Welche elektronische Signatur brauchen Sie wirklich? Arbeitsverträge, Kündigungen, Konkurrenzverbote, Ferienanträge — im Personalwesen wird viel unterschrieben. Immer mehr davon digital. Doch Vorsicht: Nicht jede elektronische Signatur ist für jedes Dokument geeignet. Wer ein Konkurrenzverbot nur mit einem Klick im Portal «unterschreibt», hat rechtlich gesehen — nichts vereinbart. Die Klausel ist dann schlicht ungültig [[5]](https://www.bger.ch/ext/eurospider/live/de/php/clir/http/index.php?highlight_docid=atf://145-III-365:de&lang=de&type=show_document). Die gute Nachricht: Das Schweizer Arbeitsrecht ist digitalfreundlicher, als viele denken. Die meisten HR-Dokumente dürfen Sie mit jeder Signaturstufe elektronisch unterzeichnen. Sie müssen nur wissen, wo die Ausnahmen liegen. Genau das zeigt dieser Artikel — mit einer Übersicht über die wichtigsten Dokumenttypen und der jeweils passenden Signaturstufe. > **Wichtig:** Stand: 22. Juli 2026. Dieser Artikel ist eine allgemeine Informationsübersicht und keine Rechtsberatung im Einzelfall. Für konkrete Situationen sollten Unternehmen ihre Rechtsabteilung oder externe Rechtsberatung einbeziehen. ## Die Kurzregel Die entscheidende Frage lautet nicht: «Sind elektronische Signaturen erlaubt?» Sondern: **«Welche Formvorschrift gilt für dieses eine Dokument?»** Daraus ergeben sich in der Schweiz drei Fälle: 1. **Keine Formvorschrift (der Normalfall):** Das Gesetz verlangt keine bestimmte Form (Art. 320 Abs. 1 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de)). Einfache (EES) oder fortgeschrittene (FES) elektronische Signaturen sind rechtlich ausreichend — die Wahl ist eine Frage der Beweisbarkeit. 2. **Gesetzliche Schriftlichkeit:** Das Gesetz verlangt Schriftform mit Unterschrift (Art. 13 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de)). Elektronisch erfüllt das nur die **qualifizierte elektronische Signatur (QES)** eines in der Schweiz anerkannten Anbieters (Art. 14 Abs. 2bis OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de)). 3. **Vertraglich vereinbarte Schriftform:** Steht im Arbeitsvertrag eine Klausel wie «Änderungen und Kündigungen bedürfen der Schriftform», gilt für diese Dokumente dasselbe wie bei der gesetzlichen Schriftform — also QES (Art. 16 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de)). Das ist die grösste Stolperfalle der Praxis (mehr dazu unten). Ein wichtiger Unterschied zu Deutschland: Die Schweiz kennt **kein einziges HR-Dokument, das zwingend auf Papier ausgestellt werden muss**. Auch die Kündigung darf elektronisch erklärt werden — sofern keine Schriftformklausel im Vertrag steht. Dafür ist die Schweiz beim Ersatz der Unterschrift strenger: Es zählt ausschliesslich die QES nach Schweizer Recht, und zwar verbunden mit einem qualifizierten Zeitstempel [[9]](https://www.bit.admin.ch/de/e-signatur-faq). ## Die drei Signaturstufen kurz erklärt **EES — einfache elektronische Signatur.** Die Basisstufe: eine eingetippte Namenszeile, ein Klick auf «Signieren», eine Bestätigung im Portal. Schnell und für formfreie Routinedokumente völlig ausreichend. Der Nachweis, *wer* tatsächlich unterschrieben hat, ist allerdings schwach. **FES — fortgeschrittene elektronische Signatur.** Diese Signatur ist eindeutig einer Person zugeordnet, ermöglicht deren Identifizierung und macht nachträgliche Änderungen am Dokument erkennbar (Art. 2 ZertES [[2]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2016/752/de)). Sie bietet damit deutlich bessere Beweiskraft als die EES. Wichtig: Auch die FES erfüllt die gesetzliche Schriftform **nicht**. **QES — qualifizierte elektronische Signatur.** Die höchste Stufe. Sie beruht auf einem qualifizierten Zertifikat eines staatlich anerkannten Schweizer Anbieters und wird mit einem qualifizierten Zeitstempel verbunden. Nur diese Kombination ist der eigenhändigen Unterschrift gesetzlich gleichgestellt (Art. 14 Abs. 2bis OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de)). Die Identität der unterzeichnenden Person wird vorgängig geprüft, zum Beispiel per Ausweisverifikation. Drei Punkte, die in der Praxis oft übersehen werden: - **Der qualifizierte Zeitstempel gehört zwingend dazu.** Eine QES ohne qualifizierten Zeitstempel erfüllt die Schriftform nicht [[9]](https://www.bit.admin.ch/de/e-signatur-faq). - **Eingescannte Unterschriften genügen der Schriftform nicht.** Wer eine Unterschrift einscannt und ins PDF einfügt, erstellt keine gültige Schriftform — ebenso wenig wie eine E-Mail oder eine EES/FES. - **Eine QES aus der EU (nach eIDAS-Verordnung) genügt in der Schweiz nicht.** Die Schweiz und die EU anerkennen ihre Signaturen bis heute nicht gegenseitig [[8]](https://www.bakom.admin.ch/de/elektronische-signatur). Massgeblich ist allein die Anerkennung nach dem Schweizer Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES [[2]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2016/752/de)). Aktuell sind vier Anbieter anerkannt: DigiCert Switzerland, Swisscom, SwissSign sowie das Bundesamt für Informatik (nur für die Bundesverwaltung) [[8]](https://www.bakom.admin.ch/de/elektronische-signatur). Manche Anbieter sind doppelt qualifiziert — entscheidend ist die Schweizer Anerkennung. Prüfen lässt sich jede Signatur kostenlos über den Validator des Bundes [[10]](https://validator.admin.ch). ## Die Übersicht: Welches HR-Dokument braucht welche Signatur? **Legende:** ✅ = rechtsgültig · ❌ = erfüllt die erforderliche Form nicht · Grundlage: Obligationenrecht (OR) [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de), sofern nicht anders angegeben. ### Kategorie 1: Routinedokumente ohne Formvorschrift — EES genügt | Dokumenttyp | EES | FES | QES | Grundlage / Hinweis | |---|---|---|---|---| | Ferienanträge und -freigaben | ✅ | ✅ | ✅ | Formfrei (Art. 320 Abs. 1 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de)) | | Spesenabrechnungen (einzelne Abrechnung) | ✅ | ✅ | ✅ | Formfrei — nicht zu verwechseln mit der Spesen*pauschale* (Kategorie 3!) | | Zeiterfassungs-Bestätigungen | ✅ | ✅ | ✅ | Formfrei | | Empfangsbestätigungen (Reglemente, Weisungen, IT-Richtlinien) | ✅ | ✅ | ✅ | Formfrei; dokumentierter Empfang genügt | | Onboarding-Checklisten, Materialübergaben | ✅ | ✅ | ✅ | Formfrei | | Schulungs- und Teilnahmebestätigungen | ✅ | ✅ | ✅ | Formfrei | ### Kategorie 2: Formfrei, aber beweisrelevant — FES als Standard empfohlen | Dokumenttyp | EES | FES | QES | Grundlage / Hinweis | |---|---|---|---|---| | **Arbeitsvertrag (unbefristet oder befristet)** | ✅ | ✅ | ✅ | Formfrei (Art. 320 Abs. 1 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de)). **Aber:** Enthält der Vertrag eine formbedürftige Klausel — typisch das Konkurrenzverbot —, sollte der ganze Vertrag mit QES signiert werden (siehe Kategorie 3) | | Vertragsänderungen (Lohn, Funktion, Pensum) | ✅ | ✅ | ✅ | Formfrei — **ausser** der Vertrag enthält eine Schriftformklausel (siehe Stolperfalle unten) | | Ordentliche Kündigung | ✅ | ✅ | ✅ | Formfrei (Art. 335 Abs. 1 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de)); schriftliche Begründung nur auf Verlangen. **Achtung:** Mit Schriftformklausel im Vertrag oder Gesamtarbeitsvertrag gilt QES! Der Zugang der Kündigung muss beweisbar sein — deshalb mindestens FES | | Fristlose Kündigung | ✅ | ✅ | ✅ | Formfrei (Art. 337 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de)); wegen des hohen Streitrisikos ist Beweisbarkeit zentral | | Aufhebungsvertrag | ✅ | ✅ | ✅ | Formfrei; die Gerichte verlangen aber einen klaren Verzichtswillen und echte Zugeständnisse beider Seiten. Schriftformklausel beachten | | Zielvereinbarungen, Bonusregelungen | ✅ | ✅ | ✅ | Formfrei; beweisrelevant für Lohnansprüche | | Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) | ✅ | ✅ | ✅ | Formfrei. **Abgrenzung:** Enthält die NDA ein nachvertragliches Konkurrenz- oder Abwerbeverbot, braucht dieses die Schriftform — dann QES | | Weiterbildungsvereinbarungen mit Rückzahlungsklausel | ✅ | ✅ | ✅ | Formfrei; FES empfohlen | | Home-Office-Vereinbarungen | ✅ | ✅ | ✅ | Formfrei — **ausser** sie enthalten eine Spesenpauschale (dann QES, Art. 327a Abs. 2 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de)) | | Datenschutz-Einwilligungen | ✅ | ✅ | ✅ | Formfrei; bei besonders schützenswerten Personendaten muss die Einwilligung «ausdrücklich» sein — das heisst nicht schriftlich, aber gut nachweisbar | | Freistellungserklärungen | ✅ | ✅ | ✅ | Formfrei; Schriftformklausel beachten | ### Kategorie 3: Gesetzliche Schriftform — elektronisch nur mit Schweizer QES Hier verlangt das Gesetz die Schriftform. Formwidrig vereinbarte Klauseln sind ungültig oder werden durch die (meist arbeitnehmerfreundlichere) gesetzliche Regelung ersetzt. Die Unterschrift muss von allen Personen stammen, die sich verpflichten (Art. 13 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de)) — elektronisch heisst das: QES für beide Parteien. | Dokumenttyp / Klausel | EES | FES | QES | Grundlage / Hinweis | |---|---|---|---|---| | **Nachvertragliches Konkurrenzverbot** — auch als Klausel im Arbeitsvertrag | ❌ | ❌ | ✅ | Art. 340 Abs. 1 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de). Das Bundesgericht ist deutlich: Ohne gültige Schriftform ist das Konkurrenzverbot **nichtig** (BGE 145 III 365 [[5]](https://www.bger.ch/ext/eurospider/live/de/php/clir/http/index.php?highlight_docid=atf://145-III-365:de&lang=de&type=show_document)). Auch der Umfang — örtlich, zeitlich, gegenständlich — muss aus der schriftlichen Vereinbarung hervorgehen. Der wichtigste QES-Fall im HR-Alltag | | Nachvertragliches Abwerbeverbot | ❌ | ❌ | ✅ | Wird rechtlich wie das Konkurrenzverbot behandelt (Art. 340 Abs. 1 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de)) | | **Änderung der Probezeit** (verkürzen, verlängern, wegbedingen) | ❌ | ❌ | ✅ | Art. 335b Abs. 2 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de); maximal 3 Monate | | **Änderung der Kündigungsfristen** | ❌ | ❌ | ✅ | Art. 335c Abs. 2 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de) | | **Wegbedingung der Überstundenentschädigung** (Lohn oder 25%-Zuschlag) | ❌ | ❌ | ✅ | Art. 321c Abs. 3 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de). Nur der Verzicht auf die *Bezahlung* braucht Schriftform; Kompensation durch Freizeit kann formfrei vereinbart werden | | **Abweichende Lohnfortzahlung bei Krankheit** (z.B. Krankentaggeld-Lösung) | ❌ | ❌ | ✅ | Art. 324a Abs. 4 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de); zusätzlich muss die Lösung für die Mitarbeitenden mindestens gleichwertig sein | | **Spesenpauschalen und Taggelder** | ❌ | ❌ | ✅ | Art. 327a Abs. 2 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de). Wird oft übersehen — etwa in Home-Office-Regelungen | | Vorbehalt an Erfindungen der Mitarbeitenden («Gelegenheitserfindungen») | ❌ | ❌ | ✅ | Art. 332 Abs. 2 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de); muss bei Vertragsschluss schriftlich vereinbart sein | | Aufschub der Provisionsfälligkeit | ❌ | ❌ | ✅ | Art. 323 Abs. 2 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de); ebenso Provisionsregelungen beim Vertragsende (Art. 339 Abs. 2 OR) | | Abweichende Regelung der Abgangsentschädigung | ❌ | ❌ | ✅ | Art. 339c OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de) | | **Lehrvertrag** | ❌ | ❌ | ✅ | Art. 344a Abs. 1 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de) — der ganze Vertrag ist nur schriftlich gültig. Zusätzlich muss die kantonale Behörde den Vertrag genehmigen; je nach Kanton läuft dieser Schritt noch über Papierformulare | | Handelsreisendenvertrag | ❌ | ❌ | ✅ | Art. 347a OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de). Besonderheit: Fehlt die Schriftform, ist der Vertrag nicht ungültig — es gelten dann aber die gesetzlichen und üblichen Bedingungen. QES dringend empfohlen | | **Gesamtarbeitsvertrag (GAV)** — Abschluss, Änderung, Aufhebung, Kündigung | ❌ | ❌ | ✅ | Art. 356c Abs. 1 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de) | | **Personalverleih: Arbeitsvertrag mit temporär Angestellten** | ❌ | ❌ | ✅ | Art. 19 Arbeitsvermittlungsgesetz (AVG) [[3]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/1991/392_392_392/de), mit gesetzlich vorgeschriebenem Mindestinhalt. Ausnahme nur bei zeitlicher Dringlichkeit (mit nachträglicher schriftlicher Festhaltung). Fehlt die Schriftform, gelten die orts- und berufsüblichen Bedingungen — zudem drohen Bussen [[11]](https://www.arbeit.swiss/dam/secoalv/de/dokumente/publikationen/arbeitsvermittlung-personalverleih/merkblaetter/Merkblatt_Personalverleih_2016_d_22-3-2017.pdf.download.pdf/Merkblatt_Personalverleih_2016_d_22-3-2017.pdf) | | **Personalverleih: Verleihvertrag mit dem Einsatzbetrieb** | ❌ | ❌ | ✅ | Art. 22 AVG [[3]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/1991/392_392_392/de) | | **Bundespersonal: Arbeitsvertrag sowie jede Änderung, Befristung und Beendigung** | ❌ | ❌ | ✅ | Art. 8 und 13 Bundespersonalgesetz (BPG) [[4]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2001/123/de) — Schriftform als Gültigkeitsvoraussetzung. Kantone und Gemeinden haben eigene Personalgesetze mit eigenen Formregeln | | **Kündigungen und Änderungen unter Verträgen mit Schriftformklausel** | ❌ | ❌ | ✅ | Art. 16 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de) — siehe nächster Abschnitt | ### Sonderfall Arbeitszeugnis Das Arbeitszeugnis (Art. 330a OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de)) muss nach überwiegender Auffassung in der juristischen Literatur unterschrieben abgegeben werden. Ob ein rein elektronisches Zeugnis mit QES genügt, ist gerichtlich noch nicht abschliessend geklärt. Unsere Empfehlung: elektronisch mit QES ausstellen und auf Wunsch der Mitarbeitenden zusätzlich eine Papierausfertigung abgeben. ## Die grösste Stolperfalle: die Schriftformklausel im eigenen Vertrag In fast jedem Schweizer Arbeitsvertrag steht ein Satz wie: *«Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrags sowie die Kündigung bedürfen der Schriftform.»* Diese unscheinbare Klausel hat es in sich. Das Gesetz sagt dazu zweierlei (Art. 16 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de)): - Haben die Parteien Schriftform vereinbart, ohne sie genauer zu beschreiben, gelten **die Anforderungen der gesetzlichen Schriftlichkeit** — elektronisch also die QES. - Es wird vermutet, dass die vereinbarte Form **Gültigkeitsvoraussetzung** ist. Ein Dokument, das die Form nicht einhält, ist im Zweifel unwirksam. Das Bundesgericht wendet diese Regeln auch auf einseitige Erklärungen wie die Kündigung an (Urteil 4A_601/2011 vom 21. Dezember 2011 [[6]](https://www.bger.ch/ext/eurospider/live/de/php/clir/http/index.php?highlight_docid=atf://138-III-123:de&lang=de&type=show_document)). Und es hat entschieden, dass sich eine Partei nicht einseitig über die vereinbarte Form hinwegsetzen kann (BGE 128 III 212 [[7]](https://www.bger.ch/ext/eurospider/live/de/php/clir/http/index.php?highlight_docid=atf://128-III-212:de&lang=de&type=show_document)). Konkret heisst das: Die an sich formfreie Kündigung wird durch die eigene Vertragsklausel zum Schriftform-Dokument. Eine Kündigung, die nur mit EES oder FES signiert wurde, kann dann **ungültig** sein — mit erheblichen Folgen: Fristen laufen nicht, das Arbeitsverhältnis besteht weiter, Lohnansprüche laufen auf. **Der Ausweg steht im Gesetz selbst:** Art. 14 Abs. 2bis OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de) lässt abweichende vertragliche Regelungen ausdrücklich zu. Unternehmen können also im Arbeitsvertrag festlegen, welche Signaturstufe genügen soll. Ein Formulierungsvorschlag: > *«Wo dieser Vertrag Schriftlichkeit vorsieht, genügt auch die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES). Vorbehalten bleiben Vereinbarungen, für die das Gesetz die Schriftform verlangt.»* Der Vorbehalt im zweiten Satz ist wichtig: Wo das **Gesetz** die Schriftform verlangt (Kategorie 3), können die Parteien sie nicht durch eine Vertragsklausel absenken. Dort gilt immer: QES oder Handunterschrift. ## Was passiert bei einem Formfehler? Die Folgen eines Formfehlers treffen praktisch immer den Arbeitgeber: - **Die Klausel ist nichtig, die gesetzliche Regelung gilt.** Beispiel Konkurrenzverbot: Wurde es nicht formgültig vereinbart, existiert es nicht — die ehemalige Mitarbeiterin darf zur Konkurrenz wechseln [[5]](https://www.bger.ch/ext/eurospider/live/de/php/clir/http/index.php?highlight_docid=atf://145-III-365:de&lang=de&type=show_document). Beispiel Kündigungsfrist: Ohne gültige schriftliche Abrede gelten die gesetzlichen Fristen. - **Auch das Einverständnis der Mitarbeitenden heilt den Fehler nicht.** Die Formvorschriften im Arbeitsrecht schützen die Arbeitnehmenden; auf diesen Schutz kann nicht beiläufig verzichtet werden. - **Der Fehler zeigt sich erst im Streitfall** — also genau dann, wenn es darauf ankommt. Oft Jahre nach der Unterzeichnung. ## Empfehlung: eine einfache Signatur-Policy für HR Vier Stufen genügen, um den Signaturprozess im Unternehmen sauber zu regeln: | Stufe | Dokumente | Signaturstandard | |---|---|---| | **1 — Routine** | Ferienanträge, Spesenabrechnungen, Empfangsbestätigungen | EES | | **2 — Beweisrelevant** | Arbeitsverträge ohne formbedürftige Klauseln, Zielvereinbarungen, NDAs, Aufhebungsverträge | FES | | **3 — Gesetzliche Schriftform** | Konkurrenzverbote, Abweichungen bei Probezeit/Kündigungsfristen/Überstunden/Lohnfortzahlung, Spesenpauschalen, Lehrverträge, GAV, Personalverleih | Schweizer QES | | **4 — Alt-Verträge mit Schriftformklausel** | Kündigungen und Änderungen unter bestehenden Verträgen | QES — oder die Verträge modernisieren und FES ausdrücklich genügen lassen | Eine pragmatische Grundregel dazu: Enthält ein Arbeitsvertrag auch nur eine einzige formbedürftige Klausel — am häufigsten das Konkurrenzverbot —, signieren Sie den **gesamten Vertrag mit QES**. Das ist einfacher und sicherer, als einzelne Klauseln getrennt zu behandeln. ## Vier typische Missverständnisse 1. **«Wir nutzen ein Signatur-Tool, also sind wir rechtssicher.»** Das Tool allein sagt nichts. Entscheidend ist, ob die *Signaturstufe* zur *Formvorschrift des Dokuments* passt. 2. **«Die FES ist fast so gut wie die QES — das wird schon reichen.»** Für die gesetzliche Schriftform gibt es kein «fast». Die FES erfüllt sie nicht, Punkt. Sie ist aber die richtige Wahl für die grosse Mehrheit der formfreien Dokumente. 3. **«Unsere europäische QES gilt auch in der Schweiz.»** Nein. Ohne Anerkennungsabkommen zwischen der Schweiz und der EU erfüllt eine reine eIDAS-QES die Schweizer Schriftform nicht [[8]](https://www.bakom.admin.ch/de/elektronische-signatur). Nötig ist die QES eines nach ZertES anerkannten Anbieters. 4. **«Kündigungen sind formfrei, da brauchen wir nichts zu beachten.»** Nur, wenn weder Arbeitsvertrag noch Gesamtarbeitsvertrag eine Schriftformklausel enthalten. Genau das ist aber selten — prüfen Sie Ihre Vertragsvorlagen. ## Fazit Das Schweizer Arbeitsrecht macht die Digitalisierung des HR einfach — wenn man die Landkarte kennt. Die allermeisten Dokumente sind formfrei und können mit EES oder FES signiert werden. Eine überschaubare, klar benennbare Gruppe von Vereinbarungen verlangt die Schriftform und damit elektronisch die Schweizer QES mit qualifiziertem Zeitstempel. Und die eigene Schriftformklausel im Vertrag verdient einen zweiten Blick: Sie entscheidet darüber, ob Ihre Kündigungen und Vertragsänderungen digital rechtsgültig sind. Wer seine Vertragsvorlagen einmal sauber aufsetzt — Signatur-Policy definieren, Schriftformklauseln modernisieren, QES-Fälle identifizieren — signiert danach schnell, digital und rechtssicher. *Dieser Beitrag gibt den Rechtsstand vom Juli 2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Die Recherche erfolgte mit Unterstützung künstlicher Intelligenz; die genannten Rechtsgrundlagen wurden dabei anhand der Primärquellen (Fedlex, Bundesgericht) überprüft. Der Artikel wurde vor der Veröffentlichung durch eine natürliche Person geprüft und redigiert.* --- ## Weiterführende Artikel - [EES, FES, QES: die drei Signaturstufen erklärt](/de/blog/unterschied-ees-fes-qes) - [Signaturstufen nach ZertES und eIDAS: EES, FES, QES](/de/blog/signaturstufen-zertes-eidas-ees-fes-qes) - [Qualifizierte elektronische Signatur (QES): der Leitfaden](/de/blog/qualifizierte-elektronische-signatur-qes) - [Elektronische Signatur Schweiz: Rechtslage und Praxis](/de/blog/elektronische-signatur-leitfaden) - [HR-Prozesse digitalisieren mit actaSIGN](/de/loesungen/hr) - [Demo anfragen](/de/demo) ## Quellen 1. [Obligationenrecht (OR, SR 220)](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de) — insb. Art. 13, 14 Abs. 2bis, 16, 320, 321c, 323, 324a, 327a, 330a, 332, 335, 335b, 335c, 337, 339, 339c, 340, 344a, 347a, 356c 2. [Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES, SR 943.03)](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2016/752/de) 3. [Arbeitsvermittlungsgesetz (AVG, SR 823.11)](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/1991/392_392_392/de) — Art. 19 und 22; dazu Verordnung AVV (SR 823.111), Art. 48 4. [Bundespersonalgesetz (BPG, SR 172.220.1)](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2001/123/de) — Art. 6, 8, 13, 34 5. [BGE 145 III 365 — Schriftform des Konkurrenzverbots](https://www.bger.ch/ext/eurospider/live/de/php/clir/http/index.php?highlight_docid=atf://145-III-365:de&lang=de&type=show_document) 6. [BGer 4A_601/2011 / BGE 138 III 123 — Formvorbehalt bei einseitigen Erklärungen (Kündigung)](https://www.bger.ch/ext/eurospider/live/de/php/clir/http/index.php?highlight_docid=atf://138-III-123:de&lang=de&type=show_document) 7. [BGE 128 III 212 — kein einseitiges Abweichen vom vereinbarten Formvorbehalt](https://www.bger.ch/ext/eurospider/live/de/php/clir/http/index.php?highlight_docid=atf://128-III-212:de&lang=de&type=show_document) 8. [BAKOM — Elektronische Signatur, Liste der anerkannten Anbieterinnen](https://www.bakom.admin.ch/de/elektronische-signatur) 9. [Bundesamt für Informatik (BIT) — E-Signatur-FAQ](https://www.bit.admin.ch/de/e-signatur-faq) 10. [Signatur-Validator des Bundes](https://validator.admin.ch) 11. [SECO — Merkblatt Personalverleih](https://www.arbeit.swiss/dam/secoalv/de/dokumente/publikationen/arbeitsvermittlung-personalverleih/merkblaetter/Merkblatt_Personalverleih_2016_d_22-3-2017.pdf.download.pdf/Merkblatt_Personalverleih_2016_d_22-3-2017.pdf) 12. [Vulpes — «Einfach digital unterschrieben — rechtlich wirkungslos?»](https://www.vulpes.ch/post/einfach-digital-unterschrieben-rechtlich-wirkungslos-warum-viele-klauseln-in-schweizer-arbeitsvert) 13. [FG Arbeitsrecht — Angstmann, Schriftform im Arbeitsrecht (2022)](https://www.fgarbr.ch/220906_Angstmann_SchriftformArbR.pdf) 14. [Thouvenin Rechtsanwälte — Formvorschriften im Arbeitsrecht (2026)](https://thouvenin.com/wp-content/uploads/2026/03/2026-03-04-Formvorschriften-im-Arbeitsrecht_SWY.pdf) 15. [Walder Wyss — Employment News Nr. 74](https://www.walderwyss.com/assets/content/publications/EmploymentNews-74-D.pdf) --- ## Dokumente online unterschreiben: So geht es rechtsgültig - URL: https://www.actasign.swiss/de/blog/dokumente-online-unterschreiben - Language: German - Published: 2026-07-15 - Author: Thomas Moretti, axelity ag - Summary: Verträge und Dokumente online unterschreiben — rechtsgültig in der Schweiz, Deutschland und Österreich. Was gilt, welche Signaturqualität passt, wie es geht. # Dokumente online unterschreiben: So geht es rechtsgültig Ausdrucken, unterschreiben, einscannen, zurücksenden — dieser Umweg kostet bei jedem Vertrag Zeit und wirkt beim Gegenüber wenig digital. Dabei lassen sich Dokumente längst vollständig online unterschreiben: rechtsgültig, nachvollziehbar und in wenigen Minuten. Dieser Artikel zeigt, was rechtlich gilt, welche Signaturqualität Sie brauchen und wie das Online-Unterschreiben konkret abläuft. ## Was bedeutet «online unterschreiben»? Wer ein Dokument online unterschreibt, ersetzt die Unterschrift auf Papier durch eine [elektronische Signatur](/de/elektronische-signatur). Die Begriffe «unterschreiben» und «signieren» meinen dabei dasselbe — ebenso wie «digitale Unterschrift» und «elektronische Signatur» im Alltag synonym verwendet werden. Rechtlich entscheidend ist nicht das Wort, sondern die **Signaturqualität**: ZertES (Schweiz) und eIDAS (EU) definieren drei Stufen mit unterschiedlicher Beweiskraft — EES, FES und QES. ## Ist eine Online-Unterschrift rechtsgültig? Ja — und zwar in allen DACH-Märkten: - **Schweiz:** Das ZertES regelt die elektronische Signatur seit 2003. Die QES ist der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt (OR Art. 14 Abs. 2bis). Da die meisten Verträge formfrei sind, genügen für den Geschäftsalltag oft EES oder FES. Details: [Elektronische Signatur Schweiz](/de/elektronische-signatur-schweiz). - **Deutschland:** Die eIDAS-Verordnung gilt unmittelbar; wo das Gesetz Schriftform verlangt, ersetzt die QES sie nach BGB §126a. Details: [Elektronische Signatur Deutschland](/de/elektronische-signatur-deutschland). - **Österreich:** Auch hier gilt eIDAS, ergänzt durch das Signatur- und Vertrauensdienstegesetz (SVG). Details: [Elektronische Signatur Österreich](/de/elektronische-signatur-oesterreich). ## So unterschreiben Sie ein Dokument online Mit einer Signaturplattform wie actaSIGN dauert der gesamte Prozess wenige Minuten — vollständig im Browser, ohne Installation: 1. **Dokument hochladen:** Laden Sie Ihr Dokument als PDF hoch und platzieren Sie die Signaturfelder. Mehr dazu: [PDF signieren](/de/pdf-signieren). 2. **Unterzeichner einladen:** Interne und externe Unterzeichner erhalten eine E-Mail-Einladung — externe brauchen weder Konto noch Registrierung. 3. **Online unterschreiben:** Jede Person unterschreibt in der gewählten Signaturqualität. Das signierte Dokument wird automatisch revisionssicher abgelegt, inklusive Audit-Trail. ## Welche Dokumente können Sie online unterschreiben? Praktisch alle Dokumente des Geschäftsalltags: - Offerten, Bestellungen, Auftragsbestätigungen - Verträge aller Art: NDAs, Liefer-, Rahmen- und Dienstleistungsverträge - HR-Dokumente: Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen, Zielvereinbarungen - Protokolle, Freigaben, Vollmachten **Ausnahmen:** Rechtsgeschäfte mit strengeren Formvorschriften bleiben der Papierwelt vorbehalten — etwa Bürgschaften (eigenhändige Unterschrift, OR Art. 493), Grundstückkaufverträge (notarielle Beurkundung, OR Art. 216) oder eigenhändige Testamente (ZGB Art. 505). In Deutschland schliesst das Gesetz die elektronische Form vereinzelt aus, zum Beispiel bei der Kündigung von Arbeitsverhältnissen (BGB §623). ## Die richtige Signaturqualität wählen Die Faustregel für den Alltag: | Dokument | Empfohlene Qualität | |---|---| | Interne Freigaben, Protokolle | EES | | Verträge, Offerten, HR-Dokumente (formfrei) | FES | | Dokumente mit gesetzlicher Schriftform | QES | Eine ausführliche Entscheidungshilfe bietet der Artikel [Unterschied EES, FES und QES](/de/blog/unterschied-ees-fes-qes) — und wann die höchste Stufe wirklich nötig ist, erklärt unser Beitrag zur [qualifizierten elektronischen Signatur](/de/blog/qualifizierte-elektronische-signatur-qes). ## Warum die eingescannte Unterschrift keine Lösung ist Ein verbreiteter Irrweg: die Unterschrift einscannen und als Bild ins PDF einfügen. Das sieht nach Unterschrift aus, leistet aber fast nichts — das Bild identifiziert den Unterzeichner nicht, lässt sich beliebig kopieren und schützt das Dokument nicht vor nachträglichen Änderungen. Im Streitfall ist die Beweiskraft minimal. Eine elektronische Signatur nach ZertES oder eIDAS stellt dagegen beides sicher: die Identität des Unterzeichners und die Unverändertheit des Dokuments seit der Signatur. ## Online unterschreiben mit actaSIGN actaSIGN ist die Schweizer all-inclusive Plattform für digitale und elektronische Signaturen: alle drei Signaturqualitäten, unbegrenzt Unterzeichner, Daten ausschliesslich in der Schweiz — und für externe Unterzeichner komplett ohne Registrierung. Was der Umstieg vom Papierprozess spart, rechnet unser Beitrag zu den [wahren Kosten eines Papiervertrags](/de/blog/papiervertrag-kosten-schweiz) vor. --- ## Weiterführende Artikel - [Elektronische Signatur: der Überblick](/de/elektronische-signatur) - [PDF signieren mit actaSIGN](/de/pdf-signieren) - [Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Wann Sie sie wirklich brauchen](/de/blog/qualifizierte-elektronische-signatur-qes) - [Was kostet ein Papiervertrag wirklich?](/de/blog/papiervertrag-kosten-schweiz) --- ## Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Wann Sie sie wirklich brauchen - URL: https://www.actasign.swiss/de/blog/qualifizierte-elektronische-signatur-qes - Language: German - Published: 2026-07-15 - Author: Thomas Moretti, axelity ag - Summary: Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist der Handunterschrift gleichgestellt. Wann die QES nötig ist, wann FES genügt — und wie Sie eine QES erstellen. # Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Wann Sie sie wirklich brauchen Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist die höchste Stufe der [elektronischen Signatur](/de/elektronische-signatur) — und die einzige, die der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt ist. Doch so wertvoll diese Gleichstellung ist: Für die Mehrheit der Geschäftsdokumente ist die QES gar nicht erforderlich. Wer jedes Dokument qualifiziert signiert, macht seine Prozesse unnötig aufwendig; wer die QES dort weglässt, wo das Gesetz sie verlangt, riskiert die Ungültigkeit des Vertrags. Dieser Artikel zeigt, wann Sie die QES wirklich brauchen — und wann nicht. ## Was ist die QES? Sowohl das Schweizer ZertES als auch die EU-Verordnung eIDAS definieren drei Signaturqualitäten: die einfache (EES), die fortgeschrittene (FES) und die qualifizierte elektronische Signatur (QES). Die QES unterscheidet sich von den beiden anderen Stufen in drei Punkten: - **Qualifiziertes Zertifikat:** Die Signatur basiert auf einem Zertifikat, das ein anerkannter Trust Service Provider ausstellt — in der Schweiz beispielsweise Swisscom Trust Services, anerkannt durch das BAKOM. - **Einmalige persönliche Identifikation:** Vor der ersten QES müssen Sie Ihre Identität nachweisen, etwa über die Mobile ID App. - **Starke Zwei-Faktor-Authentifizierung:** Jede einzelne Signatur wird durch den Unterzeichner persönlich freigegeben. Der Aufwand hat einen Zweck: Die QES bietet die höchste Beweiskraft. Im Streitfall liegt die Beweislast bei der Partei, die die Echtheit der Signatur bestreitet — nicht bei der Partei, die sich darauf beruft. ## Gleichgestellt mit der Handunterschrift — die Rechtslage **Schweiz:** Nach OR Art. 14 Abs. 2bis ist die qualifizierte elektronische Signatur — in Verbindung mit einem qualifizierten Zeitstempel — der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt. Das ZertES regelt, welche Anbieter qualifizierte Zertifikate ausstellen dürfen. **EU:** Die eIDAS-Verordnung ordnet der QES dieselbe Rechtswirkung zu wie einer handschriftlichen Unterschrift. Zusätzlich gilt: Eine in einem EU-Mitgliedstaat erstellte QES muss in allen anderen Mitgliedstaaten anerkannt werden. **Zwischen der Schweiz und der EU** besteht bislang keine automatische gegenseitige Anerkennung. In der Praxis lösen Unternehmen das über Trust Service Provider, die unter beiden Rechtsrahmen anerkannt sind — Swisscom Trust Services steht auf der EU Trust List und ist zugleich vom BAKOM anerkannt. Details zur Rechtslage in Ihrem Markt finden Sie auf unseren Länderseiten für die [Schweiz](/de/elektronische-signatur-schweiz) und [Deutschland](/de/elektronische-signatur-deutschland). ## Wann ist die QES gesetzlich erforderlich? Die QES ist überall dort Pflicht, wo das Gesetz für ein Rechtsgeschäft die **Schriftform** verlangt und diese elektronisch erfüllt werden soll. **Typische Fälle in der Schweiz:** - Konsumkreditverträge (KKG Art. 9) - Gesellschaftsrechtliche Beschlüsse und Vollmachten mit Schriftformerfordernis - Revisionspflichtige Dokumente - Behördliche Eingaben, sofern der elektronische Weg vorgesehen ist **Typische Fälle in Deutschland:** Nach BGB §126a ersetzt die elektronische Form die gesetzliche Schriftform nur, wenn qualifiziert signiert wird. Vorsicht: Für einzelne Dokumente schliesst das Gesetz die elektronische Form ganz aus — etwa bei der Kündigung von Arbeitsverhältnissen (BGB §623). Welche HR-Dokumente welche Signaturqualität brauchen, zeigt unser Artikel [HR-Dokumente in Deutschland](/de/blog/hr-dokumente-deutschland-signaturqualitaeten). **Daneben gibt es gute Gründe, die QES freiwillig einzusetzen:** bei Verträgen mit hohem Streitwert, in regulierten Branchen oder wenn die Gegenpartei maximale Beweiskraft erwartet. ## Wann ist die QES überdimensioniert? In der Schweiz gilt grundsätzlich Vertragsfreiheit: Die meisten Verträge sind **formfrei** gültig — sie könnten theoretisch auch mündlich geschlossen werden. Für diese Dokumente genügt eine EES oder FES: - Offerten, Bestellungen und Auftragsbestätigungen - NDAs, Liefer- und Rahmenverträge - Die meisten Arbeitsverträge und HR-Dokumente - Interne Freigaben und Protokolle Die Faustregel: **Je höher das wirtschaftliche Risiko und je strenger die Formvorschrift, desto höher die Signaturqualität.** Einen detaillierten Vergleich der drei Stufen finden Sie im Artikel [Unterschied EES, FES und QES](/de/blog/unterschied-ees-fes-qes). ## Wo auch die QES nicht genügt Die QES ersetzt die Schriftform — nicht aber strengere Formvorschriften: - **Bürgschaftserklärungen** erfordern eine eigenhändige Unterschrift und die handschriftliche Angabe des Höchstbetrags (OR Art. 493). - **Grundstückkaufverträge** erfordern eine notarielle Beurkundung (OR Art. 216). - **Eigenhändige Testamente** müssen vollständig handschriftlich verfasst sein (ZGB Art. 505). ## Wie Sie eine QES erstellen Mit actaSIGN läuft der Weg zur QES in zwei Phasen: 1. **Einmalige Identifikation:** Sie weisen Ihre Identität gegenüber Swisscom Trust Services nach — zum Beispiel über die Mobile ID App. Eine Anleitung finden Sie in unserem Hilfeartikel zur [QES-Identifikation mit Mobile ID](/de/hilfe/qes-identifikation-mobile-id). 2. **Signieren im Browser:** Danach signieren Sie jedes Dokument qualifiziert — Sie geben jede Signatur per Zwei-Faktor-Authentifizierung frei, ohne Installation, direkt im Browser. Wie das konkret aussieht, zeigt unsere Seite [PDF signieren](/de/pdf-signieren). ## QES mit actaSIGN — ohne Aufpreis-Logik actaSIGN unterstützt alle drei Signaturqualitäten auf einer Plattform: Sie wählen pro Dokument, ob EES, FES oder QES — und kombinieren bei Bedarf mehrere Qualitäten in einem Signaturprozess. Die Signaturen laufen über Swisscom Trust Services und sind damit sowohl nach ZertES als auch nach eIDAS erstellbar. Die [Preise](/de/preise) bleiben transparent: all-inclusive ab CHF 11 pro Monat. --- ## Weiterführende Artikel - [Elektronische Signatur: der Überblick](/de/elektronische-signatur) - [Unterschied EES, FES und QES — Welche Signatur brauche ich?](/de/blog/unterschied-ees-fes-qes) - [Signaturqualitäten bei actaSIGN im Detail](/de/produkt/signaturqualitaeten) - [Drei Signaturstufen. 90 % Verwirrung. 0 % Klarheit.](/de/blog/signaturstufen-zertes-eidas-ees-fes-qes) --- ## HR-Dokumente in Deutschland: Welche elektronische Signatur ist erforderlich? - URL: https://www.actasign.swiss/de/blog/hr-dokumente-deutschland-signaturqualitaeten - Language: German - Published: 2026-05-28 - Author: Thomas Moretti, axelity ag - Summary: Welche HR-Dokumente in Deutschland mit EES, FES, QES oder Papier unterschrieben werden sollten, inklusive Hinweise und Rechtsgrundlagen. # HR-Dokumente in Deutschland: Welche elektronische Signatur ist erforderlich? In deutschen HR-Prozessen ist die entscheidende Frage nicht, ob elektronische Signaturen grundsätzlich erlaubt sind. Entscheidend ist, welche **Formvorschrift** für das einzelne Dokument gilt. Viele HR-Dokumente sind formfrei oder nur in Textform erforderlich. Einige Dokumente brauchen bei digitaler Unterzeichnung eine **qualifizierte elektronische Signatur (QES)**. Wenige Vorgänge bleiben zwingend papiergebunden. > **Wichtig:** Stand: 28. Mai 2026. Dieser Artikel ist eine allgemeine Informationsübersicht und keine Rechtsberatung oder Rechtsdienstleistung. Für konkrete Einzelfälle sollten Unternehmen ihre Rechtsabteilung oder externe Rechtsberatung einbeziehen. ## Die Kurzregel für HR Wenn ein HR-Dokument **formfrei** ist oder nur **Textform** verlangt, können Unternehmen in der Regel einfache elektronische Signaturen (EES) oder fortgeschrittene elektronische Signaturen (FES) einsetzen. Eine Signatur ist bei Textform rechtlich oft nicht zwingend, kann aber die Nachvollziehbarkeit verbessern. Wenn das Gesetz **Schriftform** verlangt, ersetzt eine elektronische Signatur die handschriftliche Unterschrift grundsätzlich nur dann, wenn sie eine **QES** ist. Wenn das Gesetz die **elektronische Form ausschließt**, hilft auch eine QES nicht. Dann bleibt Papier mit eigenhändiger Unterschrift erforderlich. ## Was bedeutet Textform konkret? **Textform** bedeutet nicht "handschriftlich unterschrieben" und auch nicht "mit QES signiert". Gemeint ist eine lesbare Erklärung, bei der erkennbar ist, von wem sie stammt, und die der Empfänger dauerhaft aufbewahren kann. Praktisch kann Textform zum Beispiel eine E-Mail, ein PDF-Dokument oder ein Dokument in einem HR-Portal sein, wenn folgende Punkte erfüllt sind: - Der Inhalt ist lesbar und vollständig. - Der Arbeitgeber oder die erklärende Person ist klar erkennbar. - Der Arbeitnehmer kann das Dokument speichern. - Der Arbeitnehmer kann das Dokument ausdrucken. - Das Dokument bleibt so verfügbar, dass es später unverändert wiedergegeben werden kann. Für den **Nachweis wesentlicher Arbeitsbedingungen nach dem Nachweisgesetz** kommt noch hinzu: Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer bei der elektronischen Übermittlung auffordern, den Empfang zu bestätigen. Genau deshalb reicht nicht einfach ein flüchtiger Hinweis im Portal oder eine mündliche Information. Der Arbeitnehmer muss den Text wirklich erhalten, behalten und bei Bedarf nachweisen können. ## Begriffe: EES, FES und QES **EES** steht für einfache elektronische Signatur. Das kann eine Namenseingabe, ein Klick, eine Portalbestätigung oder eine einfache Signatur in einem Dokument sein. Sie eignet sich für interne Routineprozesse und formfreie Vorgänge. **FES** steht für fortgeschrittene elektronische Signatur. Sie ist stärker mit der signierenden Person verbunden und besser geeignet, Identität, Integrität und Nachvollziehbarkeit zu dokumentieren. Für HR ist sie oft der pragmatische Standard bei formfreien, aber beweisrelevanten Dokumenten. **QES** steht für qualifizierte elektronische Signatur. Sie ist die höchste Signaturstufe nach eIDAS und der elektronische Ersatz für gesetzliche Schriftform, sofern das Gesetz elektronische Form nicht ausschließt. ## Übersicht: Welche Signaturqualität für welches HR-Dokument? | Dokumenttyp | EES | FES | QES | Papier mit eigenhändiger Unterschrift | Hinweise | Rechtsgrundlage | |---|---:|---:|---:|---:|---|---| | Unbefristeter Arbeitsvertrag | Ja | Ja | Ja | Nein | Der Vertragsschluss ist grundsätzlich formfrei. FES ist für Beweiszwecke sinnvoll. Den Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen separat prüfen; ein vollständiger Vertrag in Textform kann die NachwG-Pflicht insoweit erfüllen. | Formfreiheit; § 2 NachwG | | Befristungsabrede im Arbeitsvertrag | Nein | Nein | Ja | Ja, alternativ | Die Befristung braucht Schriftform. Bei digitaler Unterzeichnung müssen die Parteien mit QES signieren. | § 14 Abs. 4 TzBfG; §§ 126, 126a BGB | | Befristung auf Erreichen der Regelaltersgrenze | Ja, Textform | Ja, Textform | Ja | Nein | **Neu seit BEG IV:** Für diese besondere Altersgrenzenabrede genügt Textform. Eine QES ist nicht erforderlich. | § 41 Abs. 3 SGB VI; § 126b BGB | | Nachweis wesentlicher Arbeitsbedingungen | Ja, Textform | Ja, Textform | Ja | Auf Verlangen / Ausnahmen | **Neu seit BEG IV:** Elektronisch in Textform möglich, wenn das Dokument zugänglich, speicherbar und druckbar ist und der Arbeitgeber einen Empfangsnachweis anfordert. Auf Verlangen des Arbeitnehmers ist weiterhin eine schriftliche Niederschrift zu erteilen. Für bestimmte Branchen nach § 2a SchwarzArbG gilt diese Erleichterung nicht. | § 2 NachwG; § 126b BGB | | Arbeitszeugnis | Nein | Nein | Ja | Ja | Elektronisch nur mit Einwilligung des Arbeitnehmers. Bei elektronischer Form ist QES erforderlich. | § 109 GewO; § 126a BGB | | Ausbildungszeugnis | Nein | Nein | Ja | Ja | Elektronisch nur mit Einwilligung der auszubildenden Person. Bei elektronischer Form ist QES erforderlich. | § 16 BBiG; § 126a BGB | | Berufsausbildungsvertrag, Vertragsabfassung | Ja, Textform | Ja, Textform | Ja | Nein | Die wesentlichen Vertragsinhalte müssen in Textform abgefasst werden. Bei elektronischer Abfassung müssen Speichern und Ausdrucken möglich sein; der Empfang ist nachzuweisen. | § 11 BBiG; § 126b BGB | | Kündigung eines Arbeitsverhältnisses | Nein | Nein | Nein | Ja | Die elektronische Form ist ausgeschlossen. Das gilt für Kündigungen durch Arbeitgeber und Arbeitnehmer. | § 623 BGB | | Aufhebungsvertrag oder Auflösungsvertrag | Nein | Nein | Nein | Ja | Auch eine QES reicht nicht. Die Beendigung des Arbeitsverhältnisses braucht Papier mit eigenhändiger Unterschrift. | § 623 BGB | | Kündigung eines Berufsausbildungsverhältnisses | Nein | Nein | Nein | Ja | Die elektronische Form ist ausdrücklich ausgeschlossen. | § 22 Abs. 3 BBiG | | Abmahnung | Ja | Ja | Ja | Nein | Gesetzlich formfrei. In der Praxis sind Zugang, Inhalt und Zeitpunkt beweisrelevant; FES ist deshalb sinnvoll. | Formfreiheit | | Arbeitsvertragsänderung zu Gehalt, Rolle, Arbeitsort oder Homeoffice | Ja | Ja | Ja | Nein | Elektronisch möglich, sofern keine Befristung, Beendigung oder andere strengere Formvorschrift geregelt wird. NachwG-Mitteilungspflichten und Fristen gesondert prüfen. | Formfreiheit; § 2 NachwG | | Zielvereinbarung, Bonus- oder Tantiemenvereinbarung | Ja | Ja | Ja | Nein | Meist formfrei. FES ist wegen späterer Nachweisfragen empfehlenswert. | Formfreiheit | | NDA oder Vertraulichkeitsvereinbarung | Ja | Ja | Ja | Nein | Meist formfrei. FES als Standard, QES bei hohem Streit- oder Schadenspotenzial. | Formfreiheit; ggf. Vertragsklauseln | | Datenschutz-, Foto- oder Videoeinwilligung von Beschäftigten | Ja | Ja | Ja | Nein | Elektronische Einwilligung ist möglich. Freiwilligkeit, Zweck und Widerrufsbelehrung sauber dokumentieren. | § 26 Abs. 2 BDSG; Art. 7 DSGVO | | Empfangsbestätigung für Laptop, Schlüssel, Karte, Dienstwagen oder Richtlinien | Ja | Ja | Ja | Nein | Formfrei. EES reicht oft; FES schafft bessere Nachvollziehbarkeit bei wertvollen Gegenständen oder Sicherheitsrichtlinien. | Formfreiheit | | Onboarding-Checklisten und interne HR-Formulare | Ja | Ja | Ja | Nein | Typische Routineprozesse ohne gesetzliche Schriftform. EES oder FES reichen regelmäßig aus. | Formfreiheit | | Urlaubsantrag und Urlaubsfreigabe | Ja | Ja | Ja | Nein | Keine gesetzliche Schriftform. Wichtig sind klare Zuständigkeiten und nachvollziehbare Genehmigungsprotokolle. | Formfreiheit | | Reisekosten-, Spesen- und Schulungsbestätigungen | Ja | Ja | Ja | Nein | Formfrei, sofern keine interne Policy strengere Anforderungen festlegt. | Formfreiheit; interne Richtlinien | | Elternzeitverlangen | Ja, Textform | Ja, Textform | Ja | Nein | Textform genügt. Fristen und Zeiträume müssen sauber dokumentiert werden. | § 16 BEEG; § 126b BGB | | Teilzeitverlangen und Arbeitgeberantwort | Ja, Textform | Ja, Textform | Ja | Nein | Das Verlangen und die Arbeitgeberentscheidung erfolgen in Textform. | § 8 TzBfG; § 126b BGB | | Pflegezeitankündigung | Ja, Textform | Ja, Textform | Ja | Nein | Die Ankündigung erfolgt in Textform. Bei teilweiser Freistellung kann für die Vereinbarung eine strengere Form relevant werden. | § 3 PflegeZG; § 126b BGB | | Arbeitnehmerüberlassungsvertrag zwischen Verleiher und Entleiher | Ja, Textform | Ja, Textform | Ja | Nein | Der Vertrag bedarf Textform. QES ist nicht zwingend, kann aber freiwillig genutzt werden. | § 12 AÜG; § 126b BGB | | Betriebsvereinbarung | Nein | Nein | Ja | Ja, alternativ | Betriebsvereinbarungen sind schriftlich niederzulegen und zu unterzeichnen. In elektronischer Form müssen Arbeitgeber und Betriebsrat dasselbe Dokument elektronisch signieren; praktisch ist QES anzusetzen. | § 77 Abs. 2 BetrVG; § 126a BGB | | Interessenausgleich und Sozialplan | Nein | Nein | Ja | Ja, alternativ | Für die elektronische Form gelten die Regeln der Betriebsvereinbarung entsprechend. | § 112 BetrVG; § 77 Abs. 2 BetrVG | | Nachvertragliches Wettbewerbsverbot | Nein | Nein | Ja | Ja, alternativ | Schriftform und Aushändigung sind zentral. EES/FES reichen nicht; elektronische Umsetzung vorab rechtlich prüfen. | § 74 HGB; § 126a BGB | | Bürgschaftserklärung eines Nichtkaufmanns | Nein | Nein | Nein | Ja | Nicht typisches HR-Dokument, aber in Personalprozessen gelegentlich relevant. Die elektronische Form ist ausgeschlossen. | § 766 Satz 2 BGB | | Abstraktes Schuldversprechen oder Schuldanerkenntnis | Nein | Nein | Nein | Ja | Wenn solche Erklärungen im HR-Kontext vorkommen, nicht elektronisch signieren. Die elektronische Form ist ausgeschlossen. | §§ 780, 781 BGB | ## Was sich durch BEG IV praktisch geändert hat Das Bürokratieentlastungsgesetz IV hat HR-Prozesse in Deutschland deutlich digitaler gemacht. Besonders relevant sind vier Punkte: 1. **Nachweisgesetz:** **Neu seit 1. Januar 2025** kann der Nachweis wesentlicher Arbeitsbedingungen grundsätzlich in Textform elektronisch übermittelt werden. Dafür muss das Dokument für den Arbeitnehmer zugänglich sein, gespeichert und ausgedruckt werden können, und der Arbeitgeber muss einen Empfangsnachweis anfordern. Eine QES ist für diesen Nachweis nicht erforderlich. 2. **Schriftlicher Nachweis auf Verlangen:** Trotz elektronischer Textform bleibt wichtig: Verlangt der Arbeitnehmer eine schriftliche Niederschrift, muss der Arbeitgeber sie weiterhin unverzüglich in der gesetzlich vorgesehenen schriftlichen Form erteilen. 3. **Arbeitszeugnisse:** **Neu seit BEG IV** können Arbeitszeugnisse mit Einwilligung des Arbeitnehmers elektronisch erteilt werden. Weil elektronische Form die Schriftform ersetzt, braucht es dabei QES. 4. **Altersgrenzenabreden:** **Neu seit BEG IV** brauchen Vereinbarungen zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses mit Erreichen der Regelaltersgrenze Textform, nicht mehr zwingend Schriftform. Das ändert nichts an der harten Grenze des § 623 BGB: Kündigung und Aufhebungsvertrag bleiben papiergebunden. ## Wichtig: Nachweis ist nicht Vertragsschluss Das Nachweisgesetz betrifft den **Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen**. Dieser Nachweis ist nicht automatisch dasselbe wie der Arbeitsvertrag und ersetzt keine anderen Formvorschriften. Ein unbefristeter Arbeitsvertrag kann grundsätzlich formfrei oder elektronisch geschlossen werden. Eine Befristungsabrede braucht dagegen weiterhin Schriftform; digital bedeutet das QES. Kündigungen und Aufhebungsverträge bleiben vollständig von elektronischer Form ausgeschlossen. Für HR-Policies ist deshalb die Trennung wichtig: | Ebene | Seit BEG IV möglich? | Wichtig für die Praxis | |---|---|---| | Nachweis wesentlicher Arbeitsbedingungen | Textform und elektronische Übermittlung grundsätzlich möglich | Keine QES erforderlich, aber zugänglich, speicherbar, ausdruckbar und Empfangsnachweis anfordern. Schriftlicher Nachweis auf Verlangen bleibt möglich. | | Vertragsschluss bei formfreien Arbeitsverträgen | Elektronisch möglich | EES/FES reichen meist; FES ist aus Beweisgründen sinnvoll. | | Separate gesetzliche Schriftform | Nur mit QES digital ersetzbar, sofern elektronische Form nicht ausgeschlossen ist | Befristungen, Betriebsvereinbarungen und bestimmte weitere Erklärungen gesondert prüfen. | | Elektronische Form ausgeschlossen | Nein | Kündigungen und Aufhebungsverträge nur papiergebunden. | ## Empfehlung für eine interne HR-Signaturpolicy Für HR funktioniert meist eine klare Vier-Stufen-Policy: | Kategorie | Typische Dokumente | Empfohlene Signaturqualität | |---|---|---| | Routine ohne gesetzliche Form | Urlaubsfreigaben, Onboarding-Checklisten, Empfangsbestätigungen, interne Formulare | EES oder FES | | Formfrei, aber beweisrelevant | Zielvereinbarungen, Bonusvereinbarungen, NDAs, Abmahnungen, Rollen- oder Gehaltsänderungen | FES als Standard | | Gesetzliche Schriftform, digital zulässig | Befristungsabreden, elektronische Arbeitszeugnisse mit Einwilligung, Betriebsvereinbarungen | QES | | Elektronische Form ausgeschlossen | Kündigungen, Aufhebungsverträge, Kündigung von Ausbildungsverhältnissen, bestimmte Bürgschaften und Schuldanerkenntnisse | Nur Papier mit eigenhändiger Unterschrift | Eine praxistaugliche Policy-Formulierung lautet: > HR-Dokumente dürfen elektronisch unterzeichnet werden, sofern keine gesetzliche oder vertragliche strengere Form entgegensteht. Der Nachweis wesentlicher Arbeitsbedingungen nach dem Nachweisgesetz kann in Textform elektronisch übermittelt werden, sofern die gesetzlichen Bedingungen eingehalten werden; eine QES ist hierfür nicht erforderlich. Gesetzliche Schriftformerfordernisse für andere arbeitsrechtliche Erklärungen bleiben unberührt. Für gesetzliche Schriftform wird bei digitaler Unterzeichnung ausschließlich QES verwendet. Dokumente, bei denen die elektronische Form ausgeschlossen ist, werden nur in Papierform mit eigenhändiger Unterschrift akzeptiert. ## Typische Fehler in HR-Prozessen Der häufigste Fehler ist die Annahme, dass eine starke elektronische Signatur jedes Papierdokument ersetzt. Das stimmt nicht. Eine QES ersetzt Schriftform nur dort, wo elektronische Form zulässig ist. Der zweite Fehler ist, den NachwG-Nachweis mit dem Arbeitsvertrag gleichzusetzen. Die Textform-Erleichterung betrifft den Nachweis wesentlicher Arbeitsbedingungen, nicht automatisch jede Vertragsklausel und nicht andere arbeitsrechtliche Formvorschriften. Der dritte Fehler ist, ganze Onboarding-Pakete mit einer einzigen Signaturstufe zu behandeln. Ein Paket kann aus sehr unterschiedlichen Dokumenten bestehen: Arbeitsvertrag, Befristungsabrede, NDA, Datenschutzinformation, Hardwarebestätigung und Richtlinienbestätigung können verschiedene Formanforderungen haben. Der vierte Fehler ist fehlende Dokumentation. Auch wenn EES oder FES rechtlich genügen, sollten HR-Teams Identität, Zeitpunkt, Dokumentversion, Zustellung und Audit Trail sauber sichern. ## Fazit Für HR in Deutschland ist die Lage klarer, als sie oft wirkt: **Kündigung und Aufhebungsvertrag bleiben Papier. Befristungsabreden, digitale Arbeitszeugnisse und elektronische Betriebsvereinbarungen brauchen QES. Viele Routine-, Onboarding- und Verwaltungsdokumente können mit EES oder FES digitalisiert werden.** Der wichtigste praktische Schritt ist eine dokumentbezogene Entscheidung: Nicht der HR-Prozess als Ganzes bestimmt die Signaturqualität, sondern jedes einzelne Dokument im Prozess. --- ## Weiterführende Artikel - [EES, FES, QES: die drei Signaturstufen erklärt](/de/blog/unterschied-ees-fes-qes) - [Digitale Signatur Deutschland: Rechtslage und Praxis](/de/blog/elektronische-signatur-deutschland-rechtslage) - [Elektronische Signatur im DACH-Raum](/de/blog/grenzueberschreitend-signieren-dach) - [HR-Prozesse digitalisieren mit actaSIGN](/de/loesungen/hr) - [Demo anfragen](/de/demo) --- ## Drei Signaturstufen. 90 % Verwirrung. 0 % Klarheit. - URL: https://www.actasign.swiss/de/blog/signaturstufen-zertes-eidas-ees-fes-qes - Language: German - Published: 2026-05-26 - Author: Thomas Moretti, axelity ag - Summary: Schweiz und EU/EWR kennen drei relevante Signaturstufen: EES, FES und QES. Diese Entscheidungshilfe zeigt, welche Stufe Sie wirklich brauchen. # Drei Signaturstufen. 90 % Verwirrung. 0 % Klarheit. Vorsicht: leichter Geek-Alarm. Aber nur kurz. Die Schweiz und die EU/EWR-Staaten kennen dieselben drei relevanten Signaturstufen: **EES**, **FES** und **QES**. In der Schweiz ist ZertES massgebend, in der EU und im EWR die eIDAS-Verordnung. In der Praxis wird daraus oft eine Grundsatzdiskussion, obwohl die Entscheidung meistens ziemlich nüchtern ist. Die eigentliche Frage lautet nicht: „Was ist die sicherste Signatur?" Sondern: **Welche Signaturstufe passt zum Dokument, zum Risiko und zur gesetzlichen Formvorschrift?** ![Infografik: Drei Signaturstufen in der Schweiz und EU/EWR. EES für interne Freigaben, Offerten und Bestellungen. FES für Kaufverträge, Arbeitsverträge, Mietverträge, NDAs und AGB. QES für gesetzliche Schriftform. Papier oder besondere Form bleibt bei bestimmten Geschäften Pflicht.](/images/blog/drei-signaturstufen-infografik.jpeg) ## Die kurze Antwort Wenn das Gesetz keine besondere Form verlangt, brauchen Sie meistens **keine QES**. Dann geht es vor allem um Beweiskraft, Identifizierbarkeit und Prozesskosten. Als Faustregel: 1. **Verlangt das Gesetz Schriftform?** Ja: QES prüfen. Nein: weiter. 2. **Gibt es ein erhöhtes Haftungs- oder Beweisrisiko?** Ja: FES. Nein: EES reicht oft. Das war's fast schon. ## EES: die einfache elektronische Signatur Die **einfache elektronische Signatur (EES)** ist die niedrigste Stufe nach ZertES und eIDAS. Sie braucht kein qualifiziertes Zertifikat und keine aufwändige Identitätsprüfung. Typische Beispiele: - Interne Freigaben - Offerten - Auftragsbestätigungen - Bestellungen - einfache Genehmigungen - Dokumente ohne erhöhtes Streitpotenzial Die EES ist nicht „wertlos". Sie ist einfach nur nicht für jedes Risiko gedacht. Für interne und einfache geschäftliche Abläufe ist genau das oft richtig: wenig Reibung, wenig Aufwand, schnelle Durchlaufzeit. ## FES: die fortgeschrittene elektronische Signatur Die **fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)** ist der pragmatische Mittelweg. Die Identität der unterzeichnenden Person ist besser prüfbar, Änderungen am Dokument sind nachvollziehbar, und die Beweiskraft ist deutlich stärker als bei einer einfachen Signatur. Das gilt sowohl im Schweizer ZertES-Kontext als auch im eIDAS-Raum. Typische Beispiele: - Kaufverträge - Arbeitsverträge - Miet- und Pachtverträge - NDAs - AGB-Zustimmungen - B2B-Verträge mit moderatem Risiko Gerade hier wird es spannend: Viele Verträge, die im Alltag reflexartig mit QES signiert werden, brauchen rechtlich gar keine QES. Eine FES kann völlig ausreichen, wenn keine gesetzliche Schriftform vorgeschrieben ist und es primär um eine solide Beweislage geht. ## QES: die qualifizierte elektronische Signatur Die **qualifizierte elektronische Signatur (QES)** ist die höchste Stufe. In der Schweiz ist sie gemäss ZertES der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. In der EU und im EWR gilt nach eIDAS ebenfalls: Eine QES hat die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift. Sie ist richtig, wenn das Gesetz Schriftform verlangt und Sie elektronisch statt auf Papier unterschreiben möchten. Typische Beispiele: - bestimmte Konsumkreditverträge, je nach anwendbarem nationalem Recht - Dokumente mit gesetzlichem Schriftformerfordernis - Fälle, in denen höchste Beweiskraft bewusst gewünscht ist Aber: QES ist nicht einfach „FES plus etwas Sicherheit". QES bedeutet mehr Aufwand. Identitätsprüfung, qualifizierte Zertifikate, stärkere Authentifizierung und oft mehr Reibung für die unterzeichnende Person. Wenn dieser Aufwand rechtlich oder risikoseitig nicht nötig ist, wird aus „sicher ist sicher" schnell: teuer, langsam und unnötig kompliziert. ## Achtung: Papier bleibt manchmal Pflicht Ein häufiger Denkfehler: Wenn QES der Handschrift gleichgestellt ist, müsste sie doch immer Papier oder jede besondere Form ersetzen können. Leider nein. Es gibt Rechtsgeschäfte, bei denen nicht nur eine Unterschrift verlangt wird, sondern eine besondere Form. Die Details unterscheiden sich je nach Land, aber die Logik ist in der Schweiz und im EU/EWR-Raum ähnlich. Beispiele: - **Eigenhändiges Testament**: muss eigenhändig geschrieben und unterschrieben sein. - **Grundstückkaufvertrag**: braucht in vielen Rechtsordnungen notarielle Beurkundung oder eine vergleichbare besondere Form. - **Bürgschaften**: unterliegen besonderen Formvorschriften und können je nach Konstellation zusätzliche Anforderungen auslösen. Die QES ist stark. Aber sie ersetzt weder Eigenhändigkeit noch notarielle Beurkundung oder andere besondere Formerfordernisse. ## Beispiele aus dem Geschäftsalltag ### Arbeitsverträge Normale Arbeitsverträge sind in der Schweiz grundsätzlich formfrei nach OR Art. 320. Auch in vielen EU/EWR-Ländern können Standardarbeitsverträge elektronisch abgeschlossen werden, sofern keine nationale Sonderregel gilt. Aus Beweisgründen ist eine **FES** oft sinnvoll. Eine QES kann eingesetzt werden, ist aber in vielen Standardfällen nicht zwingend. ### Kaufverträge und Bestellungen Kaufverträge und Bestellungen sind in vielen Fällen formfrei. Je nach Land, Wert und Risiko reichen **EES oder FES**. Bei einfachen Bestellungen ist EES oft genug; bei höherem Vertragswert ist FES der vernünftige Standard. ### Offerten und Auftragsbestätigungen Auch hier gilt meistens: formfrei. Für viele Prozesse reicht eine **EES**. Wenn die Offerte rechtlich oder finanziell schwerer wiegt oder grenzüberschreitend relevant ist, kann eine FES sinnvoll sein. ### Miet- und Pachtverträge Miet- und Pachtverträge sind je nach Land und Vertragstyp unterschiedlich geregelt, im Alltag aber häufig ohne QES möglich. Wegen Beweislage, Laufzeit und möglichen Streitfragen ist eine **FES** empfehlenswert. ### Interne Freigaben und Genehmigungen Interne Freigaben brauchen selten QES. Meistens geht es um Nachvollziehbarkeit im Prozess. **EES genügt** in vielen Fällen. ### Allgemeine Geschäftsbedingungen AGB brauchen nicht automatisch QES. Entscheidend ist der Kontext: Wie wird zugestimmt, welches Recht gilt, welches Risiko besteht, und welche Beweislage brauchen Sie später? In vielen Fällen ist **FES** ein guter Standard; QES nur, wenn sie ausnahmsweise wirklich erforderlich ist. ## Das eigentliche Problem: QES aus Reflex Viele Unternehmen wählen reflexartig QES. Für alles. Weil „sicher ist sicher". Die Folge: - Identitätsprüfung per Video oder App - zusätzliche Schritte für externe Unterzeichner - höhere Kosten pro Signatur - mehr Supportfragen - längere Durchlaufzeiten Und das für Verträge, bei denen FES rechtlich und praktisch völlig ausreichen würde. Das ist kein Sicherheitsgewinn. Das ist Prozessballast. ## Meine Empfehlung Starten Sie nicht mit der Signaturstufe. Starten Sie mit dem Dokument. Fragen Sie: 1. Gibt es eine gesetzliche Formvorschrift? 2. Was passiert, wenn die Unterschrift später bestritten wird? 3. Wie hoch ist das wirtschaftliche Risiko? 4. Wie viel Reibung ist für die unterzeichnende Person zumutbar? Dann wählen Sie die niedrigste Signaturstufe, die rechtlich und beweistechnisch sauber zum Fall passt. Für viele Unternehmen heisst das: - **EES** für einfache und interne Prozesse - **FES** als Standard für relevante Geschäftsverträge - **QES** gezielt dort, wo Gesetz oder Risiko sie wirklich rechtfertigen Die beste Signaturstufe ist nicht die stärkste. Es ist die passende. ## Häufig gestellte Fragen ### Welche Signaturstufen gibt es in der Schweiz und EU/EWR? In der Schweiz und im EU/EWR-Raum sind drei Signaturstufen relevant: die einfache elektronische Signatur (EES), die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) und die qualifizierte elektronische Signatur (QES). In der Schweiz ist ZertES massgebend, in der EU und im EWR eIDAS. ### Wann reicht eine einfache elektronische Signatur? Eine EES reicht häufig für interne Freigaben, Offerten, Auftragsbestätigungen, Bestellungen und andere Dokumente ohne gesetzliche Formvorschrift und ohne erhöhtes Haftungsrisiko. ### Wann ist eine FES sinnvoll? Eine FES ist sinnvoll bei Verträgen mit höherem Beweis- oder Haftungsrisiko, etwa Arbeitsverträgen, Kaufverträgen, Mietverträgen, NDAs oder AGB-Zustimmungen. Sie macht die Identität prüfbarer und stärkt die Beweislage. ### Wann brauche ich eine QES? Eine QES brauchen Sie insbesondere dann, wenn das Gesetz Schriftform verlangt und Sie elektronisch statt handschriftlich unterschreiben möchten. Beispiele sind bestimmte Konsumkreditverträge oder andere gesetzlich schriftformbedürftige Geschäfte. ### Kann QES Papier immer ersetzen? Nein. Bei gewissen Geschäften bleibt Papier beziehungsweise eine besondere Form Pflicht, etwa bei eigenhändigen Testamenten oder notariell zu beurkundenden Grundstückkaufverträgen. Die Details hängen vom anwendbaren nationalen Recht ab. Die QES ersetzt keine Eigenhändigkeit und keine notarielle Beurkundung. --- ## Weiterführende Artikel - [Unterschied EES, FES und QES — Welche Signatur brauche ich?](/de/blog/unterschied-ees-fes-qes) - [Elektronische Signatur — Rechtslage, Signaturqualitäten und Praxis](/de/blog/elektronische-signatur-leitfaden) - [Was kostet ein Papiervertrag wirklich?](/de/blog/papiervertrag-kosten-schweiz) - [Signaturqualitäten im Vergleich](/de/produkt/signaturqualitaeten) *Hinweis: Dieser Artikel ist eine allgemeine Orientierung für Unternehmen in der Schweiz und im EU/EWR-Raum und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei formkritischen, grenzüberschreitenden oder besonders risikoreichen Geschäften sollte die konkrete Rechtslage im Einzelfall geprüft werden.* --- ## Digitale Signatur Liechtenstein: elektronische Signatur, EWR, eIDAS und SigVG - URL: https://www.actasign.swiss/de/blog/elektronische-signatur-liechtenstein-rechtslage - Language: German - Published: 2026-05-19 - Author: Thomas Moretti, axelity ag - Summary: Digitale und elektronische Signaturen in Liechtenstein folgen dem eIDAS-/EWR-Rahmen und SigVG. Erfahren Sie, wann EES, FES oder QES passen. # Digitale Signatur Liechtenstein: elektronische Signatur, EWR, eIDAS und SigVG Digitale Signatur und elektronische Signatur werden in Liechtenstein oft synonym gesucht. Rechtlich ist die "elektronische Signatur" der massgebliche Begriff. Liechtenstein ist eng mit der Schweiz verbunden und gleichzeitig Teil des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR). Für elektronische Signaturen ist deshalb der eIDAS-/EWR-Rahmen zentral; national ergänzt das Signatur- und Vertrauensdienstegesetz (SigVG) die Regeln für Vertrauensdienste. Die länderspezifische Übersicht finden Sie auf der Seite [Digitale Signatur Liechtenstein](/de/elektronische-signatur-liechtenstein). ## Rechtsrahmen: eIDAS über den EWR Die eIDAS-Verordnung schafft den europäischen Rahmen für elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste. Über den EWR ist dieser Rahmen auch für Liechtenstein relevant. Dadurch sind die bekannten Signaturqualitäten massgeblich: - **EES — einfache elektronische Signatur** - **FES — fortgeschrittene elektronische Signatur** - **QES — qualifizierte elektronische Signatur** Das Amt für Kommunikation ist in Liechtenstein für Signatur- und Vertrauensdienste relevant und führt Informationen zur Vertrauensliste und zu Vertrauensdiensteanbietern. ## SigVG: nationale Aufsicht und Vertrauensdienste Das liechtensteinische Signatur- und Vertrauensdienstegesetz (SigVG) regelt die nationale Umsetzung und Aufsicht für elektronische Signaturen und Vertrauensdienste. Es ist deshalb der zentrale nationale Bezugspunkt, wenn Unternehmen prüfen möchten, welche Anbieter und Vertrauensdienste in Liechtenstein relevant sind. Für die Praxis heisst das: Unternehmen sollten nicht nur auf eine Signaturfunktion achten, sondern auf den dahinterliegenden Vertrauensdiensteanbieter, die Prüfbarkeit der Signatur und die passende Signaturqualität. ## EES, FES oder QES? Nicht jedes Dokument braucht die höchste Signaturqualität. Eine pragmatische Einteilung hilft: | Dokumenttyp | Empfohlene Signatur | |---|---| | Interne Freigaben, einfache Bestätigungen | EES | | Mandatsvereinbarungen, NDAs, Lieferantenverträge | FES | | Hochrelevante Verträge, Compliance, Schriftform | QES | Die QES ist dann besonders relevant, wenn eine handschriftliche Unterschrift elektronisch ersetzt werden soll oder wenn ein besonders hohes Beweisniveau erforderlich ist. ## Warum actaSIGN für Liechtenstein? actaSIGN ist für Unternehmen in Liechtenstein besonders naheliegend: - axelity ag sitzt in Sargans, wenige Kilometer von Liechtenstein entfernt - Daten werden ausschliesslich in der Schweiz gespeichert - Keine internationalen Hyperscaler wie AWS, Azure oder Google Cloud - EES, FES und QES in einer Plattform - Regionale Partner wie KYBERNA unterstützen Digitalisierung und Integration Damit eignet sich actaSIGN für Unternehmen, die einen persönlichen Ansprechpartner in der Region und gleichzeitig einen rechtssicheren digitalen Signaturprozess suchen. ## Typische Anwendungsfälle Für Liechtenstein sind vor allem diese Szenarien relevant: - Treuhand- und Finanzdienstleistungsdokumente - Mandatsvereinbarungen und Vollmachten - Verträge zwischen Liechtenstein und der Schweiz - Arbeitsverträge und HR-Dokumente - B2B-Verträge, NDAs und Rahmenvereinbarungen ## Weiterführende Links - [Digitale Signatur Liechtenstein — actaSIGN](/de/elektronische-signatur-liechtenstein) - [Compliance — eIDAS, ZertES und DSGVO](/de/produkt/compliance) - [Signaturqualitäten EES, FES und QES](/de/produkt/signaturqualitaeten) - [Liechtensteinische Vertrauensliste](https://www.llv.li/de/landesverwaltung/amt-fuer-kommunikation/signatur-und-vertrauensdienste/vertrauensliste) - [Demo anfragen](/de/demo) --- ## Digitale Signatur Österreich: elektronische Signatur, eIDAS, RTR und QES - URL: https://www.actasign.swiss/de/blog/elektronische-signatur-oesterreich-rechtslage - Language: German - Published: 2026-05-12 - Author: Thomas Moretti, axelity ag - Summary: Digitale und elektronische Signaturen in Österreich sind durch eIDAS und SVG geregelt. Erfahren Sie, wann EES, FES oder QES sinnvoll sind. # Digitale Signatur Österreich: elektronische Signatur, eIDAS, RTR und QES Digitale Signatur und elektronische Signatur werden in Österreich oft synonym gesucht. Rechtlich ist die "elektronische Signatur" der massgebliche Begriff. Österreichische Unternehmen können Verträge heute in vielen Fällen elektronisch signieren. Die rechtliche Grundlage bildet die eIDAS-Verordnung der EU; ergänzend ist in Österreich das Signatur- und Vertrauensdienstegesetz (SVG) relevant. Für die länderspezifische actaSIGN-Übersicht besuchen Sie die Seite [Digitale Signatur Österreich](/de/elektronische-signatur-oesterreich). ## Der rechtliche Rahmen in Österreich Als EU-Mitgliedstaat ist Österreich direkt an die eIDAS-Verordnung gebunden. Sie definiert drei Signaturqualitäten: - **EES — einfache elektronische Signatur:** geeignet für einfache, formfreie Vorgänge mit geringem Risiko. - **FES — fortgeschrittene elektronische Signatur:** geeignet für viele formfreie Verträge mit höherem Nachweisbedarf. - **QES — qualifizierte elektronische Signatur:** höchste Signaturqualität; rechtlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Die österreichische Rundfunk und Telekom Regulierungs-GmbH (RTR) erklärt die Signaturarten und betreibt Signaturprüfdienste. Damit können elektronische Signaturen und Siegel in gängigen Formaten geprüft werden. ## Wann reicht EES oder FES? Viele österreichische Geschäftsverträge sind formfrei. In solchen Fällen kann eine EES oder FES genügen, sofern beide Parteien den elektronischen Prozess akzeptieren und die Beweislage zum Risiko passt. Typische Beispiele: - Lieferantenverträge und Rahmenvereinbarungen - NDAs und Serviceverträge - Interne Freigaben und Genehmigungen - HR-Dokumente ohne strenges Schriftformerfordernis Die FES bietet mehr Nachweisbarkeit als eine einfache Signatur, weil sie stärker mit der unterzeichnenden Person und dem signierten Dokument verbunden ist. ## Wann ist eine QES sinnvoll? Die QES ist die richtige Wahl, wenn eine handschriftliche Unterschrift elektronisch ersetzt werden soll oder wenn ein Vertrag besonders beweisstark abgesichert werden muss. Sie basiert auf einem qualifizierten Zertifikat und einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter. Für Unternehmen ist entscheidend: Die QES ist nicht für jedes Dokument nötig, aber sie ist die sicherste Wahl für hochrelevante Verträge, Compliance-Dokumente und grenzüberschreitende Vereinbarungen mit erhöhtem Nachweisbedarf. ## Warum actaSIGN für Österreich? actaSIGN kombiniert eIDAS-konforme Signaturqualitäten mit Schweizer Hosting und persönlichem Support auf Deutsch. Für österreichische Unternehmen ist besonders relevant: - Swisscom Trust Services als Vertrauensdiensteanbieter - Datenhaltung in der Schweiz, ohne internationale Hyperscaler - DMS-Integrationen mit Kendox und docuvita - EES, FES und QES in einer Plattform - Persönliche Beratung statt anonymem Ticketsystem ## Praktische Empfehlung Erstellen Sie intern eine Signaturrichtlinie mit drei Stufen: | Dokumenttyp | Empfohlene Signatur | |---|---| | Interne Freigaben, einfache Bestätigungen | EES | | B2B-Verträge, NDAs, HR-Dokumente | FES | | Hochrelevante Verträge, Schriftform, Compliance | QES | So bleibt der Prozess einfach, ohne bei wichtigen Dokumenten auf Rechtssicherheit zu verzichten. ## Weiterführende Links - [Digitale Signatur Österreich — actaSIGN](/de/elektronische-signatur-oesterreich) - [Compliance — eIDAS, ZertES und DSGVO](/de/produkt/compliance) - [Signaturqualitäten EES, FES und QES](/de/produkt/signaturqualitaeten) - [RTR: Arten elektronischer Signaturen](https://www.rtr.at/TKP/was_wir_tun/vertrauensdienste/konsumentenservice/signaturarten/Signaturarten.de.html) - [Demo anfragen](/de/demo) --- ## Was kostet ein Papiervertrag wirklich? Eine ehrliche Rechnung mit Schweizer Zahlen - URL: https://www.actasign.swiss/de/blog/papiervertrag-kosten-schweiz - Language: German - Published: 2026-04-23 - Author: Thomas Moretti, axelity ag - Summary: Papier und Porto kosten CHF 3–4. Der echte Preis eines Papiervertrags in der Schweiz liegt bei rund CHF 58 — und 78 % davon sind Arbeitszeit. Die Rechnung im Detail. # Was kostet ein Papiervertrag wirklich? Ich war neugierig. Also habe ich nachgerechnet. Mit Schweizer Zahlen. Die Annahme der meisten Führungskräfte: Papier plus Porto gleich Vertragskosten. Also vielleicht CHF 3–4 pro Vertrag. Kein Grund, irgendetwas zu ändern. Die Realität sieht anders aus. Und sie ist unbequem. ![Infografik: Was kostet ein Papiervertrag wirklich? CHF 58 pro Vertrag, davon 78 Prozent Arbeitszeit, 8 Prozent Sonstiges und unter CHF 5 für Material und Porto. Zusätzlich: 10 Jahre Aufbewahrungspflicht und 7+ Tage Verzögerung durch Postweg.](/images/blog/papiervertrag-kosten-infografik.jpeg) ## Die ehrliche Zahl: rund CHF 58 pro Vertrag Bei einem mittleren Volumen von etwa 300 Verträgen pro Monat landet man nach sauberer Rechnung bei rund **CHF 58 pro Papiervertrag**. Nicht CHF 4. Nicht CHF 10. Achtundfünfzig. Von diesen CHF 58 gehen: - **über CHF 45 in Arbeitszeit und Administration** (78 %) - **unter CHF 5 in Material und Porto** (rund 14 %) - **rund CHF 5 in Sonstiges** — Druckerwartung, Archivflächen, Wiederauffindung, Fehlerbehebung (8 %) Anders formuliert: Das, was die meisten für „den Vertrag" halten — das Blatt Papier mit der Briefmarke — macht nicht einmal ein Siebtel der echten Kosten aus. ## Warum Arbeitszeit alles dominiert Die Arbeitskosten in der Schweiz liegen laut aktuellen BFS-Daten bei etwa **CHF 66 pro Stunde** für qualifizierte Bürotätigkeiten (Vollkosten, inkl. Sozialversicherung, Arbeitsplatz, Gemeinkosten). Der Tarif wirkt unspektakulär, bis man die Schritte auflistet, die ein einziger Papiervertrag auslöst: 1. **Dokument vorbereiten** — Vorlage wählen, Variablen einsetzen, interne Prüfung 2. **Drucken** — auf gutem Papier, doppelseitig, eventuell in mehrfacher Ausfertigung 3. **Kuvertieren und frankieren** — Adressen prüfen, Beilagen einlegen, Porto aufkleben 4. **Versand organisieren** — zum Briefkasten bringen oder der Post übergeben 5. **Posteingang bearbeiten** — Rückläufer öffnen, sortieren, weiterleiten 6. **Unterschriften prüfen** — auf Vollständigkeit, auf Korrektheit, auf fehlende Paraphen 7. **Scannen und indexieren** — in ein DMS oder ein Ablagesystem einpflegen 8. **Physisch ablegen** — Ordner, Archiv, Aufbewahrungsfrist beachten Jeder einzelne Schritt frisst Minuten. Addiert man sie ehrlich, kommt man in vielen Unternehmen auf **40 bis 60 Minuten reine Arbeitszeit pro Vertrag** — verteilt über mehrere Personen und Abteilungen. Bei CHF 66 pro Stunde sind das CHF 44 bis CHF 66 allein für Handgriffe, die keinen Mehrwert schaffen. ## Was in der Rechnung oft vergessen wird Die CHF 58 sind bereits die nüchterne Basisrechnung. Darüber hinaus gibt es Kostenblöcke, die in den meisten Controlling-Tabellen gar nicht auftauchen: ### 1. Zehn Jahre Aufbewahrungspflicht **Art. 958f OR** verpflichtet Schweizer Unternehmen, Geschäftsbücher und relevante Belege zehn Jahre lang aufzubewahren. Bei Papierverträgen heisst das: Regalmeter, Archivräume, Feuerschutz, Zugriffskontrolle, und bei jedem Umzug die Frage, wohin mit den Ordnern. Die Kosten pro archiviertem Vertrag sind einzeln klein — über 300 Verträge pro Monat über zehn Jahre kumulieren sie sich zu **36'000 Dokumenten** im Dauerbestand. ### 2. Die Postweg-Realität **B-Post braucht in der Schweiz bis zu drei Werktage** pro Richtung. Bei zwei Postwegen — Versand zum Gegenzeichner und Rücksendung — sind **6 bis 7 Werktage** strukturell eingebaut. Ohne die Tage, in denen der Vertrag auf einem Schreibtisch liegt und auf eine Unterschrift wartet. Realistisch: **7 bis 14 Tage** zwischen Versand und vollständig gegengezeichnetem Rückläufer. ### 3. Beglaubigungen und spezielle Formvorschriften Für bestimmte Rechtsgeschäfte genügt die einfache Unterschrift nicht. Der Kanton Zürich berechnet für notarielle Beglaubigungen je nach Dokument **CHF 20–60 pro Akt**. Für schriftformbedürftige Geschäfte wie Konkurrenzverbote im Arbeitsrecht (Art. 340 OR) oder bestimmte Bürgschaften braucht es in Papierform sogar eine eigenhändige Originalunterschrift — elektronisch entspricht dem nur die **qualifizierte elektronische Signatur (QES)** gemäss ZertES und eIDAS. ### 4. Opportunitätskosten: der unsichtbare Grossposten Das ist der Kostenblock, der selten quantifiziert wird — und der oft der grösste ist. **Wenn ein Vertrag sieben Tage später unterschrieben wird, startet der Umsatz sieben Tage später.** Eine Servicevereinbarung über CHF 100'000 pro Jahr, die eine Woche später aktiv wird, kostet das Unternehmen rund **CHF 1'900 an verschobenem Umsatz** — pro Woche, pro Vertrag. Bei 300 Verträgen pro Monat, von denen nur ein Teil nennenswertes Umsatzvolumen trägt, sind das schnell sechsstellige Beträge im Jahr. Dazu kommen **Verträge, die gar nicht zustande kommen**: Wer nach einer aufwändigen Verhandlung noch fünf bis zehn Tage auf die finale Unterschrift wartet, gibt dem Kunden jeden Tag neue Gelegenheit, sich umzuentscheiden. Jeder abgesprungene Kunde nach abgeschlossener Verhandlung kostet nicht CHF 58, sondern den vollen Deckungsbeitrag des nicht zustande gekommenen Geschäfts. ## Multiplikationseffekt: mehrere Unterzeichner, mehrere Dokumente Die Rechnung wird noch unangenehmer, sobald ein Vertrag mehrere Zeichnungsberechtigte mit unterschiedlichen Standorten braucht. Das ist bei **Handelsregisterdokumenten, gemeinschaftlich gezeichneten Vollmachten oder Konsortialverträgen** die Regel, nicht die Ausnahme. Jede zusätzliche zeichnende Partei multipliziert: - **Arbeitszeit** (Weiterversand, Nachverfolgung, Erinnerungen) - **Durchlaufzeit** (jede Partei addiert mehrere Werktage) - **Fehlerquote** (vergessene Paraphen, fehlende Beilagen, falsche Version) Was auf dem Papier (im wörtlichen Sinn) wie ein Vertrag aussieht, ist in Wahrheit eine kleine Projektkoordination über mehrere Wochen. ## Wo die Digitalisierung wirklich ansetzt — und wo nicht Wer Vertragskosten senken will, darf **nicht beim Papier ansetzen**. Der Hebel liegt bei der Zeit. ### Was wenig bringt - Billigeres Papier - Effizientere Frankiermaschine - Mengenrabatt beim Drucker All das spart an den **14 %**, die Material und Porto ausmachen. Selbst eine Halbierung dieser Kosten entlastet den Vertrag um maximal CHF 2. ### Was viel bringt - **Elektronische Signatur mit passender Signaturqualität** (EES, FES oder QES je nach Rechtsgeschäft) - **End-to-End-Standardisierung** des Vertragsprozesses — von der Vorlage bis zur Ablage - **Integrierte, auditfähige Ablage** statt gescannter PDFs in Ordnerstrukturen Das reduziert **Arbeitszeit, Durchlaufzeit und Fehlerquote gleichzeitig**. In realen Projekten sinken die Vollkosten pro Vertrag von rund CHF 58 auf **unter CHF 5** — eine Einsparung von über **90 %**. ## Der unterschätzte Nebeneffekt: Risiko und Nachvollziehbarkeit Standardisierung schafft nicht nur Zeit- und Kostenvorteile. Sie **reduziert auch Risiken**, die in manuellen Papierprozessen strukturell eingebaut sind: - **Versionsfehler**: Die falsche Vertragsversion wird unterschrieben - **Fehlende Paraphen** auf einer von zwölf Seiten - **Unlesbare oder fehlerhafte Unterschriften**, die im Streitfall angreifbar sind - **Verlorene Originale** bei Umzug, Personalwechsel oder Wasserschaden - **Fehlende Audit Trails**: Niemand weiss mehr, wer wann was geprüft hat Eine elektronische Signatur mit ZertES-konformem Siegel hinterlegt zu **jedem Vertrag ein vollständiges, revisionssicheres Audit-Trail**: Wer hat wann unterzeichnet, mit welcher Identifikation, auf welcher Dokumentversion. Das ist nicht nur Prozessoptimierung — es ist **Compliance und Beweisführung in einem Schritt**. ## Das Dokument verschwindet nicht — der Prozess darum schon Ein berechtigter Einwand: Verträge werden uns weiterhin begleiten. Das Dokument als **klar definierter, unveränderbarer Zustand** ist rechtlich, beweistechnisch und für die Compliance zwingend. Es geht nicht darum, Verträge abzuschaffen. Es geht darum, die **Schicht darüber** neu zu denken: - Prozesse werden dynamischer - Logik wird integriert - Verträge werden Teil eines laufenden Systems, nicht eines Postweg-Marathons Der Vertrag bleibt. Der Umschlag, die Briefmarke und die drei Werktage B-Post gehen. ## Mein Takeaway Wer Vertragskosten senken will, **muss bei der Zeit ansetzen. Nicht beim Papier.** Und wer das nächste Mal denkt „ist ja nur ein Blatt Papier", darf sich gerne die echte Rechnung vor Augen halten: - **CHF 58 pro Vertrag** (statt der angenommenen CHF 3–4) - **78 % davon Arbeitszeit** - **10 Jahre Aufbewahrungspflicht** pro Dokument - **7+ Tage** zwischen Versand und Rückläufer - Dazu die ungezählten **Opportunitätskosten** verschobener oder verlorener Deals Die interessante Frage ist nicht, ob Sie digitalisieren. Sondern wie lange Sie es sich noch leisten, es nicht zu tun. ## Häufig gestellte Fragen ### Was kostet ein Papiervertrag in der Schweiz wirklich? Bei mittlerem Volumen (ca. 300 Verträge pro Monat) liegen die Vollkosten eines Papiervertrags bei rund CHF 58. Davon entfallen über CHF 45 auf Arbeitszeit und Administration, weniger als CHF 5 auf Material und Porto, der Rest auf Aufbewahrung, Fehlerbehebung und Sonstiges. ### Wie hoch ist der Anteil der Arbeitszeit an den Vertragskosten? 70–90 % der Gesamtkosten eines Papiervertrags entfallen auf Arbeitszeit: Drucken, Kuvertieren, Versenden, Posteingangsbearbeitung, Prüfen, Scannen, Indexieren und Ablegen. Mit einem Schweizer Arbeitskostensatz von rund CHF 66 pro Stunde summieren sich selbst kurze Handgriffe schnell. ### Wie lange dauert ein Vertragsumlauf per Post in der Schweiz? B-Post braucht in der Schweiz bis zu drei Werktage pro Richtung. Bei zwei Postwegen (Versand und Rücksendung) summiert sich das strukturell auf 6–7 Werktage — ohne die Zeit, in der der Vertrag beim Empfänger liegenbleibt. ### Wie lange müssen Verträge in der Schweiz aufbewahrt werden? Gemäss Art. 958f OR gilt eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren für Geschäftsbücher und relevante Belege. Auch abgeschlossene Papierverträge verursachen über ein Jahrzehnt hinweg Lager-, Archivierungs- und Wiederauffindungskosten. ### Wie viel Geld spart eine elektronische Signatur pro Vertrag? Realistisch fallen mit einer Signaturlösung wie actaSIGN® die Bearbeitungskosten pro Vertrag von rund CHF 58 auf unter CHF 5 — eine Einsparung von mehr als 90 %. Zusätzlich verkürzt sich die Durchlaufzeit von 7+ Tagen auf Minuten. ### Wann ist eine Beglaubigung oder QES zusätzlich nötig? Eine notarielle Beglaubigung kostet im Kanton Zürich je nach Dokument CHF 20–60 pro Akt. Für gesetzlich schriftformbedürftige Geschäfte (z. B. Konkurrenzverbote, bestimmte Bürgschaften) ist in der Schweiz die qualifizierte elektronische Signatur (QES) gemäss ZertES zwingend — sie ersetzt die eigenhändige Unterschrift rechtlich vollständig. --- ## Weiterführende Artikel - [Erst vereinfachen, dann digitalisieren — warum die meisten Firmen ihre alten Fehler digitalisieren](/de/blog/digitalisierung-prozesse-vereinfachen) - [Elektronische Signatur — Rechtslage und Praxis](/de/blog/elektronische-signatur-leitfaden) - [Unterschied EES, FES und QES](/de/blog/unterschied-ees-fes-qes) - [actaSIGN Preise im Überblick](/de/preise) *Hinweis zur Methodik: Die angegebenen CHF-58-Vollkosten basieren auf einer Modellrechnung für ein Schweizer KMU mit 300 Verträgen pro Monat, indexiert aus BFS-Arbeitskostendaten (rund CHF 66 pro Stunde qualifizierte Bürotätigkeit, Vollkostensatz). Individuelle Werte können je nach Branche, Vertragstyp und internem Prozess abweichen — die Grössenordnung bleibt in der Praxis stabil.* --- ## E-Signatur-Anbieter Schweiz im Vergleich — worauf es wirklich ankommt - URL: https://www.actasign.swiss/de/blog/e-signatur-anbieter-schweiz-vergleich - Language: German - Published: 2026-04-08 (updated 2026-04-09) - Author: Thomas Moretti, axelity ag - Summary: Welcher E-Signatur-Anbieter passt zu Schweizer Unternehmen? Worauf Sie achten sollten — und warum actaSIGN mit transparenten Preisen, inkludierten Signaturen und persönlichem Support überzeugt. # E-Signatur-Anbieter Schweiz — worauf es wirklich ankommt Wer nach einer E-Signatur-Lösung für die Schweiz sucht, steht vor einer wichtigen Entscheidung. Der Markt bietet mehrere Optionen — von Schweizer Spezialisten bis zu globalen Plattformen. Doch nicht alle Lösungen sind gleich gut geeignet, wenn es um Datensouveränität, Preistransparenz und die Anforderungen des Schweizer Rechts geht. Als Schweizer Anbieter kennen wir den Markt. In diesem Artikel zeigen wir, worauf Sie bei der Auswahl achten sollten — und wo actaSIGN seine Stärken hat. **Hinweis:** Alle Angaben zu Mitbewerbern basieren auf öffentlich verfügbaren Informationen (Stand April 2026). Wir empfehlen, die aktuellen Konditionen direkt bei den jeweiligen Anbietern zu prüfen. ## Was Schweizer Unternehmen von einer E-Signatur erwarten Bevor der Vergleich beginnt, lohnt sich ein Blick auf die Anforderungen, die Schweizer Unternehmen typischerweise stellen: 1. **Schweizer Hosting** — Daten sollen in der Schweiz bleiben, nicht in den USA oder anderswo 2. **Alle Signaturqualitäten** — EES, FES und QES nach ZertES und eIDAS 3. **Kalkulierbare Kosten** — keine Überraschungen auf der Rechnung 4. **Einfache Bedienung** — Browser-basiert, ohne Installation, für alle Mitarbeitenden nutzbar 5. **Persönlicher Support** — ein Ansprechpartner statt eines Ticketsystems 6. **Integration** — API und SSO für die Anbindung an bestehende Systeme ## Warum actaSIGN? ### Transparente Preise — ohne versteckte Kosten Bei den meisten E-Signatur-Anbietern zahlen Sie einen Basispreis pro Benutzer und dann zusätzlich für jede einzelne Signatur. Das macht die Gesamtkosten schwer planbar — besonders für KMU, die ihre Ausgaben im Griff haben wollen. actaSIGN geht einen anderen Weg: **Einzellizenzen ab CHF 11 pro Benutzer und Monat enthalten bereits ein Signatur-Kontingent.** Sie wissen von Anfang an, was Sie bezahlen. Zusätzliche Signaturen werden transparent nach Volumen abgerechnet — mit sinkenden Preisen bei steigendem Verbrauch. Wichtig: **Wenn Ihr Kontingent aufgebraucht ist, werden Sie nicht blockiert.** Sie signieren nahtlos weiter — zusätzliche Signaturen werden einfach zum geltenden Tarif abgerechnet. Bei vielen anderen Anbietern wird der Zugang gesperrt, bis das Kontingent aufgestockt oder ein teurerer Plan gebucht wird. ### Zwei Abrechnungsmodelle — einzigartig am Markt actaSIGN ist der einzige Schweizer Anbieter, der neben der klassischen **Pro-Signatur-Abrechnung** auch ein **Pro-Signaturvorgang-Modell** anbietet. Ein Signaturvorgang umfasst ein Dokument mit bis zu 6 Unterzeichnern zum Festpreis. Das lohnt sich besonders bei: - Arbeitsverträgen (Arbeitgeber + Arbeitnehmer) - Kaufverträgen mit mehreren Parteien - Genehmigungsprozessen mit mehreren Freigabestufen - Gesellschafterbeschlüssen Sie entscheiden, welches Modell besser zu Ihren Workflows passt — und können bei Bedarf wechseln. ### Alle Funktionen für alle — ohne Feature-Stufen Bei vielen Anbietern hängt der Funktionsumfang vom gewählten Plan ab. API-Zugang, SSO, Branding — oft erst ab einem teureren Paket. Bei actaSIGN gibt es dieses Upselling nicht: **Alle Funktionen sind in jeder Lizenz enthalten**, vom Basic-Plan bis Enterprise. Die folgende Übersicht zeigt den kompletten Leistungsumfang. Mit ★ markierte Funktionen sind am Markt selten oder bei anderen Anbietern nur in teuren Enterprise-Plänen verfügbar. ### Signieren | Funktion | Details | |---|---| | ZertES, eIDAS, UETA, ESIGN | Signaturen mit globaler Gültigkeit | | Qualifizierte Zeitstempel | Adobe Approved Trust List + EU Trust List | | Langzeit-Validierung (LTV) | Dokumente bleiben auch nach Zertifikatsablauf prüfbar | | Zero Footprint | Browser-basiert, keine Installation, jedes Gerät | | 4 Sprachen | Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch | | ★ **100 MB pro Datei** | Deutlich mehr als üblich (z. B. DocuSign: 25 MB) | ### Workflows | Funktion | Details | |---|---| | Flexible Reihenfolge | Parallel, sequenziell oder kombiniert | | Signaturanfragen & Genehmigungen | Individuelle Workflows pro Vorgang | | Vorlagen | Wiederverwendbare Workflow-Vorlagen | | Automatische Erinnerungen | Individuell konfigurierbar | | Stornieren & Zurückziehen | Jederzeit möglich | | Freigabe ohne Signatur | Empfangsbestätigung, Informationsanfrage | | ★ **Laufende Anfragen ändern** | Unterzeichner hinzufügen/entfernen, während der Vorgang läuft | | ★ **Dokumente austauschen** | Fehler im Vertrag? Dokument ersetzen, ohne bei null zu beginnen | | ★ **Delegieren & Zweitsignatur** | Aufgaben ablehnen, delegieren oder Zweitunterschrift anfordern | ### Dokumente & Signaturen | Funktion | Details | |---|---| | Stapel- & Komfortsignatur | Mehrere Dokumente gleichzeitig signieren | | Portfolios | Dokumentensammlungen anlegen | | Unterschriftsbild | Upload via Handy, mehrere Darstellungen | | Anlagen | Beliebige Dateiformate mitsenden | | ZIP-Download | Dokumente gebündelt herunterladen | | Persönliche Nachrichten | Pro Signaturanfrage individuell | | ★ **Gemischte Qualitäten** | QES + EES im selben Dokument — pro Unterzeichner festlegbar | | ★ **Mehrfachsignaturen** | Eine Person signiert an mehreren Stellen im Dokument | | ★ **Frei platzierbare Felder** | Name, Firma, Datum, Ort — beliebig oft und frei positionierbar | ### Einladungen & Rollen | Funktion | Details | |---|---| | Externe Unterzeichner | Kein Konto nötig, kostenlos, keine Registrierung | | Signaturqualität pro Aufgabe | Individuell festlegbar | | ★ **Profile & Rollen** | Unterzeichner, Genehmiger, Beobachter — mehrere Rollen pro Person | ### Verwaltung & Sicherheit | Funktion | Details | |---|---| | Stellvertretungen | Via Teams konfigurierbar | | 2-Faktor-Authentifizierung | Authenticator-App | | Verwaltete Domains | Personen automatisch hinzufügen | | Dokumentenbereinigung | Zentral oder automatisch, individuell festlegbar | | ★ **Mandantenfähigkeit** | Mehrere Geschäftseinheiten, getrennte Benutzer- und Dokumentenräume | | ★ **IP Whitelisting** | In jedem Plan — bei anderen erst ab Enterprise | | ★ **Kostenloser Test** | Voller Funktionsumfang, kein eingeschränkter Trial | ### Integration & Hosting | Funktion | Details | |---|---| | REST API | Selbständige API-Schlüssel-Verwaltung | | Webhooks | Nach Abschluss einer Aufgabe oder Anfrage | | SSO / OpenID Connect | z. B. MS Azure, Google Workspace | | E-Mail-Branding | Farben und Logo | | Bezahlung per Rechnung | Kein Kreditkartenzwang | | ★ **Schweizer Rechenzentrum** | Kein AWS, kein Azure, kein Google Cloud | ### Persönlicher Support Bei actaSIGN sprechen Sie mit Menschen, nicht mit einem Ticketsystem. Ob Onboarding, technische Fragen oder individuelle Konditionen — Sie haben einen persönlichen Ansprechpartner. ## Die Alternativen im Überblick ### Skribble Skribble ist ein Schweizer Anbieter aus Zürich (gegründet 2018) mit guter Markenbekanntheit. Die Plattform unterstützt alle drei Signaturqualitäten und nutzt ebenfalls Swisscom Trust Services. Pläne beginnen ab CHF 9 pro Monat — Signaturen werden zusätzlich nach Verbrauch berechnet. ### DeepSign DeepSign ist die E-Signatur-Lösung von DeepCloud AG, einem Unternehmen der Abacus Research AG. DeepSign unterstützt alle drei Signaturqualitäten und bietet eine starke Integration mit der Abacus-ERP-Suite. Für Unternehmen, die bereits Abacus einsetzen, kann diese Anbindung ein entscheidender Vorteil sein. ### DocuSign DocuSign ist der globale Marktführer aus den USA. Die Plattform bietet primär EES und FES; für QES nach ZertES sind Partner-Integrationen nötig. Das Integrations-Ökosystem ist mit über 400 Konnektoren das grösste am Markt. Das Hosting erfolgt jedoch in den USA — ein relevanter Punkt für Schweizer Datenschutzanforderungen. ## Vergleichstabelle ★ = actaSIGN-Vorteil gegenüber den meisten Anbietern | Kriterium | actaSIGN | Skribble | DeepSign | DocuSign | |---|---|---|---|---| | **Kosten & Abrechnung** | | | | | | Einstiegspreis | **★ ab CHF 11/Benutzer** | ab CHF 9/Benutzer | Auf Anfrage | ab ca. USD 10 | | Signaturen im Preis inkl. | Ja | Ja (SES unbegrenzt, AES/QES je nach Plan) | Teilweise (5 SES kostenlos) | Ja (Umschläge je nach Plan) | | Zwei Abrechnungsmodelle (pro Signatur + pro Vorgang) | **★ Ja** | Nein | Nein | Nein (nur pro Umschlag) | | Alle Features in jedem Plan | **★ Ja** | Planabhängig | Planabhängig | Planabhängig | | Bezahlung per Rechnung | **★ Ja** | Kreditkarte | Kreditkarte | Ab Enterprise | | **Signieren** | | | | | | EES / FES / QES | ✓ / ✓ / ✓ | ✓ / ✓ / ✓ | ✓ / ✓ / ✓ | ✓ / ✓ / eingeschränkt | | ZertES + eIDAS | Ja | Ja | Ja | Eingeschränkt | | Langzeit-Validierung (LTV) | Ja | Ja | Ja | Konfigurationsabhängig | | Gemischte Qualitäten pro Dokument | **★ Ja** | Eingeschränkt | Nein | Nein | | Mehrfachsignaturen pro Person | **★ Ja** | Nicht dokumentiert | Nicht dokumentiert | Ja | | Frei platzierbare Zusatzfelder | **★ Ja (mehrfach)** | Eingeschränkt | Nein | Ja (Business+) | | Max. Dateigrösse | **★ 100 MB** | Nicht dokumentiert | Nicht dokumentiert | 25 MB | | Kein Blocking bei Kontingent-Limits | **★ Ja** | Nein | Nein | Nein | | 4 Sprachen (DE/EN/FR/IT) | Ja | Ja | Ja | 40+ Sprachen | | **Workflows** | | | | | | Parallel + sequenziell kombiniert | Ja | Ja | Eingeschränkt | Ja | | Laufende Anfragen ändern | **★ Ja** | Nein | Nein | Eingeschränkt | | Dokumente austauschen & neu signieren | **★ Ja** | Nein | Nein | Nein | | Delegieren / Zweitsignatur einladen | **★ Ja** | Nicht dokumentiert | Nicht dokumentiert | Teilweise | | Workflow-Vorlagen | Ja | Ja | Nein | Ja | | Automatische Erinnerungen | Ja | Ja | Ja | Ja | | **Verwaltung & Sicherheit** | | | | | | Mandantenfähigkeit | **★ Ja** | Nein | Nein | Ja (Enterprise) | | IP Whitelisting | **★ Ja (alle Pläne)** | Nicht dokumentiert | Nein | Enterprise | | SSO / OpenID Connect | Ja | Ja | Ja (Large) | Ja (Business+) | | Eigenes Branding (E-Mails + UI) | Ja | Ja | Ja | Ja (Business+) | | Verwaltete Domains | Ja | Ja | Nein | Ja | | **Hosting** | | | | | | Hosting Schweiz | Ja | Ja | Ja | USA | | Ohne internationale Cloud-Anbieter | **★ Ja** | Ja | Ja | Nein (AWS) | | Externe Unterzeichner kostenlos | Ja | Ja | Ja | Ja | | Persönlicher Support | **★ Ja** | Teilweise | Teilweise | Ab Enterprise | ## Unser Fazit Es gibt gute E-Signatur-Anbieter in der Schweiz. Die Frage ist, welcher am besten zu Ihren Anforderungen passt. Wenn Sie Wert legen auf: - **kalkulierbare Kosten** mit Signaturen im Preis, ohne Feature-Upselling und ohne Blocking bei aufgebrauchtem Kontingent - **umfassende Workflows** — laufende Anfragen ändern, Dokumente austauschen, delegieren, Zweitsignatur einladen - **gemischte Signaturqualitäten** und Mehrfachsignaturen in einem Dokument - **bis zu 100 MB pro Datei** und frei platzierbare Zusatzfelder - **Mandantenfähigkeit, Rollen und Profile** für komplexe Organisationsstrukturen - **IP Whitelisting und SSO** — in jedem Plan, nicht erst ab Enterprise - **Schweizer Rechenzentrum ohne internationale Cloud-Anbieter** - **persönlichen Support** statt eines Ticketsystems ...dann ist actaSIGN die richtige Wahl. Überzeugen Sie sich selbst — in einer persönlichen Demo zeigen wir Ihnen, wie actaSIGN in der Praxis funktioniert. --- ## Weiterführende Artikel - [Digitale Signatur Schweiz — actaSIGN](/de/elektronische-signatur-schweiz) - [Digitale Signatur und elektronische Signatur — Rechtslage und Praxis](/de/blog/elektronische-signatur-leitfaden) - [Digitale Unterschrift vs. elektronische Signatur](/de/blog/digitale-unterschrift-vs-elektronische-signatur) - [actaSIGN Preise — ab CHF 11 pro Benutzer](/de/preise) - [Demo anfragen →](/de/demo) --- ## Digitale Unterschrift vs. elektronische Signatur — Was ist der Unterschied? - URL: https://www.actasign.swiss/de/blog/digitale-unterschrift-vs-elektronische-signatur - Language: German - Published: 2026-03-26 - Author: Thomas Moretti, axelity ag - Summary: Digitale Unterschrift oder elektronische Signatur? Erfahren Sie den Unterschied, die rechtliche Bedeutung in der Schweiz und welche Lösung für Ihr Unternehmen passt. # Digitale Unterschrift vs. elektronische Signatur — Was ist der Unterschied? Wer heute einen Vertrag ohne Papier abschliessen will, stösst schnell auf zwei Begriffe: «digitale Unterschrift» und «elektronische Signatur». Im Alltag werden sie synonym verwendet — doch technisch und rechtlich gibt es einen Unterschied. Dieser Artikel erklärt, was hinter den Begriffen steckt, welche Rechtslage in der Schweiz gilt und wie Unternehmen den Wechsel zur papierlosen Unterschrift praktisch umsetzen. ## Alltagssprache vs. Fachsprache Im Geschäftsalltag sagen die meisten Menschen «digital unterschreiben» — und meinen damit: einen Vertrag am Bildschirm signieren, ohne ihn auszudrucken. Das ist völlig korrekt und verständlich. Juristisch und technisch unterscheiden Fachleute jedoch zwei Begriffe: ### Digitale Signatur — die Technik Die **digitale Signatur** ist ein kryptographisches Verfahren. Dabei wird aus dem Dokumentinhalt ein eindeutiger Hashwert berechnet und mit dem privaten Schlüssel des Unterzeichners verschlüsselt. Der Empfänger kann mit dem öffentlichen Schlüssel prüfen, ob das Dokument seit der Signatur verändert wurde und ob die Signatur tatsächlich von der angegebenen Person stammt. Die digitale Signatur ist also eine **mathematische Methode zur Integritäts- und Authentizitätsprüfung**. ### Elektronische Signatur — der Rechtsbegriff Die **elektronische Signatur** ist der rechtliche Oberbegriff. Er umfasst alle Formen elektronischer Zustimmungserklärungen — vom getippten Namen unter einer E-Mail bis zur qualifizierten elektronischen Signatur (QES) mit Zwei-Faktor-Authentifizierung. In der Schweiz definiert das ZertES drei Signaturqualitäten: EES (einfache), FES (fortgeschrittene) und QES (qualifizierte elektronische Signatur). ### In der Praxis: dasselbe Ziel Für den Unternehmensalltag ist die Unterscheidung akademisch. Ob jemand «digitale Unterschrift» oder «elektronische Signatur» sagt — gemeint ist dasselbe: eine **rechtsgültige Unterschrift ohne Papier**. Wichtig ist nicht der Begriff, sondern die Signaturqualität und die Rechtsgrundlage. ## Rechtslage in der Schweiz In der Schweiz regelt das **ZertES** (Bundesgesetz über Zertifizierungsdienste im Bereich der elektronischen Signatur) die Rechtsgültigkeit. Es gibt drei Stufen: EES (einfach), FES (fortgeschritten) und QES (qualifiziert). Die QES ist — zusammen mit einem qualifizierten Zeitstempel — der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt (OR Art. 14 Abs. 2bis). Welche Stufe Sie für welchen Zweck benötigen, erfahren Sie in unserem Artikel [Unterschied EES, FES und QES — Welche Signatur brauche ich?](/de/blog/unterschied-ees-fes-qes). ## Was kann man digital unterschreiben? Die gute Nachricht: Die grosse Mehrheit aller Geschäftsdokumente kann rechtsgültig mit einer elektronischen Signatur abgeschlossen werden. Im Schweizer Recht gilt der Grundsatz der **Formfreiheit** — Verträge sind gültig, unabhängig von der Form, sofern das Gesetz nichts anderes vorschreibt (OR Art. 11). ### Beispiele für digital signierbare Dokumente - **Arbeitsverträge:** Formfrei nach OR Art. 320. Eine FES oder QES ist empfehlenswert. - **Kaufverträge und Bestellungen:** In der Regel formfrei. EES oder FES genügen. - **Offerten und Auftragsbestätigungen:** Formfrei. EES ist ausreichend. - **Miet- und Pachtverträge:** Formfrei. FES empfohlen. - **Interne Freigaben und Genehmigungen:** EES genügt. - **Allgemeine Geschäftsbedingungen:** FES oder QES je nach Kontext. ### Ausnahmen — hier braucht es Papier Einige wenige Rechtsgeschäfte erfordern weiterhin die Papierform: - **Bürgschaften:** Eigenhändige Unterschrift und handschriftliche Angabe des Höchstbetrags erforderlich (OR Art. 493). - **Grundstückkaufverträge:** Notarielle Beurkundung vorgeschrieben (OR Art. 216). - **Eigenhändige Testamente:** Müssen vollständig handschriftlich verfasst und unterschrieben sein (ZGB Art. 505). ## Vorteile der digitalen Unterschrift für Unternehmen Der Wechsel von Papier zu elektronischer Signatur bringt Unternehmen konkrete, messbare Vorteile: **Schnelligkeit:** Verträge, die früher Tage per Post unterwegs waren, werden innerhalb von Minuten signiert und zurückgesendet. Das beschleunigt Vertragsabschlüsse erheblich — besonders bei Verträgen mit mehreren Parteien. **Kostenersparnis:** Druck-, Papier-, Versand- und physische Archivierungskosten entfallen. Für ein KMU mit 50 Verträgen pro Monat summiert sich das schnell auf mehrere Tausend Franken pro Jahr. **Rechtssicherheit:** Jeder Signaturvorgang wird lückenlos dokumentiert. Ein Audit Trail protokolliert, wer wann was signiert hat — inklusive IP-Adresse, Zeitstempel und Identifikationsnachweis. Das ist im Streitfall deutlich belastbarer als eine eingescannte Unterschrift. **Audit Trail:** Das signierte Dokument enthält einen kryptographischen Nachweis, dass es seit der Signatur nicht verändert wurde. Jede nachträgliche Änderung wird sofort erkennbar. **Ortsunabhängigkeit:** Verträge können von überall signiert werden — im Büro, zu Hause, unterwegs oder im Ausland. Alles, was der Unterzeichner braucht, ist ein Browser und eine Internetverbindung. ## So funktioniert digitales Unterschreiben in der Praxis Der Signaturprozess ist einfacher, als viele denken. In vier Schritten ist ein Dokument rechtsgültig signiert: 1. **Dokument hochladen:** Der Absender lädt das Dokument (PDF, Word oder anderes Format) auf die Signaturplattform hoch. 2. **Unterzeichner einladen:** Der Absender gibt die E-Mail-Adressen der Unterzeichner ein und legt die gewünschte Signaturqualität fest (EES, FES oder QES). 3. **Im Browser signieren:** Die Unterzeichner erhalten eine E-Mail mit einem Link, öffnen das Dokument im Browser und signieren — je nach Qualität mit E-Mail-Bestätigung, SMS-Code oder Zwei-Faktor-Authentifizierung. 4. **Signiertes Dokument erhalten:** Alle Parteien erhalten das signierte Dokument inklusive Audit Trail als Nachweis. Der gesamte Vorgang dauert in der Regel wenige Minuten — unabhängig davon, wo sich die Unterzeichner befinden. ## Erfahrungen aus der Praxis Unternehmen, die bereits digital unterschreiben, berichten auf LinkedIn regelmässig von deutlich schnelleren Vertragsabschlüssen und weniger administrativem Aufwand. Die Erfahrungen zeigen: Der Wechsel von Papier zu digitaler Signatur lohnt sich gerade für KMU am schnellsten. Statt tagelang auf unterschriebene Verträge zu warten, sind Dokumente oft noch am selben Tag erledigt. Besonders HR-Abteilungen und Vertriebsteams profitieren von der Zeitersparnis — dort, wo Arbeitsverträge, Offerten und Bestellungen im Tagesgeschäft anfallen. ## actaSIGN — digital unterschreiben ab CHF 11 actaSIGN ist eine Schweizer Signaturplattform, die alle drei Signaturqualitäten (EES, FES, QES) unterstützt. Browser-basiert, ZertES-konform, und ab CHF 11 pro Benutzer und Monat verfügbar. [Demo anfragen →](/de/demo) | [Preise ansehen →](/de/preise) --- ## Weiterführende Artikel - [Digitale Signatur Schweiz — actaSIGN für ZertES und eIDAS](/de/elektronische-signatur-schweiz) - [Unterschied EES, FES und QES — Welche Signatur brauche ich?](/de/blog/unterschied-ees-fes-qes) - [Elektronische Signatur — Rechtslage und Praxis](/de/blog/elektronische-signatur-leitfaden) - [Signaturqualitäten im Vergleich](/de/produkt/signaturqualitaeten) --- ## Erst vereinfachen, dann digitalisieren — warum die meisten Firmen ihre alten Fehler digitalisieren - URL: https://www.actasign.swiss/de/blog/digitalisierung-prozesse-vereinfachen - Language: German - Published: 2026-03-17 - Author: Thomas Moretti, axelity ag - Summary: Viele Unternehmen digitalisieren ineffiziente Prozesse 1:1. Warum echte Digitalisierung mit Vereinfachung beginnt — und welche Rolle die Signaturqualität dabei spielt. # Erst vereinfachen, dann digitalisieren Die meisten Firmen digitalisieren ihre alten Fehler. Ein papierbasierter Prozess wird 1:1 digital nachgebaut. Gleiche Schleifen. Gleiche Freigaben. Nur eben mit PDF statt Papier. Das ist keine Digitalisierung. Das ist eine Formatänderung. ## Der teuerste Irrtum der Transformation Die Zahlen sind ernüchternd: Rund 70 Prozent aller Digitalisierungsprojekte verfehlen ihre Ziele. Weltweit fliessen bis 2026 geschätzte 3,4 Billionen Dollar in digitale Transformationen — und der grösste Teil davon verpufft. Nicht weil die Technik versagt, sondern weil die falschen Dinge digitalisiert werden. Der Grundfehler: Unternehmen verwechseln Digitalisierung mit IT-Modernisierung. Neue Tools werden eingeführt — ERP-Systeme, CRM-Plattformen, Cloud-Infrastruktur — und die Sache gilt als erledigt. Aber ein ineffizienter analoger Prozess wird durch Digitalisierung nicht effizienter. Er wird lediglich ein ineffizienter digitaler Prozess. ## Was ich im DACH-Raum immer wieder sehe Bestimmte Muster tauchen branchenübergreifend auf: - **Werkverträge mit 120 Seiten**, die in voller Länge digital unterschrieben werden — obwohl niemand geprüft hat, ob die Hälfte der Klauseln noch relevant ist - **Freigabeschleifen über mehrere Abteilungen**, bei denen jede Stufe einen eigenen Genehmigungsschritt einfügt — nicht weil es nötig wäre, sondern weil es schon immer so war - **Dokumente im endlosen Umlauf**, ohne dass jemand weiss, wo der Prozess gerade steht oder wer als Nächstes handeln muss - **Entscheidungen, die stocken**, weil die Verantwortung auf zu viele Schultern verteilt wurde Und dann wird gesagt: *„Wir haben jetzt eine Signaturlösung."* Nein. Was entstanden ist, ist ein digitaler Stempel auf einem analogen Prozess. ## Die Frage, die niemand stellt Echte Digitalisierung beginnt nicht mit der Frage *„Wie digitalisieren wir das?"* Sondern mit: **„Brauchen wir diesen Prozess überhaupt noch?"** Das klingt radikal, ist aber im Kern ein Lean-Prinzip, das die Fertigungsindustrie seit Jahrzehnten anwendet: Zuerst den Prozess verschlanken, dann erst automatisieren. Die Forschung bestätigt, dass Lean und Digitalisierung sich gegenseitig verstärken — aber nur in dieser Reihenfolge. Wer einen chaotischen Prozess digitalisiert, beschleunigt das Chaos. Die drei Schritte, die funktionieren: 1. **Vereinfachen:** Unnötige Schleifen, redundante Freigaben und überflüssige Dokumente eliminieren 2. **Standardisieren:** Klare, wiederholbare Abläufe definieren 3. **Digitalisieren:** Erst jetzt die passenden Werkzeuge einsetzen Wer diese Reihenfolge umkehrt, kauft sich Komplexität statt Effizienz. ## Was uns davon abhält, erst zu vereinfachen Die ehrliche Antwort: Vereinfachung bedeutet Veränderung. Und Veränderung betrifft Aufgaben, Prozesse, Rollen und Hierarchien. Ein Freigabeschritt weniger heisst: jemand verliert eine Kontrollfunktion. Ein verschlankter Vertrag heisst: die Rechtsabteilung muss loslassen. Ein automatisierter Ablauf heisst: eine manuelle Tätigkeit entfällt. Die Angst dahinter ist menschlich verständlich — aber oft unbegründet. Denn es geht bei der Digitalisierung nicht darum, Stellen abzubauen. Es geht darum, **knappe und wertvolle Personalressourcen für qualifiziertere Arbeiten einzusetzen**. Die Mitarbeiterin, die heute 30 Minuten pro Vertrag mit Drucken, Scannen und manueller OCR-Korrektur verbringt, könnte in derselben Zeit drei Kandidatengespräche führen. Digitalisierung sollte Menschen vom Papier befreien — nicht überflüssig machen. Ihnen die Möglichkeit geben, ihre Aufgaben von überall und jederzeit zu erledigen, statt an Bürozeiten und Drucker gebunden zu sein. ## Die oft vergessene Frage: Welche Signaturqualität brauche ich wirklich? Ein häufig übersehener Aspekt der Prozessvereinfachung betrifft die Wahl der Signaturqualität. Nicht jedes Dokument braucht die höchste Stufe. Wer pauschal alles mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) versieht, erzeugt unnötige Komplexität und Kosten. Die entscheidenden Faktoren bei der Wahl: ### Gesetzliche Vorgaben Manche Rechtsgeschäfte erfordern die Schriftform — in der Schweiz etwa Konkurrenzverbote im Arbeitsrecht oder bestimmte Bürgschaften. Nur die QES erfüllt hier die gesetzlichen Anforderungen. Für Arbeitsverträge ohne Schriftformerfordernis reicht in der Regel eine einfache oder fortgeschrittene Signatur. ### Interne vs. externe Parteien Interne Freigaben — etwa Feriengesuche, Spesenbelege oder Protokollabnahmen — brauchen keine qualifizierte Signatur. Bei externen Partnern, Behörden oder Banken gelten unter Umständen höhere Anforderungen. ### Empfänger und Gegenpartei Behörden und Banken verlangen häufig eine QES. Private Vertragspartner akzeptieren in vielen Fällen eine FES. Für alltägliche Geschäftskorrespondenz genügt oft die EES. ### Wirtschaftliche Tragweite Je grösser das finanzielle Risiko eines Geschäfts, desto höher sollte die Signaturqualität sein. Ein Lieferschein braucht nicht das gleiche Sicherheitsniveau wie ein Grundstückkaufvertrag. Die richtige Signaturqualität für den richtigen Zweck — das ist bereits ein Akt der Vereinfachung. ## Digitalisierung ist kein IT-Projekt Digitalisierung ist kein IT-Projekt. Sie ist eine Frage der Zusammenarbeit. Die grösste Herausforderung der Transformation liegt nicht in der Technologie. Die Werkzeuge sind längst vorhanden — elektronische Signaturen, digitale Siegel, Validierungsdienste, eID, KI-gestützte Verarbeitung. Die Herausforderung liegt darin, dass Menschen und Organisationen bereit sein müssen, ihre Arbeitsweise zu hinterfragen. Das bedeutet: - **Führungskräfte**, die den Mut haben, Prozesse zu streichen statt zu digitalisieren - **Teams**, die Verantwortung übernehmen statt auf Freigaben zu warten - **Organisationen**, die Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg fördern statt in Silos zu denken ## Die richtige Frage zum Schluss Die Frage ist nicht, ob Ihr Unternehmen digitaler wird. Das wird es zwangsläufig. Die Frage ist: Digitalisieren Sie das Richtige? Oder beschleunigen Sie nur das, was Sie schon immer getan haben? Wer sich diese Frage ehrlich stellt, spart nicht nur Software-Lizenzen. Sondern vor allem Zeit, Nerven und die wertvollste Ressource von allen: die Aufmerksamkeit der eigenen Leute. --- ## Weiterführende Artikel - [Elektronische Signatur — Rechtslage und Praxis](/de/blog/elektronische-signatur-leitfaden) - [Fachkräftemangel im Gesundheitswesen — und warum Papierprozesse ihn verschärfen](/de/blog/fachkraeftemangel-gesundheitswesen-digitalisierung) - [actaSIGN Funktionen im Überblick](/de/produkt/funktionen) --- ## Digitale Signatur und elektronische Signatur — Rechtslage, Qualität und Praxis - URL: https://www.actasign.swiss/de/blog/elektronische-signatur-leitfaden - Language: German - Published: 2026-03-09 - Author: Thomas Moretti, axelity ag - Summary: Alles über digitale und elektronische Signaturen in der Schweiz und der EU: ZertES, eIDAS 2.0, EES, FES, QES und praktische Tipps. # Digitale Signatur und elektronische Signatur in der Schweiz und der EU Verträge per Post versenden, ausdrucken, unterschreiben und zurückscannen — für viele Unternehmen gehört das noch zum Alltag. Dabei gibt es längst eine rechtlich gleichwertige Alternative: die digitale Signatur beziehungsweise elektronische Signatur. Rechtlich ist meist die "elektronische Signatur" der präzise Begriff; gesucht wird aber häufig nach "digitale Signatur". Doch welche rechtlichen Grundlagen gelten in der Schweiz und der EU? Welche Signaturqualität eignet sich für welchen Anwendungsfall? Und was ändert sich mit eIDAS 2.0? Dieser Artikel gibt einen umfassenden Überblick. ## Rechtsgrundlagen im Überblick ### ZertES — die Schweizer Rechtsgrundlage In der Schweiz regelt das **Bundesgesetz über Zertifizierungsdienste im Bereich der elektronischen Signatur und anderer Anwendungen digitaler Zertifikate (ZertES)** seit 2003 den Einsatz elektronischer Signaturen. Die aktuelle Fassung stammt vom 18. März 2016. Das Gesetz definiert die Anforderungen an Zertifizierungsdiensteanbieter — sogenannte Trust Service Provider (TSP) — und legt fest, unter welchen Voraussetzungen eine elektronische Signatur der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt ist. Zentrale Punkte des ZertES: - Es definiert drei Qualitätsstufen elektronischer Signaturen (EES, FES, QES) - Es regelt die Anerkennung und Beaufsichtigung von Trust Service Providern in der Schweiz - Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) wird der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt, sofern sie auf einem qualifizierten Zertifikat eines anerkannten Anbieters basiert und mit einem qualifizierten Zeitstempel verbunden ist (OR Art. 14 Abs. 2bis) ### eIDAS — das europäische Pendant In der Europäischen Union bildet die **eIDAS-Verordnung** (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) das Gegenstück zum ZertES. Die ursprüngliche Verordnung (EU) Nr. 910/2014 trat 2016 in Kraft und schuf erstmals einen einheitlichen Rechtsrahmen für elektronische Signaturen, Siegel, Zeitstempel und Vertrauensdienste in allen EU-Mitgliedstaaten. Die eIDAS-Verordnung kennt dieselben drei Signaturqualitäten wie das ZertES. Ein wesentlicher Unterschied: Innerhalb der EU geniessen qualifizierte elektronische Signaturen automatisch grenzüberschreitende Anerkennung. Jeder Mitgliedstaat muss eine in einem anderen Mitgliedstaat erstellte QES als gültig akzeptieren. ### eIDAS 2.0 — was sich ab 2026 ändert Im Mai 2024 trat die **Verordnung (EU) 2024/1183** — besser bekannt als eIDAS 2.0 — in Kraft. Sie bringt tiefgreifende Neuerungen, deren Umsetzung schrittweise bis Ende 2026 erfolgt. Die wichtigsten Änderungen: - **EU Digital Identity Wallet (EUDI Wallet):** Bis Dezember 2026 muss jeder Mitgliedstaat seinen Bürgern und Einwohnern mindestens eine digitale Identitätsbrieftasche zur Verfügung stellen. Darin lassen sich amtlich verifizierte Identitätsnachweise, Berufsqualifikationen und weitere Attribute speichern und gezielt teilen. - **Erweiterte Vertrauensdienste:** Neben Signaturen und Siegeln umfasst eIDAS 2.0 neu auch die elektronische Attributbescheinigung, die qualifizierte elektronische Archivierung und elektronische Ledger. - **Wallet-basierte Signaturerstellung:** Qualifizierte Vertrauensdiensteanbieter können künftig die Identität direkt aus dem EUDI Wallet beziehen, was die Ausstellung qualifizierter Zertifikate erheblich beschleunigt. - **Verpflichtende Akzeptanz:** Ab Ende 2027 müssen bestimmte privatwirtschaftliche Akteure sowie sehr grosse Online-Plattformen die EUDI Wallets für Authentifizierungszwecke akzeptieren. ### Schweiz und EU — noch keine gegenseitige Anerkennung Obwohl ZertES und eIDAS strukturell ähnlich aufgebaut sind, gibt es bislang **keine offizielle gegenseitige Anerkennung** elektronischer Signaturen zwischen der Schweiz und der EU. Das bedeutet: Eine in der Schweiz erstellte QES wird in der EU nicht automatisch als solche anerkannt — und umgekehrt. Am 29. Januar 2025 hat der Bundesrat das UVEK und das EDA beauftragt, innerhalb eines Jahres ein Verhandlungsmandat für die gegenseitige Anerkennung der QES auszuarbeiten. Bis zum Abschluss solcher Verhandlungen müssen Unternehmen mit grenzüberschreitenden Signaturbedürfnissen auf pragmatische Lösungen setzen — etwa auf Trust Service Provider, die sowohl unter ZertES als auch unter eIDAS anerkannt sind. ## Die drei Signaturqualitäten Sowohl das ZertES als auch die eIDAS-Verordnung unterscheiden drei Stufen elektronischer Signaturen. Sie unterscheiden sich im Grad der Identifikation, der Beweiskraft und dem rechtlichen Stellenwert. ### EES — Einfache elektronische Signatur Die einfache elektronische Signatur (EES) ist die niedrigste Stufe. Zur Identifikation des Unterzeichners genügt die **E-Mail-Adresse**. Es findet keine weitergehende Überprüfung der Identität statt. **Beweiskraft:** Gering. Im Streitfall muss die Partei, die sich auf die Signatur beruft, deren Echtheit nachweisen. **Typische Einsatzgebiete:** - Interne Genehmigungen und Freigaben - Besprechungsprotokolle - Lieferscheine und Empfangsbestätigungen - Allgemeine Geschäftskorrespondenz ### FES — Fortgeschrittene elektronische Signatur Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) bietet eine deutlich höhere Sicherheitsstufe. Der Unterzeichner wird über die **E-Mail-Adresse und die Mobiltelefonnummer** identifiziert. Die Kombination dieser beiden Faktoren stellt sicher, dass die Signatur eindeutig einer Person zugeordnet und nur von dieser erstellt werden kann. Zudem wird jede nachträgliche Veränderung am Dokument erkennbar. **Beweiskraft:** Mittel bis hoch. Die Verknüpfung mit einer verifizierten Mobilnummer erhöht die Nachweisbarkeit erheblich. **Typische Einsatzgebiete:** - Arbeitsverträge und Arbeitszeugnisse - Miet- und Pachtverträge - Bestellungen und Auftragsbestätigungen - Allgemeine Geschäftsbedingungen ### QES — Qualifizierte elektronische Signatur Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist die höchste Stufe und — **in Verbindung mit einem qualifizierten Zeitstempel** — **der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt** (OR Art. 14 Abs. 2bis) — sowohl nach ZertES als auch nach eIDAS. Sie erfordert eine **starke Zwei-Faktor-Authentifizierung** zur Identifikation des Unterzeichners und basiert auf einem qualifizierten Zertifikat, das von einem anerkannten Trust Service Provider ausgestellt wurde. **Beweiskraft:** Sehr hoch. Die Beweislast liegt bei der Partei, die die Echtheit der Signatur bestreitet — nicht bei der Partei, die sich darauf beruft. **Typische Einsatzgebiete:** - Konsumkreditverträge (KKG Art. 9) und Verträge mit gesetzlichem Schriftformerfordernis - Gesellschaftsrechtliche Beschlüsse und Vollmachten - Revisionspflichtige Dokumente - Behördliche Eingaben **Wichtig:** Nicht alle Rechtsgeschäfte mit hohen Anforderungen können mit QES abgewickelt werden. Bürgschaftserklärungen erfordern eine eigenhändige Unterschrift und die handschriftliche Angabe des Höchstbetrags (OR Art. 493). Grundstückkaufverträge erfordern eine notarielle Beurkundung (OR Art. 216) — die QES ersetzt weder die Eigenhändigkeit noch die notarielle Beurkundung. Eigenhändige Testamente müssen vollständig handschriftlich verfasst und unterschrieben sein (ZGB Art. 505). ## Vertrauensniveaus und regulatorische Einordnung Die drei Signaturqualitäten lassen sich den Vertrauensniveaus (Levels of Assurance) zuordnen, die sowohl die eIDAS-Verordnung als auch internationale Standards wie ISO 29115 definieren: | Signaturqualität | Vertrauensniveau | Identifikation | Rechtliche Gleichstellung | |---|---|---|---| | EES | Niedrig | E-Mail-Adresse | Keine — Beweiskraft muss im Einzelfall dargelegt werden | | FES | Substanziell | E-Mail-Adresse + Mobilnummer | Hohe Beweiskraft, aber keine Formgleichstellung | | QES | Hoch | Starke Zwei-Faktor-Authentifizierung | Gleichgestellt mit handschriftlicher Unterschrift (mit qualifiziertem Zeitstempel) | Wichtig: Die Wahl der richtigen Signaturqualität hängt nicht nur vom gewünschten Sicherheitsniveau ab, sondern auch von den gesetzlichen Anforderungen des jeweiligen Rechtsgeschäfts. In der Schweiz schreibt das Obligationenrecht für bestimmte Vertragstypen die Schriftform vor — nur die QES in Verbindung mit einem qualifizierten Zeitstempel erfüllt diese Anforderung. Wo das Gesetz Eigenhändigkeit verlangt (z. B. Bürgschaften, Testamente), ist auch die QES nicht ausreichend. ## Praktische Bedeutung für Unternehmen ### Warum gerade KMU profitieren Für kleine und mittlere Unternehmen ist die elektronische Signatur mehr als ein technisches Hilfsmittel — sie ist ein echter Wettbewerbsvorteil: - **Schnellere Vertragsabschlüsse:** Statt Tage auf die Post zu warten, sind Verträge innerhalb von Minuten signiert und zurück. - **Kostenreduktion:** Druck-, Versand- und physische Archivierungskosten entfallen weitgehend. - **Rechtssicherheit:** Jeder Signaturvorgang wird lückenlos protokolliert und ist revisionssicher nachvollziehbar. - **Ortsunabhängigkeit:** Verträge können von überall signiert werden — im Büro, zu Hause oder unterwegs. ### Die richtige Qualität für den richtigen Zweck Nicht jedes Dokument braucht eine QES. Viele alltägliche Geschäftsvorgänge lassen sich rechtsgültig mit einer EES oder FES abwickeln. Die Faustregel: Je höher das wirtschaftliche Risiko und je strenger die gesetzlichen Formerfordernisse, desto höher sollte die Signaturqualität sein. ### Compliance sicherstellen Unternehmen, die elektronische Signaturen einsetzen, sollten auf folgende Punkte achten: - **Anerkannter Trust Service Provider:** Die Signaturen müssen über einen anerkannten Zertifizierungsdiensteanbieter erstellt werden — in der Schweiz beispielsweise Swisscom Trust Services. - **Dokumentation:** Der gesamte Signaturprozess sollte nachvollziehbar dokumentiert sein, inklusive Zeitstempel und Identifikationsnachweis. - **Archivierung:** Signierte Dokumente sollten in einem revisionssicheren Archiv aufbewahrt werden. - **Grenzüberschreitende Geschäfte:** Bei internationalen Verträgen empfiehlt sich die Nutzung eines Trust Service Providers, der sowohl unter ZertES als auch unter eIDAS akkreditiert ist. ## actaSIGN — alle Signaturqualitäten auf einer Plattform actaSIGN ist eine Schweizer Signaturplattform, die alle drei Signaturqualitäten (EES, FES, QES) unterstützt und vollständig ZertES-konform ist. Als Approved Partner von Swisscom Trust Services profitieren Nutzer von einem etablierten Trust Service Provider, der sowohl in der Schweiz als auch international anerkannt ist. Ob einfache interne Freigabe oder qualifizierte Unterschrift mit voller Rechtswirkung — mit actaSIGN wählen Unternehmen für jedes Dokument die passende Signaturqualität. --- ## Weiterführende Artikel - [Elektronische Signatur: der Überblick](/de/elektronische-signatur) - [Unterschied EES, FES und QES — Welche Signatur brauche ich?](/de/blog/unterschied-ees-fes-qes) - [Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Wann Sie sie wirklich brauchen](/de/blog/qualifizierte-elektronische-signatur-qes) - [Erst vereinfachen, dann digitalisieren](/de/blog/digitalisierung-prozesse-vereinfachen) - [actaSIGN Preise — ab CHF 11 pro Benutzer](/de/preise) --- ## Fachkräftemangel im Gesundheitswesen — und warum Papierprozesse ihn verschärfen - URL: https://www.actasign.swiss/de/blog/fachkraeftemangel-gesundheitswesen-digitalisierung - Language: German - Published: 2026-03-06 - Author: Thomas Moretti, axelity ag - Summary: Im Gesundheitswesen fehlen Zehntausende Fachkräfte. Gleichzeitig bremsen Papierprozesse das Onboarding aus. Warum digitale Signaturen ein unterschätzter Hebel sind. # Fachkräftemangel im Gesundheitswesen — und warum Papierprozesse ihn verschärfen Wir reden über Fachkräftemangel. Über fehlende Ärzte, überlastete Pflegeteams und geschlossene Stationen. Gleichzeitig warten qualifizierte Fachkräfte auf Papier — auf Verträge, Stempel, Formulare und Unterschriften. Ein Teil des Mangels entsteht nicht auf dem Arbeitsmarkt. Sondern in unseren Abläufen. ## Die Zahlen sprechen eine deutliche Sprache ### Schweiz Die Schweiz steuert auf eine massive Versorgungslücke zu. Bis 2030 fehlen gemäss nationalem Versorgungsbericht bis zu **43'000 diplomierte Pflegefachpersonen**. Schon heute sind 13'000 bis 15'000 Pflegestellen unbesetzt. Das Bundesamt für Gesundheit beziffert die aktuelle Lücke auf rund 65'000 fehlende Pflegekräfte. Besonders alarmierend: Fast jede fünfte diplomierte Pflegeperson denkt ans Aufhören. Während sich der allgemeine Fachkräftemangel in der Schweiz leicht entspannt hat, bleibt das Gesundheitswesen die am stärksten betroffene Branche. Das Volumen der Stellenausschreibungen in der Personalvermittlung im Gesundheitsbereich stieg 2025 um 13 Prozent gegenüber dem Vorjahr. ### Europa Der Blick über die Landesgrenze zeigt ein ähnliches Bild. In Europa fehlen laut Schätzungen aktuell rund **1,6 Millionen Fachkräfte** im Gesundheits- und Sozialwesen. Bis 2030 könnte sich diese Zahl auf 4 Millionen ausweiten — darunter 600'000 Ärzte, 2,3 Millionen Pflegekräfte und 1,1 Millionen Sozialbetreuende. Verschärft wird die Situation durch eine alternde Belegschaft: Über ein Drittel aller Ärzte und ein Viertel aller Pflegekräfte in der EU sind über 55 Jahre alt. Der Nachwuchs kann die Abgänge nicht kompensieren. ## Ein Beispiel aus dem Alltag Ein Krankenhaus braucht dringend Ärztinnen und Ärzte. Die Kandidaten sind da. Die Verträge auch. Aber bevor jemand anfangen kann, fehlt eine Unterschrift. **Für den Arzt** bedeutet das: Anfahrt zur Filiale. Warten. Unterschreiben. Zurückfahren. Eine Stunde — für eine einzige Unterschrift. **Für den Personaldienstleister** bedeutet das: Dokument drucken. Einscannen. Texterkennung prüfen. Manuell korrigieren. Ablegen. 20 bis 30 Minuten pro Vertrag. Bei 50 Ärzten im Monat summiert sich das auf über **20 Stunden interner Aufwand** — und 50 Stunden verlorene Arztzeit. In einem Markt, in dem jede Fachkraft zählt. ## Das unsichtbare Problem: Bürokratie als Bremse Der Fachkräftemangel hat viele Ursachen — demografischer Wandel, schwierige Arbeitsbedingungen, unattraktive Vergütung, Burnout. Diese strukturellen Probleme lassen sich nicht über Nacht lösen. Aber es gibt Stellschrauben, die sofort wirken. Der administrative Onboarding-Prozess ist eine davon. Jeder Tag, an dem ein Vertrag auf eine Unterschrift wartet, ist ein Tag, an dem eine Station unterbesetzt bleibt. Jede Stunde, die eine Fachkraft für eine Unterschrift pendelt, ist eine Stunde, die sie nicht am Patienten verbringt. ### Berufsanerkennung ausländischer Fachkräfte Ein besonders kritischer Engpass betrifft ausländische Fachkräfte. Hochqualifizierte Ärztinnen und Pflegekräfte aus dem Ausland durchlaufen oft langwierige Anerkennungsverfahren. In der Schweiz dauert die Vorprüfung allein bis zu vier Wochen — vorausgesetzt, alle Dokumente sind vollständig. Für Fachpersonen aus Nicht-EU-Staaten gelten strengere Regeln und zusätzliche Prüfungen. Wenn der administrative Prozess rund um die Berufsanerkennung papierbasiert abläuft, verlängern sich die Wartezeiten zusätzlich. Jedes fehlende Dokument, jede unleserliche Kopie, jeder Postweg kostet Tage — manchmal Wochen. ## Die eigentliche Herausforderung: Digitalisierung über Organisationsgrenzen Die Digitalisierung im Gesundheitswesen scheitert oft nicht an der Technik. Die Werkzeuge sind vorhanden — elektronische Signaturen, digitale Siegel, Validierungsdienste, eID-Lösungen, KI-gestützte Verarbeitung. Das eigentliche Hindernis liegt in der **organisationsübergreifenden Zusammenarbeit**. Ein Spital muss sich mit Behörden, Personaldienstleistern, Versicherungen und Bildungsinstitutionen austauschen. Jede dieser Organisationen hat eigene Strategien, Budgets und Prioritäten. Wer übernimmt die Initiative? Wer finanziert eine digitale Lösung, von der am Ende alle profitieren? Mit Papier war das vermeintlich einfach: ausdrucken, unterschreiben, ins Couvert und ab die Post. Die Gegenseite musste sich um nichts kümmern. Digital funktioniert das nicht — die Gegenseite muss mitziehen. Beide Seiten müssen digitalisieren, damit ein durchgängiger Prozess entstehen kann. Genau hier liegt der Hebel: **Digitale End-to-End-Prozesse** können nur entstehen, wenn die Hürde für alle Beteiligten niedrig genug ist. Eine Signaturlösung, die keine Installation erfordert und auf jedem Gerät funktioniert, senkt diese Hürde erheblich. ## Wo die elektronische Signatur ansetzt Die elektronische Signatur löst nicht den Fachkräftemangel. Aber sie beseitigt einen konkreten Flaschenhals im Prozess — und zwar sofort. ### Schnelleres Onboarding Arbeitsverträge, Geheimhaltungsvereinbarungen, Einverständniserklärungen — all das kann digital signiert werden. Statt Tage auf die Post zu warten, ist ein Vertrag innerhalb von Minuten unterzeichnet. Für beide Seiten. ### Rechtssicherheit gewährleistet In der Schweiz gilt: Arbeitsverträge sind grundsätzlich formfrei und können mit einer einfachen oder fortgeschrittenen elektronischen Signatur abgeschlossen werden. Für Vereinbarungen mit Schriftformerfordernis — etwa Konkurrenzverbote — ist eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) notwendig, die der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt ist. ### Kein Systemwechsel nötig Eine praktikable Lösung muss auch für die Gegenseite funktionieren. Wenn ein Arzt einen Vertrag per Link auf seinem Smartphone signieren kann, braucht er weder Software noch Schulung. Das macht die Zusammenarbeit über Organisationsgrenzen hinweg möglich — ohne dass jede beteiligte Partei ein eigenes Digitalisierungsprojekt starten muss. ### Auch für internationale Fachkräfte Gerade bei der Rekrutierung internationaler Fachkräfte spart die elektronische Signatur wertvolle Zeit. Dokumente können ortsunabhängig signiert werden — ob der Kandidat in Zürich, Berlin oder São Paulo sitzt. ## Der Engpass sitzt oft nicht dort, wo wir ihn vermuten Wir investieren in Recruiting-Kampagnen, verbessern Arbeitsbedingungen und diskutieren über Löhne. Das ist richtig und wichtig. Aber manchmal sitzt der Engpass nicht im Markt, sondern im Prozess. Wenn qualifizierte Menschen knapp sind, sollten sie nicht für Papierprozesse pendeln. Und wenn Organisationen zusammenarbeiten müssen, brauchen sie Werkzeuge, die Grenzen überbrücken — nicht neue schaffen. Die Frage ist nicht, ob das Gesundheitswesen digitaler wird. Die Frage ist, ob wir es dort zuerst tun, wo es am dringendsten ist: bei den Prozessen, die Fachkräfte vom Arbeiten abhalten. --- ## Weiterführende Artikel - [Erst vereinfachen, dann digitalisieren](/de/blog/digitalisierung-prozesse-vereinfachen) - [actaSIGN für HR — Arbeitsverträge digital signieren](/de/loesungen/hr) - [actaSIGN Preise — ab CHF 11 pro Benutzer](/de/preise) --- ## eIDAS 2.0 — Was ändert sich für Unternehmen im DACH-Raum? - URL: https://www.actasign.swiss/de/blog/eidas-2-0-was-aendert-sich-2026 - Language: German - Published: 2026-03-05 - Author: Thomas Moretti, axelity ag - Summary: Die überarbeitete eIDAS-Verordnung bringt das EU Digital Identity Wallet bis Ende 2026. Was bedeutet das für Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz? # eIDAS 2.0 — Was ändert sich für Unternehmen im DACH-Raum? Im Mai 2024 trat die **Verordnung (EU) 2024/1183** in Kraft — besser bekannt als eIDAS 2.0. Sie ist die umfassendste Überarbeitung des europäischen Rechtsrahmens für elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste seit 2014. Für Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz bringt sie weitreichende Veränderungen — nicht nur technisch, sondern auch strategisch. ## Was ist eIDAS 2.0? Die ursprüngliche eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014 schuf ab 2016 einen einheitlichen Rahmen für elektronische Signaturen, Siegel, Zeitstempel und die grenzüberschreitende Anerkennung elektronischer Identitäten in der EU. Sie funktionierte — hatte aber Schwächen: Die Nutzung blieb hinter den Erwartungen zurück, die grenzüberschreitende Identifizierung war umständlich, und die Verordnung deckte wichtige neue Anwendungsfälle nicht ab. eIDAS 2.0 adressiert diese Lücken. Die Verordnung erweitert den Rahmen erheblich und setzt mit dem EU Digital Identity Wallet ein ambitioniertes neues Instrument ein. ## Die wichtigsten Änderungen gegenüber eIDAS 1.0 ### 1. EU Digital Identity Wallet (EUDI Wallet) Das Herzstück von eIDAS 2.0: Bis **Ende 2026** muss jeder EU-Mitgliedstaat seinen Bürgern und Einwohnern mindestens eine digitale Identitätsbrieftasche bereitstellen. Diese Wallet soll: - **Amtlich verifizierte Identitätsdaten** speichern (Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit) - **Elektronische Attributbescheinigungen** verwalten (Berufsqualifikationen, Führerschein, Diplome) - **Qualifizierte elektronische Signaturen** direkt aus der Wallet heraus ermöglichen - **Selektive Offenlegung** unterstützen — Nutzer teilen nur die Daten, die für einen bestimmten Zweck nötig sind Die technische Spezifikation (Architecture Reference Framework) wird von der EU-Kommission laufend aktualisiert. Pilotprojekte in mehreren Mitgliedstaaten laufen seit 2023. ### 2. Erweiterte Vertrauensdienste eIDAS 2.0 führt neue qualifizierte Vertrauensdienste ein: - **Elektronische Attributbescheinigungen:** Verifizierte Nachweise über Eigenschaften einer Person (z. B. Berufsqualifikationen, Vereinsmitgliedschaften) - **Qualifizierte elektronische Archivierung:** Langzeitaufbewahrung elektronischer Dokumente mit rechtlicher Absicherung - **Elektronische Ledger:** Für die Absicherung von Datenintegrität und Reihenfolge ### 3. Kostenlose QES für natürliche Personen Ein bedeutendes Detail: Über die EUDI Wallet sollen natürliche Personen **kostenlos** qualifizierte elektronische Signaturen erstellen können — zumindest für nicht-professionelle Zwecke. Das könnte die Verbreitung der QES erheblich beschleunigen. ### 4. Verpflichtende Akzeptanz Ab **Ende 2027** müssen bestimmte privatwirtschaftliche Akteure die EUDI Wallet akzeptieren — darunter sehr grosse Online-Plattformen (im Sinne des Digital Services Act), Finanzdienstleister bei der Kundenidentifizierung und Telekommunikationsanbieter. ## Auswirkungen auf Deutschland und Österreich Für Unternehmen in Deutschland und Österreich als EU-Mitgliedstaaten gilt eIDAS 2.0 unmittelbar. Die wichtigsten Konsequenzen: ### Identifizierung wird einfacher Die EUDI Wallet ermöglicht eine standardisierte elektronische Identifizierung über Ländergrenzen hinweg. Für Unternehmen, die heute aufwendige KYC-Prozesse (Know Your Customer) durchlaufen, kann die Wallet eine erhebliche Vereinfachung bringen. ### QES wird zugänglicher Wenn natürliche Personen über ihre Wallet QES erstellen können, sinkt die Hemmschwelle für den Einsatz qualifizierter Signaturen. Unternehmen sollten ihre Prozesse darauf vorbereiten, dass Geschäftspartner und Kunden künftig häufiger mit QES signieren wollen. ### Neue Compliance-Anforderungen Unternehmen, die unter die Akzeptanzpflicht fallen, müssen bis Ende 2027 in der Lage sein, EUDI Wallets zu akzeptieren. Das betrifft insbesondere Banken, Versicherungen und grosse Online-Plattformen. ### Attributbescheinigungen eröffnen neue Möglichkeiten Verifizierte Berufsqualifikationen, Handelsregisterauszüge oder Vollmachten können künftig elektronisch und grenzüberschreitend geprüft werden — ein Vorteil für Unternehmen mit internationalen Geschäftsbeziehungen. ## Auswirkungen auf die Schweiz Die Schweiz ist kein EU-Mitglied — eIDAS 2.0 gilt dort nicht unmittelbar. Dennoch ist die Verordnung für Schweizer Unternehmen hochrelevant: ### Grenzüberschreitende Geschäfte Schweizer Unternehmen, die mit Partnern in der EU zusammenarbeiten, müssen die neuen Standards kennen. Wenn ein deutscher Geschäftspartner künftig seine Identität über die EUDI Wallet nachweist, sollte das Schweizer Unternehmen damit umgehen können. ### Die Schweizer E-ID kommt Die Schweiz verfolgt mit der **E-ID** einen eigenen Ansatz. Am **28. September 2025** wurde das Bundesgesetz über den elektronischen Identitätsnachweis (BGEID) in einer Volksabstimmung mit 50,39 % Ja-Stimmen angenommen — nach der Ablehnung eines früheren, privatwirtschaftlich konzipierten Entwurfs im März 2021. Die wichtigsten Eckpunkte der Schweizer E-ID: - **Staatlich betrieben:** Die E-ID wird vom Bundesamt für Polizei (fedpol) ausgestellt — nicht von privaten Unternehmen. - **Dezentral und datenschutzkonform:** Basiert auf Self-Sovereign Identity (SSI). Daten werden ausschliesslich auf dem Gerät der Nutzerin gespeichert. - **Kostenlos und freiwillig:** Die E-ID ist für alle Personen mit Schweizer Ausweis, Pass oder gültigem Aufenthaltstitel verfügbar. - **Start geplant: Dezember 2026** (ursprünglich Sommer 2026, verzögert durch zusätzliche Sicherheitsmassnahmen auf Empfehlung der Eidgenössischen Finanzkontrolle). - **Nutzung über die swiyu Wallet App** (iOS/Android) — «Swiss Identity for You». Der Zeitplan ist bemerkenswert: Die Schweizer E-ID und die EUDI Wallet der EU werden voraussichtlich zur gleichen Zeit verfügbar sein (Ende 2026). Eine technische Interoperabilität zwischen beiden Systemen ist noch nicht gesichert, aber die parallele Einführung eröffnet langfristig Potenzial für grenzüberschreitende Zusammenarbeit. ### Gegenseitige Anerkennung bleibt offen Am 29. Januar 2025 hat der Bundesrat das UVEK und das EDA beauftragt, ein Verhandlungsmandat für die gegenseitige Anerkennung der QES mit der EU auszuarbeiten. Ob und wann ein Abkommen zustande kommt, ist offen. Bis dahin bleibt die Nutzung eines dual-gelisteten Trust Service Providers — wie Swisscom Trust Services — der sicherste Weg für grenzüberschreitende Signaturen. ## Wie actaSIGN sich vorbereitet actaSIGN basiert auf **Swisscom Trust Services** als Trust Service Provider. Swisscom ist sowohl unter dem Schweizer ZertES als auch auf der EU Trusted List anerkannt. Für die Umsetzung von eIDAS 2.0 bedeutet das: - **EUDI-Wallet-Integration:** Swisscom Trust Services arbeitet an der Anbindung an die EUDI Wallet für die Zertifikatsausstellung und Identitätsprüfung. - **Bestehende Signaturen bleiben gültig:** Qualifizierte elektronische Signaturen, die heute mit actaSIGN erstellt werden, behalten ihre Gültigkeit unter eIDAS 2.0. - **Erweiterte Vertrauensdienste:** Sobald Swisscom neue Dienste wie qualifizierte Attributbescheinigungen anbietet, können diese in actaSIGN integriert werden. ## Was Unternehmen jetzt tun sollten ### 1. Bestandsaufnahme machen Prüfen Sie, welche Verträge und Prozesse heute noch papierbasiert ablaufen. eIDAS 2.0 macht die Digitalisierung einfacher — aber nur, wenn Sie wissen, wo Sie stehen. ### 2. Signaturqualitäten überprüfen Stellen Sie sicher, dass Sie für jeden Anwendungsfall die richtige Signaturqualität einsetzen. Mit der zunehmenden Verbreitung der QES über die EUDI Wallet werden höhere Signaturqualitäten leichter zugänglich. ### 3. Anbieter-Roadmap prüfen Fragen Sie Ihren E-Signatur-Anbieter, wie er eIDAS 2.0 und die EUDI Wallet unterstützen wird. Anbieter, deren TSP auf der EU Trusted List steht, sind am besten positioniert. ### 4. Interne Schulung planen Die EUDI Wallet wird für Mitarbeitende, Geschäftspartner und Kunden relevant. Planen Sie interne Schulungen, damit Ihr Team die neuen Möglichkeiten kennt und nutzen kann. ### 5. Grenzüberschreitende Prozesse priorisieren Unternehmen mit DACH-übergreifenden Geschäftsbeziehungen profitieren am meisten von den neuen Standards. Beginnen Sie mit den Prozessen, die heute den grössten Medienbruch verursachen. ## Fazit eIDAS 2.0 ist mehr als ein regulatorisches Update — es ist ein Paradigmenwechsel. Die EUDI Wallet macht elektronische Identifizierung und qualifizierte Signaturen für jeden zugänglich. Für Unternehmen im DACH-Raum bedeutet das: Wer heute schon auf eine eIDAS-konforme Signaturlösung setzt, ist für die Zukunft gut aufgestellt. Wer noch zögert, sollte spätestens jetzt handeln. --- ## Weiterführende Artikel - [Digitale Signatur Deutschland](/de/elektronische-signatur-deutschland) - [Digitale Signatur Österreich](/de/elektronische-signatur-oesterreich) - [Digitale Signatur Liechtenstein](/de/elektronische-signatur-liechtenstein) - [Grenzüberschreitend signieren im DACH-Raum](/de/blog/grenzueberschreitend-signieren-dach) - [Compliance — eIDAS, ZertES und DSGVO](/de/produkt/compliance) - [Digitale Signatur Deutschland — Rechtslage und Praxis](/de/blog/elektronische-signatur-deutschland-rechtslage) - [Digitale Signatur Österreich: eIDAS, RTR und QES](/de/blog/elektronische-signatur-oesterreich-rechtslage) - [Digitale Signatur Liechtenstein: EWR, eIDAS und SigVG](/de/blog/elektronische-signatur-liechtenstein-rechtslage) - [Demo anfragen](/de/demo) --- ## E-Signatur-Anbieter für Deutschland im Vergleich 2026 - URL: https://www.actasign.swiss/de/blog/e-signatur-anbieter-deutschland-vergleich - Language: German - Published: 2026-02-12 - Author: Thomas Moretti, axelity ag - Summary: Welcher E-Signatur-Anbieter passt zu deutschen Unternehmen? Wir vergleichen actaSIGN, Skribble, DeepSign und DocuSign — mit Fokus auf eIDAS, Datenschutz und Preise. # E-Signatur-Anbieter für Deutschland im Vergleich 2026 Deutsche Unternehmen, die eine E-Signatur-Lösung suchen, stehen vor einer wachsenden Auswahl. Globale Marktführer, europäische Spezialisten und Schweizer Anbieter konkurrieren um den Markt. Doch nicht alle Lösungen sind gleich gut geeignet, wenn es um eIDAS-Konformität, DSGVO-Anforderungen und die Besonderheiten des deutschen Rechts geht. Dieser Vergleich betrachtet vier Anbieter aus der Perspektive deutscher Unternehmen: actaSIGN, Skribble, DeepSign und DocuSign. **Hinweis:** Alle Angaben zu Mitbewerbern basieren auf öffentlich verfügbaren Informationen (Stand April 2026). Wir empfehlen, die aktuellen Konditionen direkt bei den jeweiligen Anbietern zu prüfen. ## Was deutsche Unternehmen brauchen Bevor der Vergleich beginnt, lohnt sich ein Blick auf die Anforderungen, die für deutsche Unternehmen typisch sind: 1. **eIDAS-Konformität** — Alle drei Signaturqualitäten (EES, FES, QES) nach eIDAS 2. **DSGVO-Konformität** — Datenverarbeitung in der EU oder einem Land mit angemessenem Datenschutzniveau 3. **BGB §126a** — QES-Fähigkeit für Verträge mit gesetzlichem Schriftformerfordernis 4. **Transparente Kosten** — Planbare Ausgaben, keine versteckten Gebühren 5. **Integration** — Anbindung an bestehende DMS-, ERP- und HR-Systeme 6. **Support auf Deutsch** — Erreichbare Ansprechpartner, idealerweise ohne Ticketsystem ## Die Anbieter im Überblick ### actaSIGN actaSIGN ist die E-Signatur-Plattform von axelity ag (Schweiz). Die Lösung unterstützt alle drei Signaturqualitäten (EES, FES, QES) und nutzt **Swisscom Trust Services** als Trust Service Provider. Swisscom steht sowohl unter dem Schweizer ZertES als auch auf der **EU Trusted List** — Signaturen sind damit in der gesamten EU rechtsgültig. **Hosting:** Schweizer Rechenzentrum, ohne internationale Cloud-Anbieter (kein AWS, Azure oder Google Cloud). **Besonderheiten für den deutschen Markt:** - Aktive DMS-Integrationen mit **Kendox** und **docuvita** — beides in Deutschland und Österreich verbreitete Dokumentenmanagement-Systeme - Persönlicher Support auf Deutsch, ohne Ticketsystem - Preise ab CHF 11 pro Benutzer und Monat, inklusive Signatur-Kontingent aller Qualitäten ### Skribble Skribble ist ein Schweizer Anbieter mit Sitz in Zürich (gegründet 2018). Die Plattform unterstützt alle drei Signaturqualitäten und nutzt ebenfalls **Swisscom Trust Services**. Skribble hat eine starke Markenbekanntheit im DACH-Raum und bietet eine intuitive Benutzeroberfläche. **Hosting:** Schweiz oder Deutschland (Wahlmöglichkeit). **Preise:** Ab CHF 9 pro Monat. Signaturen werden je nach Plan zusätzlich nach Verbrauch berechnet. Der Funktionsumfang variiert zwischen den Plänen (Fair, Business, Enterprise). ### DeepSign DeepSign ist die E-Signatur-Lösung der DeepCloud AG, einem Unternehmen der **Abacus Research AG**. DeepSign unterstützt alle drei Signaturqualitäten und ist besonders eng mit der Abacus-ERP-Suite integriert. **Hosting:** Schweiz. **Besonderheit:** Für Unternehmen, die Abacus ERP einsetzen, bietet DeepSign eine nahtlose Integration. Im deutschen Markt ist Abacus jedoch weniger verbreitet als in der Schweiz. ### DocuSign DocuSign ist der globale Marktführer aus den USA mit über 1,5 Millionen Kunden weltweit. Die Plattform bietet ein umfangreiches Ökosystem mit über 400 Integrationen und unterstützt 40+ Sprachen. **Hosting:** Primär USA. DocuSign bietet seit 2022 auch EU-Hosting (Frankfurt) an — allerdings nicht für alle Tarife und Regionen. Der konkrete Hosting-Standort sollte vertraglich geklärt werden. **Signaturqualitäten:** EES und FES nativ. Für QES nach eIDAS sind Partner-Integrationen erforderlich. ## Vergleichstabelle | Kriterium | actaSIGN | Skribble | DeepSign | DocuSign | |---|---|---|---|---| | **Compliance & Recht** | | | | | | eIDAS-konform | Ja | Ja | Ja | Ja | | EES / FES / QES | Alle drei | Alle drei | Alle drei | EES + FES nativ, QES via Partner | | BGB §126a (QES für Schriftform) | Ja | Ja | Ja | Eingeschränkt | | Trust Service Provider | Swisscom (EU + CH) | Swisscom (EU + CH) | Swisscom (EU + CH) | Verschiedene | | **Datenschutz & Hosting** | | | | | | Hosting | Schweiz | Schweiz oder Deutschland | Schweiz | USA (EU optional) | | Ohne internationale Cloud-Anbieter | Ja | Ja | Ja | Nein (AWS) | | DSGVO-konform | Ja (CH Angemessenheit) | Ja (CH Angemessenheit) | Ja (CH Angemessenheit) | Ja (DPA erforderlich) | | **Kosten & Abrechnung** | | | | | | Einstiegspreis | Ab CHF 11/Benutzer/Monat | Ab CHF 9/Monat | Auf Anfrage | Ab ca. USD 10/Monat | | Signaturen im Preis inkl. | Ja (alle Qualitäten) | Teilweise (planabhängig) | Teilweise | Ja (Umschläge je Plan) | | Zwei Abrechnungsmodelle | **Ja (pro Signatur + pro Vorgang)** | Nein | Nein | Nein | | Alle Funktionen in jedem Plan | **Ja** | Planabhängig | Planabhängig | Planabhängig | | Bezahlung per Rechnung | **Ja** | Kreditkarte | Kreditkarte | Ab Enterprise | | **Funktionen** | | | | | | Gemischte Qualitäten pro Dokument | **Ja** | Eingeschränkt | Nein | Nein | | Laufende Anfragen ändern | **Ja** | Nein | Nein | Eingeschränkt | | Dokumente austauschen | **Ja** | Nein | Nein | Nein | | Mandantenfähigkeit | **Ja (alle Pläne)** | Nein | Nein | Enterprise | | IP Whitelisting | **Ja (alle Pläne)** | Nicht dokumentiert | Nein | Enterprise | | Max. Dateigrösse | **100 MB** | Nicht dokumentiert | Nicht dokumentiert | 25 MB | | **Integration** | | | | | | REST API | Ja | Ja | Ja | Ja | | SSO / OpenID Connect | Ja | Ja | Ja (Large) | Ja (Business+) | | DMS-Integration DE/AT | **Kendox, docuvita** | Verschiedene | Abacus (primär CH) | 400+ Konnektoren | | **Support** | | | | | | Persönlicher Support | **Ja, ohne Ticketsystem** | Teilweise | Teilweise | Ab Enterprise | | Support-Sprache Deutsch | Ja | Ja | Ja | Eingeschränkt | ## Detailbetrachtung: Worauf es für deutsche Unternehmen ankommt ### Datenschutz und Hosting Für deutsche Unternehmen ist die DSGVO-Konformität nicht verhandelbar. actaSIGN und DeepSign hosten ausschliesslich in der Schweiz. Skribble bietet die Wahl zwischen Schweizer und deutschem Hosting. Alle drei Schweizer Anbieter halten Daten damit im europäischen Rechtsraum — die Schweiz ist von der Europäischen Kommission als Land mit angemessenem Datenschutzniveau anerkannt. DocuSign bietet EU-Hosting in Frankfurt an, nutzt aber die Infrastruktur von AWS. Für Unternehmen mit strengen Hosting-Anforderungen — etwa in regulierten Branchen — ist dieser Unterschied relevant. ### eIDAS und BGB §126a Alle vier Anbieter sind eIDAS-konform. Für die QES — die in Deutschland nach BGB §126a die Schriftform ersetzen kann — nutzen actaSIGN, Skribble und DeepSign den gleichen Trust Service Provider: Swisscom Trust Services. Der Unterschied liegt in der Umsetzung, den Workflows und dem Preis. DocuSign bietet die QES über Partner-Integrationen an. Für Unternehmen, die regelmässig QES-pflichtige Dokumente signieren, ist eine native QES-Unterstützung einfacher. ### DMS-Integration im deutschen Markt Für Unternehmen, die ein Dokumentenmanagement-System einsetzen, ist die Integration entscheidend. actaSIGN bietet aktive Integrationen mit **Kendox** und **docuvita** — zwei DMS-Systeme, die im deutschen und österreichischen Markt etabliert sind. Skribble bietet verschiedene Integrationen an, DeepSign ist primär auf die Abacus-Welt ausgerichtet. DocuSign hat mit über 400 Konnektoren das breiteste Ökosystem — die DMS-Integration für den deutschsprachigen Markt muss aber im Einzelfall geprüft werden. ### Preistransparenz Bei den meisten Anbietern variiert der Funktionsumfang je nach gewähltem Plan. API-Zugang, SSO, Mandantenfähigkeit oder IP Whitelisting sind oft erst ab einem teureren Paket verfügbar. actaSIGN verfolgt einen anderen Ansatz: **Alle Funktionen sind in jeder Lizenz enthalten.** Es gibt kein Feature-Gating — der Unterschied zwischen den Plänen liegt in der Anzahl der Benutzer und der enthaltenen Signaturen. Zusätzlich bietet actaSIGN als einziger Anbieter im Vergleich **zwei Abrechnungsmodelle**: die klassische Abrechnung pro Signatur und die Abrechnung pro Signaturvorgang (ein Dokument mit bis zu 6 Unterzeichnern zum Festpreis). Letzteres lohnt sich besonders bei Verträgen mit mehreren Parteien — ein häufiger Fall im Geschäftsalltag. ### Support Deutsche Unternehmen erwarten in der Regel deutschsprachigen Support mit kurzen Reaktionszeiten. actaSIGN bietet persönlichen Support ohne Ticketsystem — Anfragen werden direkt von einem Ansprechpartner bearbeitet, nicht über eine Queue. Skribble und DeepSign bieten teilweise persönlichen Support, je nach Plan. DocuSign bietet dedizierten Support typischerweise erst ab dem Enterprise-Tarif. ## Fazit Für deutsche Unternehmen gibt es keinen universell besten E-Signatur-Anbieter — es gibt den richtigen Anbieter für die jeweiligen Anforderungen. Die Schweizer Anbieter (actaSIGN, Skribble, DeepSign) haben den Vorteil des europäischen Hostings und der nativen QES-Unterstützung. DocuSign punktet mit dem grössten Integrations-Ökosystem. actaSIGN hebt sich durch drei Punkte ab, die für den deutschen Mittelstand besonders relevant sind: transparente Preise mit allen Funktionen in jedem Plan, zwei Abrechnungsmodelle für verschiedene Signaturszenarien und persönlicher Support ohne Ticketsystem. Unternehmen, die Kendox oder docuvita als DMS einsetzen, finden bei actaSIGN eine fertige Integration. --- ## Weiterführende Artikel - [Digitale Signatur Deutschland — actaSIGN](/de/elektronische-signatur-deutschland) - [Digitale Signatur Deutschland — Rechtslage und Praxis](/de/blog/elektronische-signatur-deutschland-rechtslage) - [Compliance — eIDAS, ZertES und DSGVO](/de/produkt/compliance) - [actaSIGN Preise — ab CHF 11 pro Benutzer](/de/preise) - [Demo anfragen](/de/demo) --- ## Grenzüberschreitend signieren im DACH-Raum — so funktioniert's - URL: https://www.actasign.swiss/de/blog/grenzueberschreitend-signieren-dach - Language: German - Published: 2026-01-22 - Author: Thomas Moretti, axelity ag - Summary: Verträge zwischen der Schweiz, Deutschland, Österreich und Liechtenstein digital signieren — Rechtsrahmen, Praxis und Tipps für grenzüberschreitende Signaturen. # Grenzüberschreitend signieren im DACH-Raum — so funktioniert's Ein Schweizer Unternehmen schliesst einen Vertrag mit einem deutschen Partner. Die Unterzeichner sitzen in Zürich und München. Der Vertrag soll elektronisch signiert werden — rechtsgültig in beiden Ländern. Klingt einfach. Ist es in der Praxis auch — wenn man die rechtlichen Rahmenbedingungen kennt und den richtigen Anbieter nutzt. Dieser Artikel erklärt, wie grenzüberschreitendes Signieren im DACH-Raum funktioniert: Schweiz, Deutschland, Österreich und Liechtenstein — vier Länder, zwei Rechtsrahmen, eine praktische Lösung. ## Die Herausforderung: Unterschiedliche Rechtsrahmen ### Schweiz: ZertES In der Schweiz regelt das **Bundesgesetz über Zertifizierungsdienste im Bereich der elektronischen Signatur (ZertES)** den Einsatz elektronischer Signaturen. Es definiert die drei Qualitätsstufen (EES, FES, QES) und legt fest, dass die QES in Verbindung mit einem qualifizierten Zeitstempel der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt ist (OR Art. 14 Abs. 2bis). ### Deutschland und Österreich: eIDAS In Deutschland und Österreich gilt die **eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014** unmittelbar. Sie kennt dieselben drei Signaturqualitäten. In Deutschland regelt **BGB §126a**, dass die QES die gesetzliche Schriftform ersetzen kann. In Österreich verweist das **Signatur- und Vertrauensdienstegesetz (SVG)** auf eIDAS und regelt die nationale Aufsicht. ### Liechtenstein: eIDAS, EWR und SigVG Liechtenstein ist als **EWR-Mitglied** verpflichtet, den eIDAS-Rahmen für elektronische Signaturen und Vertrauensdienste zu übernehmen. National ergänzt das **Signatur- und Vertrauensdienstegesetz (SigVG)** den Rahmen. Gleichzeitig besteht eine **Zollunion mit der Schweiz** und eine enge wirtschaftliche Verflechtung. Liechtensteinische Unternehmen bewegen sich damit faktisch in beiden Rechtsräumen. ### Das Problem: Keine formelle gegenseitige Anerkennung Obwohl ZertES und eIDAS strukturell ähnlich sind, gibt es bislang **kein Abkommen zur gegenseitigen Anerkennung** elektronischer Signaturen zwischen der Schweiz und der EU. Eine in der Schweiz nach ZertES erstellte QES wird in der EU nicht automatisch als qualifiziert anerkannt — und umgekehrt. Am **29. Januar 2025** hat der Bundesrat das UVEK und das EDA beauftragt, innerhalb eines Jahres ein Verhandlungsmandat für die gegenseitige Anerkennung der QES auszuarbeiten. Ob und wann ein Abkommen zustande kommt, bleibt abzuwarten. ## Die praktische Lösung: Dual-gelistete Trust Service Provider Die Antwort auf diese regulatorische Lücke sind Trust Service Provider (TSP), die **sowohl unter ZertES als auch auf der EU Trusted List** anerkannt sind. Das wichtigste Beispiel: **Swisscom Trust Services**. Swisscom Trust Services ist: - In der Schweiz als **anerkannter Zertifizierungsdiensteanbieter nach ZertES** akkreditiert (Aufsicht durch die KPMG als Konformitätsbewertungsstelle) - Auf der **EU Trusted List** als qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter gelistet (über die Niederlassung in Österreich) Das bedeutet: Eine QES, die auf einem Swisscom-Zertifikat basiert, wird sowohl in der Schweiz als auch in der gesamten EU als qualifiziert anerkannt. Diese duale Anerkennung macht Swisscom zum idealen TSP für grenzüberschreitende Signaturen im DACH-Raum. ## Schritt für Schritt: Grenzüberschreitend signieren mit actaSIGN actaSIGN nutzt Swisscom Trust Services als TSP. Das grenzüberschreitende Signieren funktioniert damit nahtlos: ### 1. Dokument hochladen Der Absender lädt das Dokument in actaSIGN hoch — z. B. einen Vertrag zwischen einem Schweizer und einem deutschen Unternehmen. ### 2. Signaturqualität festlegen Für jeden Unterzeichner wird die Signaturqualität individuell festgelegt. actaSIGN unterstützt **gemischte Qualitäten in einem Dokument**: Der Schweizer Geschäftsführer signiert mit QES nach ZertES, der deutsche Partner ebenfalls mit QES — auf Basis desselben Swisscom-Zertifikats, das in beiden Rechtsräumen anerkannt ist. ### 3. Unterzeichner einladen Die Unterzeichner erhalten eine E-Mail-Einladung. Externe Unterzeichner benötigen kein actaSIGN-Konto — sie signieren direkt im Browser, kostenlos und ohne Registrierung. ### 4. Identifikation und Signatur Je nach Signaturqualität wird die Identität des Unterzeichners geprüft: - **EES:** E-Mail-Adresse - **FES:** E-Mail-Adresse + Mobiltelefonnummer - **QES:** Starke Zwei-Faktor-Authentifizierung über Swisscom Trust Services ### 5. Qualifizierter Zeitstempel Jede Signatur wird automatisch mit einem **qualifizierten Zeitstempel** versehen — eine Voraussetzung für die rechtliche Gleichstellung der QES mit der handschriftlichen Unterschrift, sowohl nach ZertES als auch nach eIDAS. ### 6. Langzeit-Validierung (LTV) actaSIGN erstellt Signaturen mit **Langzeit-Validierung**. Das bedeutet: Die Signatur bleibt auch nach Ablauf des Zertifikats prüfbar und rechtsgültig — ein wichtiger Punkt bei Verträgen mit langer Laufzeit. ## Sonderfall Liechtenstein Liechtenstein nimmt im DACH-Raum eine Sonderstellung ein. Als EWR-Mitglied gilt eIDAS — Signaturen, die auf der EU Trusted List basieren, werden anerkannt. Gleichzeitig pflegt Liechtenstein enge wirtschaftliche und rechtliche Beziehungen zur Schweiz (Zollunion, Schweizer Franken als Währung, gemeinsamer Wirtschaftsraum). Für Verträge zwischen Liechtenstein und der Schweiz empfiehlt sich eine QES auf Basis eines dual-gelisteten TSP wie Swisscom. Damit sind beide Rechtsrahmen (eIDAS und ZertES) abgedeckt. Für rein liechtensteinisch-deutsche oder liechtensteinisch-österreichische Verträge genügt eine eIDAS-konforme QES, da alle drei Länder dem eIDAS-Rechtsrahmen unterliegen (Deutschland und Österreich als EU-Mitglieder, Liechtenstein als EWR-Mitglied). ## Welches Recht gilt? Bei grenzüberschreitenden Verträgen stellt sich die Frage des anwendbaren Rechts. Grundsätzlich gilt: - **Mit Rechtswahl:** Die Parteien können das anwendbare Recht frei vereinbaren (in der EU gemäss Rom-I-Verordnung, in der Schweiz gemäss IPRG). - **Ohne Rechtswahl:** Es gilt in der Regel das Recht des Landes, in dem die Partei mit der charakteristischen Leistung ihren Sitz hat. **Praxistipp:** Für die **Formvorschriften** empfiehlt es sich, die strengere Norm zu erfüllen. Wenn z. B. das deutsche Recht für einen bestimmten Vertragstyp die Schriftform (= QES nach BGB §126a) verlangt, das Schweizer Recht aber nicht, sollten Sie dennoch mit QES signieren — so ist der Vertrag in beiden Rechtsordnungen formgültig. ## 7 Tipps für grenzüberschreitende DACH-Verträge ### 1. Signaturqualität an die strengere Norm anpassen Prüfen Sie die Formvorschriften in allen beteiligten Rechtsordnungen. Wählen Sie die Signaturqualität, die die strengste Anforderung erfüllt. ### 2. Dual-gelisteten TSP nutzen Verwenden Sie einen Trust Service Provider, der sowohl unter ZertES als auch auf der EU Trust List anerkannt ist. Das schliesst Unsicherheiten bei der grenzüberschreitenden Anerkennung aus. ### 3. Qualifizierte Zeitstempel verwenden Ein qualifizierter Zeitstempel ist Voraussetzung für die Gleichstellung der QES mit der handschriftlichen Unterschrift — sowohl nach ZertES als auch nach eIDAS. actaSIGN fügt diesen automatisch hinzu. ### 4. Langzeit-Validierung sicherstellen Grenzüberschreitende Verträge haben oft lange Laufzeiten. Achten Sie darauf, dass Ihr Anbieter Signaturen mit LTV erstellt, die auch nach Zertifikatsablauf prüfbar bleiben. ### 5. Rechtswahl im Vertrag festlegen Vereinbaren Sie im Vertrag, welches Recht gilt. Das schafft Klarheit und vermeidet Unsicherheiten bei der Formprüfung. ### 6. Interne Richtlinien für DACH-Verträge erstellen Definieren Sie, welche Signaturqualität für welchen Vertragstyp mit welchem Partnerland erforderlich ist. Eine einfache Matrix spart Zeit und vermeidet Fehler. ### 7. Externe Unterzeichner nicht vergessen Nicht alle Vertragsparteien haben ein actaSIGN-Konto — und das müssen sie auch nicht. actaSIGN ermöglicht es externen Unterzeichnern, direkt im Browser zu signieren, ohne Registrierung und ohne Kosten. ## Fazit Grenzüberschreitendes Signieren im DACH-Raum ist trotz fehlender formeller Anerkennung zwischen der Schweiz und der EU bereits heute praxistauglich. Der Schlüssel liegt in der Nutzung eines Trust Service Providers, der in beiden Rechtsräumen anerkannt ist. Swisscom Trust Services — und damit actaSIGN — erfüllt diese Voraussetzung. Ob Schweiz-Deutschland, Schweiz-Österreich oder Liechtenstein-EU: Mit der richtigen Signaturqualität und einem dual-gelisteten TSP signieren Sie grenzüberschreitend rechtssicher — heute schon, und erst recht, wenn die gegenseitige Anerkennung formal geregelt wird. --- ## Weiterführende Artikel - [Digitale Signatur Schweiz — actaSIGN](/de/elektronische-signatur-schweiz) - [Digitale Signatur Deutschland — actaSIGN](/de/elektronische-signatur-deutschland) - [Digitale Signatur Österreich — actaSIGN](/de/elektronische-signatur-oesterreich) - [Digitale Signatur Liechtenstein — actaSIGN](/de/elektronische-signatur-liechtenstein) - [Digitale Signatur Österreich: eIDAS, RTR und QES](/de/blog/elektronische-signatur-oesterreich-rechtslage) - [Digitale Signatur Liechtenstein: EWR, eIDAS und SigVG](/de/blog/elektronische-signatur-liechtenstein-rechtslage) - [Compliance — eIDAS, ZertES und DSGVO](/de/produkt/compliance) - [eIDAS 2.0 — Was ändert sich für DACH-Unternehmen?](/de/blog/eidas-2-0-was-aendert-sich-2026) - [Demo anfragen](/de/demo) --- ## Digitale Signatur Deutschland: elektronische Signatur, BGB §126a und eIDAS - URL: https://www.actasign.swiss/de/blog/elektronische-signatur-deutschland-rechtslage - Language: German - Published: 2026-01-08 - Author: Thomas Moretti, axelity ag - Summary: Digitale und elektronische Signaturen in Deutschland sind durch eIDAS und BGB §126a geregelt. Erfahren Sie, wann EES, FES oder QES nötig sind. # Digitale Signatur Deutschland: elektronische Signatur, BGB §126a und eIDAS Digitale Signatur und elektronische Signatur werden in Deutschland oft synonym gesucht. Rechtlich ist die "elektronische Signatur" der massgebliche Begriff: Die eIDAS-Verordnung schafft einen einheitlichen europäischen Rahmen, und das BGB regelt, wann die elektronische Form die Schriftform ersetzen kann. Dieser Artikel erklärt die Rechtsgrundlagen, die drei Signaturqualitäten und gibt praktische Orientierung für deutsche Unternehmen. Die passende Länderübersicht finden Sie auf der Seite [Digitale Signatur Deutschland](/de/elektronische-signatur-deutschland). ## eIDAS — der europäische Rechtsrahmen Die **Verordnung (EU) Nr. 910/2014** — bekannt als eIDAS-Verordnung (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) — ist seit dem 1. Juli 2016 in allen EU-Mitgliedstaaten unmittelbar anwendbar. Das bedeutet: In Deutschland braucht es kein nationales Umsetzungsgesetz — eIDAS gilt direkt. Die Verordnung regelt: - Die drei Stufen elektronischer Signaturen (EES, FES, QES) - Die Anforderungen an Vertrauensdiensteanbieter (Trust Service Provider, TSP) - Die grenzüberschreitende Anerkennung elektronischer Signaturen innerhalb der EU - Das Diskriminierungsverbot: Eine elektronische Signatur darf nicht allein deshalb abgelehnt werden, weil sie elektronisch ist (Art. 25 Abs. 1 eIDAS) ### Das Vertrauensdienstegesetz (VDG) Ergänzend zur eIDAS-Verordnung hat Deutschland das **Vertrauensdienstegesetz (VDG)** erlassen. Es regelt die nationale Aufsicht über Vertrauensdiensteanbieter — zuständig ist die Bundesnetzagentur — und enthält Bussgeldsvorschriften bei Verstössen. Die materiellen Anforderungen an elektronische Signaturen werden jedoch durch eIDAS selbst definiert, nicht durch das VDG. ## Die drei Signaturqualitäten ### EES — Einfache elektronische Signatur Die einfache elektronische Signatur ist die niedrigste Stufe. Sie umfasst jede Form elektronischer Daten, die einer Willenserklärung beigefügt sind — von der getippten Namenszeile in einer E-Mail bis zum Klick auf einen "Akzeptieren"-Button. **Identifikation:** Keine besonderen Anforderungen. Die E-Mail-Adresse des Unterzeichners genügt. **Beweiskraft:** Gering. Im Streitfall muss die Partei, die sich auf die Signatur beruft, deren Echtheit nachweisen (freie Beweiswürdigung nach §286 ZPO). **Typische Anwendungen:** Interne Freigaben, Besprechungsprotokolle, Lieferscheine, allgemeine Geschäftskorrespondenz. ### FES — Fortgeschrittene elektronische Signatur Die fortgeschrittene elektronische Signatur erfüllt vier Kriterien gemäss Art. 26 eIDAS: Sie ist eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet, ermöglicht dessen Identifizierung, steht unter seiner alleinigen Kontrolle und ist so mit den Daten verbunden, dass nachträgliche Änderungen erkennbar sind. **Identifikation:** E-Mail-Adresse und Mobiltelefonnummer (Zwei-Faktor-Verifizierung). **Beweiskraft:** Mittel bis hoch. Die technische Zuordnung zum Unterzeichner erhöht die Nachweisbarkeit erheblich. **Typische Anwendungen:** Arbeitsverträge (unbefristet), Mietverträge, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Handelsvertreterverträge. ### QES — Qualifizierte elektronische Signatur Die qualifizierte elektronische Signatur ist die höchste Stufe. Sie basiert auf einem qualifizierten Zertifikat und wird mit einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit erstellt (Art. 3 Nr. 12 eIDAS). In Deutschland ist sie gemäss **BGB §126a** der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. **Identifikation:** Starke Zwei-Faktor-Authentifizierung über einen anerkannten Trust Service Provider. **Beweiskraft:** Sehr hoch. Es gilt der Anscheinsbeweis — die Gegenseite muss nachweisen, dass die Signatur nicht echt ist. **Typische Anwendungen:** Verbraucherdarlehensverträge, befristete Arbeitsverträge, Bürgschaften natürlicher Personen, Kündigungen mit gesetzlichem Schriftformerfordernis. ## BGB §126a — Wann elektronische Form die Schriftform ersetzt Das Bürgerliche Gesetzbuch regelt in **§126 BGB** die Schriftform und in **§126a BGB** die elektronische Form als deren Äquivalent: > *Soll die gesetzlich vorgeschriebene schriftliche Form durch die elektronische Form ersetzt werden, so muss der Aussteller der Erklärung dieser seinen Namen hinzufügen und das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen.* > — BGB §126a Abs. 1 Das bedeutet konkret: Überall dort, wo das Gesetz "Schriftform" verlangt und nicht ausdrücklich die eigenhändige Unterschrift oder notarielle Beurkundung vorschreibt, kann die QES die handschriftliche Unterschrift ersetzen. ### Welche Verträge erfordern welche Signaturqualität? | Vertragstyp | Mindestanforderung | Rechtsgrundlage | |---|---|---| | Allgemeine Geschäftskorrespondenz | EES | Formfreiheit | | Kaufvertrag (bewegliche Sachen) | EES | Formfreiheit (§433 BGB) | | Unbefristeter Arbeitsvertrag | EES/FES empfohlen | Formfreiheit, aber Nachweisgesetz beachten | | Befristeter Arbeitsvertrag | **QES** | §14 Abs. 4 TzBfG, §126a BGB | | Verbraucherdarlehensvertrag | **QES** | §492 Abs. 1 BGB, §126a BGB | | Bürgschaft (natürliche Person) | **QES** | §766 BGB, §126a BGB | | Kündigung Mietvertrag (Wohnung) | **QES** | §568 BGB, §126a BGB | | Arbeitnehmerüberlassung | **QES** | §12 AÜG | | Grundstückkaufvertrag | Notarielle Beurkundung | §311b BGB — QES reicht **nicht** | | Eheverträge | Notarielle Beurkundung | §1410 BGB — QES reicht **nicht** | **Wichtig:** Bei notarieller Beurkundung oder eigenhändiger Unterschrift (z. B. handschriftliches Testament nach §2247 BGB) ersetzt die QES die Formvorschrift nicht. ## Grenzüberschreitendes Signieren: Deutschland und Schweiz Deutsche Unternehmen, die mit Schweizer Partnern zusammenarbeiten, stehen vor einer besonderen Situation: Die Schweiz ist kein EU-Mitglied, und es gibt bislang keine offizielle gegenseitige Anerkennung elektronischer Signaturen zwischen der EU und der Schweiz. In der Praxis lässt sich dieses Problem lösen, wenn der Trust Service Provider sowohl unter eIDAS als auch unter dem Schweizer ZertES anerkannt ist. **Swisscom Trust Services** erfüllt diese Voraussetzung: Als Schweizer TSP ist Swisscom unter ZertES akkreditiert und gleichzeitig auf der **EU Trusted List** als qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter gelistet. Das bedeutet: Eine mit actaSIGN erstellte QES basiert auf einem Swisscom-Zertifikat, das sowohl in der Schweiz als auch in der EU als qualifiziert anerkannt wird — einschliesslich Deutschland. Am 29. Januar 2025 hat der Schweizer Bundesrat das UVEK und das EDA beauftragt, innerhalb eines Jahres ein Verhandlungsmandat für die gegenseitige Anerkennung der QES mit der EU auszuarbeiten. Bis zum Abschluss solcher Verhandlungen bleibt die Nutzung eines dual-gelisteten TSP wie Swisscom der pragmatische Weg. ## Praktische Tipps für deutsche Unternehmen ### 1. Signaturqualität an den Anwendungsfall anpassen Nicht jedes Dokument braucht eine QES. Viele alltägliche Geschäftsvorgänge sind formfrei — hier reicht eine EES oder FES. Die QES ist dann nötig, wenn das Gesetz die Schriftform vorschreibt. ### 2. Datenschutz und Hosting prüfen Deutsche Unternehmen unterliegen der DSGVO. Prüfen Sie, wo Ihr E-Signatur-Anbieter die Daten hostet. actaSIGN betreibt seine Infrastruktur in einem Schweizer Rechenzentrum — ohne internationale Cloud-Anbieter wie AWS, Azure oder Google Cloud. Das Schweizer Datenschutzniveau ist von der EU als angemessen anerkannt (Angemessenheitsbeschluss). ### 3. Einen anerkannten TSP verwenden Achten Sie darauf, dass der Trust Service Provider auf der EU Trusted List geführt wird. Nur dann sind die erstellten QES in der gesamten EU — einschliesslich Deutschland — rechtlich als qualifiziert anerkannt. ### 4. Interne Richtlinien erstellen Definieren Sie, welche Dokumenttypen welche Signaturqualität erfordern. Eine einfache interne Richtlinie schafft Klarheit und vermeidet Unsicherheiten bei Mitarbeitenden. ### 5. Integration in bestehende Systeme prüfen actaSIGN bietet eine REST API, SSO via OpenID Connect und Integrationen in DMS-Systeme wie Kendox und docuvita — beides im deutschen und österreichischen Markt etablierte Lösungen. ## Fazit Die Rechtslage für elektronische Signaturen in Deutschland ist klar: Die eIDAS-Verordnung bildet den Rahmen, BGB §126a regelt die Gleichstellung mit der Schriftform. Für die meisten Geschäftsvorgänge reichen EES oder FES — die QES kommt dort zum Einsatz, wo das Gesetz die Schriftform verlangt. Mit einem E-Signatur-Anbieter, der auf einem EU-gelisteten Trust Service Provider basiert und Schweizer Hosting bietet, können deutsche Unternehmen sowohl national als auch grenzüberschreitend rechtssicher signieren. --- ## Weiterführende Artikel - [Digitale Signatur Deutschland — actaSIGN](/de/elektronische-signatur-deutschland) - [Grenzüberschreitend signieren im DACH-Raum](/de/blog/grenzueberschreitend-signieren-dach) - [E-Signatur-Anbieter für Deutschland im Vergleich 2026](/de/blog/e-signatur-anbieter-deutschland-vergleich) - [Compliance — eIDAS, ZertES und DSGVO](/de/produkt/compliance) - [Demo anfragen](/de/demo) --- ## Unterschied EES, FES und QES – Welche Signatur brauche ich? - URL: https://www.actasign.swiss/de/blog/unterschied-ees-fes-qes - Language: German - Published: 2025-04-04 (updated 2026-04-05) - Author: Thomas Moretti, axelity ag - Summary: Erfahren Sie den Unterschied zwischen EES, FES und QES – der einfachen, fortgeschrittenen und qualifizierten elektronischen Signatur. Welche Signatur für welche Anforderungen gilt. # Unterschied EES, FES und QES – Einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signatur Die Begriffe EES, FES und QES bezeichnen die drei Stufen der elektronischen Signatur nach Schweizer und europäischem Recht. Die **EES** ist die einfachste Form, die **FES** bietet mehr Sicherheit und die **QES** ist die höchste Stufe mit rechtlicher Gleichstellung zur handschriftlichen Unterschrift. Welche Signatur Sie benötigen, hängt von den gesetzlichen Anforderungen und dem Einsatzzweck ab. --- ## Was ist EES (Einfache Elektronische Signatur)? Die Einfache Elektronische Signatur (EES) ist die grundlegendste Form der digitalen Unterschrift. Sie umfasst alle elektronischen Daten, die der Unterzeichnung dienen – etwa das Abhaken eines Kästchens, das Scannen einer handschriftlichen Unterschrift oder das Versenden einer signierten E-Mail. **Die EES bietet keine eindeutige Identifizierung des Unterzeichners und kein nachträgliches Erkennen von Änderungen.** Sie ist in der Praxis weit verbreitet, hat aber vor Gericht nur eine eingeschränkte Beweiskraft. Für interne Abstimmungen, einfache Bestätigungen oder Dokumentationen ohne hohe rechtliche Anforderungen ist die EES jedoch oft ausreichend. ### Wann reicht die EES aus? - Interne Dokumentation und Freigaben - Bestätigungen ohne gesetzliche Formvorschriften - E-Mail-basierte Vereinbarungen im Alltag - Umfragen und Feedback-Formulare --- ## Was ist FES (Fortgeschrittene Elektronische Signatur)? Die Fortgeschrittene Elektronische Signatur (FES) erfüllt höhere Anforderungen als die EES. Sie ist eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet und kann diesen identifizieren. Änderungen am Dokument nach der Signatur werden erkennbar. **Die FES wird beispielsweise durch ein persönliches Zertifikat ermöglicht, das an eine natürliche Person gebunden ist.** In der Schweiz regelt das ZertES (Bundesgesetz über Zertifizierungsdienste im Bereich der elektronischen Signatur und anderer Anwendungen digitaler Zertifikate) die Anforderungen. In der EU ist die eIDAS-Verordnung massgebend. ### Vorteile der FES gegenüber der EES - Eindeutige Zuordnung zu einer Person - Erkennung nachträglicher Änderungen am Dokument - Höhere Beweiskraft bei Streitigkeiten - Geeignet für Verträge mit mittlerem Risiko ### Typische Einsatzbereiche der FES - Dienstbarkeitsverträge und Vereinbarungen - Arbeitsbestätigungen und Auftragsbestätigungen - Vertrauliche Geschäftsdokumente - Verträge im B2B-Bereich --- ## Was ist QES (Qualifizierte Elektronische Signatur)? Die Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) ist die höchste Stufe der elektronischen Signatur. Sie erfüllt die strengsten Anforderungen und ist — in Verbindung mit einem qualifizierten Zeitstempel — der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt (OR Art. 14 Abs. 2bis). Für die QES ist ein qualifiziertes Zertifikat erforderlich, das von einem anerkannten Zertifizierungsdiensteanbieter ausgestellt wird. **Die QES erfordert eine starke Authentifizierung des Unterzeichners, beispielsweise mittels Video-Identifikation oder electronic ID (eID).** Änderungen am Dokument werden durch ein integriertes Siegel nachvollziehbar. Die QES ist in der Schweiz durch das ZertES und in der EU durch die eIDAS-Verordnung reguliert. ### Wann reicht die QES — und wann nicht? In der Schweiz gilt ein einfaches Prinzip: Für Verträge ohne gesetzliche Formvorschrift reicht eine beliebige Form. Wo das Gesetz Schriftlichkeit verlangt, steht Ihnen die QES als gleichwertige Alternative zur handschriftlichen Unterschrift auf Papier offen. **Wo jedoch ausdrücklich Eigenhändigkeit verlangt wird, hilft auch die QES nicht weiter.** #### QES als Gleichstellung zur Handschrift Die QES ist — zusammen mit einem qualifizierten Zeitstempel — der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt und kann dort eingesetzt werden, wo das Gesetz die Schriftform verlangt. Typische Beispiele: - **Konsumkreditverträge** (KKG Art. 9) und Leiharbeitsverträge (gesetzliches Schriftlichkeitserfordernis) - **Gesellschaftsrechtliche Beschlüsse** und Vollmachten im Geschäftsverkehr #### Papier ist zwingend — QES genügt nicht Manche Geschäfte verlangen ausdrücklich die **eigenhändige Unterschrift** oder sogar die **handschriftliche Abfassung**. Hier bleibt nur Papier: - **Eigenhändiges Testament** — muss handschriftlich verfasst und unterschrieben sein (ZGB Art. 505) - **Bürgschaftserklärungen** — ausdrücklich eigenhändige Unterschrift und eigenhändige Angabe des Höchstbetrags vorgeschrieben (OR Art. 493) #### Grundstückgeschäfte: Nicht bloss eine Unterschriftenfrage Grundstückkaufverträge und Handänderungen erfordern in der Schweiz zwingend eine **notarielle Beurkundung** (OR Art. 216). Die Unterschrift auf dem Kaufvertrag kann elektronisch erfolgen, aber der Gang zum Notar ist unabhängig davon notwendig. Auch QES ersetzt die notarielle Beurkundung nicht. #### Arbeitsverträge: Formfrei Standardarbeitsverträge sind in der Schweiz **formfrei** (OR Art. 320) — sie können mündlich, schriftlich oder sogar stillschweigend abgeschlossen werden. Eine Signatur ist rechtlich nicht zwingend, kann aber die Beweislage verbessern. Ausnahmen bestehen etwa für Lehrverträge (Art. 344a OR), die Schriftform erfordern. ### Praktische Faustregel | Anforderung | Signaturform | |---|---| | Kein Formzwang (z. B. Arbeitsvertrag) | Beliebig (auch elektronisch ohne Signatur) | | Gesetzliche Schriftform (z. B. Konsumkredit) | Handschriftlich **oder** QES mit qualifiziertem Zeitstempel | | Eigenhändigkeit vorgeschrieben (Testament, Bürgschaft) | Nur Papier mit handschriftlicher Unterschrift | | Notarielle Beurkundung (Grundstücke) | Notar + beliebige Unterschriftenform | --- ## Unterschied zwischen EES und QES auf einen Blick | Kriterium | EES | FES | QES | |-----------|-----|-----|-----| | **Identifizierung des Unterzeichners** | Keine eindeutige Zuordnung | Eindeutig zugeordnet | Eindeutig und überprüfbar | | **Erkennung von Änderungen** | Nicht gewährleistet | Gewährleistet | Gewährleistet und zertifiziert | | **Beweiskraft** | Eingeschränkt | Mittel bis hoch | Sehr hoch (handschriftgleich) | | **Gesetzliche Grundlage CH** | Keine spezifische Regelung | ZertES | ZertES | | **Gesetzliche Grundlage EU** | eIDAS | eIDAS | eIDAS | | **Typischer Einsatz** | Interne Dokumente | Verträge mit mittlerem Risiko | Gesetzliche Schriftform, höchste Beweiskraft | | **Kosten** | Sehr gering | Mittel | Höher (qualifiziertes Zertifikat) | --- ## Entscheidungshilfe: Welche Signatur brauche ich? ### Schritt 1: Gesetzliche Anforderungen prüfen Prüfen Sie, ob für Ihr Dokument eine gesetzliche Formvorschrift gilt. Bei Grundstückgeschäften ist die notarielle Beurkundung Pflicht; bei Testamenten hilft auch QES nicht — nur Papier. Bei Konsumkrediten oder Vollmachten reicht QES oder eine handschriftliche Unterschrift. ### Schritt 2: Risiko und Wert des Dokuments bewerten Für Dokumente mit hohem Streitpotenzial oder erheblichem Wert empfiehlt sich die FES oder QES, um im Streitfall eine starke Beweislage zu haben. ### Schritt 3: Identifizierungsaufwand berücksichtigen Die QES erfordert einen höheren Aufwand bei der Unterzeichner-Identifikation (z. B. Video-Ident). Wenn dies nicht erforderlich ist, kann die FES eine gute Alternative sein. ### Schnellübersicht - **EES:** Für interne, unkritische Dokumente - **FES:** Für Verträge, die keine gesetzliche QES erfordern, aber erhöhte Sicherheit benötigen - **QES:** Für Dokumente mit gesetzlicher Schriftform oder höchster Beweiskraft --- ## Häufig gestellte Fragen (FAQ) ### Was ist EES (Einfache Elektronische Signatur)? Die Einfache Elektronische Signatur (EES) ist die grundlegendste Form der digitalen Unterschrift. Sie bietet keine eindeutige Identifizierung des Unterzeichners und hat eine eingeschränkte Beweiskraft. Beispiele sind eingescannte Unterschriften oder das Akzeptieren von AGB per Checkbox. ### Was ist FES (Fortgeschrittene Elektronische Signatur)? Die Fortgeschrittene Elektronische Signatur (FES) ist einem Unterzeichner eindeutig zugeordnet und kann Änderungen am Dokument erkennen. Sie bietet eine höhere Beweiskraft als die EES und eignet sich für viele Vertragsarten im Geschäftsalltag. ### Was ist QES (Qualifizierte Elektronische Signatur)? Die Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) ist die höchste Stufe der elektronischen Signatur und — zusammen mit einem qualifizierten Zeitstempel — der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt (OR Art. 14 Abs. 2bis). Sie erfordert ein qualifiziertes Zertifikat und eine starke Authentifizierung des Unterzeichners. ### Was ist der Unterschied zwischen EES und QES? Der Hauptunterschied liegt in der Beweiskraft und den gesetzlichen Anforderungen. Während die EES nur eine eingeschränkte Beweiskraft hat, ist die QES der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt. Für die QES sind ein qualifiziertes Zertifikat und eine überprüfbare Identifikation des Unterzeichners erforderlich. ### Wann brauche ich QES statt FES? Sie benötigen die QES, wenn das Gesetz die Schriftform vorschreibt — etwa bei Konsumkreditverträgen (KKG Art. 9) oder bestimmten Vollmachten. Auch wenn Sie im Streitfall die höchstmögliche Beweiskraft benötigen, ist die QES die richtige Wahl. Für Testamente und Bürgschaften ist hingegen eine eigenhändige Unterschrift auf Papier vorgeschrieben — hier hilft auch die QES nicht. ### Ist die elektronische Signatur in der Schweiz gültig? Ja, die elektronische Signatur ist in der Schweiz vollumfänglich gültig. Das ZertES regelt die Anerkennung und die technischen Standards. Die QES ist — zusammen mit einem qualifizierten Zeitstempel — der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt. Eine gegenseitige Anerkennung der QES zwischen der Schweiz und der EU besteht derzeit noch nicht — Verhandlungen wurden 2025 eingeleitet. ### Welche Signatur brauche ich für einen Arbeitsvertrag? Für Arbeitsverträge gibt es in der Schweiz grundsätzlich keine Formvorschrift (OR Art. 320) — sie können sogar mündlich abgeschlossen werden. Eine EES, FES oder QES kann die Beweislage verbessern, ist aber rechtlich nicht zwingend. Ausnahmen wie Lehrverträge (Art. 344a OR) erfordern jedoch Schriftform. --- ## Möchten Sie die verschiedenen Signaturqualitäten in der Praxis erleben? [Jetzt Demo anfragen](/de/demo) --- ## Weiterführende Artikel - [Elektronische Signatur — Rechtslage, Signaturqualitäten und Praxis](/de/blog/elektronische-signatur-leitfaden) - [Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Wann Sie sie wirklich brauchen](/de/blog/qualifizierte-elektronische-signatur-qes) - [Signaturqualitäten im Vergleich — EES, FES, QES](/de/produkt/signaturqualitaeten) - [actaSIGN Preise — ab CHF 11 pro Benutzer](/de/preise) --- ## Signing a Contract for Work Digitally: When Do You Need SES, AES or QES? - URL: https://www.actasign.swiss/en/blog/contract-for-work-electronic-signature-switzerland - Language: English - Published: 2026-08-25 - Author: Thomas Moretti, axelity ag - Summary: Signing a contract for work digitally: when SES or AES suffices, when a Swiss QES is required, and what the 2026 construction-defect reform changes. # Signing a Contract for Work Digitally: When Do You Need SES, AES or QES? The refurbishment has been awarded, the tradespeople are on site, the quotation was confirmed by email. Then comes what comes on almost every building site: a design change, a substituted material, a variation order — discussed in passing, confirmed with a daywork sheet. Months later, the parties are not arguing about the original contract but about precisely those changes. The good news up front: **a contract for work (*Werkvertrag*) is form-free in Switzerland** [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en) — legally, concluding one usually requires no signature at all, neither on paper nor electronically. The pitfalls lie elsewhere: with written-form clauses for variations, with the question of who on site was actually authorised to sign, with the assignment of defect rights, and with securities. This article shows which signature level is sufficient where — including the new construction-defect rules that have applied since 1 January 2026 [[10]](https://www.hev-schweiz.ch/eigentum/baubereich/revision-bauvertragsrecht). > **Important:** Status: 25 August 2026. This article is a general overview and not legal advice in an individual case. The concrete assessment depends on the wording of the contract, the general terms or SIA standards incorporated, and any public-law requirements. ## The short rule For a contract for work, too, the decisive question is not: "Are electronic signatures permitted?" It is: **"Which form requirement applies to this one document?"** That yields three cases: 1. **No form requirement (the normal case):** A contract for work under Art. 363 et seq. OR is not bound to any form (Art. 11 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en)). Legally, no signature at all is prescribed — an oral commitment or an email also creates a valid contract. Choosing the signature level here is purely a question of provability. 2. **Statutory written form:** Where the law requires written form under civil law (Art. 13 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en)), only the **qualified electronic signature (QES)** of a provider recognised in Switzerland satisfies that form electronically (Art. 14(2bis) OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en)). This hardly ever applies to the contract for work itself — but it does apply to ancillary transactions such as the assignment of claims. 3. **Contractually agreed written form:** If the contract for work or the incorporated contractual conditions contain a clause such as "variations require written form", then in case of doubt the same applies to those documents as to the statutory written form — that is, QES (Art. 16 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en)). This is the biggest formal trap in construction. On site, however, a fourth question arises that no signature level answers: **who was authorised to act, and what exactly did their signature mean?** Even a technically flawless QES only proves which natural person signed. It does not prove that this person was allowed to approve the variation on behalf of the client. More on this below — it is the most important section of this article. ## The three signature levels in 60 seconds In everyday practice, three levels of electronic signature are distinguished (ZertES also recognises further instruments such as regulated electronic signatures and seals [[2]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2016/752/en)): | Level | Legal effect | Typical use in a contract for work | | --- | --- | --- | | **SES** (simple electronic signature) | Valid wherever form-freedom applies; low evidentiary value | Small orders, confirmations of receipt, internal approvals | | **AES** (advanced electronic signature) | Valid where form is free; uniquely linked to the signing person (Art. 2 ZertES [[2]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2016/752/en)) | Contracts for work, variations, acceptance protocols, notices of defects | | **QES** (qualified electronic signature) | Equivalent to a handwritten signature (Art. 14(2bis) OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en)) | Anything that requires written form by law or by contract | To place the AES: it can secure identity, document integrity and traceability considerably better than a simple signature. Its actual evidentiary weight, however, depends on the procedure used — identification method, certificate, audit trail and protection of the signature key are not equivalent for every AES [[4]](https://www.bit.admin.ch/de/e-signatur-faq). The label "AES" alone guarantees no particular evidentiary value. Only the QES satisfies the statutory **written form** (Art. 13–15 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en)) — combined with a **qualified timestamp** [[4]](https://www.bit.admin.ch/de/e-signatur-faq). It must be based on a qualified certificate from a provider recognised under **ZertES** [[2]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2016/752/en). According to the BAKOM list, four providers are currently recognised: DigiCert Switzerland, Swisscom, SwissSign, and the Federal Office of Information Technology (only for the federal administration) [[3]](https://www.bakom.admin.ch/en/electronic-signature). Swiss QES can be checked free of charge via the federal validator [[5]](https://validator.admin.ch). Important for international constellations — for instance contracts for work with general contractors or suppliers from the EU: Switzerland and the EU still do not mutually recognise their signatures [[3]](https://www.bakom.admin.ch/en/electronic-signature). An eIDAS QES does not satisfy the Swiss written form; for form-free transactions, however, it can be used as an electronic or advanced signature. ## 1. Form-free: SES or AES is sufficient here The principle of form-freedom (Art. 11 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en)) shapes the law on contracts for work almost throughout. These documents can be validly signed with **any signature level** — for evidentiary reasons, at least an AES is recommended: **Contract conclusion** - **Quotations and order confirmations** — acceptance by email or by click is valid too - **Contracts for work of any kind** — construction, renovation, fit-out and refurbishment contracts, trade orders, individually produced works such as software or bespoke manufacturing - **Settlement and release agreements** on disputed remuneration or defect claims **During execution** - **Variations and change orders** — provided the contract contains no written-form clause (see immediately below) - **Daywork sheets** — regularly form-free; what matters is what the signature means (see the pitfall below) - **Site instructions** and agreements on deadlines, prices or changes in execution **Acceptance and warranty** - **Acceptance and handover protocols** — list defects and reservations explicitly - **Notices of defects** — form-free, but demanding in substance and bound to deadlines (new deadlines have applied since 2026, see below) - **Rectification agreements** - **Withdrawal by the customer under Art. 377 OR** — form-free; because of the full compensation obligation, this is economically the most delicate form-free document on this list. An AES plus provable delivery is not a formality here but self-protection. A note for trade businesses in consumer business: if an order is initiated away from business premises — at the front door or by telephone — the right of withdrawal under Art. 40a et seq. OR may apply. The customer's withdrawal is not bound to any form but must be declared provably [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en). Here, too, documented receipt is what counts in the end. **Caution — written-form clause:** If the contract for work, the general conditions, or an incorporated set of rules contains the clause "amendments and variations require written form", it is presumed that the parties do not wish to be bound before that form is met (Art. 16(1) OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en)). If the clause says nothing more specific, the requirements of the **statutory** written form apply (Art. 16(2) OR) — variations then require a handwritten signature or a **QES**. The contract for work itself may therefore have been concluded form-free, while every single variation is form-bound. Anyone wanting to work digitally should word the clause accordingly: > *"Amendments, additions and variations to this contract may, insofar as no mandatory statutory form requirement applies, also be agreed with an advanced electronic signature (AES)."* The reservation is important: where the **law** requires written form, the parties cannot lower it by a contract clause — there, QES or a handwritten signature always applies. ## 2. Statutory written form: QES or a handwritten signature is required For the contract for work in the narrow sense, the law requires no written form. Form-bound, however, are typical **ancillary transactions** that occur regularly in a construction context — and that are not form-free simply because they sit inside a contract-for-work file: | Document | Legal basis | Electronic form | | --- | --- | --- | | **Assignment of claims or defect rights** — for example assigning the defect rights against subcontractors to the purchaser | Art. 165(1) OR: written form as a condition of validity [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en) | QES | | **Variations under a written-form clause that says nothing more specific** | Art. 16 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en) | QES — or open the clause up to AES | | **Real-estate transactions with a building obligation** | Public deed | The QES does not replace the public deed — notarial review | The assignment of claims is the one most often overlooked in practice: when a newly built property is sold, the defect rights against the contractors are often assigned to the buyer. This assignment is a separate legal transaction subject to written form — electronically, that only works with a QES. ## 3. Securities: guarantee yes, suretyship no On construction projects, securities are standard — performance guarantees, advance-payment guarantees, warranty guarantees. Here a distinction is worth making, because it decides the signature question: - **The guarantee under Art. 111 OR is form-free** [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en). Bank and insurance guarantees in construction can therefore be issued and transmitted entirely digitally — with an AES or QES for evidentiary reasons. - **The suretyship is subject to strict form requirements** (Art. 493 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en)). Suretyships given by natural persons require a public deed from CHF 2,000; below that, the maximum amount and any joint and several liability must be entered **in the person's own handwriting** in the deed. No electronic signature can reproduce either — suretyships by natural persons are effectively impossible to conclude digitally. For suretyships by legal entities and companies entered in the commercial register, simple written form suffices — electronically, that means QES. The practical consequence: anyone who wants to handle securities digitally works with guarantees instead of suretyships — which in professional construction business is the standard anyway. ## The biggest pitfall on site: variations, daywork sheets — and the question of who was allowed to sign Disputes in construction and the trades rarely arise from the original contract. They arise from additional works, design changes, daywork and oral instructions on site. And here the best signature level does not help if two other questions remain open. **First question: which form applies to the variation?** The order of examination: does the contract or the general conditions contain a written-form clause? Does it apply only to the conclusion of the contract, or also to variations and instructions? Does it require "written form", a "written agreement", or expressly an electronically signed declaration? Not every mention of the word "written" automatically leads to a QES — what matters is the wording and interpretation of the clause. In case of doubt, however, the presumption of Art. 16 OR applies: statutory written form, and therefore QES. **Second question: who was allowed to approve the variation?** The signature level does not solve the authority problem. A technically flawless signed variation is not binding if the signing person was not allowed to approve it. The Federal Supreme Court has assessed contract-for-work cases on this point strikingly differently: - Daywork sheets signed without reservation could, in the specific circumstances, count as subsequent approval and as an implied waiver of the written-form reservation (Federal Supreme Court 4A_377/2021 [[6]](https://www.bger.ch/ext/eurospider/live/de/php/aza/http/index.php?highlight_docid=aza%3A%2F%2Faza%3A%2F%2F29-06-2022-4A_377-2021&lang=de&type=show_document&zoom=)). - In another case, alleged additional works failed on the agreed written form and signature by both parties; the court warned against assuming implied contract amendments too readily (Federal Supreme Court 4A_51/2023 [[7]](https://entscheidsuche.ch/docs/CH_BGer/CH_BGer_004_4A-51-2023_2023-05-23.html)). - If the contract provides that additional works may only be carried out with the client's written consent, the contractor may not treat variation prices negotiated with site management as binding — merely incorporating SIA standard 118 does not give site management unlimited authority (Federal Supreme Court 4A_293/2025 [[8]](https://search.bger.ch/ext/eurospider/live/de/php/aza/http/index.php?highlight_docid=aza%3A%2F%2F29-09-2025-4A_293-2025&lang=de&type=show_document&zoom=)). - And even where the parties have occasionally failed to observe an approval reservation, no general waiver may be inferred from that (Federal Supreme Court 4A_465/2017 [[9]](https://www.bratschi.ch/assets/content/files/publikationen/Die_Mehrforderung_-_Anlass_zu_steten_Auseinandersetzungen_im_Bauwerkvertragsrecht_-_Lukas_Wyss.pdf)). The message of this case law hits both sides: the contractor who relies on established practice risks their claim to remuneration. The client who systematically ignores its own written-form clause in daily business risks a court finding an implied waiver. Nobody should count on judicial generosity. For drafting contracts, this means regulating the matter in **three places** — not in a single overloaded clause: 1. **The form clause in the contract** opens variations up to the AES (wording as above). 2. **The competence rules** — as a separate provision on authority — name exhaustively which persons or roles may approve variations, with which value limits, and make clear that site management does not bind anyone to variation prices without express authority. 3. **The clarification on the daywork sheet itself:** *"Signing this sheet confirms the nature, scope and timing of the services recorded. It does not constitute approval of a variation unless this is expressly declared."* This clarification must appear where the signature is given — buried in the contract, it is of no use on site. All three levels can be modelled cleanly in digital form: signature level, approval role and value limit are configured and enforced per document type in the workflow, instead of relying on discipline on site. ## New since 2026: the construction-defect reform raises the stakes Revised rules on construction defects have applied since 1 January 2026 [[10]](https://www.hev-schweiz.ch/eigentum/baubereich/revision-bauvertragsrecht). The key points: - For immovable works, a **60-day notification period** applies from acceptance or from discovery of the defect (Art. 367(1bis), Art. 370(4) OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en)). The period is partially mandatory: shortening it is excluded, extending it remains permissible [[11]](https://www.m15.ch/de/blog/maengelruegefrist-das-aendert-sich-ab-dem-1-januar-2026). - It also applies to **movable works that are integrated into an immovable work as intended** (windows or heating systems, for instance), as well as to **architectural and engineering services** that serve as the basis for a building [[10]](https://www.hev-schweiz.ch/eigentum/baubereich/revision-bauvertragsrecht). - The right to **free rectification** of construction defects can no longer be excluded in advance — not even down the subcontractor chain [[10]](https://www.hev-schweiz.ch/eigentum/baubereich/revision-bauvertragsrecht). - Where SIA standard 118 is incorporated, the two-year notification period for apparent defects remains in place (it is longer than the statutory minimum); the duty to notify defects discovered later "immediately", by contrast, is overridden by the 60-day period [[11]](https://www.m15.ch/de/blog/maengelruegefrist-das-aendert-sich-ab-dem-1-januar-2026). - **Transitional law:** the new rules apply to contracts concluded from 1 January 2026. Previous law applies to older contracts [[11]](https://www.m15.ch/de/blog/maengelruegefrist-das-aendert-sich-ab-dem-1-januar-2026) — blanket statements are out of place here. The reform changes nothing about the signature level: the notice of defects remains form-free. But it sharpens what matters in that notice — **deadline, content and receipt**. A notice that arrives too late, that fails to substantiate the defects, or whose delivery cannot be proven, causes the defect rights to lapse. The AES secures *who declared what and when*; it does not automatically prove **receipt** by the counterparty. A digital defect-notice process therefore needs both: the signature and a robust, documented delivery channel. ## Special case public procurement: the exception to the short rule For federal administration procurement contracts, a striking exception to the rule "written form = QES" applies: the Ordinance on Public Procurement (VöB) does require written form, but the BKB and KBOB interpret this **broadly** — as written or in another form that allows proof by text. Email correspondence and digital contract conclusion with electronic signatures of every level are expressly included; written form under the VöB is precisely **not** the same as written form under the OR [[12]](https://www.bkb.admin.ch/dam/de/sd-web/jXc6RsYu3yb7/D_Merkblatt_Digitale_Signatur_April_2026.pdf). Which level is used in a specific case is determined by the contracting authorities on the basis of a risk-benefit assessment and communicated in the call for tenders or the tender documents. For contractors this means: what governs are the call for tenders, the contract documents and the contracting authority's requirements — not the civil-law short rule. The guidance note is addressed to the federal administration; cantons and municipalities may have their own requirements, which must be checked separately. ## Legally valid, provable, binding: three questions, three answers For contracts for work, three levels belong apart that are constantly mixed up in daily business: - **The legal position:** is the declaration valid at all in this form? Only the law answers that — or your own contract clause. A form-free contract for work is just as *valid* with an SES as with a QES. - **Provability:** can I demonstrate in a dispute *who signed what and when* — and that the declaration was *received*? Here the levels part ways: an SES is easily contestable; AES and QES attribute the signature to an identified person and secure document integrity (Art. 2 ZertES [[2]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2016/752/en)). - **Binding effect:** was the signing person authorised to bind the company or the client at all? No signature level answers that question — it belongs in powers of attorney, competence rules and the approval workflow. What is legally required is not up for debate. Where form-freedom applies, the choice of level is a **risk assessment** — the higher the contract value, the likelihood of a dispute and the need for evidence, the higher the level. But it is the third level that most often decides whether a case is won or lost on site. ## Overview: which signature for which document? **Legend:** ✅ = legally valid in this form · ❌ = does not satisfy the required form · Basis: Code of Obligations (OR) [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en), unless stated otherwise. | Document or transaction | SES | AES | QES | Risk at the lowest permitted level | | --- | --- | --- | --- | --- | | Quotation and acceptance | ✅ | ✅ recommended | ✅ | Medium: document version and attribution hard to prove | | Contract for work (construction, renovation, fit-out, bespoke work) | ✅ | ✅ recommended | ✅ | Medium: in a dispute, identity and integrity count | | Variation with no form clause | ✅ | ✅ recommended | ✅ | High: the authority question remains open — set approval roles | | Variation under a written-form clause that says nothing more specific | ❌ | ❌ | ✅ | Low (with QES); better: open the clause up to AES | | Variation with AES expressly permitted | ❌ | ✅ | ✅ | Low | | Daywork sheet | ✅ | ✅ recommended | ✅ | High: clarify the meaning of the signature on the sheet | | Acceptance or handover protocol | ✅ | ✅ recommended | ✅ | High: list defects and reservations explicitly | | Notice of defects | ✅ | ✅ recommended | ✅ | High: 60-day period, substantiation and proof of receipt | | Rectification agreement | ✅ | ✅ recommended | ✅ | Medium | | Withdrawal under Art. 377 OR | ✅ | ✅ recommended | ✅ | High: full compensation — receipt must be proven | | Assignment of claims or defect rights (Art. 165 OR) | ❌ | ❌ | ✅ | Low (with QES); do not treat as an ordinary variation | | Performance, advance-payment or warranty guarantee (Art. 111 OR) | ✅ | ✅ recommended | ✅ | Medium | | Suretyship by a natural person | ❌ | ❌ | ❌ | Public deed or handwritten statement of the amount — cannot be concluded digitally | | Suretyship by a legal entity / company in the commercial register | ❌ | ❌ | ✅ | Low (with QES); check the form requirements of Art. 493 OR separately | | Real-estate transaction with a building obligation | ❌ | ❌ | ❌ | Public deed — notarial review | | Federal administration procurement contract | ✅ | ✅ | ✅ | The tender requirements govern [[12]](https://www.bkb.admin.ch/dam/de/sd-web/jXc6RsYu3yb7/D_Merkblatt_Digitale_Signatur_April_2026.pdf) | How to read the table: ✅/❌ reflects the **legal position** (valid or not), the last column the **practical residual risk** if the lowest permitted level is chosen. ## Recommendations for practice 1. **AES as the standard for the entire contract-for-work file** *(practice recommendation)*. From the contract through the variation to the acceptance protocol, the AES offers the best ratio of legal certainty, evidentiary value and user-friendliness — without prior identification at QES level. 2. **QES wherever written form applies** *(legally required)*. For contracts for work, that means above all assignments of claims under Art. 165 OR and variations under imprecise written-form clauses. Anyone wanting to work digitally here cannot avoid the QES. 3. **Modernise written-form clauses.** The AES-opening clause in the contract spares you the QES obligation on every variation (Art. 14(2bis) OR permits deviating agreements [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en)) — subject to mandatory statutory form requirements. 4. **Approval roles and value limits into the workflow.** The competence rules belong in the contract, the daywork-sheet clarification on the sheet itself — and both belong in the digital signature process, which enforces level and role per document. 5. **Don't forget delivery.** The signature does not replace proof of receipt. Notices of defects, withdrawals and other deadline-bound declarations need a provable delivery channel. 6. **Structure securities as guarantees.** Guarantees under Art. 111 OR are form-free and can be handled fully digitally; suretyships by natural persons cannot. 7. **Electronically signed stays electronic.** The signed original PDF is archived electronically — ideally in a long-term format (PAdES-LTA) with a qualified timestamp. The printout is only a copy without a verifiable signature. ## FAQ **Does a construction contract require a QES?** No. A contract for work is form-free and can be validly concluded with any signature level — in theory even orally (Art. 11 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en)). A QES only becomes necessary once the law or the contract requires written form, for example for an assignment of claims or under a written-form clause. **Is a signature on a tablet on site sufficient?** As an SES it is legally valid for form-free documents. Its evidentiary value is limited, though: who signed, which version of the document was on screen, and what did the signature mean? For daywork sheets and acceptance protocols, an AES with a clear statement about the meaning of the signature is the better standard. **What applies to variation orders?** Read the contract first: with no form clause, the variation is form-free (AES recommended). With a written-form clause that says nothing more specific, QES applies in case of doubt. And regardless of form: only the persons named in the contract can validly approve variations — site management has no unlimited authority without express power of attorney (Federal Supreme Court 4A_293/2025 [[8]](https://search.bger.ch/ext/eurospider/live/de/php/aza/http/index.php?highlight_docid=aza%3A%2F%2F29-09-2025-4A_293-2025&lang=de&type=show_document&zoom=)). **Does SIA standard 118 require a particular signature level?** No. Incorporating SIA standard 118 does not determine a signature level. It does govern competences and procedures — and the individual contract for work can restrict those competences further. Questions of form and authority must always be checked against the individual contract. **What changes with the new construction-defect rules since 2026?** For contracts concluded from 1 January 2026, a mandatory 60-day notification period applies to both apparent and hidden defects in construction works, and the right to free rectification can no longer be excluded in advance [[10]](https://www.hev-schweiz.ch/eigentum/baubereich/revision-bauvertragsrecht). This does not change the signature level — but it makes a clean, deadline-proof defect-notice process with proof of receipt all the more important. **Can I sign a performance guarantee digitally?** Yes — a guarantee under Art. 111 OR is form-free and can be issued fully digitally with an AES or QES. A suretyship given by a natural person cannot: it requires a public deed or handwritten statements of the amount, which no electronic signature can replace. **Is an email confirmation sufficient?** For form-free transactions, yes — the contract is validly concluded. In a dispute, however, the question arises who wrote the email and which version of the document was meant. For anything beyond small orders, the AES is the more robust choice. ## Conclusion Swiss law on contracts for work is digital-friendly: the entire life cycle — quotation, contract, variation, daywork sheet, acceptance, notice of defects — works fully electronically, in most cases already with an AES. The QES is used selectively where the law or the contract requires written form: for assignments of claims and under imprecise written-form clauses. The real risks, however, lie not in the technology but in three questions that must be answered before the first signature: which form applies to this document? Who may sign it with binding effect? And what exactly does the signature on the daywork sheet mean? The decisive factor is that the signature solution enforces these answers. With actaSIGN, clients, general contractors and trade businesses define the required signature level for every document in the workflow, from SES to QES — including the approval roles for variations; the qualified signatures are issued via Swisscom, a provider recognised under ZertES. ## Further Reading - [SES, AES, QES: the three signature levels explained](/en/blog/ses-aes-qes-differences) - [Qualified electronic signature (QES): the guide](/en/blog/qualified-electronic-signature-qes) - [HR documents in Switzerland: which signature for which document?](/en/blog/hr-documents-switzerland-signature-requirements) - [Signing a rental agreement digitally: when do you need SES, AES or QES?](/en/blog/rental-agreement-electronic-signature-switzerland) - [Electronic signature in Switzerland: legal framework and practice](/en/blog/electronic-signature-guide) - [Signature solution for SMEs](/en/solutions/sme) - [Request a demo](/en/demo) ## Sources 1. [Code of Obligations (OR, SR 220)](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en) — in particular Art. 11, 13–16, 40a et seq., 111, 165, 363 et seq., 367, 370, 377 and 492 et seq. 2. [Federal Act on Electronic Signatures (ZertES, SR 943.03)](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2016/752/en) 3. [BAKOM — Electronic signature, list of recognised providers](https://www.bakom.admin.ch/en/electronic-signature) 4. [Federal Office of Information Technology (BIT) — E-signature FAQ](https://www.bit.admin.ch/de/e-signatur-faq) 5. [Federal signature validator](https://validator.admin.ch) 6. [Federal Supreme Court 4A_377/2021 of 29 June 2022 — daywork sheets as subsequent approval](https://www.bger.ch/ext/eurospider/live/de/php/aza/http/index.php?highlight_docid=aza%3A%2F%2Faza%3A%2F%2F29-06-2022-4A_377-2021&lang=de&type=show_document&zoom=) 7. [Federal Supreme Court 4A_51/2023 of 23 May 2023 — written-form reservation for additional works](https://entscheidsuche.ch/docs/CH_BGer/CH_BGer_004_4A-51-2023_2023-05-23.html) 8. [Federal Supreme Court 4A_293/2025 of 29 September 2025 — authority of site management over variation prices](https://search.bger.ch/ext/eurospider/live/de/php/aza/http/index.php?highlight_docid=aza%3A%2F%2F29-09-2025-4A_293-2025&lang=de&type=show_document&zoom=) 9. [Wyss, Die Mehrforderung — Anlass zu steten Auseinandersetzungen im Bauwerkvertragsrecht (Bratschi), citing Federal Supreme Court 4A_465/2017](https://www.bratschi.ch/assets/content/files/publikationen/Die_Mehrforderung_-_Anlass_zu_steten_Auseinandersetzungen_im_Bauwerkvertragsrecht_-_Lukas_Wyss.pdf) 10. [HEV Schweiz — Revision of construction contract law as of 1 January 2026](https://www.hev-schweiz.ch/eigentum/baubereich/revision-bauvertragsrecht) 11. [GGO — Notification period for defects: what changes from 1 January 2026 (incl. relationship to SIA standard 118 and transitional law)](https://www.m15.ch/de/blog/maengelruegefrist-das-aendert-sich-ab-dem-1-januar-2026) 12. [BKB/KBOB — Guidance note: use of electronic signatures for concluding procurement contracts (March 2023, updated April 2026)](https://www.bkb.admin.ch/dam/de/sd-web/jXc6RsYu3yb7/D_Merkblatt_Digitale_Signatur_April_2026.pdf) 13. [Birchmeier/Brunner, Liability for construction defects from 1 January 2026, Jusletter 15 December 2025](https://bhlaw.ch/wp-content/uploads/2026/01/Haftung-fuer-Baumaengel-ab-1.-Januar-2026.pdf) 14. [Legislative text of the construction-defect reform — BBl 2025 18](https://www.fedlex.admin.ch/eli/fga/2025/18/de) --- *This article reflects the legal status as of August 2026 and does not replace legal advice in individual cases — precisely with written-form clauses, questions of authority and deadlines, the concrete wording of the contract decides. The research was carried out with the support of artificial intelligence; the legal bases cited were verified against the primary sources (Fedlex, Federal Supreme Court, BKB/KBOB, BAKOM). The article was reviewed and edited by a natural person before publication.* --- ## Signing a Rental Agreement Digitally: When Do You Need SES, AES or QES? - URL: https://www.actasign.swiss/en/blog/rental-agreement-electronic-signature-switzerland - Language: English - Published: 2026-08-03 - Author: Thomas Moretti, axelity ag - Summary: Signing a rental agreement digitally: when SES or AES is enough, when a Swiss QES is required, and which official forms remain — status 2026. # Signing a Rental Agreement Digitally: When Do You Need SES, AES or QES? Handover at month-end, the new tenant still abroad, the property manager wanting the contract wrapped up before the keys change hands: few contract types benefit as much from the electronic signature as the rental agreement. The good news up front: **the rental agreement itself is form-free in Switzerland** [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en) — it can be validly concluded with any electronic signature, provided the parties have not agreed on a specific form and the law does not require anything else for the particular declaration. The pitfalls lie elsewhere: with terminations, payment reminders, consent to tenant alterations, and the official forms. This article shows which signature level is sufficient where — including the new form requirements from the tenancy-law revision of 1 October 2025 [[5]](https://www.admin.ch/gov/de/start/dokumentation/medienmitteilungen.msg-id-104590.html). ## The three signature levels in 60 seconds In everyday practice, three levels of electronic signature are distinguished (ZertES also recognises further instruments such as regulated electronic signatures and seals [[3]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2016/752/en)): | Level | Legal effect | Typical use | |---|---|---| | **SES** (simple electronic signature) | Valid wherever form-freedom applies; low evidentiary value | Internal approvals, protocols | | **AES** (advanced electronic signature) | Valid where form is free; uniquely linked to the signing person (Art. 2 ZertES [[3]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2016/752/en)) | Contracts with no statutory form requirement | | **QES** (qualified electronic signature) | Equivalent to a handwritten signature (Art. 14(2bis) OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en)) | Anything that requires written form by law or by contract | To place the AES: it can secure identity, document integrity and traceability considerably better than a simple signature. Its actual evidentiary weight, however, depends on the procedure used — identification method, certificate, audit trail and protection of the signature key are not equivalent for every AES [[7]](https://www.bit.admin.ch/de/e-signatur-faq). Only the QES satisfies the statutory **written form** (Art. 13–15 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en)) — combined with a **qualified timestamp** [[7]](https://www.bit.admin.ch/de/e-signatur-faq). It must be based on a qualified certificate from a provider recognised under **ZertES** [[3]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2016/752/en). According to the BAKOM list, four providers are currently recognised: DigiCert Switzerland, Swisscom, SwissSign, and the Federal Office of Information Technology (only for the federal administration) [[6]](https://www.bakom.admin.ch/en/electronic-signature). Swiss QES and regulated electronic seals can be checked free of charge via the federal validator; SES, ordinary AES from other providers, and foreign signatures cannot generally be validated by the validator [[8]](https://validator.admin.ch). Important for international constellations: Switzerland and the EU still do not mutually recognise their signatures [[6]](https://www.bakom.admin.ch/en/electronic-signature). An eIDAS QES is therefore not equivalent to a Swiss QES in Switzerland — but it can be used for form-free transactions as an electronic or advanced signature. Whether a contract additionally requires an eIDAS QES depends on the applicable law, not solely on the counterparty's domicile. ## 1. Form-free: SES or AES is sufficient here The principle of form-freedom (Art. 11 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en)) applies broadly in tenancy law [[15]](https://www.kmu-magazin.ch/wissen/recht/elektronische-signaturen-und-digitale-vertraege). These documents can be validly signed with **any signature level** — for evidentiary reasons, at least an AES is recommended: **Contract conclusion and amendments** - **Rental agreement for residential premises** — open-ended and fixed-term (unlike Germany, there is no written-form requirement for fixed-term residential leases) - **Rental agreement for commercial premises** — likewise form-free, regardless of the term - **Sub-lease agreements** between tenant and sub-tenant - **Rental agreements for parking spaces, hobby rooms, storage areas** - **Contract amendments and mutually agreed changes** — provided the contract contains no written-form clause (see below) - **Lease-termination agreements** — mutual dissolution is form-free and the safe digital way to end a tenancy early (caution with the family dwelling: obtain and document the consent of both spouses) **Ongoing tenancy** - **Handover and return protocols** - **Deposit agreements** (Art. 257e OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en)) - **Consent to pets and to subletting** (note: renovations and structural changes by the tenant, by contrast, require *written* consent — see Section 2) - **Notices of defects by the tenant** — form-free, but written or signed form recommended for evidentiary reasons - **Voluntary rent reductions** by the landlord — unilateral changes exclusively in the tenant's favour need no official form. Two distinctions: the *statutory request for reduction by the tenant* must be made in writing (Art. 270a(2) OR — see Section 2), and if a reduction is combined with a change to the tenant's detriment (e.g. new ancillary-cost items), the overall package is again subject to the form requirement under Art. 269d OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en) - **Ancillary-cost statements and payment arrangements** - **Management powers of attorney and house rules** **Caution — written-form clause:** If the rental agreement contains the clause "amendments require written form", it is presumed that the parties do not wish to be bound before the form is met (Art. 16(1) OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en)). If the clause says nothing more specific, the requirements of the **statutory** written form apply (Art. 16(2) OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en)) — amendments then require a handwritten signature or a **QES** [[15]](https://www.kmu-magazin.ch/wissen/recht/elektronische-signaturen-und-digitale-vertraege). Anyone wanting to work digitally should word the clause accordingly, for example: > *"Amendments and additions to this contract may, insofar as no mandatory statutory form requirement applies, also be agreed with an advanced electronic signature (AES)."* The reservation is important: where the **law** requires written form, the parties cannot lower it by a contract clause — there, QES or a handwritten signature always applies. ## 2. Statutory written form: QES or a handwritten signature is required What matters is not whether a declaration is unilateral or bilateral, but solely whether the law or the contract requires written form for it. In tenancy law these are in particular: | Document | Legal basis | |---|---| | **Termination by the tenant** (residential and commercial premises) | Art. 266l(1) OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en) | | **Termination of the family dwelling by the tenant** — in addition to written form, the *express* consent of the spouse or registered partner is required; the consent itself is legally form-free but should, for evidentiary reasons, be given in writing or co-signed | Art. 266l(1) in conjunction with Art. 266m OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en) | | **Payment reminder with threat of termination** in the event of payment default | Art. 257d OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en) | | **Written warning** for breach of the duty of care and consideration | Art. 257f(3) OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en) | | **Setting of a deadline with threat of rent deposit** by the tenant | Art. 259g OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en) | | **Landlord's consent to renovations and changes to the rental object** by the tenant (tenant alterations) — without written consent, the tenant risks removal and damages | Art. 260a(1) OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en) | | **Agreement on restoring the earlier condition** in the case of tenant alterations | Art. 260a(2) OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en) | | **Landlord's consent to the transfer of a commercial lease** to a third party | Art. 263(1) OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en) | | **Tenant's request for rent reduction** during the tenancy | Art. 270a(2) OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en) | | **Notification of staggered rent increases** (stepped rent) | Art. 269d(5) OR (new since 1.10.2025) [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en) [[5]](https://www.admin.ch/gov/de/start/dokumentation/medienmitteilungen.msg-id-104590.html) | A tenant's termination given by email or with a mere AES is **void** [[15]](https://www.kmu-magazin.ch/wissen/recht/elektronische-signaturen-und-digitale-vertraege) — a classic among the expensive formal defects, because the tenancy then simply continues. With a QES, by contrast, a digital tenant termination is legally valid. **Distinction — early return:** The announcement of an early return under Art. 264 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en) and the presentation of a reasonable replacement tenant are in principle form-free, but should be documented for evidentiary reasons [[11]](https://www.gerichte-zh.ch/de/themen/miete/kuendigung-rueckgabe/vorzeitige-rueckgabe-der-mietsache). If an ordinary termination is also declared, the written form of Art. 266l OR applies to that. Three practical notes on terminations and form-bound declarations: - **Delivery:** Signing validly is one half — **proving receipt** is the other. Anyone terminating electronically needs the other side's consent to electronic delivery and a robust proof of delivery; in case of doubt, registered mail remains the safest channel [[14]](https://www.zeitschrift-wohnen.ch/heft/beitrag/recht/verwendungsmoeglichkeiten-der-elektronischen-signatur.html). - **Multiple tenants:** In a joint tenancy, the termination should be signed by all tenants or be based on a demonstrable power of attorney — electronically this means: QES of all parties involved, or a validly granted power of attorney. - **Signing authority:** A QES proves *which natural person* signed — not automatically that this person was authorised to sign for the management or the ownership. Signing authorities should therefore be cleanly documented (commercial register, power of attorney). ## 3. Official form: physical delivery as the legally secure standard For certain landlord declarations, the law requires **qualified written form** in the shape of an official form approved by the canton [[9]](https://www.zh.ch/de/direktion-der-justiz-und-des-innern/generalsekretariat/formulare-mietwesen.html): - **Termination by the landlord** (residential and commercial premises): the official form is mandatory (Art. 266l(2) OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en)), otherwise void. For the family dwelling, the termination must be delivered to the tenant and the spouse **separately** (Art. 266n OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en)). - **Rent increases and other unilateral contract changes**: official form with justification, at least 10 days before the start of the notice period (Art. 269d OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en)). Without the form: void [[10]](https://www.gerichte-zh.ch/de/themen/miete/mietzinsgestaltung/mietzinserhoehung). - **Notification of the initial rent**: according to the annually updated register of the Federal Housing Office, in 2026 a form requirement applies in the cantons BS, BE, FR, GE, LU, ZG and ZH, and partly in NE and VD [[4]](https://www.bwo.admin.ch/de/formularpflicht). The requirement is tied to the vacancy rate and can change annually — the current BWO register is decisive. Since 1 October 2025, the form must additionally state the reference interest rate and the Swiss consumer price index on which the previous rent was based (Art. 19 VMWG [[2]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/1990/835_835_835/de)). For these form-based notifications, physical delivery currently remains the most legally secure standard. Under federal law, electronic form is not fundamentally excluded — whether a fully electronic process is possible depends on the canton-approved form, the permissible signature, and robust proof of delivery. Two easements from the revision of 1 October 2025 [[12]](https://haeusermann.ch/de/aenderungen-im-mietrecht-achtung-neue-formvorschriften/) [[13]](https://www.legalis.ch/de/legalis-brief/mietrecht/die-auf-den-1-oktober-2025-in-kraft-tretenden-aenderungen-im-mietrecht/): 1. **Facsimile signature suffices on the form:** For rent increases and other unilateral contract changes, a mechanically reproduced signature on the prescribed form is now sufficient (Art. 269d(4) OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en)). This significantly relieves managements in mass mailings — but does **not** apply to terminations [[12]](https://haeusermann.ch/de/aenderungen-im-mietrecht-achtung-neue-formvorschriften/). 2. **Stepped rent without a form:** The individual rent steps no longer have to be notified via an official form, but only **in writing** (Art. 269d(5) OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en)) — at the earliest four months before the increase takes effect (Art. 19a VMWG [[2]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/1990/835_835_835/de)) [[5]](https://www.admin.ch/gov/de/start/dokumentation/medienmitteilungen.msg-id-104590.html). Written form means: a handwritten signature or QES. This makes the stepped-rent notification fully digital for the first time. ## Legally valid is not the same as provable Two questions are often mixed up in everyday practice but belong apart: - **Effectiveness (the legal position):** Is the declaration valid at all in this form? Only the law answers that — form-free, written form, or official form. A form-free rental agreement is just as *valid* with an SES as with a QES. - **Provability (practice):** Can I demonstrate in a dispute *who signed what and when* — and that the declaration was *received*? Here the levels part ways: an SES is easily contestable. AES and QES attribute the signature to an identified person and secure document integrity (Art. 2 ZertES [[3]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2016/752/en)); the QES offers the strongest position because it is equivalent to a handwritten signature. What is **legally required** is not up for debate. Where form-freedom applies, the choice of level is a **risk assessment** — the higher the probability and value of a dispute (protection against termination, deposit, defects), the higher the level should be. ## Overview: which signature for which document? **Legend:** ✅ = legally valid in this form · ❌ = does not satisfy the required form · (❌) = electronically not currently the legally secure route (official form / physical delivery decisive) · – = not applicable | Document | SES | AES | QES | Paper/form | Risk at the lowest permitted level | |---|---|---|---|---|---| | Rental agreement (residential/commercial) | ✅ | ✅ recommended | ✅ | – | Medium: SES valid, but identity/integrity hard to prove | | Handover protocol, deposit, amendments* | ✅ | ✅ recommended | ✅ | – | Medium: in a dispute over defects/deposit, evidentiary value counts | | Lease-termination agreement | ✅ | ✅ recommended | ✅ | – | High: ends protection against termination — at least AES; for the family dwelling document both spouses' consent | | Termination by tenant | ❌ | ❌ | ✅ | ✅ | Low (with QES): residual risk lies in proof of receipt | | Reminder with threat of termination (Art. 257d OR) | ❌ | ❌ | ✅ | ✅ | High: a formal defect makes a later extraordinary termination challengeable | | Consent to tenant alterations (Art. 260a OR) | ❌ | ❌ | ✅ | ✅ | High: without valid form, removal and damages disputes loom | | Consent to transfer of commercial lease | ❌ | ❌ | ✅ | ✅ | Low (with QES) | | Stepped-rent notification (new) | ❌ | ❌ | ✅ | ✅ | Low (with QES): observe the deadline of Art. 19a VMWG [[2]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/1990/835_835_835/de) | | Termination by landlord | ❌ | ❌ | (❌) | ✅ official form | – (physical delivery currently the most legally secure standard) | | Rent increase | ❌ | ❌ | (❌) | ✅ official form (facsimile ok) | – (void without the form [[10]](https://www.gerichte-zh.ch/de/themen/miete/mietzinsgestaltung/mietzinserhoehung)) | *without a written-form clause in the contract How to read the table: ✅/❌ reflects the **legal position** (valid or not), the last column the **practical residual risk** if the lowest permitted level is chosen. ## Recommendations for practice 1. **AES as the standard for contract conclusion** *(practice recommendation)*. For rental agreements, protocols and amendments, the AES offers the best ratio of legal certainty, evidentiary value and user-friendliness — the tenant needs no prior identification at QES level. 2. **QES wherever statutory or contractual written form applies** *(legally required)*. In tenancy law these are in particular tenant terminations, reminders under Art. 257d OR, consent to tenant alterations under Art. 260a OR, and stepped-rent notifications. Anyone wanting to work digitally here cannot avoid the QES. 3. **Control the signature level per document.** A tenancy file rarely consists of a single document: contract (AES), handover protocol (SES/AES), later perhaps a reminder (QES). A signature platform should **enforce the required level per document in the workflow**, rather than applying one level to everything across the board. 4. **Electronically signed stays electronic.** A digitally signed rental agreement is archived electronically — the printout is only a copy without a verifiable signature. Conversely, for handwritten contracts: the scan does not replace the original in evidentiary terms — the paper original should therefore be retained. 5. **Word written-form clauses deliberately.** Anyone who states in their rental-agreement templates that — insofar as no mandatory statutory form requirement applies — AES also suffices for amendments spares themselves the later QES obligation on every addendum (Art. 14(2bis) OR permits deviating agreements [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en)). 6. **Don't forget delivery.** The signature does not replace proof of receipt. For terminations and form notifications: registered mail or an equivalent, provable delivery channel [[10]](https://www.gerichte-zh.ch/de/themen/miete/mietzinsgestaltung/mietzinserhoehung) [[14]](https://www.zeitschrift-wohnen.ch/heft/beitrag/recht/verwendungsmoeglichkeiten-der-elektronischen-signatur.html). ## FAQ **Can I conclude a rental agreement in Switzerland by email or with a simple e-signature?** Yes. The rental agreement is form-free and would in theory even be valid orally (Art. 11 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en)). For evidentiary reasons, at least an AES is recommended. **Does that also apply to fixed-term rental agreements?** Yes. Unlike Germany, for example, Swiss law has no written-form requirement for fixed-term residential or commercial leases. **Can the tenant terminate their flat digitally?** Yes — but only with a QES. SES and AES do not satisfy the written form of Art. 266l(1) OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en); the termination would be void. In addition, delivery to the landlord must be provable, and with multiple tenants all should sign or there must be a power of attorney. **Can the landlord terminate digitally?** A landlord's termination requires the official, canton-approved form (Art. 266l(2) OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en)) and, for family dwellings, separate delivery to both spouses (Art. 266n OR). Physical delivery by registered mail is currently the most legally secure standard here. **What changed on 1 October 2025?** Three things [[5]](https://www.admin.ch/gov/de/start/dokumentation/medienmitteilungen.msg-id-104590.html) [[12]](https://haeusermann.ch/de/aenderungen-im-mietrecht-achtung-neue-formvorschriften/): facsimile signatures are sufficient on the form for rent increases (Art. 269d(4) OR), stepped-rent increases now only require written form instead of the official form (Art. 269d(5) OR, at the earliest 4 months in advance per Art. 19a VMWG), and the initial-rent form must state the reference interest rate and CPI of the previous rent (Art. 19 VMWG [[2]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/1990/835_835_835/de)). **What applies if the rental agreement contains a written-form clause?** Then amendments and terminations require the agreed form (Art. 16 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en)) — in case of doubt, a handwritten signature or QES. The clause can, however, be worded so that AES suffices, insofar as no mandatory statutory form requirement applies. **Is a foreign e-signature (e.g. an eIDAS QES) treated the same as a Swiss QES in Switzerland?** No. In the absence of mutual recognition between Switzerland and the EU, an eIDAS QES does not satisfy the Swiss written form [[6]](https://www.bakom.admin.ch/en/electronic-signature); for that you need the QES of a provider recognised under ZertES [[3]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2016/752/en). For form-free transactions, however, an eIDAS QES can be used as an electronic or advanced signature. Whether a contract additionally requires an eIDAS QES depends on the applicable law. **How do I retain digitally signed rental agreements?** In the signed original PDF, electronically. Only this keeps the signature verifiable long-term — ideally with a long-term format (PAdES-LTA) and a qualified timestamp. Swiss QES can be checked via the federal validator [[8]](https://validator.admin.ch). ## Conclusion Swiss tenancy law is more digital-friendly than many people think: the entire contract conclusion — from the rental agreement through the handover protocol to the termination agreement — works fully electronically with SES or AES. The QES comes into play wherever the law or the contract requires written form: for the tenant's termination, for reminders, for consent to tenant alterations, and, newly, for stepped-rent notifications. For the form-based landlord declarations, physical delivery currently remains the most legally secure standard. The decisive factor is that the signature solution enforces the right level per document. With actaSIGN, property managements and landlords define the required signature level for every document in the workflow, from SES to QES; the qualified signatures are issued via Swisscom, a provider recognised under ZertES. ## Further Reading - [SES, AES, QES: the three signature levels explained](/en/blog/ses-aes-qes-differences) - [Qualified electronic signature (QES): the guide](/en/blog/qualified-electronic-signature-qes) - [HR documents in Switzerland: which signature for which document?](/en/blog/hr-documents-switzerland-signature-requirements) - [Electronic signature in Switzerland: legal framework and practice](/en/blog/electronic-signature-guide) - [Signature solution for property management](/en/solutions/real-estate) - [Request a demo](/en/demo) ## Sources 1. [Code of Obligations (OR, SR 220)](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en) — in particular Art. 11, 13–16, 253 et seq., 257d, 257e, 257f, 259g, 260a, 263, 264, 266l–266n, 269d and 270a 2. [Ordinance on the Renting and Leasing of Residential and Commercial Premises (VMWG, SR 221.213.11)](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/1990/835_835_835/de) — in particular Art. 19 and 19a 3. [Federal Act on Electronic Signatures (ZertES, SR 943.03)](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2016/752/en) 4. [Federal Housing Office (BWO) — 2026 register: form requirement for notifying the initial rent](https://www.bwo.admin.ch/de/formularpflicht) 5. [Federal Council media release of 21 March 2025 on bringing the tenancy-law amendments into force on 1 October 2025](https://www.admin.ch/gov/de/start/dokumentation/medienmitteilungen.msg-id-104590.html) 6. [BAKOM — Electronic signature, list of recognised providers](https://www.bakom.admin.ch/en/electronic-signature) 7. [Federal Office of Information Technology (BIT) — E-signature FAQ](https://www.bit.admin.ch/de/e-signatur-faq) 8. [Federal signature validator](https://validator.admin.ch) — scope of functions per [BIT](https://www.bit.admin.ch/de/der-validator) 9. [Canton of Zurich — Tenancy forms (official forms for termination, rent increase, initial rent)](https://www.zh.ch/de/direktion-der-justiz-und-des-innern/generalsekretariat/formulare-mietwesen.html) 10. [Courts of the Canton of Zurich — Rent increase: form, deadlines, nullity](https://www.gerichte-zh.ch/de/themen/miete/mietzinsgestaltung/mietzinserhoehung) 11. [Courts of the Canton of Zurich — Early return of the rental object (Art. 264 OR)](https://www.gerichte-zh.ch/de/themen/miete/kuendigung-rueckgabe/vorzeitige-rueckgabe-der-mietsache) 12. [Häusermann + Partner — Changes in tenancy law: watch out, new form requirements! (2025)](https://haeusermann.ch/de/aenderungen-im-mietrecht-achtung-neue-formvorschriften/) 13. [legalis — The tenancy-law changes entering into force on 1 October 2025](https://www.legalis.ch/de/legalis-brief/mietrecht/die-auf-den-1-oktober-2025-in-kraft-tretenden-aenderungen-im-mietrecht/) 14. [Zeitschrift Wohnen — Possible uses of the electronic signature in tenancy law](https://www.zeitschrift-wohnen.ch/heft/beitrag/recht/verwendungsmoeglichkeiten-der-elektronischen-signatur.html) 15. [KMU-Magazin — Electronic signatures and digital contracts (2026)](https://www.kmu-magazin.ch/wissen/recht/elektronische-signaturen-und-digitale-vertraege) --- *This article reflects the legal status as of August 2026 and does not replace legal advice in individual cases — precisely in tenancy law, formal defects in terminations, reminders and form notifications lead to the nullity of the declaration. The research was carried out with the support of artificial intelligence; the legal bases cited were verified against the primary sources (Fedlex, BWO, BAKOM, cantonal form offices). The article was reviewed and edited by a natural person before publication.* --- ## HR Documents in Switzerland: Which Electronic Signature Do You Really Need? - URL: https://www.actasign.swiss/en/blog/hr-documents-switzerland-signature-requirements - Language: English - Published: 2026-07-22 - Author: Thomas Moretti, axelity ag - Summary: Which HR documents in Switzerland can be signed with SES, AES or QES, where the statutory written form applies, and how the written-form clause changes everything. # HR Documents in Switzerland: Which Electronic Signature Do You Really Need? Employment contracts, terminations, non-compete clauses, vacation requests — a lot gets signed in HR. And increasingly, digitally. But be careful: not every electronic signature is suitable for every document. Anyone who "signs" a non-compete clause with a single click in a portal has, legally speaking, agreed to nothing. The clause is then simply invalid [[5]](https://www.bger.ch/ext/eurospider/live/de/php/clir/http/index.php?highlight_docid=atf://145-III-365:de&lang=de&type=show_document). The good news: Swiss employment law is more digital-friendly than many people think. Most HR documents may be signed electronically with any signature level. You just need to know where the exceptions lie. That is exactly what this article shows — with an overview of the most important document types and the signature level that fits each one. > **Important:** Status: 22 July 2026. This article is a general informational overview and is not legal advice for individual cases. Companies should involve their legal department or external counsel for concrete situations. ## The Short Rule The decisive question is not "Are electronic signatures allowed?" but **"Which form requirement applies to this particular document?"** In Switzerland, this results in three cases: 1. **No form requirement (the normal case):** The law requires no particular form (Art. 320(1) OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en)). Simple (SES) or advanced (AES) electronic signatures are legally sufficient — the choice is a question of evidentiary value. 2. **Statutory written form:** The law requires written form with a signature (Art. 13 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en)). Electronically, only the **qualified electronic signature (QES)** of a provider recognised in Switzerland satisfies this (Art. 14(2bis) OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en)). 3. **Contractually agreed written form:** If the employment contract contains a clause such as "amendments and terminations require written form", the same rules apply to those documents as for statutory written form — that is, QES (Art. 16 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en)). This is the biggest pitfall in practice (more on this below). An important difference from Germany: Switzerland has **not a single HR document that must mandatorily be issued on paper**. Even a termination may be declared electronically — as long as there is no written-form clause in the contract. In return, Switzerland is stricter about replacing the signature: only the QES under Swiss law counts, and it must be combined with a qualified timestamp [[9]](https://www.bit.admin.ch/de/e-signatur-faq). ## The Three Signature Levels in Brief **SES — simple electronic signature.** The base level: a typed name line, a click on "Sign", a confirmation in a portal. Fast and perfectly sufficient for form-free routine documents. However, the proof of *who* actually signed is weak. **AES — advanced electronic signature.** This signature is uniquely linked to a person, enables their identification, and makes subsequent changes to the document detectable (Art. 2 ZertES [[2]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2016/752/en)). It therefore offers considerably better evidentiary value than the SES. Important: the AES too does **not** satisfy the statutory written form. **QES — qualified electronic signature.** The highest level. It is based on a qualified certificate from a Swiss provider recognised by the state and is combined with a qualified timestamp. Only this combination is legally equivalent to a handwritten signature (Art. 14(2bis) OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en)). The identity of the signing person is verified in advance, for example via ID verification. Three points that are often overlooked in practice: - **The qualified timestamp is mandatory.** A QES without a qualified timestamp does not satisfy the written form [[9]](https://www.bit.admin.ch/de/e-signatur-faq). - **Scanned signatures do not satisfy the written form.** Scanning a signature and inserting it into a PDF does not create valid written form — no more than an email or an SES/AES does. - **A QES from the EU (under the eIDAS Regulation) is not sufficient in Switzerland.** Switzerland and the EU still do not mutually recognise their signatures [[8]](https://www.bakom.admin.ch/en/electronic-signature). What matters is solely recognition under the Swiss Federal Act on Electronic Signatures (ZertES [[2]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2016/752/en)). Currently four providers are recognised: DigiCert Switzerland, Swisscom, SwissSign, and the Federal Office of Information Technology (only for the federal administration) [[8]](https://www.bakom.admin.ch/en/electronic-signature). Some providers are dually qualified — what is decisive is the Swiss recognition. Any signature can be checked free of charge via the federal validator [[10]](https://validator.admin.ch). ## The Overview: Which HR Document Needs Which Signature? **Legend:** ✅ = legally valid · ❌ = does not satisfy the required form · Basis: Code of Obligations (OR) [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en), unless otherwise stated. ### Category 1: Routine documents with no form requirement — SES is sufficient | Document type | SES | AES | QES | Basis / Note | |---|---|---|---|---| | Vacation requests and approvals | ✅ | ✅ | ✅ | Form-free (Art. 320(1) OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en)) | | Expense claims (individual claim) | ✅ | ✅ | ✅ | Form-free — not to be confused with a *lump-sum* expense allowance (Category 3!) | | Time-tracking confirmations | ✅ | ✅ | ✅ | Form-free | | Acknowledgements of receipt (regulations, directives, IT policies) | ✅ | ✅ | ✅ | Form-free; documented receipt is sufficient | | Onboarding checklists, equipment handovers | ✅ | ✅ | ✅ | Form-free | | Training and attendance confirmations | ✅ | ✅ | ✅ | Form-free | ### Category 2: Form-free but evidence-relevant — AES recommended as the standard | Document type | SES | AES | QES | Basis / Note | |---|---|---|---|---| | **Employment contract (permanent or fixed-term)** | ✅ | ✅ | ✅ | Form-free (Art. 320(1) OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en)). **But:** if the contract contains a form-bound clause — typically the non-compete — the entire contract should be signed with QES (see Category 3) | | Contract amendments (salary, role, workload) | ✅ | ✅ | ✅ | Form-free — **unless** the contract contains a written-form clause (see the pitfall below) | | Ordinary termination | ✅ | ✅ | ✅ | Form-free (Art. 335(1) OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en)); written reasons only upon request. **Caution:** with a written-form clause in the contract or a collective bargaining agreement, QES applies! Delivery of the termination must be provable — hence at least AES | | Immediate termination (for cause) | ✅ | ✅ | ✅ | Form-free (Art. 337 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en)); because of the high litigation risk, provability is central | | Termination agreement | ✅ | ✅ | ✅ | Form-free; however, the courts require a clear intention to waive and genuine concessions from both sides. Watch for a written-form clause | | Objective agreements, bonus arrangements | ✅ | ✅ | ✅ | Form-free; evidence-relevant for salary claims | | Non-disclosure agreement (NDA) | ✅ | ✅ | ✅ | Form-free. **Distinction:** if the NDA contains a post-contractual non-compete or non-solicitation clause, that clause requires written form — then QES | | Continuing-education agreements with repayment clause | ✅ | ✅ | ✅ | Form-free; AES recommended | | Home-office agreements | ✅ | ✅ | ✅ | Form-free — **unless** they contain a lump-sum expense allowance (then QES, Art. 327a(2) OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en)) | | Data-protection consents | ✅ | ✅ | ✅ | Form-free; for particularly sensitive personal data the consent must be "explicit" — which does not mean in writing, but well documented | | Garden-leave declarations | ✅ | ✅ | ✅ | Form-free; watch for a written-form clause | ### Category 3: Statutory written form — electronically only with Swiss QES Here the law requires written form. Clauses agreed in breach of form are void or are replaced by the (usually more employee-friendly) statutory rule. The signature must come from all persons who undertake an obligation (Art. 13 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en)) — electronically, that means: QES for both parties. | Document type / clause | SES | AES | QES | Basis / Note | |---|---|---|---|---| | **Post-contractual non-compete clause** — also as a clause within the employment contract | ❌ | ❌ | ✅ | Art. 340(1) OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en). The Federal Supreme Court is clear: without valid written form, the non-compete clause is **void** (BGE 145 III 365 [[5]](https://www.bger.ch/ext/eurospider/live/de/php/clir/http/index.php?highlight_docid=atf://145-III-365:de&lang=de&type=show_document)). Its scope — geographic, temporal, and by subject matter — must also emerge from the written agreement. The most important QES case in everyday HR | | Post-contractual non-solicitation clause | ❌ | ❌ | ✅ | Treated legally like the non-compete clause (Art. 340(1) OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en)) | | **Amendment of the probation period** (shorten, extend, exclude) | ❌ | ❌ | ✅ | Art. 335b(2) OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en); maximum 3 months | | **Amendment of the notice periods** | ❌ | ❌ | ✅ | Art. 335c(2) OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en) | | **Contracting out overtime compensation** (pay or the 25% surcharge) | ❌ | ❌ | ✅ | Art. 321c(3) OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en). Only the waiver of *payment* requires written form; compensation through time off can be agreed form-free | | **Deviating continued salary payment in case of illness** (e.g. daily-sickness-benefit solution) | ❌ | ❌ | ✅ | Art. 324a(4) OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en); in addition, the solution must be at least equivalent for the employees | | **Lump-sum expense allowances and per diems** | ❌ | ❌ | ✅ | Art. 327a(2) OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en). Often overlooked — for example in home-office arrangements | | Reservation of employees' inventions ("incidental inventions") | ❌ | ❌ | ✅ | Art. 332(2) OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en); must be agreed in writing at the conclusion of the contract | | Deferral of commission maturity | ❌ | ❌ | ✅ | Art. 323(2) OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en); likewise commission arrangements at the end of the contract (Art. 339(2) OR) | | Deviating arrangement of the severance payment | ❌ | ❌ | ✅ | Art. 339c OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en) | | **Apprenticeship contract** | ❌ | ❌ | ✅ | Art. 344a(1) OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en) — the entire contract is valid only in writing. In addition, the cantonal authority must approve the contract; depending on the canton, this step still runs on paper forms | | Commercial traveller's contract | ❌ | ❌ | ✅ | Art. 347a OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en). Peculiarity: if the written form is missing, the contract is not invalid — but the statutory and customary conditions then apply. QES strongly recommended | | **Collective bargaining agreement (GAV)** — conclusion, amendment, cancellation, termination | ❌ | ❌ | ✅ | Art. 356c(1) OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en) | | **Staff leasing: employment contract with temporary staff** | ❌ | ❌ | ✅ | Art. 19 Employment Services Act (AVG) [[3]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/1991/392_392_392/de), with a legally prescribed minimum content. Exception only in cases of time urgency (with subsequent written confirmation). If written form is missing, the locally and professionally customary conditions apply — and fines may be imposed [[11]](https://www.arbeit.swiss/dam/secoalv/de/dokumente/publikationen/arbeitsvermittlung-personalverleih/merkblaetter/Merkblatt_Personalverleih_2016_d_22-3-2017.pdf.download.pdf/Merkblatt_Personalverleih_2016_d_22-3-2017.pdf) | | **Staff leasing: leasing contract with the client company** | ❌ | ❌ | ✅ | Art. 22 AVG [[3]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/1991/392_392_392/de) | | **Federal personnel: employment contract as well as any amendment, fixed term and termination** | ❌ | ❌ | ✅ | Art. 8 and 13 Federal Personnel Act (BPG) [[4]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2001/123/de) — written form as a validity requirement. Cantons and municipalities have their own personnel acts with their own form rules | | **Terminations and amendments under contracts with a written-form clause** | ❌ | ❌ | ✅ | Art. 16 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en) — see the next section | ### Special case: employment reference (Arbeitszeugnis) The employment reference (Art. 330a OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en)) must, according to the prevailing view in legal literature, be issued signed. Whether a purely electronic reference with QES is sufficient has not yet been conclusively settled by the courts. Our recommendation: issue it electronically with QES and, at the employee's request, additionally provide a paper copy. ## The Biggest Pitfall: The Written-Form Clause in Your Own Contract Almost every Swiss employment contract contains a sentence like: *"Amendments and additions to this contract, as well as the termination, require written form."* This inconspicuous clause has real teeth. The law says two things about it (Art. 16 OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en)): - If the parties agreed on written form without describing it more precisely, **the requirements of the statutory written form** apply — that is, QES electronically. - It is presumed that the agreed form is a **validity requirement**. A document that does not comply with the form is, in case of doubt, ineffective. The Federal Supreme Court also applies these rules to unilateral declarations such as the termination (judgment 4A_601/2011 of 21 December 2011 [[6]](https://www.bger.ch/ext/eurospider/live/de/php/clir/http/index.php?highlight_docid=atf://138-III-123:de&lang=de&type=show_document)). And it has ruled that a party cannot unilaterally disregard the agreed form (BGE 128 III 212 [[7]](https://www.bger.ch/ext/eurospider/live/de/php/clir/http/index.php?highlight_docid=atf://128-III-212:de&lang=de&type=show_document)). Concretely this means: the inherently form-free termination becomes a written-form document through your own contract clause. A termination signed only with SES or AES can then be **invalid** — with considerable consequences: deadlines do not run, the employment relationship continues, salary claims accumulate. **The way out is in the law itself:** Art. 14(2bis) OR [[1]](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en) expressly permits deviating contractual arrangements. Companies can therefore stipulate in the employment contract which signature level is sufficient. A suggested wording: > *"Where this contract provides for written form, the advanced electronic signature (AES) is also sufficient. Agreements for which the law requires written form remain reserved."* The reservation in the second sentence is important: where the **law** requires written form (Category 3), the parties cannot lower it by a contract clause. There, the rule is always: QES or a handwritten signature. ## What Happens in the Event of a Formal Defect? The consequences of a formal defect almost always fall on the employer: - **The clause is void, the statutory rule applies.** Example non-compete clause: if it was not validly agreed in the required form, it does not exist — the former employee is free to move to a competitor [[5]](https://www.bger.ch/ext/eurospider/live/de/php/clir/http/index.php?highlight_docid=atf://145-III-365:de&lang=de&type=show_document). Example notice period: without a valid written agreement, the statutory periods apply. - **Even the employee's consent does not cure the defect.** The form requirements in employment law protect employees; this protection cannot be waived casually. - **The defect only shows up in a dispute** — that is, precisely when it matters. Often years after signing. ## Recommendation: A Simple Signature Policy for HR Four levels are enough to govern the signing process cleanly within the company: | Level | Documents | Signature standard | |---|---|---| | **1 — Routine** | Vacation requests, expense claims, acknowledgements of receipt | SES | | **2 — Evidence-relevant** | Employment contracts without form-bound clauses, objective agreements, NDAs, termination agreements | AES | | **3 — Statutory written form** | Non-compete clauses, deviations on probation period / notice periods / overtime / continued salary payment, lump-sum expense allowances, apprenticeship contracts, GAV, staff leasing | Swiss QES | | **4 — Legacy contracts with a written-form clause** | Terminations and amendments under existing contracts | QES — or modernise the contracts and expressly allow AES to suffice | A pragmatic basic rule to go with it: if an employment contract contains even a single form-bound clause — most often the non-compete — sign the **entire contract with QES**. That is simpler and safer than handling individual clauses separately. ## Four Typical Misconceptions 1. **"We use a signature tool, so we are legally compliant."** The tool alone says nothing. What matters is whether the *signature level* fits the *form requirement of the document*. 2. **"The AES is almost as good as the QES — that will do."** For the statutory written form there is no "almost". The AES does not satisfy it, full stop. But it is the right choice for the vast majority of form-free documents. 3. **"Our European QES is also valid in Switzerland."** No. Without a recognition agreement between Switzerland and the EU, a pure eIDAS QES does not satisfy the Swiss written form [[8]](https://www.bakom.admin.ch/en/electronic-signature). What you need is the QES of a provider recognised under ZertES. 4. **"Terminations are form-free, so there's nothing to watch out for."** Only if neither the employment contract nor a collective bargaining agreement contains a written-form clause. But that is precisely rare — check your contract templates. ## Conclusion Swiss employment law makes digitising HR easy — once you know the map. The vast majority of documents are form-free and can be signed with SES or AES. A manageable, clearly nameable group of agreements requires written form and therefore, electronically, the Swiss QES with a qualified timestamp. And your own written-form clause in the contract deserves a second look: it determines whether your terminations and contract amendments are digitally valid. Anyone who sets up their contract templates cleanly once — define a signature policy, modernise written-form clauses, identify QES cases — then signs quickly, digitally, and with legal certainty. *This article reflects the legal status as of July 2026 and does not replace legal advice in individual cases. The research was carried out with the support of artificial intelligence; the legal bases cited were verified against the primary sources (Fedlex, Federal Supreme Court). The article was reviewed and edited by a natural person before publication.* --- ## Further Reading - [SES, AES, QES: the three signature levels explained](/en/blog/ses-aes-qes-differences) - [Signature levels under ZertES and eIDAS: SES, AES, QES](/en/blog/signature-levels-zertes-eidas-ses-aes-qes) - [Qualified electronic signature (QES): the guide](/en/blog/qualified-electronic-signature-qes) - [Electronic signature in Switzerland: legal framework and practice](/en/blog/electronic-signature-guide) - [Digital HR processes with actaSIGN](/en/solutions/hr) - [Request a demo](/en/demo) ## Sources 1. [Code of Obligations (OR, SR 220)](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/en) — in particular Art. 13, 14(2bis), 16, 320, 321c, 323, 324a, 327a, 330a, 332, 335, 335b, 335c, 337, 339, 339c, 340, 344a, 347a, 356c 2. [Federal Act on Electronic Signatures (ZertES, SR 943.03)](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2016/752/en) 3. [Employment Services Act (AVG, SR 823.11)](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/1991/392_392_392/de) — Art. 19 and 22; plus the AVV Ordinance (SR 823.111), Art. 48 4. [Federal Personnel Act (BPG, SR 172.220.1)](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2001/123/de) — Art. 6, 8, 13, 34 5. [BGE 145 III 365 — written form of the non-compete clause](https://www.bger.ch/ext/eurospider/live/de/php/clir/http/index.php?highlight_docid=atf://145-III-365:de&lang=de&type=show_document) 6. [BGer 4A_601/2011 / BGE 138 III 123 — form reservation for unilateral declarations (termination)](https://www.bger.ch/ext/eurospider/live/de/php/clir/http/index.php?highlight_docid=atf://138-III-123:de&lang=de&type=show_document) 7. [BGE 128 III 212 — no unilateral deviation from the agreed form reservation](https://www.bger.ch/ext/eurospider/live/de/php/clir/http/index.php?highlight_docid=atf://128-III-212:de&lang=de&type=show_document) 8. [BAKOM — Electronic signature, list of recognised providers](https://www.bakom.admin.ch/en/electronic-signature) 9. [Federal Office of Information Technology (BIT) — E-signature FAQ](https://www.bit.admin.ch/de/e-signatur-faq) 10. [Federal signature validator](https://validator.admin.ch) 11. [SECO — Staff Leasing factsheet](https://www.arbeit.swiss/dam/secoalv/de/dokumente/publikationen/arbeitsvermittlung-personalverleih/merkblaetter/Merkblatt_Personalverleih_2016_d_22-3-2017.pdf.download.pdf/Merkblatt_Personalverleih_2016_d_22-3-2017.pdf) 12. [Vulpes — "Signed digitally, legally ineffective?"](https://www.vulpes.ch/post/einfach-digital-unterschrieben-rechtlich-wirkungslos-warum-viele-klauseln-in-schweizer-arbeitsvert) 13. [FG Arbeitsrecht — Angstmann, Written form in employment law (2022)](https://www.fgarbr.ch/220906_Angstmann_SchriftformArbR.pdf) 14. [Thouvenin Attorneys — Form requirements in employment law (2026)](https://thouvenin.com/wp-content/uploads/2026/03/2026-03-04-Formvorschriften-im-Arbeitsrecht_SWY.pdf) 15. [Walder Wyss — Employment News No. 74](https://www.walderwyss.com/assets/content/publications/EmploymentNews-74-D.pdf) --- ## Sign Documents Online: How to Do It with Legal Effect - URL: https://www.actasign.swiss/en/blog/sign-documents-online - Language: English - Published: 2026-07-15 - Author: Thomas Moretti, axelity ag - Summary: Sign contracts and documents online — legally valid in Switzerland, Germany and Austria. What applies, which signature level fits, and how it works. # Sign Documents Online: How to Do It with Legal Effect Print, sign, scan, send back — this detour costs time with every contract and does not exactly signal digital maturity to the other party. Yet documents can be signed entirely online: legally valid, traceable and within minutes. This article shows what applies legally, which signature level you need and how signing online works in practice. ## What does "signing online" mean? Signing a document online means replacing the signature on paper with an [electronic signature](/en/electronic-signature). "Signing" and "e-signing" mean the same thing — just as "digital signature" and "electronic signature" are used synonymously in everyday language. What matters legally is not the word but the **signature level**: ZertES (Switzerland) and eIDAS (EU) define three levels with different evidential value — SES, AES and QES. ## Is an online signature legally valid? Yes — in all DACH markets: - **Switzerland:** ZertES has governed electronic signatures since 2003. QES is equivalent to a handwritten signature (CO Art. 14 para. 2bis). Since most contracts are form-free, SES or AES is often sufficient for everyday business. Details: [Electronic signature Switzerland](/en/electronic-signature-switzerland). - **Germany:** The eIDAS regulation applies directly; where the law requires written form, QES replaces it under BGB §126a. Details: [Electronic signature Germany](/en/electronic-signature-germany). - **Austria:** eIDAS applies here too, complemented by the Signature and Trust Services Act (SVG). Details: [Electronic signature Austria](/en/electronic-signature-austria). ## How to sign a document online With a signature platform like actaSIGN, the entire process takes a few minutes — entirely in the browser, without installation: 1. **Upload the document:** Upload your document as a PDF and place the signature fields. More on this: [Sign PDF](/en/sign-pdf). 2. **Invite signers:** Internal and external signers receive an email invitation — external signers need neither an account nor registration. 3. **Sign online:** Each person signs at the chosen signature level. The signed document is automatically archived in an audit-proof way, including an audit trail. ## Which documents can you sign online? Practically all documents of everyday business: - Offers, orders, order confirmations - Contracts of all kinds: NDAs, supply, framework and service agreements - HR documents: employment contracts, amendments, target agreements - Minutes, approvals, powers of attorney **Exceptions:** Transactions with stricter formal requirements remain in the paper world — such as surety declarations (handwritten signature, CO Art. 493), real estate purchase agreements (notarisation, CO Art. 216) or holographic wills (CC Art. 505). In Germany, the law occasionally excludes the electronic form entirely, for example for the termination of employment relationships (BGB §623). ## Choosing the right signature level The rule of thumb for everyday use: | Document | Recommended level | |---|---| | Internal approvals, minutes | SES | | Contracts, offers, HR documents (form-free) | AES | | Documents with statutory written form | QES | The article on the [difference between SES, AES and QES](/en/blog/ses-aes-qes-differences) offers detailed decision support — and our post on the [qualified electronic signature](/en/blog/qualified-electronic-signature-qes) explains when the highest level is really necessary. ## Why a scanned signature is not the answer A common shortcut: scanning your signature and pasting it into the PDF as an image. It looks like a signature but accomplishes almost nothing — the image does not identify the signer, can be copied at will and does not protect the document against subsequent changes. In a dispute, its evidential value is minimal. An electronic signature under ZertES or eIDAS, by contrast, ensures both: the identity of the signer and the integrity of the document since signing. ## Signing online with actaSIGN actaSIGN is the Swiss all-inclusive platform for digital and electronic signatures: all three signature levels, unlimited signers, data exclusively in Switzerland — and completely registration-free for external signers. Our post on the [true cost of a paper contract](/en/blog/true-cost-paper-contracts-switzerland) calculates what switching away from paper processes saves. --- ## Further Reading - [Electronic signature: the overview](/en/electronic-signature) - [Sign PDFs with actaSIGN](/en/sign-pdf) - [Qualified Electronic Signature (QES): When You Really Need It](/en/blog/qualified-electronic-signature-qes) - [What does a paper contract really cost?](/en/blog/true-cost-paper-contracts-switzerland) --- ## Qualified Electronic Signature (QES): When You Really Need It - URL: https://www.actasign.swiss/en/blog/qualified-electronic-signature-qes - Language: English - Published: 2026-07-15 - Author: Thomas Moretti, axelity ag - Summary: The qualified electronic signature (QES) is equivalent to a handwritten signature. When QES is required, when AES is enough — and how to create a QES. # Qualified Electronic Signature (QES): When You Really Need It The qualified electronic signature (QES) is the highest level of the [electronic signature](/en/electronic-signature) — and the only one legally equivalent to a handwritten signature. But as valuable as that equivalence is: for the majority of business documents, QES is not actually required. If you sign every document with a QES, you make your processes unnecessarily cumbersome; if you skip the QES where the law demands it, you risk the contract being invalid. This article shows when you really need QES — and when you don't. ## What is a QES? Both the Swiss ZertES and the EU eIDAS regulation define three signature levels: the simple (SES), the advanced (AES) and the qualified electronic signature (QES). QES differs from the other two levels in three respects: - **Qualified certificate:** The signature is based on a certificate issued by a recognised trust service provider — in Switzerland, for example, Swisscom Trust Services, recognised by OFCOM. - **One-time personal identification:** Before your first QES you must prove your identity, for example via the Mobile ID app. - **Strong two-factor authentication:** Every single signature is personally released by the signer. The effort serves a purpose: QES offers the highest evidential value. In a dispute, the burden of proof lies with the party contesting the authenticity of the signature — not with the party relying on it. ## Equivalent to a handwritten signature — the legal situation **Switzerland:** Under CO Art. 14 para. 2bis, the qualified electronic signature — combined with a qualified timestamp — is equivalent to a handwritten signature. ZertES governs which providers may issue qualified certificates. **EU:** The eIDAS regulation assigns QES the same legal effect as a handwritten signature. In addition, a QES created in one EU member state must be recognised in all other member states. **Between Switzerland and the EU** there is no automatic mutual recognition yet. In practice, companies solve this via trust service providers recognised under both frameworks — Swisscom Trust Services is on the EU Trust List and at the same time recognised by OFCOM. You can find details on the legal situation in your market on our country pages for [Switzerland](/en/electronic-signature-switzerland) and [Germany](/en/electronic-signature-germany). ## When is QES legally required? QES is mandatory wherever the law demands **written form** for a transaction and that form is to be fulfilled electronically. **Typical cases in Switzerland:** - Consumer credit agreements (CCA Art. 9) - Corporate resolutions and powers of attorney subject to written-form requirements - Documents subject to audit requirements - Submissions to authorities, where an electronic channel is provided **Typical cases in Germany:** Under BGB §126a, the electronic form only replaces the statutory written form if the document is signed with a QES. Caution: for certain documents the law excludes the electronic form entirely — for example the termination of employment relationships (BGB §623). Our article on [HR documents in Germany](/en/blog/hr-documents-germany-signature-requirements) shows which HR documents require which signature level. **Beyond that, there are good reasons to use QES voluntarily:** for contracts with a high amount in dispute, in regulated industries, or when the counterparty expects maximum evidential value. ## When is QES more than you need? In Switzerland, freedom of contract applies as a matter of principle: most contracts are valid **without any formal requirement** — in theory they could even be concluded verbally. For these documents, an SES or AES is sufficient: - Offers, orders and order confirmations - NDAs, supply and framework agreements - Most employment contracts and HR documents - Internal approvals and minutes The rule of thumb: **the higher the economic risk and the stricter the formal requirement, the higher the signature level.** You can find a detailed comparison of the three levels in our article on the [difference between SES, AES and QES](/en/blog/ses-aes-qes-differences). ## Where even QES is not enough QES replaces the written form — but not stricter formal requirements: - **Surety declarations** require a handwritten signature and the handwritten indication of the maximum amount (CO Art. 493). - **Real estate purchase agreements** require notarisation (CO Art. 216). - **Holographic wills** must be written entirely by hand (CC Art. 505). ## How to create a QES With actaSIGN, the path to QES has two phases: 1. **One-time identification:** You prove your identity to Swisscom Trust Services — for example via the Mobile ID app. You can find instructions in our help article on [QES identification with Mobile ID](/en/help/qes-identification-mobile-id). 2. **Signing in the browser:** After that, you sign every document with a QES — releasing each signature via two-factor authentication, without installation, directly in the browser. Our [Sign PDF](/en/sign-pdf) page shows what this looks like in practice. ## QES with actaSIGN — no surcharge logic actaSIGN supports all three signature levels on one platform: you choose per document whether SES, AES or QES — and combine several levels in one signing process if needed. Signatures run via Swisscom Trust Services and can therefore be created compliant with both ZertES and eIDAS. [Pricing](/en/pricing) stays transparent: all-inclusive from CHF 11 per month. --- ## Further Reading - [Electronic signature: the overview](/en/electronic-signature) - [Difference between SES, AES and QES — which signature do I need?](/en/blog/ses-aes-qes-differences) - [Signature levels with actaSIGN in detail](/en/product/signature-qualities) - [Three signature levels. 90% confusion. 0% clarity.](/en/blog/signature-levels-zertes-eidas-ses-aes-qes) --- ## HR Documents in Germany: Which Electronic Signature Is Required? - URL: https://www.actasign.swiss/en/blog/hr-documents-germany-signature-requirements - Language: English - Published: 2026-05-28 - Author: Thomas Moretti, axelity ag - Summary: Which HR documents in Germany can be signed with SES, AES, QES or still require handwritten paper signatures, with practical guidance and legal bases. # HR Documents in Germany: Which Electronic Signature Is Required? For HR processes in Germany, the key question is not whether electronic signatures are generally allowed. The decisive question is which **form requirement** applies to each individual document. Many HR documents are form-free or only require text form. Some documents require a **qualified electronic signature (QES)** if signed digitally. A small number of documents still require handwritten paper signatures. > **Important:** Status: 28 May 2026. This article is a general informational overview and is not legal consulting or legal advice. Companies should involve their legal team or external counsel for concrete cases. ## The Short Rule for HR If an HR document is **form-free** or only requires **text form**, companies can generally use simple electronic signatures (SES) or advanced electronic signatures (AES). In text form cases, a signature is often not legally required, but it can improve traceability. If the law requires **written form**, an electronic signature generally replaces the handwritten signature only if it is a **QES**. If the law **excludes electronic form**, even QES is not enough. The document must remain on paper with a handwritten signature. ## What Does Text Form Mean in Practice? **Text form** does not mean "signed by hand" and it does not mean "signed with QES". It means a readable statement where it is clear who made the statement and where the recipient can keep the content permanently. In practice, text form can be an email, a PDF document or a document in an HR portal if these points are met: - The content is readable and complete. - The employer or declaring person is clearly identifiable. - The employee can save the document. - The employee can print the document. - The document remains available so it can later be reproduced unchanged. For the **proof of essential employment conditions under the Verification Act**, one more point matters: when sending the proof electronically, the employer must ask the employee to confirm receipt. That is why a temporary portal notice or verbal information is not enough. The employee must actually receive the text, be able to keep it, and be able to prove receipt if needed. ## Terms: SES, AES and QES **SES** means simple electronic signature. This can be a typed name, a click, a portal confirmation or a simple signature in a document. It is suitable for internal routine processes and form-free transactions. **AES** means advanced electronic signature. It is more strongly linked to the signer and better suited to documenting identity, integrity and traceability. In HR, AES is often the pragmatic default for form-free but evidence-relevant documents. **QES** means qualified electronic signature. It is the highest signature level under eIDAS and the electronic substitute for statutory written form, unless electronic form is excluded by law. ## Overview: Which Signature Level for Which HR Document? | Document type | SES | AES | QES | Paper with handwritten signature | Practical guidance | Legal basis | |---|---:|---:|---:|---:|---|---| | Open-ended employment contract | Yes | Yes | Yes | No | The contract itself is generally form-free. AES is useful for evidence. The proof of essential employment conditions must be checked separately; a complete text-form contract can satisfy the NachwG duty to that extent. | Freedom of form; Section 2 NachwG | | Fixed-term clause in an employment contract | No | No | Yes | Yes, alternatively | The fixed-term clause requires written form. If signed digitally, the parties must use QES. | Section 14(4) TzBfG; Sections 126, 126a BGB | | Agreement ending employment at statutory retirement age | Yes, text form | Yes, text form | Yes | No | **New under BEG IV:** This specific retirement-age clause requires text form. QES is not required. | Section 41(3) SGB VI; Section 126b BGB | | Proof of essential employment conditions | Yes, text form | Yes, text form | Yes | On request / exceptions | **New under BEG IV:** Electronic transmission in text form is possible if the document is accessible, storable and printable and the employer requests proof of receipt. If the employee requests it, a written record must still be provided. This relief does not apply to certain sectors under Section 2a SchwarzArbG. | Section 2 NachwG; Section 126b BGB | | Employment certificate | No | No | Yes | Yes | Electronic form is possible only with the employee's consent. If issued electronically, QES is required. | Section 109 GewO; Section 126a BGB | | Training certificate | No | No | Yes | Yes | Electronic form is possible only with the trainee's consent. If issued electronically, QES is required. | Section 16 BBiG; Section 126a BGB | | Vocational training contract documentation | Yes, text form | Yes, text form | Yes | No | The essential contractual content must be documented in text form. If electronic, it must be storable and printable; receipt must be evidenced. | Section 11 BBiG; Section 126b BGB | | Termination of employment | No | No | No | Yes | Electronic form is excluded. This applies to employer and employee terminations. | Section 623 BGB | | Termination agreement or dissolution agreement | No | No | No | Yes | QES is not enough. Ending the employment relationship by agreement requires paper with handwritten signatures. | Section 623 BGB | | Termination of a vocational training relationship | No | No | No | Yes | Electronic form is expressly excluded. | Section 22(3) BBiG | | Written warning | Yes | Yes | Yes | No | No statutory form requirement. In practice, receipt, content and timing matter; AES is useful. | Freedom of form | | Contract change for salary, role, workplace or home office | Yes | Yes | Yes | No | Electronic signing is possible if the change does not include a fixed term, termination or another stricter form requirement. NachwG notification duties and deadlines should be checked separately. | Freedom of form; Section 2 NachwG | | Target agreement, bonus or commission agreement | Yes | Yes | Yes | No | Usually form-free. AES is recommended because later proof questions are common. | Freedom of form | | NDA or confidentiality agreement | Yes | Yes | Yes | No | Usually form-free. AES is a sensible default; QES can be used for higher-risk cases. | Freedom of form; contractual clauses where applicable | | Employee data, photo or video consent | Yes | Yes | Yes | No | Electronic consent is possible. Voluntariness, purpose and withdrawal information should be documented clearly. | Section 26(2) BDSG; Art. 7 GDPR | | Receipt confirmation for laptop, key, card, company car or policies | Yes | Yes | Yes | No | Form-free. SES often suffices; AES creates better traceability for valuable assets or security policies. | Freedom of form | | Onboarding checklists and internal HR forms | Yes | Yes | Yes | No | Typical routine processes without statutory written form. SES or AES usually suffices. | Freedom of form | | Vacation request and vacation approval | Yes | Yes | Yes | No | No statutory written form. Clear responsibilities and auditable approval logs matter. | Freedom of form | | Expense, travel cost and training confirmations | Yes | Yes | Yes | No | Form-free unless internal policies impose stricter requirements. | Freedom of form; internal policies | | Parental leave request | Yes, text form | Yes, text form | Yes | No | Text form is sufficient. Deadlines and periods must be documented carefully. | Section 16 BEEG; Section 126b BGB | | Part-time request and employer response | Yes, text form | Yes, text form | Yes | No | The request and employer decision are made in text form. | Section 8 TzBfG; Section 126b BGB | | Care leave notification | Yes, text form | Yes, text form | Yes | No | The notification is made in text form. For partial leave, a stricter form may become relevant for the agreement. | Section 3 PflegeZG; Section 126b BGB | | Temporary staffing contract between lender and hirer | Yes, text form | Yes, text form | Yes | No | The contract requires text form. QES is not mandatory, but can be used voluntarily. | Section 12 AUeG; Section 126b BGB | | Works agreement | No | No | Yes | Yes, alternatively | Works agreements must be recorded in writing and signed. If concluded electronically, employer and works council must sign the same electronic document; in practice QES should be used. | Section 77(2) BetrVG; Section 126a BGB | | Reconciliation of interests and social plan | No | No | Yes | Yes, alternatively | The electronic form rules for works agreements apply correspondingly. | Section 112 BetrVG; Section 77(2) BetrVG | | Post-contractual non-compete | No | No | Yes | Yes, alternatively | Written form and delivery of the signed document are central. SES/AES are not sufficient; electronic implementation should be checked legally in advance. | Section 74 HGB; Section 126a BGB | | Guarantee declaration by a non-merchant | No | No | No | Yes | Not a typical HR document, but occasionally relevant in personnel processes. Electronic form is excluded. | Section 766 sentence 2 BGB | | Abstract promise of debt or acknowledgement of debt | No | No | No | Yes | If such declarations appear in an HR context, do not sign them electronically. Electronic form is excluded. | Sections 780, 781 BGB | ## What BEG IV Changed in Practice The Fourth Bureaucracy Relief Act made HR processes in Germany significantly more digital. Four changes are especially relevant: 1. **Verification Act:** **New since 1 January 2025**, proof of essential employment conditions can generally be transmitted electronically in text form. The document must be accessible to the employee, storable and printable, and the employer must request proof of receipt. QES is not required for this proof. 2. **Written proof on request:** Even where electronic text form is used, an employee can still request a written record. The employer must then provide it promptly in the legally required written form. 3. **Employment certificates:** **New under BEG IV**, employment certificates can be issued electronically with the employee's consent. Because electronic form replaces written form, QES is required. 4. **Retirement-age clauses:** **New under BEG IV**, agreements ending employment upon reaching statutory retirement age require text form, not statutory written form. None of this changes the hard boundary of Section 623 BGB: employment terminations and termination agreements remain paper-based. ## Important: Proof Is Not Contract Formation The Verification Act concerns the **proof of essential employment conditions**. This proof is not automatically the same as the employment contract and does not replace other statutory form requirements. An open-ended employment contract can generally be concluded form-free or electronically. A fixed-term clause still requires written form; digitally, that means QES. Employment terminations and termination agreements remain entirely excluded from electronic form. For HR policies, the distinction is important: | Level | Possible since BEG IV? | Practical importance | |---|---|---| | Proof of essential employment conditions | Text form and electronic transmission generally possible | No QES required, but the document must be accessible, storable and printable, and proof of receipt must be requested. Written proof on request remains possible. | | Contract formation for form-free employment contracts | Electronic conclusion possible | SES/AES usually suffice; AES is sensible for evidence. | | Separate statutory written form | Digitally replaceable only with QES, unless electronic form is excluded | Fixed-term clauses, works agreements and certain other declarations must be checked separately. | | Electronic form excluded | No | Employment terminations and termination agreements remain paper-based. | ## Recommended Internal HR Signature Policy For HR, a clear four-level policy usually works best: | Category | Typical documents | Recommended signature level | |---|---|---| | Routine processes without statutory form | Vacation approvals, onboarding checklists, receipt confirmations, internal forms | SES or AES | | Form-free but evidence-relevant documents | Target agreements, bonus agreements, NDAs, warnings, role or salary changes | AES as default | | Statutory written form, digital allowed | Fixed-term clauses, electronic employment certificates with consent, works agreements | QES | | Electronic form excluded | Employment terminations, termination agreements, vocational training terminations, certain guarantees and debt acknowledgements | Paper only with handwritten signature | A practical policy clause could read: > HR documents may be signed electronically unless a statutory or contractual stricter form requirement applies. The proof of essential employment conditions under the Verification Act can be transmitted electronically in text form if the statutory conditions are met; QES is not required for this proof. Statutory written form requirements for other employment-law declarations remain unaffected. QES is used exclusively where statutory written form is to be fulfilled digitally. Documents for which electronic form is excluded are accepted only on paper with handwritten signatures. ## Common HR Process Mistakes The most common mistake is assuming that a strong electronic signature replaces every paper document. It does not. QES replaces written form only where electronic form is legally permitted. The second mistake is treating the NachwG proof as identical to the employment contract. The text-form relief applies to proof of essential employment conditions, not automatically to every contractual clause and not to other employment-law form requirements. The third mistake is treating entire onboarding packages with a single signature level. A package can contain very different documents: employment contract, fixed-term clause, NDA, data protection notice, hardware receipt and policy acknowledgement may each have different form requirements. The fourth mistake is weak documentation. Even where SES or AES is sufficient, HR teams should capture identity, timestamp, document version, delivery and audit trail reliably. ## Conclusion For HR in Germany, the position is clearer than it often seems: **employment termination and termination agreements stay on paper. Fixed-term clauses, digital employment certificates and electronic works agreements require QES. Many routine, onboarding and administrative documents can be digitalised with SES or AES.** The most important practical step is document-level classification: the signature level is not determined by the HR process as a whole, but by each individual document within that process. --- ## Further Reading - [SES, AES, QES: the three signature levels explained](/en/blog/ses-aes-qes-differences) - [Electronic Signature in Germany: legal framework and practice](/en/blog/electronic-signature-germany-legal-framework) - [Cross-border signing in the DACH region](/en/blog/cross-border-signing-dach-region) - [Digital HR processes with actaSIGN](/en/solutions/hr) - [Request a demo](/en/demo) --- ## Three Signature Levels. 90% Confusion. 0% Clarity. - URL: https://www.actasign.swiss/en/blog/signature-levels-zertes-eidas-ses-aes-qes - Language: English - Published: 2026-05-26 - Author: Thomas Moretti, axelity ag - Summary: Switzerland and the EU/EEA have three relevant electronic signature levels: SES, AES and QES. This practical guide shows which level you actually need. # Three signature levels. 90% confusion. 0% clarity. Warning: mild geek alert. But only briefly. Switzerland and the EU/EEA have the same three relevant electronic signature levels: **SES**, **AES**, and **QES**. Switzerland is governed by ZertES; the EU and EEA are governed by the eIDAS Regulation. In practice, this often turns into a philosophical debate, even though the decision is usually quite pragmatic. The real question is not: "What is the most secure signature?" It is: **Which signature level fits the document, the risk, and the statutory form requirement?** ![Infographic: Three signature levels in Switzerland and the EU/EEA. SES for internal approvals, offers and purchase orders. AES for purchase contracts, employment contracts, leases, NDAs and terms and conditions. QES for statutory written form. Paper or special form remains mandatory for certain legal acts.](/images/blog/three-signature-levels-infographic.jpeg) ## The Short Answer If the law does not prescribe a special form, you usually do **not** need QES. The decision is then mainly about evidentiary value, identifiability, and process cost. As a rule of thumb: 1. **Does the law require written form?** Yes: check QES. No: continue. 2. **Is there an elevated liability or evidentiary risk?** Yes: AES. No: SES is often enough. That is almost it. ## SES: Simple Electronic Signature The **Simple Electronic Signature (SES)** is the lowest level under ZertES and eIDAS. It does not require a qualified certificate or a complex identity verification process. Typical examples: - Internal approvals - Offers - Order confirmations - Purchase orders - Simple authorisations - Documents with low dispute potential SES is not "worthless". It is simply not designed for every risk level. For internal and straightforward business processes, that is often exactly right: low friction, low effort, fast cycle time. ## AES: Advanced Electronic Signature The **Advanced Electronic Signature (AES)** is the pragmatic middle ground. The identity of the signer is more verifiable, changes to the document are traceable, and the evidentiary value is significantly stronger than with a simple signature. That applies in both the Swiss ZertES context and the eIDAS area. Typical examples: - Purchase contracts - Employment contracts - Lease and tenancy agreements - NDAs - Acceptance of terms and conditions - B2B contracts with moderate risk This is where it gets interesting: many contracts that companies reflexively sign with QES do not legally require QES at all. AES can be fully sufficient if no statutory written form applies and the main concern is a solid evidentiary position. ## QES: Qualified Electronic Signature The **Qualified Electronic Signature (QES)** is the highest level. In Switzerland, it is legally equivalent to a handwritten signature under ZertES when the statutory requirements are met. In the EU and EEA, eIDAS also gives QES the equivalent legal effect of a handwritten signature. It is the right choice when the law requires written form and you want to sign electronically instead of on paper. Typical examples: - Certain consumer credit agreements, depending on applicable national law - Documents subject to statutory written form - Cases where maximum evidentiary value is deliberately required But QES is not simply "AES plus a little more security". QES means more effort: identity verification, qualified certificates, stronger authentication, and often more friction for the signer. If that effort is not legally or risk-wise necessary, "better safe than sorry" quickly becomes expensive, slow, and unnecessarily complex. ## Attention: Paper Can Still Be Mandatory A common misconception: if QES is legally equivalent to handwritten signature, it should always be able to replace paper or every special form. Unfortunately, no. Some legal acts do not merely require a signature, but a special form. The details differ by country, but the logic is similar in Switzerland and the EU/EEA. Examples: - **Holographic wills**: must be written and signed by hand. - **Real estate purchase agreements**: require notarial authentication or a comparable special form in many jurisdictions. - **Sureties**: are subject to special formal requirements and may trigger additional requirements depending on the constellation. QES is strong. But it does not replace own-hand requirements, notarial authentication, or other special formal requirements. ## Examples from Daily Business ### Employment Contracts Standard employment contracts in Switzerland are generally not subject to a form requirement under CO Art. 320. In many EU/EEA countries, standard employment contracts can also be concluded electronically unless a national special rule applies. For evidentiary reasons, **AES** is often sensible. QES can be used, but in many standard cases it is not mandatory. ### Purchase Contracts and Orders Purchase contracts and orders are often not subject to a form requirement. Depending on country, value, and risk, **SES or AES** is enough. For simple orders, SES often suffices; for higher contract value, AES is the sensible default. ### Offers and Order Confirmations Here too, the usual rule is: no form requirement. For many processes, **SES** is sufficient. If the offer carries higher legal or financial weight or is relevant across borders, AES can make sense. ### Lease and Tenancy Agreements Lease and tenancy agreements are regulated differently depending on country and contract type, but they are often possible without QES in daily business. Because of evidentiary value, duration, and potential disputes, **AES** is recommended. ### Internal Approvals and Authorisations Internal approvals rarely need QES. Most of the time, the goal is traceability inside the process. **SES is sufficient** in many cases. ### Terms and Conditions Terms and conditions do not automatically require QES. The context matters: how is consent captured, which law applies, what risk exists, and what evidence will you need later? In many cases, **AES** is a good standard; QES only where it is truly required. ## The Real Problem: Reflexive QES Many companies reflexively choose QES. For everything. Because "better safe than sorry". The result: - Identity verification by video or app - Additional steps for external signers - Higher cost per signature - More support questions - Longer cycle times And all of that for contracts where AES would be legally and practically sufficient. That is not a security gain. It is process drag. ## My Recommendation Do not start with the signature level. Start with the document. Ask: 1. Is there a statutory form requirement? 2. What happens if the signature is later disputed? 3. How high is the commercial risk? 4. How much friction is acceptable for the signer? Then choose the lowest signature level that is legally and evidentially sound for the case. For many companies, that means: - **SES** for simple and internal processes - **AES** as the default for relevant business contracts - **QES** targeted where law or risk truly justifies it The best signature level is not the strongest one. It is the right one. ## Frequently Asked Questions ### Which electronic signature levels exist in Switzerland and the EU/EEA? Three signature levels are relevant in Switzerland and the EU/EEA: Simple Electronic Signature (SES), Advanced Electronic Signature (AES), and Qualified Electronic Signature (QES). Switzerland is governed by ZertES, while the EU and EEA are governed by eIDAS. ### When is a Simple Electronic Signature sufficient? An SES is often sufficient for internal approvals, offers, order confirmations, purchase orders, and other documents without statutory form requirements or elevated liability risk. ### When is an AES recommended? An AES is recommended for contracts with higher evidentiary or liability risk, such as employment contracts, purchase contracts, lease agreements, NDAs, or acceptance of terms and conditions. It makes identity more verifiable and strengthens the evidentiary position. ### When do I need QES? You need QES in particular when the law requires written form and you want to sign electronically instead of by hand. Examples include certain consumer credit agreements or other transactions subject to statutory written form. ### Can QES always replace paper? No. For some legal acts, paper or a special form remains mandatory, such as holographic wills or notarised real estate purchase agreements. The details depend on applicable national law. QES does not replace own-hand requirements or notarial authentication. --- ## Further Reading - [Difference Between SES, AES, and QES — Electronic Signature Types Explained](/en/blog/ses-aes-qes-differences) - [Electronic Signatures — Legal Framework and Practice](/en/blog/electronic-signature-guide) - [The True Cost of a Paper Contract](/en/blog/true-cost-paper-contracts-switzerland) - [Compare Signature Qualities](/en/product/signature-qualities) *Note: This article provides general orientation for companies in Switzerland and the EU/EEA and does not constitute legal advice. For form-sensitive, cross-border, or particularly high-risk transactions, the specific legal situation should be assessed case by case.* --- ## The True Cost of a Paper Contract — An Honest Calculation with Swiss Numbers - URL: https://www.actasign.swiss/en/blog/true-cost-paper-contracts-switzerland - Language: English - Published: 2026-04-23 - Author: Thomas Moretti, axelity ag - Summary: Paper and postage cost CHF 3–4. The true price of a paper contract in Switzerland is around CHF 58 — and 78% of that is labour time. The full breakdown. # The True Cost of a Paper Contract I was curious. So I ran the numbers. With Swiss figures. The assumption most executives carry around: paper plus postage equals contract cost. Maybe CHF 3–4 per contract. Nothing worth rebuilding a process over. Reality is different. And it is uncomfortable. ## The Honest Number: Around CHF 58 per Contract For a company processing roughly 300 contracts a month, the fully-loaded cost of a single paper contract lands at around **CHF 58**. Not CHF 4. Not CHF 10. Fifty-eight. Of those CHF 58: - **Over CHF 45 go into labour time and administration** (78%) - **Under CHF 5 covers material and postage** (around 14%) - **Roughly CHF 5 on everything else** — printer maintenance, storage, retrieval, error correction (8%) Put differently: the thing most people think of as "the contract" — the sheet of paper with the stamp — makes up less than one-seventh of the real cost. ## Why Labour Time Dominates Everything Swiss labour costs for qualified office work sit at roughly **CHF 66 per hour** on a fully-loaded basis (including social security, workspace, and overhead, derived from Swiss Federal Statistical Office data). The hourly rate looks unremarkable — until you list the steps a single paper contract triggers: 1. **Prepare the document** — select template, insert variables, internal review 2. **Print** — on quality paper, double-sided, often in multiple originals 3. **Envelope and stamp** — check addresses, add enclosures, affix postage 4. **Arrange mailing** — drop at post office or outgoing mail tray 5. **Process incoming mail** — open returns, sort, route to the right person 6. **Check signatures** — completeness, correctness, missing initials 7. **Scan and index** — enter into a DMS or filing system 8. **File physically** — folder, archive, retention-period tagging Every one of those steps eats minutes. Add them up honestly, and most companies end up at **40 to 60 minutes of pure labour per contract**, distributed across several people and departments. At CHF 66 per hour, that is CHF 44 to CHF 66 in labour alone — for handling that creates zero customer value. ## What the Spreadsheet Usually Forgets The CHF 58 figure is already the sober baseline. Beyond it sit cost categories that rarely appear in controlling reports at all: ### 1. Ten Years of Retention Obligation **Article 958f of the Swiss Code of Obligations (OR)** requires businesses to retain accounting records and relevant supporting documents for ten years. For paper contracts, that means shelf space, archive rooms, fire protection, access control, and the question of where to put the boxes during every office move. The cost per archived contract is small on its own — but at 300 contracts per month over ten years, you are carrying **36,000 documents** in permanent storage. ### 2. The Postal Reality **B-Post in Switzerland takes up to three business days per direction**. Two legs — outbound to the counter-signer, return to you — structurally add up to **6 to 7 business days**. That excludes every day the contract sits on a desk waiting for someone to deal with it. Realistic round-trip: **7 to 14 days** between dispatch and a fully counter-signed return. ### 3. Notarisation and Special Form Requirements Some legal acts do not accept a simple signature. In canton Zurich, notarised certification runs **CHF 20–60 per act**, depending on the document. For transactions that require written form by law — non-compete clauses under Art. 340 OR, certain guarantees — a paper contract must carry a handwritten original signature. Electronically, the only equivalent is a **Qualified Electronic Signature (QES)** under ZertES and, in the EU, eIDAS. ### 4. Opportunity Cost — the Invisible Heavyweight This is the category that almost never gets quantified. And it is usually the biggest. **If a contract is signed seven days later, revenue starts seven days later.** A service agreement worth CHF 100,000 per year, activated one week late, costs the business around **CHF 1,900 in delayed revenue** — per week, per contract. At 300 contracts a month, even if only a fraction carry meaningful revenue, the yearly drag is easily six-figure. Then there is the uglier side: **deals that never close**. After a lengthy negotiation, every additional day spent waiting on a signature hands the other side another opportunity to reconsider. A customer who walks away after the negotiation is complete does not cost CHF 58 — it costs the full contribution margin of the deal that did not happen. ## The Multiplier Effect: Multiple Signers, Multiple Documents The math gets worse once a contract needs several authorised signers across different locations. That is the rule rather than the exception for **commercial register documents, jointly executed powers of attorney, and consortium agreements**. Each additional signing party multiplies: - **Labour time** (forwarding, tracking, reminders) - **Cycle time** (each party adds several business days) - **Error rate** (missing initials, missing enclosures, wrong version) What looks like "a contract" on paper is in reality a small coordination project stretched over weeks. ## Where Digitalization Actually Pays Off — and Where It Doesn't Anyone serious about cutting contract cost has to **target time, not paper**. ### Low-leverage moves - Cheaper paper - A faster franking machine - Volume discounts on toner All of that attacks the **14%** that material and postage represent. Halving those costs saves, at best, CHF 2 per contract. ### High-leverage moves - **Electronic signing with the right signature level** (SES, AES, or QES — matched to the legal act) - **End-to-end standardisation** of the contract process, from template through archive - **Integrated, audit-ready storage** instead of scanned PDFs dropped into folder trees These reduce **labour time, cycle time, and error rate simultaneously**. In real projects, the fully-loaded cost per contract drops from around CHF 58 to **under CHF 5** — a saving of more than **90%**. ## The Underestimated Side Effect: Risk and Traceability Standardisation does not only save money and time. It also **eliminates risks that manual paper processes have structurally baked in**: - **Version errors**: the wrong draft gets signed - **Missing initials** on one of twelve pages - **Illegible or disputed signatures** that fail in court - **Lost originals** during office moves, staff turnover, or water damage - **Missing audit trails**: nobody can reconstruct who reviewed what, and when A ZertES-compliant electronic signature attaches a **complete, tamper-evident audit trail** to every contract: who signed, when, with which identification, against which document version. That is not just process improvement — it is **compliance and evidence in a single step**. ## The Document Isn't Going Away — the Process Around It Is A fair objection: contracts aren't disappearing. The document as a **clearly defined, immutable state** is legally, evidentially, and commercially indispensable. This is not about abolishing contracts. It is about rethinking the **layer above them**: - Processes become dynamic - Logic becomes integrated - Contracts become part of an operating system, not a postal marathon The contract stays. The envelope, the stamp, and the three business days of B-Post go. ## My Takeaway If you want to cut contract costs, **target time, not paper**. And the next time someone says "it's just a sheet of paper", the honest calculation is worth keeping nearby: - **CHF 58 per contract** (not the assumed CHF 3–4) - **78% of that is labour time** - **10-year retention obligation** per document - **7+ days** between dispatch and return - And all the uncounted **opportunity cost** of delayed or lost deals The interesting question is no longer whether to digitalize. It is how long you can still afford not to. ## Frequently Asked Questions ### What does a paper contract actually cost in Switzerland? At moderate volume (around 300 contracts per month), the fully-loaded cost of a paper contract lands at roughly CHF 58. More than CHF 45 goes into labour and administration, less than CHF 5 covers material and postage, and the remainder falls to storage, error correction, and overhead. ### How much of a paper contract's cost is labour time? 70 to 90 per cent of the total cost of a paper contract is pure labour time: printing, enveloping, mailing, inbound processing, checking, scanning, indexing, filing. With Swiss full-loaded labour rates around CHF 66 per hour for qualified office work, even short touches add up quickly. ### How long does a contract round-trip by mail take in Switzerland? B-Post in Switzerland takes up to three business days per leg. With two legs, that structurally adds up to 6–7 business days — before counting the time the contract sits on someone's desk. Realistic round-trip: 7–14 days. ### How long must contracts be retained in Switzerland? Article 958f of the Swiss Code of Obligations (OR) requires businesses to retain accounting records and relevant supporting documents for ten years. Even closed paper contracts continue to generate storage, archiving, and retrieval costs for more than a decade. ### How much does an electronic signature save per contract? In practice, moving from paper to a platform like actaSIGN® drops the fully-loaded cost per contract from around CHF 58 to under CHF 5 — a saving of more than 90%. Cycle time collapses from 7+ days to minutes, which directly accelerates revenue recognition. ### When are notarisation or a QES additionally required? Notarisation in canton Zurich costs between CHF 20 and CHF 60 per act, depending on the document. For transactions that require written form by law (e.g. non-compete clauses, certain guarantees), a Qualified Electronic Signature (QES) under ZertES and eIDAS is the only electronic equivalent to a handwritten signature. --- ## Further reading - [Simplify First, Digitalize Second — Why Most Companies Just Digitize Their Old Mistakes](/en/blog/digitalization-simplify-first) - [Electronic Signatures — Legal Framework and Practice](/en/blog/electronic-signature-guide) - [SES, AES, QES — The Differences](/en/blog/ses-aes-qes-differences) - [actaSIGN Pricing Overview](/en/pricing) *Methodology note: The CHF 58 fully-loaded figure is based on a model calculation for a Swiss SME processing 300 contracts per month, indexed to Swiss Federal Statistical Office labour cost data (around CHF 66 per hour for qualified office work, fully loaded). Individual results will vary by industry, contract type, and internal process — but in practice the order of magnitude is stable.* --- ## E-Signature Providers in Switzerland Compared — What Really Matters - URL: https://www.actasign.swiss/en/blog/e-signature-providers-switzerland-comparison - Language: English - Published: 2026-04-08 (updated 2026-04-09) - Author: Thomas Moretti, axelity ag - Summary: Which e-signature provider suits Swiss businesses? What to look for — and why actaSIGN stands out with transparent pricing, included signatures, and personal support. # E-Signature Providers in Switzerland — What Really Matters If you are looking for an e-signature solution in Switzerland, you face an important decision. The market offers several options — from Swiss specialists to global platforms. But not all solutions are equally suited when it comes to data sovereignty, pricing transparency, and the requirements of Swiss law. As a Swiss provider, we know this market well. In this article, we share what you should look for — and where actaSIGN delivers. **Note:** All information about competitors is based on publicly available data (as of April 2026). We recommend checking the current terms directly with each provider. ## What Swiss Businesses Expect from an E-Signature Before comparing providers, it is worth considering the requirements that Swiss businesses typically have: 1. **Swiss hosting** — data should stay in Switzerland, not in the USA or elsewhere 2. **All signature qualities** — SES, AES, and QES under ZertES and eIDAS 3. **Predictable costs** — no surprises on the invoice 4. **Ease of use** — browser-based, no installation, usable by all employees 5. **Personal support** — a real contact person, not a ticket system 6. **Integration** — API and SSO for connecting to existing systems ## Why actaSIGN? ### Transparent Pricing — No Hidden Costs With most e-signature providers, you pay a base price per user and then additional costs for each individual signature. This makes total costs difficult to predict — especially for SMEs that need to keep expenses under control. actaSIGN takes a different approach: **individual licences from CHF 11 per user per month include a signature quota.** You know from the start what you are paying. Additional signatures are billed transparently by volume — with decreasing prices as usage grows. Importantly: **when your quota is used up, you are not blocked.** You continue signing seamlessly — additional signatures are simply billed at the applicable rate. With many other providers, access is locked until the quota is upgraded or a more expensive plan is purchased. ### Two Billing Models — Unique in the Market actaSIGN is the only Swiss provider that offers both a classic **per-signature model** and a **per-signing-process model**. A signing process covers one document with up to 6 signers at a flat rate. This is particularly cost-effective for: - Employment contracts (employer + employee) - Purchase agreements with multiple parties - Approval workflows with several levels - Board resolutions You decide which model fits your workflows — and can switch when your needs change. ### All Features for Everyone — No Feature Tiers With many providers, the available features depend on your plan. API access, SSO, branding — often only in a more expensive tier. actaSIGN does not do this: **all features are included in every licence**, from Basic to Enterprise. The following overview shows the complete feature set. Features marked with ★ are rare in the market or typically reserved for expensive enterprise plans. ### Signing | Feature | Details | |---|---| | ZertES, eIDAS, UETA, ESIGN | Signatures with global validity | | Qualified timestamps | Adobe Approved Trust List + EU Trust List | | Long-term validation (LTV) | Documents remain verifiable after certificate expiry | | Zero footprint | Browser-based, no installation, any device | | 4 languages | German, English, French, Italian | | ★ **100 MB per file** | Far more than usual (e.g. DocuSign: 25 MB) | ### Workflows | Feature | Details | |---|---| | Flexible order | Parallel, sequential, or combined | | Signing requests & approvals | Individual workflows per process | | Templates | Reusable workflow templates | | Automatic reminders | Individually configurable | | Cancel & withdraw | At any time | | Approval without signature | Acknowledgement of receipt, information request | | ★ **Modify active requests** | Add/remove signers while the process is running | | ★ **Exchange documents** | Error in the contract? Replace and continue without restarting | | ★ **Delegate & co-sign** | Reject, delegate, or request a co-signature from within the process | ### Documents & Signatures | Feature | Details | |---|---| | Batch & comfort signing | Sign multiple documents at once | | Portfolios | Create document collections | | Signature image | Upload via mobile, multiple appearances | | Attachments | Any file format | | ZIP download | Bundled document download | | Personal messages | Individual messages per signing request | | ★ **Mixed qualities** | QES + SES in the same document — set per signer | | ★ **Multiple signatures** | One person signs at multiple positions in the document | | ★ **Freely placeable fields** | Name, company, date, location — any position, multiple times | ### Invitations & Roles | Feature | Details | |---|---| | External signers | No account needed, free, no registration | | Quality per task | Set individually | | ★ **Profiles & roles** | Signers, approvers, observers — multiple roles per person | ### Administration & Security | Feature | Details | |---|---| | Deputisations | Configurable via teams | | Two-factor authentication | Authenticator app | | Managed domains | Automatically add users | | Document cleanup | Central or automatic, individually configurable | | ★ **Multi-tenancy** | Multiple business units, separated user and document spaces | | ★ **IP whitelisting** | In every plan — elsewhere only in enterprise | | ★ **Free trial** | Full feature set, no restricted trial | ### Integration & Hosting | Feature | Details | |---|---| | REST API | Self-service API key management | | Webhooks | On task or request completion | | SSO / OpenID Connect | e.g. MS Azure, Google Workspace | | Email branding | Colours and logo | | Payment by invoice | No credit card required | | ★ **Swiss data centre** | No AWS, no Azure, no Google Cloud | ### Personal Support With actaSIGN, you talk to real people. Whether it is onboarding, technical questions, or custom terms — you have a personal contact. ## The Alternatives at a Glance ### Skribble Skribble is a Swiss provider from Zurich (founded 2018) with strong brand recognition. The platform supports all three signature qualities and also uses Swisscom Trust Services. Plans start from CHF 9 per month — signatures are charged additionally based on usage. ### DeepSign DeepSign is the e-signature solution from DeepCloud AG, part of Abacus Research AG. DeepSign supports all three signature qualities and offers strong integration with the Abacus ERP suite. For businesses already using Abacus, this integration can be a decisive advantage. ### DocuSign DocuSign is the global market leader from the USA. The platform primarily offers SES and AES; for QES under ZertES, partner integrations are required. The integration ecosystem is the largest in the market with over 400 connectors. However, hosting is in the USA — a relevant consideration for Swiss data protection requirements. ## Comparison Table ★ = actaSIGN advantage over most providers | Criterion | actaSIGN | Skribble | DeepSign | DocuSign | |---|---|---|---|---| | **Costs & Billing** | | | | | | Entry price | **★ from CHF 11/user** | from CHF 9/user | On request | from ~USD 10 | | Signatures included in price | Yes | Yes (unlimited SES, AES/QES per plan) | Partial (5 free SES) | Yes (envelopes per plan) | | Two billing models (per signature + per process) | **★ Yes** | No | No | No (per envelope only) | | All features in every plan | **★ Yes** | Plan-dependent | Plan-dependent | Plan-dependent | | Payment by invoice | **★ Yes** | Credit card | Credit card | From Enterprise | | **Signing** | | | | | | SES / AES / QES | ✓ / ✓ / ✓ | ✓ / ✓ / ✓ | ✓ / ✓ / ✓ | ✓ / ✓ / limited | | ZertES + eIDAS | Yes | Yes | Yes | Limited | | Long-term validation (LTV) | Yes | Yes | Yes | Configuration-dependent | | Mixed qualities per document | **★ Yes** | Limited | No | No | | Multiple signatures per signer | **★ Yes** | Not documented | Not documented | Yes | | Freely placeable additional fields | **★ Yes (multiple)** | Limited | No | Yes (Business+) | | Max. file size | **★ 100 MB** | Not documented | Not documented | 25 MB | | No blocking when quota reached | **★ Yes** | No | No | No | | 4 languages (DE/EN/FR/IT) | Yes | Yes | Yes | 40+ languages | | **Workflows** | | | | | | Parallel + sequential combined | Yes | Yes | Limited | Yes | | Modify active requests | **★ Yes** | No | No | Limited | | Exchange documents & re-sign | **★ Yes** | No | No | No | | Delegate / invite co-signer | **★ Yes** | Not documented | Not documented | Partial | | Workflow templates | Yes | Yes | No | Yes | | Automatic reminders | Yes | Yes | Yes | Yes | | **Administration & Security** | | | | | | Multi-tenancy | **★ Yes** | No | No | Yes (Enterprise) | | IP whitelisting | **★ Yes (all plans)** | Not documented | No | Enterprise | | SSO / OpenID Connect | Yes | Yes | Yes (Large) | Yes (Business+) | | Custom branding (emails + UI) | Yes | Yes | Yes | Yes (Business+) | | Managed domains | Yes | Yes | No | Yes | | **Hosting** | | | | | | Hosting Switzerland | Yes | Yes | Yes | USA | | Without international cloud providers | **★ Yes** | Yes | Yes | No (AWS) | | External signers free | Yes | Yes | Yes | Yes | | Personal support | **★ Yes** | Partial | Partial | From Enterprise | ## Our Conclusion There are good e-signature providers in Switzerland. The question is which one best fits your requirements. If you value: - **predictable costs** with signatures included, no feature upselling, and no blocking when quota is reached - **comprehensive workflows** — modify active requests, exchange documents, delegate, invite co-signers - **mixed signature qualities** and multiple signatures in a single document - **up to 100 MB per file** and freely placeable additional fields - **multi-tenancy, roles, and profiles** for complex organisational structures - **IP whitelisting and SSO** — in every plan, not just enterprise - **Swiss data centre without international cloud providers** - **personal support** instead of a ticket system ...then actaSIGN is the right choice. See for yourself — in a personal demo, we will show you how actaSIGN works in practice. --- ## Further Reading - [Digital Signature Switzerland — actaSIGN](/en/electronic-signature-switzerland) - [Digital and Electronic Signatures — Legal Framework and Practice](/en/blog/electronic-signature-guide) - [Digital Signature vs. Electronic Signature](/en/blog/digital-signature-vs-electronic-signature) - [actaSIGN Pricing — from CHF 11 per User](/en/pricing) - [Request a Demo →](/en/demo) --- ## Digital Signature vs. Electronic Signature — What Is the Difference? - URL: https://www.actasign.swiss/en/blog/digital-signature-vs-electronic-signature - Language: English - Published: 2026-03-26 - Author: Thomas Moretti, axelity ag - Summary: Digital signature or electronic signature? Learn the difference, the legal framework in Switzerland, and which solution fits your business. # Digital Signature vs. Electronic Signature — What Is the Difference? Anyone looking to sign a contract without paper will quickly come across two terms: "digital signature" and "electronic signature". In everyday language they are used interchangeably — but technically and legally there is a difference. This article explains what lies behind the terms, which legal framework applies in Switzerland, and how businesses can make the switch to paperless signing in practice. ## Everyday Language vs. Technical Terminology In day-to-day business, most people say "sign digitally" — meaning: sign a contract on screen without printing it. That is perfectly correct and understandable. However, legal and technical experts distinguish two terms: ### Digital Signature — the Technology A **digital signature** is a cryptographic method. A unique hash value is calculated from the document content and encrypted with the signer's private key. The recipient can use the corresponding public key to verify whether the document has been altered since signing and whether the signature genuinely originates from the stated person. In other words, a digital signature is a **mathematical method for verifying integrity and authenticity**. ### Electronic Signature — the Legal Term An **electronic signature** is the legal umbrella term. It encompasses all forms of electronic consent — from a typed name at the bottom of an email to a qualified electronic signature (QES) with two-factor authentication. In Switzerland, ZertES defines three signature levels: SES (simple), AES (advanced) and QES (qualified electronic signature). ### In Practice: the Same Goal For everyday business purposes, the distinction is academic. Whether someone says "digital signature" or "electronic signature", they mean the same thing: a **legally valid signature without paper**. What matters is not the term, but the signature level and the legal basis. ## Legal Framework in Switzerland In Switzerland, **ZertES** (Federal Act on Certification Services in the Area of Electronic Signatures) governs the legal validity. There are three levels: SES (simple), AES (advanced), and QES (qualified). The QES — together with a qualified timestamp — is legally equivalent to a handwritten signature (CO Art. 14 para. 2bis). Which level you need for which purpose is explained in our article [Difference Between SES, AES, and QES — Which Signature Do You Need?](/en/blog/ses-aes-qes-differences). ## What Can You Sign Digitally? The good news: the vast majority of business documents can be legally concluded with an electronic signature. Under Swiss law, the principle of **freedom of form** applies — contracts are valid regardless of form, unless the law prescribes otherwise (CO Art. 11). ### Examples of Documents You Can Sign Digitally - **Employment contracts:** No form requirement under CO Art. 320. AES or QES is recommended. - **Purchase contracts and orders:** Generally no form requirement. SES or AES is sufficient. - **Quotations and order confirmations:** No form requirement. SES is sufficient. - **Lease and rental agreements:** No form requirement. AES recommended. - **Internal approvals and sign-offs:** SES is sufficient. - **General terms and conditions:** AES or QES depending on context. ### Exceptions — Where Paper Is Still Required A small number of legal transactions still require paper: - **Surety declarations:** The surety's own handwritten signature and handwritten specification of the maximum liability amount are required (CO Art. 493). - **Real estate purchase agreements:** Notarial authentication is mandatory (CO Art. 216). - **Holographic wills:** Must be handwritten in full and signed by hand (CC Art. 505). ## Benefits of Digital Signing for Businesses Switching from paper to electronic signatures delivers concrete, measurable advantages for businesses: **Speed:** Contracts that previously spent days in the post are signed and returned within minutes. This accelerates deal closures significantly — especially for contracts involving multiple parties. **Cost savings:** Printing, paper, postage and physical archiving costs are eliminated. For an SME processing 50 contracts per month, this quickly adds up to several thousand francs per year. **Legal certainty:** Every signing event is fully documented. An audit trail records who signed what and when — including IP address, timestamp and proof of identification. In the event of a dispute, this is far more robust than a scanned signature. **Audit trail:** The signed document contains cryptographic proof that it has not been altered since signing. Any subsequent change is immediately detectable. **Location independence:** Contracts can be signed from anywhere — the office, home, on the move or abroad. All the signer needs is a browser and an internet connection. ## How Digital Signing Works in Practice The signing process is simpler than many think. A document is legally signed in four steps: 1. **Upload the document:** The sender uploads the document (PDF, Word or other format) to the signing platform. 2. **Invite signers:** The sender enters the signers' email addresses and selects the desired signature level (SES, AES or QES). 3. **Sign in the browser:** The signers receive an email with a link, open the document in their browser and sign — depending on the level, via email confirmation, SMS code or two-factor authentication. 4. **Receive the signed document:** All parties receive the signed document including the audit trail as proof. The entire process typically takes just a few minutes — regardless of where the signers are located. ## Experiences from Practice Businesses that already sign digitally regularly report on LinkedIn that they have seen significantly faster contract turnaround and less administrative overhead. The experiences show: the switch from paper to digital signing pays off fastest for SMEs. Instead of waiting days for signed contracts to arrive, documents are often completed on the same day. HR departments and sales teams benefit the most from the time savings — exactly where employment contracts, quotations and orders are part of daily operations. ## actaSIGN — Sign Digitally from CHF 11 actaSIGN is a Swiss signing platform that supports all three signature levels (SES, AES, QES). Browser-based, ZertES-compliant, and available from CHF 11 per user per month. [Request a demo →](/en/demo) | [View pricing →](/en/pricing) --- ## Further Reading - [Digital Signature Switzerland — actaSIGN for ZertES and eIDAS](/en/electronic-signature-switzerland) - [Difference Between SES, AES, and QES — Which Signature Do You Need?](/en/blog/ses-aes-qes-differences) - [Electronic Signatures — Legal Framework and Practical Guidance](/en/blog/electronic-signature-guide) - [Signature Qualities Compared](/en/product/signature-qualities) --- ## Simplify First, Digitalize Second — Why Most Companies Just Digitize Their Old Mistakes - URL: https://www.actasign.swiss/en/blog/digitalization-simplify-first - Language: English - Published: 2026-03-17 - Author: Thomas Moretti, axelity ag - Summary: Many companies digitize inefficient processes as-is. Why real digitalization starts with simplification — and what role the right signature level plays. # Simplify First, Digitalize Second Most companies digitize their old mistakes. A paper-based process is rebuilt digitally, one to one. Same loops. Same approvals. Just with PDF instead of paper. That is not digitalization. That is a format change. ## The Most Expensive Misconception in Transformation The numbers are sobering: roughly 70 per cent of all digitalization projects miss their targets. An estimated 3.4 trillion dollars will flow into digital transformations worldwide by 2026 — and the bulk of it evaporates. Not because the technology fails, but because the wrong things get digitalized. The fundamental error: companies confuse digitalization with IT modernisation. New tools are rolled out — ERP systems, CRM platforms, cloud infrastructure — and the job is considered done. But an inefficient analogue process does not become efficient through digitalization. It merely becomes an inefficient digital process. ## What I Keep Seeing Across Europe Certain patterns appear across industries: - **Service contracts running to 120 pages**, digitally signed in full — even though nobody has checked whether half the clauses are still relevant - **Approval chains spanning multiple departments**, where each tier adds its own sign-off step — not because it is necessary, but because it has always been that way - **Documents circulating endlessly**, with nobody knowing where the process stands or who needs to act next - **Decisions that stall**, because responsibility has been spread across too many shoulders And then someone says: *"We have a signing solution now."* No. What you have is a digital stamp on an analogue process. ## The Question Nobody Asks Real digitalization does not begin with the question *"How do we digitalize this?"* It begins with: **"Do we still need this process at all?"** That sounds radical, but it is at heart a lean principle that manufacturing has applied for decades: streamline the process first, then automate. Research confirms that lean and digitalization amplify each other — but only in that order. Digitalizing a chaotic process accelerates the chaos. The three steps that work: 1. **Simplify:** Eliminate unnecessary loops, redundant approvals and superfluous documents 2. **Standardise:** Define clear, repeatable workflows 3. **Digitalize:** Only now deploy the right tools Reverse this sequence and you buy complexity, not efficiency. ## What Stops Us from Simplifying First The honest answer: simplification means change. And change affects tasks, processes, roles and hierarchies. One fewer approval step means someone loses a control function. A leaner contract means the legal department has to let go. An automated workflow means a manual task disappears. The fear behind this is understandable — but often unfounded. Because digitalization is not about cutting headcount. It is about **deploying scarce and valuable human resources for more qualified work**. The team member who spends 30 minutes per contract on printing, scanning and manual OCR corrections could spend that same time conducting three candidate interviews. Digitalization should free people from paper — not make them redundant. It should give them the ability to do their work from anywhere, at any time, instead of being tied to office hours and printers. ## The Often Overlooked Question: Which Signature Level Do I Actually Need? A frequently neglected aspect of process simplification is choosing the right signature level. Not every document requires the highest tier. Blanket use of a qualified electronic signature (QES) for everything creates unnecessary complexity and cost. The decisive factors: ### Legal Requirements Certain transactions require written form — in Switzerland, for example, non-compete clauses in employment law or specific guarantees. Only a QES meets the legal threshold here. For employment contracts without a written form requirement, a simple or advanced signature is generally sufficient. Under the EU's eIDAS regulation, the same principle applies: a QES is the only electronic signature legally equivalent to a handwritten one. For transactions that do not mandate written form, an SES or AES is perfectly valid. ### Internal vs. External Parties Internal approvals — holiday requests, expense receipts, meeting sign-offs — do not need a qualified signature. For external partners, authorities or banks, higher requirements may apply. ### Recipient and Counterparty Authorities and banks often require a QES. Private contracting parties accept an AES in many cases. For everyday business correspondence, an SES is frequently sufficient. ### Financial Exposure The greater the financial risk of a transaction, the higher the signature level should be. A delivery note does not need the same security as a property purchase agreement. Choosing the right signature level for the right purpose — that is already an act of simplification. ## Digitalization Is Not an IT Project Digitalization is not an IT project. It is a question of collaboration. The greatest challenge of transformation does not lie in technology. The tools have been available for years — electronic signatures, digital seals, validation services, eID, AI-powered processing. The challenge lies in the willingness of people and organisations to question how they work. That means: - **Leaders** who have the courage to eliminate processes rather than digitalize them - **Teams** that take ownership rather than waiting for approvals - **Organisations** that foster collaboration across departmental boundaries rather than thinking in silos ## The Right Question to Close With The question is not whether your business will become more digital. It will, inevitably. The question is: are you digitalizing the right things? Or are you merely accelerating what you have always done? Anyone who asks this question honestly saves more than software licences. They save time, frustration and the most valuable resource of all: their people's attention. --- ## Further reading - [Electronic Signatures — Legal Framework and Practice](/en/blog/electronic-signature-guide) - [Healthcare Staffing Shortage — How Digital Processes Help](/en/blog/healthcare-staffing-shortage-digitalization) - [actaSIGN Features Overview](/en/product/features) --- ## Digital and Electronic Signatures — Legal Framework, Levels and Practical Guidance - URL: https://www.actasign.swiss/en/blog/electronic-signature-guide - Language: English - Published: 2026-03-09 - Author: Thomas Moretti, axelity ag - Summary: Everything businesses need to know about digital and electronic signatures in Switzerland and the EU: ZertES, eIDAS 2.0, SES, AES, QES and practical tips. # Digital and Electronic Signatures in Switzerland and the EU Printing contracts, signing by hand, scanning them back and mailing the originals — for many businesses this is still standard practice. Yet a legally equivalent alternative has existed for years: the digital signature, legally more precisely the electronic signature. But which legal frameworks apply in Switzerland and the EU? Which signature level suits which use case? And what changes does eIDAS 2.0 bring? This article provides a comprehensive overview. ## Legal Foundations at a Glance ### ZertES — the Swiss Legal Basis In Switzerland, the **Federal Act on Certification Services in the Area of Electronic Signatures and Other Applications of Digital Certificates (ZertES)** has governed the use of electronic signatures since 2003. The current version dates from 18 March 2016. The act defines the requirements for certification service providers — known as Trust Service Providers (TSPs) — and sets out when an electronic signature carries the same legal weight as a handwritten one. Key aspects of ZertES: - It defines three quality levels for electronic signatures (SES, AES, QES) - It regulates the recognition and supervision of Trust Service Providers in Switzerland - The qualified electronic signature (QES) is legally equivalent to a handwritten signature, provided it is based on a qualified certificate issued by a recognised provider and combined with a qualified timestamp (CO Art. 14 para. 2bis) ### eIDAS — the European Counterpart In the European Union, the **eIDAS Regulation** (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) serves the same purpose as ZertES. The original Regulation (EU) No 910/2014 took effect in 2016 and created the first unified legal framework for electronic signatures, seals, timestamps and trust services across all EU member states. The eIDAS Regulation recognises the same three signature levels as ZertES. One key difference: within the EU, qualified electronic signatures enjoy automatic cross-border recognition. Every member state must accept a QES created in any other member state as valid. ### eIDAS 2.0 — What Changes from 2026 In May 2024, **Regulation (EU) 2024/1183** — commonly known as eIDAS 2.0 — entered into force. It introduces far-reaching changes that are being implemented in phases through to the end of 2026. The most important changes: - **EU Digital Identity Wallet (EUDI Wallet):** By December 2026, every member state must provide its citizens and residents with at least one digital identity wallet. This wallet will store government-verified identity credentials, professional qualifications and other attributes that can be shared selectively with trusted services. - **Expanded trust services:** Beyond signatures and seals, eIDAS 2.0 now also covers electronic attestation of attributes, qualified electronic archiving and electronic ledgers. - **Wallet-based signature creation:** Qualified Trust Service Providers will be able to draw on identity data directly from the EUDI Wallet, significantly accelerating the issuance of qualified certificates. - **Mandatory acceptance:** From late 2027, certain private-sector actors and very large online platforms must accept EUDI Wallets for authentication purposes. ### Switzerland and the EU — No Mutual Recognition Yet Although ZertES and eIDAS share a similar structure, there is currently **no official mutual recognition** of electronic signatures between Switzerland and the EU. This means a QES created in Switzerland is not automatically recognised as such in the EU — and vice versa. On 29 January 2025, the Federal Council instructed DETEC and the FDFA to draw up a negotiating mandate for mutual QES recognition within one year. Until such negotiations are concluded, businesses with cross-border signing needs should rely on pragmatic solutions — for example, Trust Service Providers that are recognised under both ZertES and eIDAS. ## The Three Signature Levels Both ZertES and the eIDAS Regulation distinguish three levels of electronic signatures. They differ in the degree of identification required, their evidential value and their legal standing. ### SES — Simple Electronic Signature The simple electronic signature (SES) is the lowest level. The signer is identified solely by their **email address**. No further identity verification takes place. **Evidential value:** Low. In the event of a dispute, the party relying on the signature must prove its authenticity. **Typical use cases:** - Internal approvals and sign-offs - Meeting minutes - Delivery notes and acknowledgements of receipt - General business correspondence ### AES — Advanced Electronic Signature The advanced electronic signature (AES) offers a considerably higher level of assurance. The signer is identified by their **email address and mobile phone number**. This two-factor combination ensures the signature is uniquely linked to a specific person and can only be created by that person. Any subsequent changes to the document are also detectable. **Evidential value:** Medium to high. The link to a verified mobile number significantly strengthens the ability to prove authenticity. **Typical use cases:** - Employment contracts and references - Rental and lease agreements - Purchase orders and order confirmations - General terms and conditions ### QES — Qualified Electronic Signature The qualified electronic signature (QES) is the highest level and — **when combined with a qualified timestamp** — is **legally equivalent to a handwritten signature** (CO Art. 14 para. 2bis) — under both ZertES and eIDAS. It requires **strong two-factor authentication** to verify the signer's identity and is based on a qualified certificate issued by a recognised Trust Service Provider. **Evidential value:** Very high. The burden of proof shifts to the party contesting the signature's authenticity — not the party relying on it. **Typical use cases:** - Consumer credit agreements (CCA Art. 9) and contracts with statutory written form requirements - Corporate resolutions and powers of attorney - Audit-relevant documents - Official submissions **Important:** Not all high-requirement legal acts can be completed with QES. Surety declarations require the surety's own handwritten signature and handwritten specification of the maximum liability amount (CO Art. 493). Real estate purchase agreements require notarial authentication (CO Art. 216) — QES replaces neither the signer's own hand nor notarial authentication. Holographic wills must be handwritten in full and signed by hand (CC Art. 505). ## Levels of Assurance and Regulatory Classification The three signature levels map to the levels of assurance defined by both the eIDAS Regulation and international standards such as ISO 29115: | Signature Level | Level of Assurance | Identification | Legal Equivalence | |---|---|---|---| | SES | Low | Email address | None — evidential value must be demonstrated case by case | | AES | Substantial | Email address + mobile number | Strong evidential value, but no formal equivalence | | QES | High | Strong two-factor authentication | Equivalent to a handwritten signature (with qualified timestamp) | Important: choosing the right signature level depends not only on the desired security but also on the legal requirements of the specific transaction. In Switzerland, the Code of Obligations prescribes written form for certain contract types — only a QES combined with a qualified timestamp fulfils this requirement. Where the law requires the signer's own hand (e.g. surety declarations, holographic wills), even QES is not sufficient. ## Practical Implications for Businesses ### Why SMEs Benefit in Particular For small and medium-sized enterprises, electronic signatures are more than a technical tool — they represent a genuine competitive advantage: - **Faster contract completion:** Instead of waiting days for postal delivery, contracts are signed and returned within minutes. - **Cost reduction:** Printing, postage and physical archiving costs are largely eliminated. - **Legal certainty:** Every signing event is logged end to end and can be audited at any time. - **Location independence:** Contracts can be signed from anywhere — the office, home or on the move. ### The Right Level for the Right Purpose Not every document requires a QES. Many everyday business processes can be concluded legally with an SES or AES. The rule of thumb: the higher the financial risk and the stricter the legal form requirements, the higher the signature level should be. ### Ensuring Compliance Businesses using electronic signatures should pay attention to the following: - **Recognised Trust Service Provider:** Signatures must be created through a recognised certification service provider — in Switzerland, for example, Swisscom Trust Services. - **Documentation:** The entire signing process should be fully documented, including timestamps and proof of identification. - **Archiving:** Signed documents should be stored in an audit-proof archive. - **Cross-border transactions:** For international contracts, it is advisable to use a Trust Service Provider that is accredited under both ZertES and eIDAS. ## actaSIGN — All Signature Levels on One Platform actaSIGN is a Swiss signing platform that supports all three signature levels (SES, AES, QES) and is fully ZertES-compliant. As an Approved Partner of Swisscom Trust Services, users benefit from an established Trust Service Provider recognised both in Switzerland and internationally. Whether a simple internal approval or a qualified signature with full legal effect — with actaSIGN, businesses choose the right signature level for every document. --- ## Further reading - [Electronic signature: the overview](/en/electronic-signature) - [Difference Between SES, AES, and QES — Which Signature Do You Need?](/en/blog/ses-aes-qes-differences) - [Qualified Electronic Signature (QES): When You Really Need It](/en/blog/qualified-electronic-signature-qes) - [Simplify First, Then Digitise](/en/blog/digitalization-simplify-first) - [actaSIGN Pricing — from CHF 11 per user](/en/pricing) --- ## Healthcare Staffing Shortage — and Why Paper Processes Make It Worse - URL: https://www.actasign.swiss/en/blog/healthcare-staffing-shortage-digitalization - Language: English - Published: 2026-03-06 - Author: Thomas Moretti, axelity ag - Summary: Healthcare is short tens of thousands of professionals. At the same time, paper-based processes slow down onboarding. Why digital signatures are an underestimated lever. # Healthcare Staffing Shortage — and Why Paper Processes Make It Worse We talk about workforce shortages. About missing doctors, overburdened nursing teams and closed wards. At the same time, qualified professionals are waiting — for contracts, stamps, forms and signatures. Part of the shortage does not originate in the labour market. It originates in our processes. ## The Numbers Paint a Clear Picture ### Switzerland Switzerland is heading towards a massive care gap. According to the national supply report, the country will be short of up to **43,000 qualified nurses** by 2030. Today, between 13,000 and 15,000 nursing positions remain unfilled. The Federal Office of Public Health puts the current shortfall at roughly 65,000 nursing professionals. Particularly alarming: nearly one in five qualified nurses is thinking about leaving the profession. While the general skilled worker shortage in Switzerland has eased slightly, healthcare remains the hardest-hit sector. The volume of job postings in healthcare recruitment rose by 13 per cent year-on-year in 2025. ### Europe The view across the border reveals a similar picture. Across Europe, an estimated **1.6 million health and social care workers** are currently missing. By 2030, this number could swell to 4 million — including 600,000 doctors, 2.3 million nurses and 1.1 million social care workers. An ageing workforce compounds the problem: over a third of all doctors and a quarter of all nurses in the EU are aged over 55. New entrants cannot keep pace with departures. ## A Real-World Example A hospital urgently needs doctors. The candidates are there. The contracts are ready. But before anyone can start, a signature is missing. **For the doctor**, this means: travelling to the office, waiting, signing, travelling back. One hour — for a single signature. **For the staffing agency**, this means: printing the document, scanning it back, checking the OCR output, correcting errors manually, filing it away. 20 to 30 minutes per contract. With 50 doctors per month, that adds up to over **20 hours of internal effort** — and 50 hours of lost doctor time. In a market where every professional counts. ## The Invisible Problem: Bureaucracy as a Bottleneck The staffing shortage has many causes — demographic change, difficult working conditions, unattractive pay, burnout. These structural problems cannot be solved overnight. But there are levers that work immediately. The administrative onboarding process is one of them. Every day a contract waits for a signature is a day a ward remains understaffed. Every hour a professional spends travelling for a signature is an hour not spent with patients. ### Credential Recognition for Foreign Professionals A particularly critical bottleneck affects international professionals. Highly qualified doctors and nurses from abroad often face lengthy recognition procedures. In Switzerland, the initial review alone takes up to four weeks — provided all documents are complete. Professionals from non-EU countries face stricter rules and additional examinations. When the administrative process around credential recognition is paper-based, waiting times grow further. Every missing document, every illegible copy, every postal delivery costs days — sometimes weeks. ## The Real Challenge: Digitalization Across Organisational Boundaries Digitalization in healthcare rarely fails because of technology. The tools are available — electronic signatures, digital seals, validation services, eID solutions, AI-powered processing. The real obstacle lies in **cross-organisational collaboration**. A hospital needs to exchange documents with authorities, staffing agencies, insurers and educational institutions. Each of these organisations has its own strategy, budget and priorities. Who takes the initiative? Who funds a digital solution that ultimately benefits everyone — including the other side? With paper, this was seemingly simple: print, sign, put it in an envelope and post it. The other party did not need to do anything special. Digitally, this does not work — the other side has to participate. Both sides need to digitalize for an end-to-end process to emerge. This is precisely where the lever lies: **digital end-to-end processes** can only materialise when the barrier for all parties involved is low enough. A signing solution that requires no installation and works on any device lowers that barrier considerably. ## Where Electronic Signatures Make a Difference Electronic signatures do not solve the staffing shortage. But they remove a concrete bottleneck in the process — and they do so immediately. ### Faster Onboarding Employment contracts, non-disclosure agreements, consent forms — all of these can be signed digitally. Instead of waiting days for postal delivery, a contract is signed within minutes. For both sides. ### Legal Certainty Guaranteed In Switzerland, employment contracts are generally not subject to formal requirements and can be concluded with a simple or advanced electronic signature. For agreements that require written form — such as non-compete clauses — a qualified electronic signature (QES) is necessary, which carries the same legal weight as a handwritten signature. Under the EU's eIDAS regulation, the same three signature levels apply. A QES created by a recognised Trust Service Provider enjoys legal equivalence to a handwritten signature across all EU member states. ### No System Change Required A practical solution must also work for the other party. When a doctor can sign a contract via a link on their smartphone, they need neither software nor training. This makes collaboration across organisational boundaries possible — without every party having to launch its own digitalization project. ### Especially Valuable for International Recruitment When recruiting international professionals, electronic signatures save valuable time. Documents can be signed regardless of location — whether the candidate is in Zurich, Berlin or São Paulo. ## The Bottleneck Is Often Not Where We Expect It We invest in recruitment campaigns, improve working conditions and debate salaries. That is right and important. But sometimes the bottleneck is not in the market — it is in the process. When qualified people are scarce, they should not have to commute for paper processes. And when organisations need to collaborate, they need tools that bridge boundaries — not create new ones. The question is not whether healthcare will become more digital. The question is whether we do it first where it is most urgent: in the processes that keep professionals from doing their work. --- ## Further reading - [Simplify First, Then Digitise](/en/blog/digitalization-simplify-first) - [actaSIGN for HR — Sign Employment Contracts Digitally](/en/solutions/hr) - [actaSIGN Pricing — from CHF 11 per user](/en/pricing) --- ## eIDAS 2.0 — What Changes for Businesses in the DACH Region? - URL: https://www.actasign.swiss/en/blog/eidas-2-0-what-changes-for-dach-businesses - Language: English - Published: 2026-03-05 - Author: Thomas Moretti, axelity ag - Summary: The revised eIDAS Regulation introduces the EU Digital Identity Wallet by end of 2026. What does this mean for businesses in Germany, Austria and Switzerland? # eIDAS 2.0 — What Changes for Businesses in the DACH Region? In May 2024, **Regulation (EU) 2024/1183** entered into force — commonly known as eIDAS 2.0. It represents the most comprehensive revision of the European framework for electronic identification and trust services since 2014. For businesses in Germany, Austria and Switzerland, it brings far-reaching changes — not only technical, but also strategic. ## What Is eIDAS 2.0? The original eIDAS Regulation (EU) No 910/2014 established a unified framework for electronic signatures, seals, timestamps and cross-border recognition of electronic identities across the EU from 2016 onwards. It worked — but had weaknesses: adoption fell short of expectations, cross-border identification was cumbersome, and the Regulation did not cover important new use cases. eIDAS 2.0 addresses these gaps. The revised Regulation significantly expands the framework and introduces the EU Digital Identity Wallet as an ambitious new instrument. ## Key Changes Compared to eIDAS 1.0 ### 1. EU Digital Identity Wallet (EUDI Wallet) The centrepiece of eIDAS 2.0: by **end of 2026**, every EU member state must provide its citizens and residents with at least one digital identity wallet. This wallet is designed to: - **Store government-verified identity data** (name, date of birth, nationality) - **Manage electronic attestations of attributes** (professional qualifications, driving licences, diplomas) - **Enable qualified electronic signatures** directly from within the wallet - **Support selective disclosure** — users share only the data required for a specific purpose The technical specification (Architecture Reference Framework) is being continuously updated by the European Commission. Pilot projects in several member states have been running since 2023. ### 2. Expanded Trust Services eIDAS 2.0 introduces new qualified trust services: - **Electronic attestation of attributes:** Verified evidence of a person's characteristics (e.g. professional qualifications, association memberships) - **Qualified electronic archiving:** Long-term preservation of electronic documents with legal assurance - **Electronic ledgers:** For securing data integrity and chronological ordering ### 3. Free QES for Natural Persons A significant detail: via the EUDI Wallet, natural persons will be able to create **qualified electronic signatures free of charge** — at least for non-professional purposes. This could substantially accelerate QES adoption. ### 4. Mandatory Acceptance From **end of 2027**, certain private-sector actors must accept the EUDI Wallet — including very large online platforms (as defined by the Digital Services Act), financial service providers for customer identification, and telecommunications providers. ## Impact on Germany and Austria For businesses in Germany and Austria as EU member states, eIDAS 2.0 applies directly. The key consequences: ### Identification Becomes Easier The EUDI Wallet enables standardised electronic identification across borders. For businesses currently running complex KYC (Know Your Customer) processes, the wallet can bring considerable simplification. ### QES Becomes More Accessible When natural persons can create QES via their wallet, the barrier to using qualified signatures drops significantly. Businesses should prepare their processes for the likelihood that business partners and customers will increasingly want to sign with QES. ### New Compliance Requirements Businesses that fall under the mandatory acceptance obligation must be able to accept EUDI Wallets by end of 2027. This particularly affects banks, insurers and large online platforms. ### Attestations of Attributes Open New Possibilities Verified professional qualifications, commercial register extracts or powers of attorney can in future be checked electronically and across borders — an advantage for businesses with international relationships. ## Impact on Switzerland Switzerland is not an EU member — eIDAS 2.0 does not apply directly. Nevertheless, the Regulation is highly relevant for Swiss businesses: ### Cross-Border Business Swiss businesses working with EU partners need to understand the new standards. When a German business partner verifies their identity via the EUDI Wallet in the future, the Swiss counterpart should be able to handle this. ### The Swiss E-ID Is Coming Switzerland is pursuing its own approach with the **E-ID**. On **28 September 2025**, the Federal Act on Electronic Identity (BGEID) was approved in a popular referendum with 50.39% voting Yes — after an earlier, privately operated version was rejected in March 2021. Key features of the Swiss E-ID: - **State-operated:** The E-ID is issued by the Federal Office of Police (fedpol) — not by private companies. - **Decentralised and privacy-first:** Based on Self-Sovereign Identity (SSI) principles. Data is stored exclusively on the user's device. - **Free and voluntary:** Available to anyone with a Swiss identity card, passport or valid residence permit. - **Planned launch: December 2026** (originally summer 2026, delayed due to additional security measures recommended by the Swiss Federal Audit Office). - **Delivered via the swiyu wallet app** (iOS/Android) — "Swiss Identity for You". The timing is noteworthy: the Swiss E-ID and the EU's EUDI Wallet are expected to become available at roughly the same time (end of 2026). Technical interoperability between the two systems has not yet been secured, but the parallel rollout creates long-term potential for cross-border collaboration. ### Mutual Recognition Remains Open On 29 January 2025, the Federal Council instructed DETEC and the FDFA to draw up a negotiating mandate for mutual QES recognition with the EU. Whether and when an agreement will be reached remains to be seen. Until then, using a dual-listed Trust Service Provider — such as Swisscom Trust Services — remains the safest path for cross-border signatures. ## How actaSIGN Is Preparing actaSIGN is built on **Swisscom Trust Services** as its Trust Service Provider. Swisscom is recognised both under Swiss ZertES and on the EU Trusted List. For the implementation of eIDAS 2.0, this means: - **EUDI Wallet integration:** Swisscom Trust Services is working on connecting to the EUDI Wallet for certificate issuance and identity verification. - **Existing signatures remain valid:** Qualified electronic signatures created with actaSIGN today retain their validity under eIDAS 2.0. - **Expanded trust services:** Once Swisscom offers new services such as qualified attestations of attributes, these can be integrated into actaSIGN. ## What Businesses Should Do Now ### 1. Take stock Review which contracts and processes are still paper-based. eIDAS 2.0 makes digitalisation easier — but only if you know where you stand. ### 2. Review signature levels Ensure you are using the right signature level for each use case. As QES becomes more widely available through the EUDI Wallet, higher signature levels will be more accessible. ### 3. Check your provider's roadmap Ask your e-signature provider how they will support eIDAS 2.0 and the EUDI Wallet. Providers whose TSP is on the EU Trusted List are best positioned. ### 4. Plan internal training The EUDI Wallet will be relevant for employees, business partners and customers. Plan internal training so your team understands and can use the new possibilities. ### 5. Prioritise cross-border processes Businesses with DACH-wide relationships benefit most from the new standards. Start with the processes that currently cause the greatest media breaks. ## Conclusion eIDAS 2.0 is more than a regulatory update — it is a paradigm shift. The EUDI Wallet makes electronic identification and qualified signatures accessible to everyone. For businesses in the DACH region, this means: those already using an eIDAS-compliant signing solution are well positioned for the future. Those still hesitating should act now. --- ## Further reading - [Electronic Signature for Germany](/en/electronic-signature-germany) - [Cross-Border Signing in the DACH Region](/en/blog/cross-border-signing-dach-region) - [Compliance — eIDAS, ZertES and GDPR](/en/product/compliance) - [Electronic Signature in Germany — Legal Framework and Practice](/en/blog/electronic-signature-germany-legal-framework) - [Request a Demo](/en/demo) --- ## E-Signature Providers for Germany Compared 2026 - URL: https://www.actasign.swiss/en/blog/e-signature-providers-germany-comparison-2026 - Language: English - Published: 2026-02-12 - Author: Thomas Moretti, axelity ag - Summary: Which e-signature provider fits German businesses? We compare actaSIGN, Skribble, DeepSign and DocuSign — focusing on eIDAS, data protection and pricing. # E-Signature Providers for Germany Compared 2026 German businesses looking for an e-signature solution face a growing range of options. Global market leaders, European specialists and Swiss providers compete for the market. But not all solutions are equally suited when it comes to eIDAS compliance, GDPR requirements and the particularities of German law. This comparison examines four providers from the perspective of German businesses: actaSIGN, Skribble, DeepSign and DocuSign. **Note:** All information about competitors is based on publicly available data (as of April 2026). We recommend checking the current terms directly with each provider. ## What German Businesses Need Before diving into the comparison, it is worth considering the requirements that are typical for German businesses: 1. **eIDAS compliance** — All three signature levels (SES, AES, QES) under eIDAS 2. **GDPR compliance** — Data processing in the EU or a country with an adequate level of data protection 3. **BGB Section 126a** — QES capability for contracts with statutory written form requirements 4. **Transparent pricing** — Predictable costs, no hidden fees 5. **Integration** — Connection to existing DMS, ERP and HR systems 6. **German-language support** — Reachable contacts, ideally without a ticket system ## The Providers at a Glance ### actaSIGN actaSIGN is the e-signature platform of axelity ag (Switzerland). The solution supports all three signature levels (SES, AES, QES) and uses **Swisscom Trust Services** as its Trust Service Provider. Swisscom is accredited under the Swiss ZertES and listed on the **EU Trusted List** — signatures are therefore legally valid across the entire EU. **Hosting:** Swiss data centre, without international cloud providers (no AWS, Azure or Google Cloud). **Key strengths for the German market:** - Active DMS integrations with **Kendox** and **docuvita** — both established document management systems in Germany and Austria - Personal German-language support without a ticket system - Prices from CHF 11 per user per month, with signature quotas of all levels included ### Skribble Skribble is a Swiss provider based in Zurich (founded 2018). The platform supports all three signature levels and also uses **Swisscom Trust Services**. Skribble has strong brand recognition in the DACH region and offers an intuitive user interface. **Hosting:** Switzerland or Germany (choice available). **Pricing:** From CHF 9 per month. Signatures are charged additionally based on usage, depending on the plan. Features vary between plans (Fair, Business, Enterprise). ### DeepSign DeepSign is the e-signature solution of DeepCloud AG, a subsidiary of **Abacus Research AG**. DeepSign supports all three signature levels and is particularly closely integrated with the Abacus ERP suite. **Hosting:** Switzerland. **Key note:** For businesses already using Abacus ERP, DeepSign offers a seamless integration. In the German market, however, Abacus is less prevalent than in Switzerland. ### DocuSign DocuSign is the global market leader from the USA with over 1.5 million customers worldwide. The platform offers an extensive ecosystem with over 400 integrations and supports 40+ languages. **Hosting:** Primarily USA. Since 2022, DocuSign has also offered EU hosting (Frankfurt) — though not for all plans and regions. The specific hosting location should be clarified contractually. **Signature levels:** SES and AES natively. For QES under eIDAS, partner integrations are required. ## Comparison Table | Criterion | actaSIGN | Skribble | DeepSign | DocuSign | |---|---|---|---|---| | **Compliance & Legal** | | | | | | eIDAS-compliant | Yes | Yes | Yes | Yes | | SES / AES / QES | All three | All three | All three | SES + AES native, QES via partner | | BGB §126a (QES for written form) | Yes | Yes | Yes | Limited | | Trust Service Provider | Swisscom (EU + CH) | Swisscom (EU + CH) | Swisscom (EU + CH) | Various | | **Data Protection & Hosting** | | | | | | Hosting | Switzerland | Switzerland or Germany | Switzerland | USA (EU optional) | | Without international cloud providers | Yes | Yes | Yes | No (AWS) | | GDPR-compliant | Yes (CH adequacy) | Yes (CH adequacy) | Yes (CH adequacy) | Yes (DPA required) | | **Costs & Billing** | | | | | | Entry price | From CHF 11/user/month | From CHF 9/month | On request | From approx. USD 10/month | | Signatures included in price | Yes (all levels) | Partial (plan-dependent) | Partial | Yes (envelopes per plan) | | Two billing models | **Yes (per signature + per process)** | No | No | No | | All features in every plan | **Yes** | Plan-dependent | Plan-dependent | Plan-dependent | | Payment by invoice | **Yes** | Credit card | Credit card | From Enterprise | | **Features** | | | | | | Mixed signature levels per document | **Yes** | Limited | No | No | | Modify active requests | **Yes** | No | No | Limited | | Exchange documents and re-sign | **Yes** | No | No | No | | Multi-tenancy | **Yes (all plans)** | No | No | Enterprise | | IP whitelisting | **Yes (all plans)** | Not documented | No | Enterprise | | Max. file size | **100 MB** | Not documented | Not documented | 25 MB | | **Integration** | | | | | | REST API | Yes | Yes | Yes | Yes | | SSO / OpenID Connect | Yes | Yes | Yes (Large) | Yes (Business+) | | DMS integration DE/AT | **Kendox, docuvita** | Various | Abacus (primarily CH) | 400+ connectors | | **Support** | | | | | | Personal support | **Yes, no ticket system** | Partial | Partial | From Enterprise | | German-language support | Yes | Yes | Yes | Limited | ## A Closer Look: What Matters Most for German Businesses ### Data Protection and Hosting For German businesses, GDPR compliance is non-negotiable. actaSIGN and DeepSign host exclusively in Switzerland. Skribble offers a choice between Swiss and German hosting. All three Swiss providers keep data within the European legal sphere — Switzerland's data protection level is recognised as adequate by the European Commission. DocuSign offers EU hosting in Frankfurt but uses AWS infrastructure. For businesses with strict hosting requirements — particularly in regulated industries — this distinction matters. ### eIDAS and BGB Section 126a All four providers are eIDAS-compliant. For the QES — which under BGB Section 126a can replace written form in Germany — actaSIGN, Skribble and DeepSign all use the same Trust Service Provider: Swisscom Trust Services. The difference lies in the implementation, the workflows and the price. DocuSign provides QES through partner integrations. For businesses that regularly sign documents subject to statutory written form requirements, native QES support is simpler. ### DMS Integration in the German Market For businesses using a document management system, integration is decisive. actaSIGN offers active integrations with **Kendox** and **docuvita** — two DMS systems established in the German and Austrian markets. Skribble offers various integrations, DeepSign is primarily oriented towards the Abacus ecosystem. DocuSign has the broadest ecosystem with over 400 connectors — but integration with German-market DMS systems needs to be verified case by case. ### Pricing Transparency With most providers, the available features depend on the chosen plan. API access, SSO, multi-tenancy or IP whitelisting are often only available from a more expensive tier. actaSIGN takes a different approach: **all features are included in every licence.** There is no feature gating — the difference between plans lies in the number of users and the included signature quota. Additionally, actaSIGN is the only provider in this comparison offering **two billing models**: the classic per-signature model and a per-signing-process model (one document with up to 6 signers at a flat rate). The latter is particularly cost-effective for contracts with multiple parties — a common scenario in everyday business. ### Support German businesses typically expect German-language support with short response times. actaSIGN provides personal support without a ticket system — enquiries are handled directly by a contact person, not via a queue. Skribble and DeepSign offer partially personal support, depending on the plan. DocuSign typically provides dedicated support only from the Enterprise tier. ## Conclusion For German businesses, there is no universally best e-signature provider — there is the right provider for the specific requirements. The Swiss providers (actaSIGN, Skribble, DeepSign) have the advantage of European hosting and native QES support. DocuSign scores with the largest integration ecosystem. actaSIGN stands out on three points that are particularly relevant for the German Mittelstand: transparent pricing with all features in every plan, two billing models for different signing scenarios, and personal support without a ticket system. Businesses using Kendox or docuvita as their DMS will find a ready-made integration with actaSIGN. --- ## Further reading - [Digital Signature Germany — actaSIGN](/en/electronic-signature-germany) - [Digital Signature Germany — Legal Framework and Practice](/en/blog/electronic-signature-germany-legal-framework) - [Compliance — eIDAS, ZertES and GDPR](/en/product/compliance) - [actaSIGN Pricing — from CHF 11 per User](/en/pricing) - [Request a Demo](/en/demo) --- ## Cross-Border Signing in the DACH Region — How It Works - URL: https://www.actasign.swiss/en/blog/cross-border-signing-dach-region - Language: English - Published: 2026-01-22 - Author: Thomas Moretti, axelity ag - Summary: Sign contracts between Switzerland, Germany, Austria and Liechtenstein digitally — legal frameworks, practical guidance and tips for cross-border signatures. # Cross-Border Signing in the DACH Region — How It Works A Swiss company signs a contract with a German partner. The signatories are in Zurich and Munich. The contract should be signed electronically — legally valid in both countries. Sounds straightforward. In practice, it is — provided you understand the legal frameworks and use the right provider. This article explains how cross-border signing works in the DACH region: Switzerland, Germany, Austria and Liechtenstein — four countries, two legal frameworks, one practical solution. ## The Challenge: Different Legal Frameworks ### Switzerland: ZertES In Switzerland, the **Federal Act on Certification Services in the Area of Electronic Signatures (ZertES)** governs the use of electronic signatures. It defines the three signature levels (SES, AES, QES) and establishes that the QES combined with a qualified timestamp is legally equivalent to a handwritten signature (CO Art. 14 para. 2bis). ### Germany and Austria: eIDAS In Germany and Austria, the **eIDAS Regulation (EU) No 910/2014** applies directly. It recognises the same three signature levels. In Germany, **BGB Section 126a** provides that the QES can replace statutory written form. In Austria, the **Signature and Trust Services Act (SVG)** refers to eIDAS and regulates national supervision. ### Liechtenstein: eIDAS, EEA and SigVG Liechtenstein, as an **EEA member**, applies the eIDAS framework for electronic signatures and trust services. Nationally, the **Signature and Trust Services Act (SigVG)** complements this framework. At the same time, Liechtenstein maintains a **customs union with Switzerland** and close economic ties, so businesses often operate across both legal spheres. ### The Problem: No Formal Mutual Recognition Although ZertES and eIDAS are structurally similar, there is currently **no agreement on mutual recognition** of electronic signatures between Switzerland and the EU. A QES created under ZertES in Switzerland is not automatically recognised as qualified in the EU — and vice versa. On **29 January 2025**, the Swiss Federal Council instructed DETEC and the FDFA to draw up a negotiating mandate for mutual QES recognition within one year. Whether and when an agreement will be reached remains to be seen. ## The Practical Solution: Dual-Listed Trust Service Providers The answer to this regulatory gap lies in Trust Service Providers (TSPs) that are **recognised under both ZertES and on the EU Trusted List**. The most important example: **Swisscom Trust Services**. Swisscom Trust Services is: - Accredited in Switzerland as a **recognised certification service provider under ZertES** (supervised by KPMG as the conformity assessment body) - Listed on the **EU Trusted List** as a qualified Trust Service Provider (via its establishment in Austria) This means: a QES based on a Swisscom certificate is recognised as qualified both in Switzerland and across the entire EU. This dual recognition makes Swisscom the ideal TSP for cross-border signatures in the DACH region. ## Step by Step: Cross-Border Signing with actaSIGN actaSIGN uses Swisscom Trust Services as its TSP. Cross-border signing works seamlessly: ### 1. Upload the document The sender uploads the document to actaSIGN — for example, a contract between a Swiss and a German company. ### 2. Set the signature level The signature level is set individually for each signatory. actaSIGN supports **mixed signature levels within a single document**: the Swiss managing director signs with QES under ZertES, the German partner likewise with QES — based on the same Swisscom certificate that is recognised in both legal jurisdictions. ### 3. Invite signatories Signatories receive an email invitation. External signatories do not need an actaSIGN account — they sign directly in the browser, free of charge and without registration. ### 4. Identification and signature Depending on the signature level, the signatory's identity is verified: - **SES:** Email address - **AES:** Email address + mobile phone number - **QES:** Strong two-factor authentication via Swisscom Trust Services ### 5. Qualified timestamp Every signature is automatically provided with a **qualified timestamp** — a prerequisite for the legal equivalence of QES with a handwritten signature, under both ZertES and eIDAS. ### 6. Long-term validation (LTV) actaSIGN creates signatures with **long-term validation**. This means the signature remains verifiable and legally valid even after the certificate expires — an important point for contracts with long durations. ## The Liechtenstein Special Case Liechtenstein holds a unique position in the DACH region. As an EEA member, eIDAS applies — signatures based on the EU Trusted List are recognised. At the same time, Liechtenstein maintains close economic and legal ties with Switzerland (customs union, Swiss franc as currency, shared economic area). For contracts between Liechtenstein and Switzerland, a QES based on a dual-listed TSP like Swisscom is recommended. This covers both legal frameworks (eIDAS and ZertES). For purely Liechtenstein-German or Liechtenstein-Austrian contracts, an eIDAS-compliant QES suffices, as all three countries fall under the eIDAS framework (Germany and Austria as EU members, Liechtenstein as an EEA member). ## Which Law Applies? In cross-border contracts, the question of applicable law arises. The general principles: - **With a choice of law:** The parties can freely agree on the applicable law (in the EU under the Rome I Regulation, in Switzerland under the PILA). - **Without a choice of law:** Generally, the law of the country where the party providing the characteristic performance has its seat applies. **Practical tip:** For **form requirements**, it is advisable to meet the stricter standard. If, for example, German law requires written form (= QES under BGB Section 126a) for a particular contract type, but Swiss law does not, you should still sign with QES — this ensures the contract meets form requirements in both jurisdictions. ## 7 Tips for Cross-Border DACH Contracts ### 1. Match the signature level to the stricter standard Check the form requirements in all relevant jurisdictions. Choose the signature level that satisfies the strictest requirement. ### 2. Use a dual-listed TSP Use a Trust Service Provider recognised under both ZertES and on the EU Trusted List. This eliminates uncertainty regarding cross-border recognition. ### 3. Use qualified timestamps A qualified timestamp is a prerequisite for the equivalence of QES with a handwritten signature — under both ZertES and eIDAS. actaSIGN adds this automatically. ### 4. Ensure long-term validation Cross-border contracts often have long durations. Make sure your provider creates signatures with LTV that remain verifiable even after certificate expiry. ### 5. Include a choice of law clause Agree in the contract which law applies. This creates clarity and avoids uncertainty when assessing form compliance. ### 6. Create internal policies for DACH contracts Define which signature level is required for which contract type with which partner country. A simple matrix saves time and avoids errors. ### 7. Do not forget external signatories Not all contracting parties have an actaSIGN account — and they do not need one. actaSIGN allows external signatories to sign directly in the browser, without registration and at no cost. ## Conclusion Cross-border signing in the DACH region is already practical today, despite the absence of formal mutual recognition between Switzerland and the EU. The key lies in using a Trust Service Provider recognised in both legal spheres. Swisscom Trust Services — and by extension actaSIGN — meets this requirement. Whether Switzerland-Germany, Switzerland-Austria or Liechtenstein-EU: with the right signature level and a dual-listed TSP, you sign across borders with legal certainty — today, and all the more so once mutual recognition is formally established. --- ## Further reading - [Digital Signature Switzerland — actaSIGN](/en/electronic-signature-switzerland) - [Digital Signature Germany — actaSIGN](/en/electronic-signature-germany) - [Digital Signature Austria — actaSIGN](/en/electronic-signature-austria) - [Digital Signature Liechtenstein — actaSIGN](/en/electronic-signature-liechtenstein) - [Compliance — eIDAS, ZertES and GDPR](/en/product/compliance) - [eIDAS 2.0 — What Changes for DACH Businesses?](/en/blog/eidas-2-0-what-changes-for-dach-businesses) - [Request a Demo](/en/demo) --- ## Electronic Signature in Germany — Legal Framework, eIDAS and Practice - URL: https://www.actasign.swiss/en/blog/electronic-signature-germany-legal-framework - Language: English - Published: 2026-01-08 - Author: Thomas Moretti, axelity ag - Summary: Electronic signatures in Germany are governed by the eIDAS Regulation and BGB §126a. Learn about the three signature levels and when QES is required. # Electronic Signature in Germany — Legal Framework, eIDAS and Practice The electronic signature has long been established in German law — yet many businesses still rely on printing, signing by hand, scanning and mailing. The legal position is clear: the eIDAS Regulation provides a unified European framework, and the German Civil Code (BGB) defines exactly when the electronic form can replace the written form. This article explains the legal foundations, the three signature levels and provides practical guidance for German businesses. ## eIDAS — the European Legal Framework **Regulation (EU) No 910/2014** — known as the eIDAS Regulation (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) — has been directly applicable in all EU member states since 1 July 2016. In Germany, no national transposition law is required — eIDAS applies directly. The Regulation governs: - The three levels of electronic signatures (SES, AES, QES) - The requirements for Trust Service Providers (TSPs) - The cross-border recognition of electronic signatures within the EU - The non-discrimination principle: an electronic signature may not be denied legal effect solely because it is in electronic form (Art. 25(1) eIDAS) ### The Trust Services Act (Vertrauensdienstegesetz, VDG) In addition to the eIDAS Regulation, Germany enacted the **Trust Services Act (Vertrauensdienstegesetz, VDG)**. It regulates national supervision of Trust Service Providers — the responsible authority is the Federal Network Agency (Bundesnetzagentur) — and contains penalty provisions for violations. However, the substantive requirements for electronic signatures are defined by eIDAS itself, not by the VDG. ## The Three Signature Levels ### SES — Simple Electronic Signature The simple electronic signature is the lowest level. It encompasses any form of electronic data attached to a declaration of intent — from a typed name in an email to clicking an "Accept" button. **Identification:** No special requirements. The signer's email address suffices. **Evidential value:** Low. In the event of a dispute, the party relying on the signature must prove its authenticity (free assessment of evidence under Section 286 of the Code of Civil Procedure, ZPO). **Typical use cases:** Internal approvals, meeting minutes, delivery notes, general business correspondence. ### AES — Advanced Electronic Signature The advanced electronic signature meets four criteria under Art. 26 eIDAS: it is uniquely linked to the signatory, it enables identification of the signatory, it is under the signatory's sole control, and it is linked to the data in such a way that any subsequent change is detectable. **Identification:** Email address and mobile phone number (two-factor verification). **Evidential value:** Medium to high. The technical link to the signatory substantially strengthens the ability to prove authenticity. **Typical use cases:** Employment contracts (open-ended), rental agreements, purchase orders, order confirmations, commercial agent agreements. ### QES — Qualified Electronic Signature The qualified electronic signature is the highest level. It is based on a qualified certificate and created using a qualified signature creation device (Art. 3(12) eIDAS). In Germany, it is **legally equivalent to a handwritten signature** under **BGB Section 126a**. **Identification:** Strong two-factor authentication through a recognised Trust Service Provider. **Evidential value:** Very high. The presumption of authenticity applies — the opposing party must prove that the signature is not genuine, rather than the party relying on it. **Typical use cases:** Consumer credit agreements, fixed-term employment contracts, personal guarantees, terminations subject to statutory written form requirements. ## BGB Section 126a — When Electronic Form Replaces Written Form The German Civil Code regulates written form in **Section 126 BGB** and the electronic form as its equivalent in **Section 126a BGB**: > *If the statutory written form is to be replaced by the electronic form, the issuer of the declaration must add their name and provide the electronic document with a qualified electronic signature.* > — BGB Section 126a(1) In practical terms, this means: wherever the law requires "written form" and does not explicitly prescribe the signatory's own hand or notarial authentication, the QES can replace the handwritten signature. This is a powerful provision. It applies across civil law, employment law and commercial law — anywhere the BGB or special statutes require written form without mandating notarial involvement. ## Which Contracts Require Which Signature Level? The following table provides an overview of common contract types in German business practice, the minimum signature level required and the relevant legal basis. | Contract type | Minimum requirement | Legal basis | |---|---|---| | General business correspondence | SES | Freedom of form | | Purchase contract (movable goods) | SES | Freedom of form (Section 433 BGB) | | Open-ended employment contract | SES/AES recommended | Freedom of form, but note the Verification Act (Nachweisgesetz) | | Fixed-term employment contract | **QES** | Section 14(4) TzBfG, Section 126a BGB | | Consumer credit agreement | **QES** | Section 492(1) BGB, Section 126a BGB | | Personal guarantee (Buergschaft) | **QES** | Section 766 BGB, Section 126a BGB | | Residential tenancy termination | **QES** | Section 568 BGB, Section 126a BGB | | Temporary staffing contract | **QES** | Section 12 AUeG | | Real estate purchase contract | Notarial authentication | Section 311b BGB — QES is **not** sufficient | | Prenuptial agreement | Notarial authentication | Section 1410 BGB — QES is **not** sufficient | **Important:** Where the law requires notarial authentication or the signatory's own hand (e.g. holographic wills under Section 2247 BGB), the QES does not satisfy the form requirement. ## Cross-Border Signing: Germany and Switzerland German businesses working with Swiss partners face a particular situation: Switzerland is not an EU member, and there is currently no official mutual recognition of electronic signatures between the EU and Switzerland. In practice, this challenge is resolved when the Trust Service Provider is recognised under both eIDAS and the Swiss Federal Act on Electronic Signatures (ZertES). **Swisscom Trust Services** meets this requirement: as a Swiss TSP, Swisscom is accredited under ZertES and simultaneously listed on the **EU Trusted List** as a qualified Trust Service Provider. This means: a QES created with actaSIGN is based on a Swisscom certificate that is recognised as qualified in both Switzerland and across the EU — including Germany. On 29 January 2025, the Swiss Federal Council instructed DETEC and the FDFA to draw up a negotiating mandate for mutual QES recognition with the EU within one year. Until such negotiations are concluded, using a dual-listed TSP like Swisscom remains the pragmatic path. ## Practical Tips for German Businesses ### 1. Match the signature level to the use case Not every document requires a QES. Many everyday business transactions are not subject to form requirements — an SES or AES is sufficient. The QES is required when the law prescribes written form. ### 2. Check data protection and hosting German businesses are subject to the GDPR. Check where your e-signature provider hosts its data. actaSIGN operates its infrastructure in a Swiss data centre — without international cloud providers such as AWS, Azure or Google Cloud. Switzerland's data protection level is recognised as adequate by the EU (adequacy decision). ### 3. Use a recognised TSP Ensure that the Trust Service Provider is listed on the EU Trusted List. Only then are the QES created recognised as qualified across the entire EU — including Germany. ### 4. Create internal policies Define which document types require which signature level. A simple internal policy creates clarity and avoids uncertainty among employees. ### 5. Evaluate integration with existing systems actaSIGN offers a REST API, SSO via OpenID Connect, and integrations with DMS systems such as Kendox and docuvita — both established solutions in the German and Austrian markets. ## Conclusion The legal framework for electronic signatures in Germany is clear: the eIDAS Regulation provides the overarching framework, and BGB Section 126a governs the equivalence with written form. For most business transactions, SES or AES is sufficient — QES is used where the law requires written form. With an e-signature provider based on an EU-listed Trust Service Provider and offering Swiss hosting, German businesses can sign legally and securely — both domestically and across borders. --- ## Further reading - [Digital Signature Germany — actaSIGN](/en/electronic-signature-germany) - [Cross-Border Signing in the DACH Region](/en/blog/cross-border-signing-dach-region) - [E-Signature Providers for Germany Compared 2026](/en/blog/e-signature-providers-germany-comparison-2026) - [Compliance — eIDAS, ZertES and GDPR](/en/product/compliance) - [Request a Demo](/en/demo) --- ## Difference Between SES, AES, and QES – Electronic Signature Types Explained - URL: https://www.actasign.swiss/en/blog/ses-aes-qes-differences - Language: English - Published: 2025-04-04 (updated 2026-04-05) - Author: Thomas Moretti, axelity ag - Summary: Learn the difference between SES, AES, and QES – the three levels of electronic signatures. Find out which signature type meets your requirements under Swiss and EU law. # Difference Between SES, AES, and QES – Simple, Advanced, and Qualified Electronic Signatures SES, AES, and QES represent the three levels of electronic signatures recognized under Swiss and European law. **SES** is the simplest form, **AES** provides enhanced security, and **QES** is the highest level with legal equivalence to a handwritten signature. Which signature you need depends on statutory requirements and the intended use case. --- ## What is SES (Simple Electronic Signature)? The Simple Electronic Signature (SES) is the most basic form of digital signature. It encompasses any electronic data used for signing purposes – such as checking a box, scanning a handwritten signature, or sending a signed email. **SES does not provide unique identification of the signer and cannot reliably detect post-signature modifications.** While widely used in practice, it has limited evidentiary value in court. For internal approvals, simple confirmations, or documentation without high legal requirements, SES is often sufficient. ### When is SES sufficient? - Internal documentation and approvals - Confirmations without statutory requirements - Email-based agreements in daily use - Surveys and feedback forms --- ## What is AES (Advanced Electronic Signature)? The Advanced Electronic Signature (AES) meets higher requirements than SES. It is uniquely linked to the signatory and can identify that person. Any modifications to the document after signing are detectable. **AES is typically enabled through a personal certificate bound to a natural person.** In Switzerland, ZertES (the Federal Act on Certification Services in the Area of Electronic Signatures and Other Applications of Digital Certificates) governs the requirements. In the EU, the eIDAS Regulation is the applicable framework. ### Advantages of AES over SES - Unique attribution to a specific person - Detection of post-signature modifications - Higher evidentiary value in disputes - Suitable for medium-risk contracts ### Typical use cases for AES - Servitude agreements and arrangements - Employment confirmations and order confirmations - Confidential business documents - B2B contracts --- ## What is QES (Qualified Electronic Signature)? The Qualified Electronic Signature (QES) is the highest tier of electronic signature. It meets the strictest requirements and — when combined with a qualified timestamp — is legally equivalent to a handwritten signature under Swiss law (CO Art. 14 para. 2bis). QES requires a qualified certificate issued by a recognized certification service provider. **QES requires strong authentication of the signatory, for example via video identification or electronic ID (eID).** Modifications to the document are traceable through an integrated seal. QES is regulated in Switzerland under ZertES and in the EU under the eIDAS Regulation. ### When is QES sufficient — and when is it not? In Switzerland, a straightforward principle applies: contracts without statutory form requirements can be concluded in any form. Where the law requires written form, QES serves as an equivalent alternative to a handwritten signature on paper. **Where the law explicitly requires the signer's own hand, even QES is insufficient.** #### QES as equivalent to handwritten signature QES — together with a qualified timestamp — is legally equivalent to a handwritten signature and can be used wherever the law requires written form. Typical examples: - **Consumer credit agreements** (CCA Art. 9) and temporary employment contracts (statutory written form requirement) - **Corporate resolutions** and powers of attorney in business transactions #### Paper is mandatory — QES is not enough Certain legal acts explicitly require the **signer's own hand** or even **handwritten drafting**. In these cases, only paper will do: - **Holographic wills** — must be handwritten in full and signed by hand (CC Art. 505) - **Surety declarations** — require the surety's own handwritten signature and handwritten specification of the maximum liability amount (CO Art. 493) #### Real estate transactions: Not just a signature question Real estate purchase agreements in Switzerland mandatorily require **notarial authentication** (CO Art. 216). The signature on the purchase contract can be electronic, but the notarial process is required regardless. QES does not replace notarial authentication. #### Employment contracts: No form requirement Standard employment contracts in Switzerland are **subject to no form requirement** (CO Art. 320) — they can even be concluded orally or by implied agreement. A signature is not legally required but can improve evidentiary standing. Exceptions exist for apprenticeship contracts (Art. 344a CO), which require written form. ### Practical rule of thumb | Requirement | Signature type | |---|---| | No form requirement (e.g. employment contract) | Any form (including electronic without signature) | | Statutory written form (e.g. consumer credit) | Handwritten **or** QES with qualified timestamp | | Own hand prescribed (will, surety) | Paper with handwritten signature only | | Notarial authentication (real estate) | Notary + any signature form | --- ## SES vs. QES Compared | Criteria | SES | AES | QES | |----------|-----|-----|-----| | **Signer Identification** | No unique attribution | Uniquely attributed | Uniquely attributed and verified | | **Modification Detection** | Not guaranteed | Guaranteed | Guaranteed and certified | | **Evidentiary Value** | Limited | Medium to high | Very high (equivalent to handwritten) | | **Legal Basis CH** | No specific regulation | ZertES | ZertES | | **Legal Basis EU** | eIDAS | eIDAS | eIDAS | | **Typical Use** | Internal, non-critical documents | Medium-value contracts | Statutory requirements, sensitive documents | | **Cost** | Very low | Medium | Higher (qualified certificate required) | --- ## Decision Guide: Which Signature Do I Need? ### Step 1: Check Statutory Requirements Determine whether your document is subject to statutory form requirements. For real estate transactions, notarial authentication is mandatory; for wills, even QES is insufficient — only paper works. For consumer credit agreements or powers of attorney, QES or a handwritten signature will suffice. ### Step 2: Assess Risk and Document Value For documents with high dispute potential or significant value, AES or QES is recommended to ensure strong evidentiary standing in case of conflict. ### Step 3: Consider Identification Effort QES requires greater effort for signer identification (e.g., video identification). If this is not required by law or circumstance, AES may be a practical alternative. ### Quick Reference - **SES:** For internal, non-critical documents - **AES:** For contracts that do not legally require QES but need elevated security - **QES:** For documents with statutory written form requirements or maximum evidentiary weight --- ## Frequently Asked Questions (FAQ) ### What is SES (Simple Electronic Signature)? The Simple Electronic Signature (SES) is the most basic form of digital signature. It does not provide unique identification of the signatory and has limited evidentiary value. Examples include scanned signatures or accepting terms via a checkbox. ### What is AES (Advanced Electronic Signature)? The Advanced Electronic Signature (AES) is uniquely linked to the signatory and can detect modifications to the document after signing. It offers higher evidentiary value than SES and is suitable for many types of business contracts. ### What is QES (Qualified Electronic Signature)? The Qualified Electronic Signature (QES) is the highest tier of electronic signature. When combined with a qualified timestamp, it is legally equivalent to a handwritten signature (CO Art. 14 para. 2bis). It requires a qualified certificate and strong authentication of the signatory. ### What is the difference between SES and QES? The main difference lies in evidentiary value and legal requirements. While SES has only limited evidentiary value, QES is legally equivalent to a handwritten signature. QES requires a qualified certificate and verifiable identification of the signatory. ### When do I need QES instead of AES? You need QES when the law requires written form — for example, for consumer credit agreements (CCA Art. 9) or certain powers of attorney. QES is also the right choice when you require the highest possible evidentiary value in case of dispute. For wills and surety declarations, a handwritten signature on paper is required by law — QES is not sufficient in those cases. ### Is electronic signature valid in Switzerland? Yes, electronic signatures are fully valid in Switzerland. ZertES governs recognition and technical standards. QES — when combined with a qualified timestamp — is legally equivalent to a handwritten signature. Mutual recognition of QES between Switzerland and the EU does not yet exist — negotiations were initiated in 2025. ### Which signature do I need for an employment contract? Employment contracts in Switzerland have no statutory form requirement (CO Art. 320) — they can even be concluded orally. An SES, AES, or QES can improve evidentiary standing but is not legally mandatory. Exceptions such as apprenticeship contracts (Art. 344a CO) do require written form. --- ## Ready to Experience Different Signature Levels in Practice? [Request a Demo](/en/demo) --- ## Further reading - [Electronic Signatures — Legal Framework and Practice](/en/blog/electronic-signature-guide) - [Qualified Electronic Signature (QES): When You Really Need It](/en/blog/qualified-electronic-signature-qes) - [Compare Signature Qualities — SES, AES, QES](/en/product/signature-qualities) - [actaSIGN Pricing — from CHF 11 per user](/en/pricing) --- ## Anleitungen zu actaSIGN - URL: https://www.actasign.swiss/de/hilfe/anleitungen-actasign - Language: German - Published: 2025-10-04 - Author: axelity ag - Summary: Schritt-für-Schritt-Anleitungen für actaSIGN: Firmenkonto anlegen, Signaturanfrage erstellen, digital signieren und mehr. # Anleitungen zu actaSIGN Die folgenden Anleitungen helfen Ihnen, ein Konto bei actaSIGN® zu eröffnen und dieses einzurichten. Weiter erhalten Sie Informationen darüber, wie Sie eine Signaturanfrage erstellen und starten oder eine Aufgabe in actaSIGN® erledigen. Laden Sie sich das jeweilige PDF über den Link herunter. ## [1. Firmenkonto anlegen und verwalten (PDF)](/files/blog/de/Firmenkonto_anlegen_und_verwalten.pdf) ## [2. Signaturanfrage erstellen (PDF)](/files/blog/de/Signaturanfrage_erstellen.pdf) ## [3. Onboarding-Einladung erhalten (PDF)](/files/blog/de/Onboarding-Einladung_erhalten.pdf) ## [4. Digital signieren (PDF)](/files/blog/de/Digital_signieren.pdf) ## [5. QES prüfen (PDF)](/files/blog/de/QES_pruefen.pdf) --- ## Mobile ID App auf neues Handy übertragen - URL: https://www.actasign.swiss/de/hilfe/mobile-id-app-neues-handy - Language: German - Published: 2025-02-18 - Author: axelity ag - Summary: Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Übertragen der Mobile ID App auf ein neues Handy mit dem Recovery Code. So behalten Sie Ihren QES-Zugang. # Mobile ID App auf neues Handy übertragen Wenn Sie ein neues Handy haben, müssen Sie die Mobile ID App erneut einrichten. Dafür benötigen Sie Ihren Recovery Code, den Sie bei der Ersteinrichtung erhalten haben. ## Voraussetzungen - Das alte Smartphone oder Ihren gut verwahrten Wiederherstellungscode - Das neue Smartphone - Eine aktive Mobilfunknummer ## Schritt-für-Schritt-Anleitung ### Neuen Wiederherstellungscode erzeugen (falls keiner verfügbar ist) *Bis und mit Punkt 4 nur mit dem alten Handy arbeiten (SIM-Karte muss eingesetzt sein)* 1. Website [Mobile ID](https://www.mobileid.ch) auf dem Desktop aufrufen, via Handynummer anmelden und SMS bestätigen 2. Auf dem Dashboard rechts in der Kachel **Wiederherstellungscode** auf **Generieren** klicken 3. Den Prozess auf dem Handy abschliessen und den neu erzeugten Code bereithalten (ist nur einmal gültig) 4. Auf dem alten Handy die Mobile ID App aufrufen, unten auf **MEHR** tippen, **APP KONTO ENTFERNEN** wählen und bestätigen ### Mobile ID reaktivieren *Jetzt neues Handy bereithalten (SIM-Karte muss eingesetzt sein)* 5. Über App-/Play-Store die Mobile ID App installieren 6. Den Datenschutzrichtlinien und Nutzungsbestimmungen zustimmen und fortfahren 7. Bisherige Handynummer erfassen und SMS bestätigen 8. Bei Konto-Wiederherstellung die Option **Ich kenne meinen Mobile ID Wiederherstellungscode** auswählen und fortfahren 9. Zuvor generierter Wiederherstellungscode eingeben und fortfahren 10. Jetzt den neuen Wiederherstellungscode aufschreiben und sicher verwahren. Danach Dialog schliessen. ### QES prüfen Website [Checken Sie Ihre Signatur](https://check-signing.trustservices.swisscom.com) aufrufen und Signaturprüfung ausführen --- ## Informationen zur QES Identifikation und Mobile ID App - URL: https://www.actasign.swiss/de/hilfe/qes-identifikation-mobile-id - Language: German - Published: 2025-01-01 - Author: axelity ag - Summary: Alles zur QES-Identifikation und Mobile ID App: Voraussetzungen, Installation, Aktivierung und Registrierung bei Swisscom Trust Services. # Informationen zur QES Identifikation und Mobile ID App ## Allgemein Für die qualifizierte elektronische Signatur (QES) benötigen Sie eine verifizierte Identität. Bei allen anderen Signaturstufen, z.B. einfache elektronische Signatur (EES) oder fortgeschrittene elektronische Signatur (FES), wird keine persönliche Identifikation vorausgesetzt. ## Voraussetzungen - Ein gültiges Ausweisdokument (Reisepass oder Identitätskarte) - Ein Smartphone mit der Mobile ID App - Eine aktive Mobilfunknummer ## 1. Mobile ID App installieren und aktivieren Die Mobile ID App dient im Rahmen der QES als sicherer zweiter Faktor und erfüllt die gesetzliche Voraussetzung, die Zustimmung zur QES unter alleiniger Kontrolle zu erteilen. Die Installation der Mobile ID App ist denkbar einfach. Rufen Sie dazu Ihren App Store respektive Google Play Store auf und suchen Sie nach "Mobile ID". Das Logo sieht wie folgt aus: ![Alt text](/images/blog/mobile_id.webp) Installieren Sie die App und folgen Sie den Anweisungen zur Aktivierung. ### ☝️ Wichtig - bei Wechsel des Handy oder des Anbieters Schreiben Sie sich den Wiederherstellungscode auf (wird am Schluss angezeigt) und legen Sie diesen an einem sicheren Ort ab. Sie benötigen den Code, falls Sie Ihr Handy oder den Anbieter wechseln. Sollten Sie unter Umständen den Wiederherstellungscode nicht mehr finden, können Sie diesen jederzeit über die Mobile ID Website neu erzeugen lassen. Melden Sie sich mit Ihrer Handynummer an und wählen Sie im Dashboard rechts Wiederherstellungscode generieren. Falls Ihre Mobile ID App nach einem Wechsel ein Konto anzeigt, löschen Sie dieses und richten Sie es erneut, unter Verwendung des Wiederherstellungscodes, ein. Dies muss unbedingt **vor** der nächsten Signatur erfolgen. ## 2. Identifikationsprozess Der Identifikationsprozess für die QES umfasst mehrere Schritte, die sicherstellen, dass Ihre Identität zweifelsfrei bestätigt wird. Unsere akkreditierte Anbieterin von Zertifizierungsdiensten, Swisscom Trust Services (STS), bietet hierzu mehrere Möglichkeiten an: - kostenlose Identifikation in einem zertifizierten Swisscom Shop in der Schweiz - kostenpflichtige Verfahren wie - Selfie-, Auto- und Video-Identifikation - Bank-Ident Verfahren für Deutschland - Nutzung des neuen deutschen Personalausweises (PIN muss bekannt sein) Weitere Informationen finden Sie bei den [Smart Registration Services von Swisscom Trust Services](https://srsident.trustservices.swisscom.com/) Bei den kostenpflichtigen Verfahren deckt die Remote-Identifikation jeweils nur einen Rechtsraum ab. Der Grund dafür ist, dass die QES der Schweiz und der EU gegenseitig nicht anerkannt werden. Mit Ausnahme der so genannten Face-to-Face Identifikation bei einer legitimierten RA-Agentur (z.B. zertifizierter Swisscom Shop, axelity ag), bei der ein persönliches Erscheinen notwendig ist, kann bei den oben erwähnten Verfahren die Identifikation jeweils nur für einen Rechtsraum durchgeführt werden. Das heisst, dass wenn Sie sowohl für die Schweiz als auch für die EU/EWR signieren und Sie die Identifikation online vornehmen möchten, Sie zwei Identifikationen durchlaufen müssen. ### 👉 Hinweis Bitte vergessen Sie nicht nach der Identifikation, die Nutzungsbestimmungen der Swisscom Trust Services zu akzeptieren. Dazu erhalten Sie nach Abschluss der Identifikation eine SMS mit einem Link. Diesem folgen Sie bitte, aktivieren die vorhandenen Kontrollkästchen und tippen ganz unten auf die Schaltfläche «Übermitteln». Anschliessend bestätigen Sie die Anfrage, die Sie über eine Push-Notifikation über die Mobile ID App erhalten. ## Nützliche Links ## Wo finde ich einen zertifizierten Swisscom Shop? [Sich in wenigen Schritten kostenlos für die QES identifizieren lassen](https://srsident.trustservices.swisscom.com/srs-direct/) ## Wie kann ich meinen Registrierungsstatus überprüfen? [Überprüfen und verwalten Sie Ihren Registrierungstatus](https://smart-flow.trustservices.swisscom.com) ## Wie kann ich meine qualifizierte Signatur testen? [Checken Sie Ihre Signatur](https://check-signing.trustservices.swisscom.com) --- ## actaSIGN Guides - URL: https://www.actasign.swiss/en/help/actasign-guides - Language: English - Published: 2025-10-04 - Author: axelity ag - Summary: Step-by-step guides for actaSIGN: set up a company account, create a signing request, sign digitally and more. # actaSIGN Guides The following guides help you open and set up an account with actaSIGN®. You will also find information on how to create and start a signing request or complete a task in actaSIGN®. Download the respective PDF via the link below. ## [1. Set Up and Manage a Company Account (PDF)](/files/blog/de/Firmenkonto_anlegen_und_verwalten.pdf) ## [2. Create a Signing Request (PDF)](/files/blog/de/Signaturanfrage_erstellen.pdf) ## [3. Receive an Onboarding Invitation (PDF)](/files/blog/de/Onboarding-Einladung_erhalten.pdf) ## [4. Sign Digitally (PDF)](/files/blog/de/Digital_signieren.pdf) ## [5. Verify a QES (PDF)](/files/blog/de/QES_pruefen.pdf) --- ## Transfer Mobile ID App to a New Phone - URL: https://www.actasign.swiss/en/help/mobile-id-app-new-phone - Language: English - Published: 2025-02-18 - Author: axelity ag - Summary: Step-by-step guide for transferring the Mobile ID App to a new phone using the recovery code. Keep your QES signing access intact. # Transfer Mobile ID App to a New Phone If you have a new phone, you need to set up the Mobile ID App again. You will need your recovery code, which you received during the initial setup. ## Requirements - Your old smartphone or your safely stored recovery code - Your new smartphone - An active mobile phone number ## Step-by-Step Guide ### Generate a New Recovery Code (If None Is Available) *For steps 1–4, use only the old phone (SIM card must be inserted)* 1. Open the [Mobile ID](https://www.mobileid.ch) website on your desktop, log in with your mobile number and confirm the SMS 2. On the dashboard, click **Generate** in the **Recovery code** tile on the right 3. Complete the process on your phone and keep the newly generated code ready (it is valid only once) 4. On the old phone, open the Mobile ID App, tap **MORE** at the bottom, select **REMOVE APP ACCOUNT** and confirm ### Reactivate Mobile ID *Now prepare the new phone (SIM card must be inserted)* 5. Install the Mobile ID App from the App Store or Play Store 6. Accept the privacy policy and terms of use, then continue 7. Enter your existing mobile number and confirm the SMS 8. When prompted for account recovery, select **I know my Mobile ID recovery code** and continue 9. Enter the previously generated recovery code and continue 10. Write down the new recovery code and store it safely. Then close the dialogue. ### Verify QES Open the [Check your signature](https://check-signing.trustservices.swisscom.com) website and run a signature check. --- ## QES Identification and Mobile ID App - URL: https://www.actasign.swiss/en/help/qes-identification-mobile-id - Language: English - Published: 2025-01-01 - Author: axelity ag - Summary: Everything about QES identification and the Mobile ID App: requirements, installation, activation and registration with Swisscom Trust Services. # QES Identification and Mobile ID App ## General A verified identity is required for the qualified electronic signature (QES). For all other signature levels — such as the simple electronic signature (SES) or the advanced electronic signature (AES) — no personal identification is necessary. ## Requirements - A valid identity document (passport or identity card) - A smartphone with the Mobile ID App - An active mobile phone number ## 1. Install and Activate the Mobile ID App The Mobile ID App serves as a secure second factor for the QES and fulfils the legal requirement to grant consent to the QES under the signer's sole control. Installing the Mobile ID App is straightforward. Open your App Store or Google Play Store and search for "Mobile ID". The logo looks as follows: ![Mobile ID App logo](/images/blog/mobile_id.webp) Install the app and follow the instructions to activate it. ### ☝️ Important — When Changing Your Phone or Provider Write down the recovery code (displayed at the end of the setup) and store it in a safe place. You will need this code if you change your phone or mobile provider. If you can no longer find your recovery code, you can generate a new one at any time via the Mobile ID website. Log in with your mobile number and select "Generate recovery code" on the right side of the dashboard. If your Mobile ID App shows an existing account after a phone change, delete it and set it up again using the recovery code. This must be done **before** the next signature. ## 2. Identification Process The identification process for the QES involves several steps to ensure your identity is confirmed beyond doubt. Our accredited certification service provider, Swisscom Trust Services (STS), offers several options: - Free identification at a certified Swisscom Shop in Switzerland - Paid methods such as: - Selfie, auto and video identification - Bank-Ident procedure for Germany - Use of the new German identity card (PIN must be known) For further information, visit the [Smart Registration Services by Swisscom Trust Services](https://srsident.trustservices.swisscom.com/). For paid methods, remote identification covers only one legal jurisdiction at a time. This is because Swiss and EU qualified electronic signatures are not mutually recognised. With the exception of face-to-face identification at a legitimised RA agency (e.g. certified Swisscom Shop, axelity ag), where physical presence is required, each of the above methods covers only one jurisdiction. This means that if you wish to sign under both Swiss and EU/EEA law and prefer online identification, you will need to complete two separate identification processes. ### 👉 Note After completing the identification, please do not forget to accept the terms of use of Swisscom Trust Services. You will receive an SMS with a link after the identification is complete. Follow this link, tick the checkboxes and tap the "Submit" button at the bottom. Then confirm the request you receive via a push notification in the Mobile ID App. ## Useful Links ## Where Can I Find a Certified Swisscom Shop? [Get identified for QES for free in just a few steps](https://srsident.trustservices.swisscom.com/srs-direct/) ## How Can I Check My Registration Status? [Check and manage your registration status](https://smart-flow.trustservices.swisscom.com) ## How Can I Test My Qualified Signature? [Check your signature](https://check-signing.trustservices.swisscom.com)